Asana의 디지털 팀이 업무 관리를 사용하여 브랜드를 새롭게 단장한 방법

Asana의 디지털 부문장으로서 저는 여러 팀과 툴에 걸쳐 진행되는 복잡한 프로젝트에 익숙합니다. Asana.com에서 주요 디지털 브랜드 리프레시를 시작하기로 결정했을 때, 저는 성공을 위해서는 훌륭한 아이디어 이상의 것이 필요하다는 것을 알고 있었습니다. 이를 위해서는 명확한 커뮤니케이션, 정확한 계획, 견고한 실행 전략이 필요했습니다. 

다행히도 모든 단계를 지원할 수 있는 Asana의 기능이 있었습니다. Asana의 플랫폼을 활용하여 처음부터 끝까지 교차 기능 이니셔티브를 관리한 방법과 이를 활용하여 대규모 프로젝트를 실현하는 방법에 대해 알려드리게 되어 기쁩니다.

브랜드 리뉴얼 과제 해결

브랜드 리프레시를 시작하기 전에 저희 팀은 앞으로의 과제를 명확히 파악하고 성공에 영향을 미칠 수 있는 모든 위험을 식별해야 했습니다. 우리는 세 가지 핵심 영역을 식별했습니다.

• 웹사이트의 구조: Asana.com은 템플릿과 구성 요소로 이루어진 시스템을 사용하므로 사이트의 모든 것이 상호 연결되어 있습니다. CTA 배너와 같은 하나의 구성 요소를 변경하면 작업 중인 페이지뿐만 아니라 해당 구성 요소가 사용되는 모든 페이지에서 변경됩니다. 이러한 이유로 한 번에 한 페이지씩 사이트를 업데이트할 수 없었습니다. 의도하지 않은 변경 없이 효율적으로 업데이트를 계획하려면 각 구성 요소가 다른 페이지에서 어떻게 사용되는지 파악할 수 있는 방법이 필요했습니다.

• 프로젝트 타임라인: 마케팅 팀은 외부 캠페인을 시작하기 위한 엄격한 마감일을 가지고 있었습니다. 즉, 고객에게 일관된 경험을 제공하기 위해 업데이트가 해당 타임라인과 일치해야 했습니다.

• 웹사이트의 상시 가동 특성: 당사의 디지털 팀과 다른 팀의 파트너는 사이트가 항상 완벽하게 작동하는 것에 의존했습니다. 따라서 업데이트하는 동안 사이트를 '동결'할 여유가 없었습니다. 모든 변경 사항은 중단을 최소화하고 모든 것이 원활하게 실행되도록 수행해야 했습니다.

“우선순위 프로젝트를 활성화하면서 실시간 업데이트를 푸시하는 것은 흥미로운 과제였습니다.”라고 Asana의 디지털 경험 책임자인 Rachel Rosin은 말합니다. "브랜드를 리뉴얼하는 동안에도 페이지를 계속 만들어야 했기 때문에 가시성이 매우 중요했습니다."

이러한 과제가 제기되면서 우리는 Asana를 통해 명확한 계획을 수립했습니다. 

우리가 일상적으로 수행하는 많은 프로젝트는 예측 가능합니다. 하지만 이 프로젝트는 달랐습니다. 우리는 목표를 더 빠르고 효율적으로 달성하는 데 도움이 되는 프로세스를 구축해야 했습니다. 우리는 Asana를 사용하여 이 모든 작업을 추적할 수 있는 맞춤형 솔루션을 구축했습니다. ”

가시성과 상호 연결을 통한 위험 완화

업무를 시작하기 전에 모든 프로젝트 종속성, 잠재적인 병목 현상, 중복 작업을 명확하게 파악하여 리소스를 현명하게 사용하고 위험을 최소화해야 했습니다. 

먼저, 브랜드 개선과 관련된 모든 작업의 마스터 허브 역할을 할 Asana 프로젝트를 설정했습니다. 그런 다음 두 가지 주요 카테고리에 대한 개별 Asana 작업을 생성했습니다.

• 업데이트가 필요한 특정 페이지 구성 요소(예: CTA 배너)

• 업데이트가 필요한 개별 페이지(예: 홈페이지)

각 페이지에 대해 배너나 버튼과 같은 모든 구성 요소의 목록을 만들었습니다. 그런 다음 해당 페이지 작업에서 구성 요소 작업을 연결했습니다. 이를 통해 여러 페이지에서 어떤 구성 요소가 사용되었는지 쉽게 확인할 수 있었으며, 이는 잠재적인 문제를 조기에 발견하고 어떤 페이지를 우선적으로 처리할지 결정하는 데 도움이 되었습니다.

Rachel은 이렇게 설명합니다. "구성 요소를 해당 페이지에 교차 연결함으로써 어떤 구성 요소가 가장 많이 사용되었는지 확인할 수 있었습니다. 이를 통해 가장 큰 영향을 미칠 업데이트를 확인할 수 있었습니다."

“Asana는 첫 번째 배치의 모습을 시각화하고 업무와 종속성을 관리하는 데 도움이 되었습니다.”라고 덧붙입니다. "이렇게 하면 이 정말 큰 프로젝트 내에서 우리가 어디에 있는지 집중할 수 있었습니다."

사용자 지정 필드로 계획 및 우선순위 지정 

초기 프로젝트 설정을 통해 구성 요소 측면에서 업데이트하는 것이 가장 합리적인 페이지를 더 잘 파악할 수 있었지만, 업데이트 후 가장 큰 영향을 미칠 페이지에도 집중하고 싶었습니다. 저희에게는 트래픽이 가장 많은 페이지였습니다. 

이를 위해 Asana의 사용자 지정 필드를 사용하여 두 가지 주요 포인트로 작업을 태그했습니다. 

• 페이지 트래픽: 각 페이지에 트래픽 수준(매우 높음, 높음, 중간 또는 낮음)을 레이블로 지정했습니다.

• 구성 요소 설치 공간: 각 구성 요소가 표시되는 페이지 수를 높음, 중간 또는 낮음과 같은 레이블을 사용하여 표시했습니다.

이를 통해 업데이트가 가장 큰 영향을 미치는 작업 순서대로 작업을 정렬하여 가장 중요한 페이지를 먼저 우선순위에 둘 수 있었습니다.

그런 다음, 유사한 페이지를 그룹화한 순서대로 업데이트를 배포하는 단계적 접근 방식을 결정했습니다. 유사한 구성 요소를 가진 페이지를 클러스터링함으로써 대부분의 구성 요소 라이브러리가 이미 업데이트되었기 때문에 이후 단계를 더 쉽게 만들 수 있었습니다.

효과적인 협업을 위해 교차 기능 팀 조율하기

계획과 타임라인을 확정하자, 업무가 시작될 때였습니다. 많은 디지털 트랜스포메이션 프로젝트와 마찬가지로 마케팅, 디자인, 엔지니어링, 제품 마케팅, 현지화 등 여러 팀 간의 원활한 협업이 필요했습니다. 

Asana는 리프레시 프로젝트를 통해 일원화된 정보 소스를 제공하고 멀티홈으로 교차 기능 협업을 용이하게 함으로써 두 가지 주요 방식으로 이러한 팀 간의 조율을 지원했습니다.

“Asana는 모든 것이 추적되고 변화에 따라 업데이트되는 단일 정보 소스를 제공했습니다.”라고 Rachel은 말합니다. "또한 더 작은 작업이 어떻게 더 큰 프로젝트를 실현하는 데 적합한지 확인하는 데 도움이 되었습니다."

브랜드 쇄신과 관련된 모든 작업을 하나의 마스터 프로젝트에 보관하면 업데이트, 상태 추적, 명확한 커뮤니케이션을 위한 중앙 공간이 생성됩니다. 그런 다음, 모든 팀이 더 큰 프로젝트와 연결된 상태에서 특정 작업에 집중할 수 있도록 Asana의 멀티홈링 기능을 사용했습니다. 이를 통해 각 팀은 작업을 복제할 필요 없이 자체 팀 프로젝트에서 작업을 정리하고 추적할 수 있었습니다.

예를 들어, 리브랜딩 프로젝트 매니저는 프로젝트의 모든 부분을 완벽하게 파악할 수 있어야 했습니다. 그러나 엔지니어링 팀의 파트너는 업무와 관련된 특정 작업에 대해서만 가시성을 확보해야 했습니다. 멀티홈 기능을 사용하면 엔지니어링 팀은 이러한 작업을 자신의 프로젝트에 추가하여 업무를 체계적으로 정리할 수 있으며, 동일한 작업은 마스터 프로젝트에서도 계속 표시됩니다. 이를 통해 모든 팀이 일관성을 유지하고 개별 팀이 작업량을 중복하지 않고도 원하는 방식으로 유연하게 작업할 수 있었습니다.

“실제로 업무를 완료하는 데 있어 멀티홈은 획기적인 변화였습니다.”라고 Rachel은 말합니다. "이를 통해 업무를 반복하지 않고도 연결 상태를 유지하고 진행 상태를 추적할 수 있습니다." 

타임라인 보기로 계획대로 진행하기

업무를 시작한 후에는 Asana의 타임라인 보기를 사용하여 진행 상태를 추적했습니다. 이를 통해 스프린트 일정부터 배치 릴리스에 이르기까지 프로젝트 전반에 걸쳐 진행되는 모든 일에 대한 전반적인 개요를 파악할 수 있었습니다. 또한 업무가 시작, 중단, 중첩되는 시점을 명확하게 시각화하여 잠재적인 병목 현상이나 과도한 작업 수용량 문제를 쉽게 발견할 수 있었습니다. 

프로젝트 타임라인을 확인하면서 Rachel은 업무가 너무 많은 사람이 있는지, 아니면 단일 스프린트에 너무 많은 업무가 포함되어 있는지 빠르게 확인할 수 있었습니다. 이러한 가시성을 통해 중요한 절충 대화 를 쉽게 하고 필요에 따라 업무를 전환할 수 있었습니다. 또한, 이를 통해 단기 성과물과 장기 목표의 균형을 맞추면서 일년 내내 일정한 속도로 업데이트를 유지할 수 있었습니다.

"타협에 대한 논의를 진행할 때 타임라인 기능이 정말 도움이 되었습니다."라고 Rachel은 말합니다. "업무량이 너무 많아질 때 쉽게 파악할 수 있었습니다." 

조직의 영향력을 높여보세요

브랜드 리프레시와 같은 복잡한 프로젝트를 관리하는 것은 어려울 수 있으며, 적절한 프로젝트 관리 플랫폼을 갖추는 것은 큰 차이를 만들 수 있습니다. Asana의 기능을 사용하여 비즈니스에 필요한 것을 정확히 제공할 수 있었습니다. 빡빡한 일정에도 불구하고 주요 페이지에 새로운 브랜드를 출시했습니다. 우리는 브랜드 캠페인과 함께 새롭게 단장한 웹사이트를 론칭하는 동시에 기술 플랫폼을 개선했습니다.

Asana는 모든 구성원을 조율하고, 프로젝트를 진행하며, 의미 있는 결과를 달성하는 데 필요한 가시성, 유연성, 통제력을 제공했습니다.

혁신적인 회사라면 사람들이 이전에 해본 적이 없는 일을 하고 있을 것입니다. Asana는 이를 지원하도록 조정할 수 있습니다. ”

일상적인 작업을 처리하든 혁신적인 사고가 필요한 프로젝트를 처리하든, Asana는 필요에 따라 조정할 수 있는 유연한 프레임워크를 제공합니다.