기술 솔루션 제공업체가 AI 스튜디오로 수작업을 줄이는 방법

Taco Technologies는 학교와 법률 회사부터 도서관과 중소기업에 이르기까지 모든 규모의 조직이 매일 의존하는 시스템을 관리할 수 있도록 지원합니다. 

인쇄 지원, 문서 워크플로, 업무 공간 기술에 대한 전문 지식을 바탕으로 수십 년 동안 여러 도구에서 업무 흐름을 간소화하고자 하는 팀에게 적합한 파트너였습니다. 

최근 몇 년 동안 Taco는 인쇄를 넘어 제품을 확장하여 직접 판매로 초점을 전환하고 조직이 Asana 및 Odoo와 같은 작업 공간 도구를 구현하도록 지원하며 더 광범위한 운영 요구를 지원했습니다.

그러나 성장은 복잡성을 가져왔습니다. 더 많은 제품과 고객으로 인해 공유 문서와 이메일 체인을 통해 수동으로 관리되는 요청과 업무량이 증가했습니다. 

Taco는 일상적인 작업을 자동화하고 일관된 워크플로를 생성하기 위해 AI Studio를 사용했습니다. 그 결과 어떻게 될까요? 관리 업무에 소요되는 시간을 크게 줄여 일상적인 병목 현상 없이 프로젝트를 진행하는 데 집중할 수 있었습니다. 이러한 혁신으로 파트너 서밋에서 Asana의 'AI를 활용한 미래형 업무 파트너'(APAC)로 선정되는 영예를 안았습니다.

Taco의 제너럴 매니저인 Charlie Masters는 "이것이 우리 비즈니스를 조금씩 변화시키고 있다고 말한다면 과소평가하는 것입니다."라고 말했습니다. 

요청 수신 및 마이그레이션 계획 자동화

Taco의 가장 영향력 있는 사용 사례 중 하나는 익숙한 장소인 누군가의 받은 편지함에서 시작되었습니다.

기술 계정 관리자는 온프레미스 인쇄 관리 시스템에서 클라우드 기반 솔루션으로 전환하는 것과 같은 리셀러 또는 고객으로부터 복잡한 마이그레이션 요청을 정기적으로 받습니다. 이러한 요청에는 고객 세부 정보와 기술 사양이 혼합되어 있으며 다음 단계는 무엇입니까?와 같이 간단한 질문이 이어집니다.

이전에는 이러한 이메일에 응답하는 데 몇 시간이나 걸리는 수동 조사와 문서화가 필요했습니다. 이제 이 프로세스는 AI Studio를 통해 진행됩니다. 명확한 수신, AI 기반 연구, 며칠이 아닌 몇 분 만에 구현 준비 계획을 생성할 수 있는 재사용 가능한 프레임워크를 통해 이루어집니다.

"이제 막 기술 지원 분석가 작업 생성을 완료했는데, 원래는 [기술 계정 관리자]가 직접 수행하던 작업이었습니다. 수많은 회의와 질문으로 인한 수많은 논의가 필요하기에 이 작업을 수행하는 데 며칠이 걸렸을 것입니다."라고 Charlie는 말합니다. “이제 이 작업을 전적으로 AI 스튜디오에 맡길 수 있습니다.”

가상의 조직과 직원을 보여주는 워크플로의 익명화된 예시는 다음과 같습니다.

1단계: 이메일을 대체하는 체계적인 수신 양식

Taco는 마이그레이션 요청을 시작하기 위해 임시 이메일 스레드에 의존하는 대신 수신 프로젝트에 연결된 표준화된 Asana 양식을 사용하여 요청 세부 정보를 수집합니다. 이 양식은 다음과 같은 일관된 필드를 캡처합니다.

• 회사 및 요청자 이름

• 고객 참조 번호

• 다기능 장치(MFD)의 수와 종류

• 주요 인쇄 환경 기능(예: 모바일 인쇄, 통합 스캔)

• 답변에 따라 달라지는 조건부 질문

이러한 접근 방식은 누락되는 것을 방지하고 깨끗한 데이터 추적을 생성하여 팀(및 AI)이 쉽게 시작할 수 있도록 합니다.

2단계: AI의 요청 검토 및 추천 초안 작성

양식이 제출되면, Taco의 AI Studio 워크플로가 인계되는 접수 프로젝트의 '리서치' 섹션으로 작업이 자동으로 전달됩니다.

여기서 AI는 기술 연구 및 지원 분석가처럼 위험 평가, 주요 세부 정보 표면화, 확립된 모범 사례를 기반으로 마이그레이션 계획 초안 작성을 담당합니다.

이를 위해 AI는 25페이지 이상의 마이그레이션 가이드, 과거 고객 데이터와 연결된 구현 프로젝트, 톤, 구조 및 서식에 대한 명확한 지침을 포함하여 AI Studio 백엔드에서 컨텍스트로 제공되는 일련의 내부 리소스를 참조합니다.

AI는 이러한 맥락에서 양식 제출을 평가하여 진행하기에 충분한 정보가 있는지 확인합니다. 그렇지 않은 경우, 작업에 플래그를 지정하고 '접수 실패' 섹션으로 이동하여 팀이 누락된 세부 정보를 추적하지 않고 바로 진행할 수 있는 요청만 처리할 수 있도록 합니다.

3단계: 세부적인 마이그레이션 계획 자동 생성

요청이 조사 검사를 통과하면 AI는 전체 마이그레이션 요약과 함께 신규 작업을 자동으로 생성합니다. 출력에는 다음이 포함됩니다.

• 연락처 세부 정보 및 참조 번호와 같은 주요 고객 및 리셀러 정보

• 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 잠재적인 방해 요소 또는 복잡성 목록

• 단계별 마이그레이션 계획(권장 조치, 예상 시간 및 기술적 고려 사항 포함)

이는 일반적인 할 일 목록이 아닙니다. 법률 검토 및 인프라 점검에서 파일럿 테스트 및 전체 배포에 이르기까지 모든 것을 다루는 몇 주간의 구현 계획입니다. 각 계획은 요청에 맞게 조정되며 내부 전문 지식을 기반으로 합니다.

찰리는 "우리가 한 일은 [지침 문서]를 워크플로의 일부로 전환한 것뿐입니다."라고 말했습니다. “이제 해당 전문 지식이 몇 분 안에 계획에 반영될 수 있습니다. 그리고 그것은 우리에게 매우 강력합니다.”

4단계: 진행하기 전에 사람이 계획 검토

AI로 생성된 마이그레이션 계획이 완료되면 검토를 위해 기술 팀 멤버에게 전달됩니다. 처음부터 계획을 작성하는 대신 세부 사항을 검증하고 구현이 시작되기 전에 사인오프합니다.

고객이 기대하는 품질을 유지하면서 일주일에 최소 하루를 절약하는 것은 큰 차이를 만드는 간단한 변화입니다.

이는 전문성을 대체하는 것이 아니라 전문성을 확장하는 것입니다. 찰리는 "AI가 당신을 대신해 일을 처리하도록 내버려 둘 수는 없습니다."라고 말했습니다. “중요한 것은 매우 큰 시간을 절약할 수 있고 워크플로에 잘 통합되어 있어 더욱 일관되고 쉽게 리뷰를 작성할 수 있다는 점입니다. 인간의 전문성은 여전히 중요합니다.”

Taco는 AI Studio를 사용하여 수동적이고 시간이 많이 걸리는 워크플로를 훨씬 적은 리프트로 정확한 품질의 마이그레이션 계획을 제공하는 반복 가능한 시스템으로 변환했습니다.

AI 기반 임원 비서와 함께 시간을 돌려보세요

Taco는 기술 워크플로에만 그치지 않았습니다. CEO인 조나단 밀른(Jonathan Milne)은 AI 스튜디오를 사용하여 가상 임원 비서를 설정하여 자신의 수신함에서 직접 작업을 분류하고 라우팅했습니다.

시스템은 Jonathan이 정의한 세부 기준에 따라 들어오는 작업을 평가한 다음 자동으로 적절한 위치로 보냅니다. 예:

• 청구 요청은 계정 팀으로 전달됩니다.

• 비즈니스 개발 리드는 리더십 팀의 적절한 멤버에게 배정됩니다.

• 파트너십 기회 및 이관은 분류되어 이해관계자에게 전송됩니다.

• 일반 작업은 콘텐츠와 우선 순위에 따라 배정됩니다.

이러한 종류의 수신함 우선순위를 자동화하면 작업이 누락되지 않고 빠르고 일관되게 이동할 수 있습니다.

“그의 편지함은 없습니다.”라고 찰리가 말했습니다. “따라서 가상 임원 비서에게 수신함의 분류를 아웃소싱하여 집중력을 회복하고 시간을 되찾는 것은 매우 강력한 방법입니다.” 그 효과는 운영에만 국한되는 것이 아니라 개인적인 측면에서도 나타납니다.

“그는 점심을 더 먹고 있어.”라고 찰리가 덧붙였습니다. “말도 안 되는 소리 같지만, 우리는 리더로서 전략적 업무를 수행할 시간을 AI가 되찾아줄 거라는 이야기에 빠져들고 있습니다. 그저 위대해질 수 있도록 조금 더 숨 쉴 공간을 주는 것뿐입니다. 그리고 위대함이 전략적 임무를 수행하는 것을 의미한다면, 그것은 정말 훌륭한 일입니다. 지속적으로 점심을 먹을 수 있다는 의미라면 그것도 훌륭합니다.”

조기 성공 기반 구축

조기 수주를 통해 Taco는 이제 비즈니스 전반에 걸쳐 AI Studio의 입지를 확장하고 있습니다. 새로운 분류 시스템을 만들거나, 다양한 고객 니즈를 지원하기 위한 내부 워크플로를 구축하거나, 팀이 이해관계자의 니즈를 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 지원하는 등 모든 부서와 적극적으로 협력하여 영향력이 큰 기회를 식별하고 있습니다.

찰리는 "우리는 모든 워크플로에서 더 많은 분류 단계와 지원 단계를 찾기 위해 모든 팀과 적극적으로 협력하고 있습니다."라고 말했습니다.

또한 이미 구축한 내용을 지속적으로 개선하고 있으며, 실제 사용량을 기반으로 시간이 지남에 따라 워크플로를 발전시킬 계획입니다. 잠재적으로 계획된 업데이트에는 불완전한 제출에 검토자를 추가하고 AI 계획을 리셀러 프로세스에 보다 원활하게 통합하는 것이 포함됩니다.

조직 전체에 AI Studio를 계속 확장함에 따라 Taco 팀은 이 도구를 자신의 지식을 대체할 수 있는 것이 아니라 노력을 두 배로 늘리지 않고 중요한 업무를 두 배로 늘릴 수 있는 방법으로 보고 있습니다.

“이 할인 혜택을 받기 위해 완벽하게 시작할 필요는 없습니다.”라고 찰리가 말합니다. “그냥 계속하 그것이 당신의 직업을 대체하는 것이 아니라는 것을 이해하면 됩니다. AI는 더 효율적이고 일관되게 작업할 수 있도록 도와줍니다."