리소스 배정 계획 템플릿

최신 이니셔티브를 시작하기 전에 어떤 리소스가 사용되는지 정확히 파악해야 합니다. 이 프로젝트를 효과적으로 수행하는 데 필요한 툴, 팀원, 예산 등과 같은 리소스는 무엇이고 얼마나 많은 리소스를 사용할 수 있을까요? 리소스 배정 계획 템플릿을 사용하면 팀과 여러 부서의 협업 참여자에게 리소스와 관련한 배경 정보를 제공할 수 있습니다.  

리소스 배정 계획 템플릿이란 무엇인가요?

리소스 배정 계획 템플릿은 리소스 배정 계획의 토대가 되어 새 배정 계획을 생성하기 위해 손쉽게 복제할 수 있습니다. 리소스 배정 계획 템플릿은 리소스 배정 프로세스의 일관성을 개선하거나 다양한 계획을 한꺼번에 세우고자 할 때 사용할 수 있는 효율적인 툴입니다.

이와 관련해서 특정 프로젝트를 완료하려면 리소스가 필요합니다. 여기에서 리소스는 시간, 각각의 팀, 특정 역할 또는 재정을 의미할 수 있습니다. 

리소스 배정 계획이란 무엇인가요?

리소스 배정 계획은 특정 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스 목록입니다. 여기에는 필요한 리소스, 필요한 시기, 각 리소스의 비용과 수량이 포함됩니다. 리소스 배정 계획은 프로젝트 범위, 일정, 예산에 부합해야 합니다. 

리소스 배정 템플릿과 리소스 관리 템플릿의 차이점은 무엇인가요?

리소스 배정 템플릿은 사용 가능한 리소스를 특정 이니셔티브에 할당하기 위한 템플릿입니다. 리소스 관리 계획 템플릿은 좀 더 구체적이며, 팀의 실행 가능한 업무량을 구체적으로 관리하여 팀이 어떤 작업을 수행하는지 확인할 수 있습니다.

리소스 배정 계획 템플릿을 사용해야 하는 경우

리소스 배정 계획 템플릿은 프로젝트 계획 단계 또는 프로젝트 착수 단계에서 사용할 때 가장 유용합니다. 리소스 배정 계획 템플릿은 프로젝트 범위, 일정, 예산, 기타 제약 사항을 파악하는 데 도움이 됩니다. 

리소스 배정 계획 템플릿에 포함해야 하는 내용은 무엇인가요?

효과적인 리소스 배정 계획 템플릿에는 다음과 같이 프로젝트 리소스에 필요한 모든 정보를 포함해야 합니다.

• 리소스 이름: 이는 개인이거나 특정 프로젝트에 필요한 리소스 유형일 수 있습니다.

• 프로젝트에서의 역할: 예를 들어, 인력 배치 리소스의 경우 이는 한 사람이 프로젝트에 제공하는 특정 역량을 의미합니다.

• 최대 작업 수용량: 하나의 리소스가 관리할 수 있는 최대 작업 수용량을 의미합니다.

• 가용성: 리소스가 최대 작업 수용량에 도달하기 전에 남아 있는 작업 수용량을 의미합니다.

• 프로젝트 시작일 및 종료일: 프로젝트의 진행 기간을 의미합니다.

포함된 기능

• 워크로드: 워크로드를 통해 다양한 프로젝트에서 팀이 수행하고 있는 업무를 한 곳에서 쉽게 살펴볼 수 있어 팀의 작업 수용량을 한눈에 파악할 수 있습니다. 한눈에 이러한 정보를 확인할 수 있으므로 상충 요인을 정확히 찾아내고, 위험 요소에 대응하며, 작업을 재배정하거나 일정을 다시 조정하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다. 워크로드를 주기적으로 확인하여 팀원의 업무량을 균형 있게 유지하세요. 만약 업무량이 너무 많거나 적은 팀원이 있다면 우선순위가 낮은 작업을 손쉽게 재배정하거나 일정을 다시 조정하여 우선순위가 높은 이니셔티브 진행이 지연되는 일을 해결할 수 있습니다.

• 포트폴리오: 포트폴리오를 사용하면 팀의 여러 가지 프로젝트를 하나의 보기에 모두 체계적으로 정리하고 추적할 수 있습니다. 그리고 모든 프로젝트의 전체적인 진행 상태와 세부 정보를 명료하게 파악하여 위험에 대처할 수 있습니다. 이와 더불어, 프로그램 전반에서 상태 업데이트를 공유하여 상태 미팅을 계획할 필요 없이 이해관계자에게 최신 업데이트를 제공할 수 있습니다.

• 프로젝트 개요: 프로젝트 개요는 프로젝트의 중요한 모든 배경 정보를 한번에 파악할 수 있는 곳입니다. 이를 통해 팀은 프로젝트의 내용, 목표, 방식을 한눈에 개략적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 설명을 추가하여 Asana에서 함께 업무를 수행할 방식을 정하세요. 그런 다음 미팅 세부 정보, 커뮤니케이션 채널, 프로젝트 브리프와 같은 중요한 리소스와 배경 정보를 한 곳에서 공유하세요.

• 시작일: 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료되기까지 소요되는 시간을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속 관계에 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요.

추천 앱

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

• Clockwise: Clockwise + Asana 연동을 사용하면 Google 캘린더에 Asana 작업을 타임 블록으로 추가할 수 있습니다. Clockwise + Asana 연동을 통해 작업 기간과 시점, Clockwise가 이러한 사항을 자동으로 재조정해도 되는지 여부를 지정할 수 있습니다. 캘린더에 작업을 추가하고 업무를 처리할 시간을 확보하세요.

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