기술 솔루션 제공업체가 AI 스튜디오로 수작업 시간을 줄인 방법

Taco Technologies는 학교와 법률 회사, 라이브러리, 소규모 비즈니스에 이르기까지 모든 형태와 규모의 조직이 매일 의존하는 시스템을 관리할 수 있도록 지원하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 

인쇄 활성화, 문서 워크플로, 직장 기술에 대한 전문성을 갖춘 Taco Technologies는 수십 년 동안 여러 툴에서 업무 흐름을 간소화하고자 하는 팀의 파트너로 활약해 왔습니다. 

최근 몇 년 동안 Taco는 인쇄를 넘어 직접 판매에 중점을 두며 Asana 및 Odoo와 같은 직장 툴을 구현하고 더 다양한 운영 니즈를 지원하는 등 서비스를 확장했습니다.

그러나 성장은 복잡성을 가져왔습니다. 더 많은 제품과 고객은 더 많은 요청과 공유 문서 및 이메일 체인을 통해 수동으로 관리되는 업무량을 증가시켰습니다. 

이를 돕기 위해 Taco는 AI 스튜디오를 사용하여 일상적인 작업을 자동화하고 일관된 워크플로를 만들었습니다. 그 결과는 어떠했을까요? 관리 업무에 소요되는 시간을 획기적으로 줄여 팀이 일반적인 병목 현상 없이 프로젝트를 진행하는 데 집중할 수 있게 되었습니다. 이러한 혁신은 파트너 서밋에서 Asana의 Future of Work with AI Partner (APAC) 로 인정받았습니다.

Taco의 총괄 매니저인 Charlie Masters는 “이것이 우리의 비즈니스를 조금씩 변화시키고 있다고 말하는 것은 과소평가입니다.”라고 말합니다. 

요청 접수 및 마이그레이션 계획 자동화

Taco의 가장 영향력 있는 사용 사례 중 하나는 누군가의 수신함이라는 매우 익숙한 곳에서 시작되었습니다.

기술 계정 관리자는 온프레미스 인쇄 관리 시스템에서 클라우드 기반 솔루션으로 전환하는 것과 같이 리셀러 또는 고객으로부터 복잡한 마이그레이션 요청을 정기적으로 받습니다. 이러한 요청에는 고객 세부 정보와 기술 사양이 혼합되어 있으며, 다음 단계는 무엇인가? 라는 간단한 질문이 뒤따릅니다.

이전에는 이러한 이메일에 응답하기 위해 수동으로 조사하고 문서를 작성하는 데 몇 시간이 걸렸습니다. 이제 이 프로세스는 AI 스튜디오를 통해 실행됩니다. 명확한 수신, AI 기반 리서치, 며칠이 아닌 몇 분 만에 구현 가능한 계획을 생성할 수 있는 재사용 가능한 프레임워크가 제공됩니다.

“[기술 계정 관리자]가 직접 수행하던 기술 지원 애널리스트 업무를 만들었습니다. 이를 수행하려면 며칠이 걸릴 것입니다. 많은 회의가 있고, 질문이 많습니다."라고 Charlie는 말합니다. “이제는 이 작업을 AI Studio에 완전히 맡길 수 있습니다.”

다음은 가상의 조직과 직원을 보여주는 해당 워크플로의 익명화된 예시입니다.

1단계: 이메일을 대체하는 체계적인 양식

Taco는 마이그레이션 요청을 시작하기 위해 단발성 이메일 스레드에 의존하는 대신, 접수 프로젝트에 연결된 표준화된 Asana 양식 을 사용하여 요청 세부 정보를 수집합니다. 양식은 다음과 같은 일관된 필드를 캡처합니다.

• 회사 및 요청자 이름

• 고객 참조 번호

• 다기능 장치(MFD)의 수와 유형

• 주요 인쇄 환경 기능(예: 모바일 인쇄, 통합 스캔)

• 답변에 따라 조정되는 조건부 질문

이러한 접근 방식은 누락되는 것이 없도록 하고 깨끗한 데이터 추적을 생성하여 팀(및 AI)이 더 쉽게 시작할 수 있도록 합니다.

2단계: AI가 요청을 검토하고 권장 사항을 작성합니다

양식이 제출되면 작업은 Taco의 AI Studio 워크플로가 인계받는 접수 프로젝트의 '리서치' 섹션으로 자동 라우팅됩니다.

여기서 AI는 위험을 평가하고, 주요 세부 정보를 파악하고, 확립된 모범 사례를 기반으로 마이그레이션 계획의 초안을 작성하는 작업을 수행하는 기술 연구 및 지원 애널리스트 역할을 합니다.

이를 위해 AI는 25페이지 이상의 마이그레이션 가이드, 과거 고객 데이터가 있는 연결된 구현 프로젝트, 어조, 구조 및 서식에 대한 명확한 지침을 포함하여 AI Studio 백엔드에서 맥락으로 제공되는 내부 리소스 세트를 참조합니다.

AI는 이 맥락에 따라 양식 제출을 평가하여 진행하기에 충분한 정보가 있는지 확인합니다. 그렇지 않은 경우, 작업에 플래그를 지정하고 '실패한 접수' 섹션으로 이동하여 팀이 누락된 세부 정보를 추적하지 않도록 하고 준비된 요청만 진행되도록 합니다.

3단계: 상세한 마이그레이션 계획이 자동으로 생성됩니다

요청이 조사 검사를 통과하면 AI는 전체 마이그레이션 요약과 함께 새로운 작업을 자동으로 생성합니다. 출력에는 다음이 포함됩니다.

• 연락처 세부 정보 및 참조 번호와 같은 주요 고객 및 리셀러 정보

• 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 잠재적인 방해 요소 또는 복잡한 요소 목록

• 권장 작업, 예상 시간, 기술적 고려 사항이 포함된 단계별 마이그레이션 계획

이것은 일반적인 할 일 목록이 아닙니다. 법적 검토 및 인프라 점검에서 파일럿 테스트 및 전체 배포에 이르기까지 모든 것을 포함하는 몇 주간의 실행 계획입니다. 각 계획은 요청에 맞게 조정되며 내부 전문 지식을 기반으로 합니다.

“우리가 한 일은 [지침 문서]를 워크플로의 일부로 바꾸는 것이었습니다.”라고 Charlie는 말합니다. “이제 그 전문 지식을 몇 분 안에 계획에 반영할 수 있습니다. 이는 우리에게 매우 강력한 힘을 줍니다.”

4단계: 사람이 계획을 검토한 후 진행

AI로 생성된 마이그레이션 계획이 완료된 후에는 검토를 위해 기술 팀 멤버에게 전달됩니다. 처음부터 계획을 수립하는 대신, 구현을 시작하기 전에 세부 정보를 검증하고 승인합니다.

이는 고객이 기대하는 품질을 유지하면서 일주일에 최소 하루를 절약할 수 있는 간단한 변화입니다.

이는 전문성을 대체하는 것이 아니라 확장하는 것입니다. Charlie는 "AI가 당신의 일을 하게 할 수는 없습니다."라고 말합니다. “그게 중요한 게 아닙니다. 요점은 워크플로에 매우 잘 통합되어 시간을 크게 절약할 수 있다는 점입니다. 이를 통해 검토를 더 일관되고 쉽게 수행할 수 있습니다. 인간의 전문 지식은 여전히 매우 중요합니다.”

AI Studio를 통해 Taco는 수동적이고 시간이 많이 소요되는 워크플로를 훨씬 적은 리프트로 정확하고 양질의 마이그레이션 계획을 제공하는 반복 가능한 시스템으로 전환했습니다.

AI 기반 경영 지원으로 시간을 절약하세요

Taco는 기술적 워크플로에 그치지 않았습니다. CEO인 Jonathan Milne은 AI Studio를 사용하여 가상 비서(Executive Assistant)를 설정하여 받은 편지함에서 직접 작업을 분류하고 라우팅했습니다.

이 시스템은 Jonathan이 정의한 세부 기준에 따라 들어오는 작업을 평가한 다음 자동으로 올바른 위치로 보냅니다. 예:

• 청구 요청은 회계 팀으로 전달됩니다

• 비즈니스 개발 리드는 리더십 팀의 적절한 구성원에게 할당됩니다

• 파트너십 기회 및 이관은 분류되어 이해관계자에게 전송됩니다

• 일반 작업은 내용과 우선순위에 따라 배정됩니다

이러한 유형의 수신함 분류를 자동화하면 작업이 빠르고 일관되게 진행되며 누락되는 작업이 없습니다.

“CEO의 수신함은 항상 가득 차 있습니다.”라고 Charlie는 말합니다. “따라서 수신함의 분류를 가상 비서에게 맡김으로써 다시 집중하고 시간을 확보할 수 있습니다.” 영향은 운영상의 영향뿐만 아니라 개인적인 영향도 미칩니다.

“점심시간을 더 많이 보내고 있습니다”라고 Charlie는 덧붙입니다. “간단한 일처럼 들릴 수도 있지만, AI가 리더가 되고 전략적 작업을 수행할 시간을 되찾아 준다는 이야기에 빠져들게 됩니다. 훌륭한 성과를 내기 위해 조금 더 여유로운 시간을 드리는 것입니다. 훌륭하다는 것이 전략적 작업을 수행한다는 것을 의미한다면, 그것은 훌륭합니다. 훌륭하다는 것이 점심을 꾸준히 먹을 수 있다는 뜻이라면 그것도 훌륭합니다.”

초기 성공을 기반으로 구축

초기 성공을 거둔 Taco는 이제 비즈니스 전반에 걸쳐 AI Studio의 영역을 확장하고 있습니다. 이 팀은 새로운 분류 시스템을 만들거나, 다양한 고객 니즈를 지원하기 위한 내부 워크플로를 구축하거나, 팀이 이해관계자의 니즈를 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 지원하는 등 영향력이 큰 기회를 파악하기 위해 모든 부서와 적극적으로 협력하고 있습니다.

“우리는 모든 워크플로에서 더 많은 분류 단계와 더 많은 지원 단계를 찾기 위해 모든 팀과 적극적으로 협력하고 있습니다,”라고 Charlie는 말합니다.

또한 이미 구축한 것을 계속 개선하고 있으며, 실제 사용량을 기반으로 시간이 지남에 따라 워크플로를 발전시킬 계획입니다. 잠재적으로 계획된 업데이트에는 불완전한 제출물에 검토자를 추가하고 AI 계획을 리셀러 프로세스에 보다 원활하게 통합하는 것이 포함됩니다.

Taco의 팀은 AI Studio를 조직 전체로 확장하면서 이 도구를 지식의 대체가 아닌, 작업량을 두 배로 늘리지 않고도 중요한 업무에 집중할 수 있는 방법으로 보고 있습니다.

“이러한 절감 효과를 얻기 위해 완벽하게 시작할 필요는 없습니다”라고 Charlie는 말합니다. “시작하기만 하면 됩니다. AI가 여러분의 일을 대체하는 것이 아니라는 것을 이해하세요. 이를 통해 보다 효율적이고 일관되게 업무를 수행할 수 있습니다."