Asana로 운영 비용을 40% 절감한 Palo Alto Networks

하이라이트

해결 과제

• Palo Alto Networks는 다양한 그룹을 위한 5개 이상의 업무 관리 시스템을 보유하고 있었으며, 이로 인해 40% 이상의 과다 지출이 발생했습니다.

• 프로세스와 시스템이 서로 다르기 때문에 팀이 데이터를 공유하고 액세스하기 어려웠으며, 이로 인해 협업이 지연되고 업무가 성장 속도에 맞춰 확장되지 못했습니다.

• 글로벌 팀 전반에 걸쳐 리더들은 모든 업무, 리소스, 비즈니스 우선순위가 어떻게 조화를 이루는지 파악할 수 없었기 때문에 위험 요소를 포착하고 가장 중요한 이니셔티브의 우선순위를 지정하기가 어려웠습니다.

해결책

• 리더십은 Asana로의 하향식 통합을 구현하여 여러 툴을 사용할 때 발생하는 복잡성, 중복성, 보안 위험을 줄였습니다. 

• 모든 업무가 한 곳에서 관리되므로 팀은 복잡한 교차 기능 업무를 대규모로 표준화하고 자동화할 수 있습니다. 

• 통합된 시스템을 통해 리더는 실시간으로 정보에 접근할 수 있어 의사 결정과 리스크 완화 속도가 크게 빨라집니다.

결과

• 중복 운영 비용 40% 감소

• 상태 보고 시간은 몇 시간에서 몇 분으로 단축되었습니다

• 이제 R&D 팀은 정해진 마감일을 100% 준수합니다

• 더 스마트하고 빠른 의사 결정 및 리스크 완화 

• 전략적 계획 수립을 위한 더 나은 리소스 예측

• 생산성 및 납품 속도 향상

Asana에서 업무를 통합함으로써 조직 전체가 변화하는 사이버 보안 환경에 신속하게 적응할 수 있습니다. 업무 데이터와 협업이 한 곳에 모여 있어 팀이 여러 툴을 전환하는 데 시간을 낭비하지 않고 스스로 정보를 얻을 수 있습니다.”

팀을 연결하여 혁신 촉진

Palo Alto Networks는 유연성, 도입 용이성, 제품 로드맵을 이유로 Asana를 선택했습니다. Palo Alto Networks는 Asana를 강력한 업무 데이터와 획기적인 AI 기능으로 확장하는 데 도움이 되는 미래 지향적인 파트너로 여겼습니다. 

Asana에서 업무를 한곳에 모아 관리함으로써 회사는 사일로 문제를 해소하고 팀이 즉시 정보에 액세스할 수 있도록 했습니다. 마케팅 팀은 영업 팀과 협력하고 예정된 활동과 자료를 쉽게 공유하여 모든 리드를 최대한으로 활용할 수 있습니다. 제품 및 R&D 팀은 한 곳에서 고도의 교차 기능 출시를 조율하고 업무 수신을 간소화하여 고객의 니즈를 해결하고 비즈니스에 적합한 업무를 우선적으로 처리할 수 있습니다. 한편, IT 팀은 Asana를 단일 정보 소스로 사용하여 자원 조달을 계획하고, 글로벌 팀 간에 업무를 조율하고, Palo Alto Networks가 성공에 필요한 인프라를 확보할 수 있도록 합니다.

여러 팀에 Asana 도입하기

Palo Alto Networks는 Asana의 전문 서비스 팀과 협력하여 비즈니스에 대한 마찰이나 지장을 최소화하면서 조직을 Asana로 신속하게 통합하는 기술 도입 전략을 수립했습니다. 

Palo Alto Networks는 마케팅 부문부터 도입을 시작하여 2개월이 조금 넘은 기간에 수백 명의 마케팅 담당자를 이 도구로 마이그레이션했습니다. 그런 다음 IT, 운영, 제품, R&D를 포함한 다른 팀으로 확대하여 6개월 이내에 5,800명 이상의 사용자에게 Asana를 배포했습니다. Asana의 전문 서비스 팀은 Palo Alto Networks 리더십과 긴밀히 협력하여 각 팀의 고유한 요구 사항을 충족하는 맞춤형 권장 사항을 제공함으로써 Asana의 효과를 빠르게 극대화하여 높은 ROI를 달성할 수 있도록 지원했습니다.

우리 모두는 Asana와 Palo Alto Networks 전반에 걸쳐 강력한 파트너십을 통해 하나의 공동체로 협력하여 매우 촉박한 일정 안에 마이그레이션을 완료했습니다.”

대규모 글로벌 캠페인 실행

Palo Alto Networks의 마케팅팀은 인지도, 수요, 고객 참여를 촉진하여 비즈니스의 매출 증대를 돕는 일을 담당합니다. 이 팀은 전 세계 여러 사무실과 지역에 600명 이상의 직원이 있는 대규모 교차 기능 팀입니다. 

이러한 규모에서는 마케팅 팀이 이해관계자를 조율하고 글로벌 캠페인을 원활하게 실행하는 것이 어려웠습니다. 이제 Asana를 사용하면 효율적으로 일하고 비즈니스 우선순위에 부합할 수 있습니다.  

표준화된 프로세스로 더 빠른 캠페인 실행

• 캠페인 매니저는 자신이 담당하는 모든 이니셔티브를 하나의 포트폴리오에서 모니터링합니다. 이 포트폴리오는 글로벌 캠페인 전반에 대한 종합 보기로 집계되므로 리더는 목표의 진행 상태를 확인하고 방해 요소를 신속하게 파악할 수 있습니다. 

• 모든 캠페인에는 여러 팀 간의 조율이 필요합니다. 캠페인 매니저는 불필요한 소통에 시간을 낭비하는 대신 양식을 사용하여 자산 및 현지화 작업을 쉽게 요청합니다.

• 팀은 모든 요청을 한 곳에서 확인할 수 있으며, 다양한 캠페인 워크플로를 위한 80개 이상의 표준화된 템플릿을 사용하여 캠페인 업무를 더 빠르게 시작할 수 있습니다. 이러한 템플릿 내에서 사전 설정된 규칙에 따라 마감일과 역할이 즉시 배정되므로 마케터들은 책임감을 갖고 계획대로 업무를 진행할 수 있습니다.

마케팅은 복잡하며, 변화하는 요소가 많습니다. Asana를 사용하면 모든 것을 한 곳에서 확인할 수 있으므로 글로벌 팀이 마찰을 줄이고 협업하여 대규모 마케팅 프로그램을 실행할 수 있습니다.”

가시성을 통해 마케팅 계획 및 예산 수립 개선

• 전략적 계획은 팀 전체를 포괄하는 하나의 포트폴리오 보기로 통합됩니다. 리더십은 의사 결정을 쉽게 내릴 수 있도록 모든 마케팅 우선순위, 예산, 리소스를 한곳에서 파악할 수 있습니다. 

• 분기별 계획은 모든 팀이 사용하는 프로젝트 템플릿에서 표준화됩니다. 이러한 프로젝트는 리더십 포트폴리오에 연결되어 모든 우선순위를 전반적으로 파악할 수 있습니다. 

• 전역 사용자 지정 필드는 데이터 수집을 표준화하고 리더십 보고의 일관성을 유지합니다. 규칙은 예산 및 예상 파이프라인 추적을 자동화하여 성과 예측을 간소화합니다. 

• 모든 마케팅 계획이 한 곳에 모아져 있어 팀은 Google 캘린더 연동을 사용하여 영업팀과 원활하게 소통하고 예정된 활동을 공유할 수 있습니다. 

간소화된 업무 수신은 리더가 업무량을 계획하는 데 유용합니다

• 앞으로는 지역 마케팅 팀이 계획 수립 프로세스에 업무 수신을 포함할 계획입니다. 별도의 요청을 하는 대신 팀은 지원 확인란에 체크 표시를 하면 자동으로 업무를 시작할 수 있습니다. 

• 모든 후속 조치와 대화가 해당 요청에 기록되므로 콘텍스트가 손실되지 않으며 이메일을 통해 오고 가는 메시지가 필요하지 않습니다. 

• 리더는 계획 단계에서 요청을 수집하여 업무량을 미리 계획하고 더 정확한 리소스 배정 결정을 내릴 수 있습니다.

저는 항상 'Asana에서 이 일을 할 수 있을까요?'라고 묻습니다. Asana는 거의 모든 워크플로를 구축할 수 있을 정도로 유연하며, 여전히 할 수 있는 일이 많습니다.”

항상 제시간에 사이버 보안 솔루션 제공

Palo Alto Networks의 제품 및 R&D 팀은 다양한 제품 전반에 걸쳐 빠르게 진행되는 혁신을 유지하기 위해 신속하게 움직여야 합니다. 사이버 보안 관련 과제는 항상 진화하고 있으므로 팀은 기민하게 행동하고 신속하게 작업하여 사이버 범죄자보다 더 혁신적으로 대응하고 고객을 위해 새로운 가치를 창출해야 합니다.

이 업무는 매우 교차 기능적이고 복잡합니다. Asana는 팀이 프로세스를 간소화하고 회사의 우선순위에 따라 신속하게 진행하는 데 필요한 가시성을 확보할 수 있도록 지원합니다.

중앙 집중화된 정보로 복잡한 출시 간소화

• 이제 교차 기능 팀은 복잡한 제품 출시를 위한 단일 정보 소스를 확보하여 혼란을 줄이고 협업을 가속화할 수 있습니다.

• Asana에서 모든 업무를 처리하면 제품팀이 IT 및 신제품 통합과 같은 부서 간에 결과물을 더 쉽게 인계하고 추적할 수 있어 신제품이 올바르게 패키징되고 제공되도록 보장할 수 있습니다.

• 팀은 포괄적인 '컨셉트 위원회 대시보드'를 통해 최우선 보안 우선순위를 파악할 수 있어 제품팀의 우선순위와 전사적 우선순위의 균형을 맞출 수 있습니다.

저희 팀 중 한 팀이 Asana로 전환한 후 제품 프로젝트를 100% 완료할 수 있었다고 말했습니다. 모든 약속을 이행하고 모든 마감일을 준수했습니다. 이는 상당히 인상적인 성과입니다.”

간소화된 계획으로 R&D 업무가 더 신속하게 진행됩니다

• 리더는 포트폴리오 및 사용자 지정 필드를 통해 R&D 이니셔티브를 전체적으로 파악할 수 있으므로 업무의 우선순위를 신속하게 지정하고 방해 요소를 제거하는 데 도움이 됩니다.

• 비즈니스 전반에 걸친 요청을 관리하기 위해 팀은 양식 을 사용하여 프로젝트로의 수신을 표준화하고 우선순위를 지정합니다. 자동화는 적절한 사람에게 요청을 신속하게 배정하고, 다양한 자산 유형에 대한 템플릿은 팀이 더 빠르게 조치를 취하는 데 도움이 됩니다.

• 사이버 보안의 변화에 발맞추기 위해 R&D 자료는 자주 업데이트되어야 합니다. 모든 라이브 자산은 프로젝트에서 추적되며, 내장된 자동화 기능이 업데이트 리마인더를 예약하여 누락되는 부분이 없습니다.

• 간소화된 목표 추적과 자동화된 업데이트 덕분에 팀은 몇 분 만에 상태 보고서를 공유할 수 있습니다. 이전에는 6시간이 걸렸습니다.

업무량의 투명성은 리더가 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다

• R&D 팀은 한 번에 여러 프로젝트를 진행합니다. Asana의 워크로드 기능을 사용하면 리더가 팀 전체의 실행 가능한 업무량을 파악할 수 있으므로 이니셔티브 전반에 걸쳐 업무량을 조정하여 지연을 줄일 수 있습니다.

• 더 정확한 업무 데이터와 보고서를 통해 리더는 R&D 팀의 업무가 전체 포트폴리오 전반에 걸쳐 균형 있게 분배되고 비즈니스 우선순위에 부합하도록 할 수 있습니다.

• 이렇게 가시성이 향상되면 팀이 위험을 식별하고, 업무를 다시 계획대로 진행하고, 프로젝트가 지연될 때 이해관계자에게 미리 알리는 데도 도움이 됩니다.

Asana를 사용한 이후로 프로젝트가 지연된 적이 없습니다. 3~4주 전에 선제적으로 일정을 조정하거나, 명확한 마감일과 결과물을 설정하여 업무를 마칠 수 있었습니다.”

글로벌 비즈니스 전반에서 운영 효율성 향상

Palo Alto Networks의 IT 및 운영 팀은 비즈니스와 함께 확장할 수 있는 기술 인프라를 구축하고 회사의 최우선 순위에 대한 전략과 실행을 정의하는 일을 담당합니다. 이 작업은 Palo Alto Networks가 비즈니스 목표를 달성하는 데 필요한 프로세스, 플랫폼, 인력을 확보하는 데 필수적입니다. 

또한 여러 부서가 관여하는 교차 기능 업무이기도 합니다. Asana는 IT 및 운영이 팀 간에 연결을 구축할 수 있도록 지원하므로, 비즈니스 전체가 보다 중앙 집중화되고 효율적인 협업을 위해 준비됩니다. 

가시성을 통해 리더는 더 나은 리소스 관련 의사 결정을 더 빠르게 내릴 수 있습니다

• IT 팀은 비즈니스 전반에서 요청을 받습니다. 이 팀은 Asana 양식 을 사용하여 이 프로세스를 간소화하는 워크플로를 생성하여 요청에 더 빠르게 대응할 수 있습니다. 

• Jira와의 맞춤형 연동 덕분에 팀은 요청 데이터를 Asana로 자동으로 가져올 수 있으며, 앱 간 전환에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 

• 이 데이터를 포트폴리오 및 대시보드와 통합함으로써 프로젝트 매니저와 리더는 리소스를 관리하고 신속하게 시정 조치를 취하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있습니다. 

AI를 사용하려면 하나의 플랫폼에서 협업 관리를 하는 것이 매우 중요합니다. 누군가 Asana에서 질문을 할 수 있으며, AI는 답변에 필요한 정보를 가지고 있습니다.”

일원화된 업무 데이터로 기술 도입을 간소화합니다

• IT 팀은 Asana 프로젝트를 사용하여 회사 전체에서 Asana를 도입하는 것을 조율하고, 모든 팀이 도입 과정에서 IT 팀과 협업할 수 있는 전용 공간을 확보합니다. 

• 회사 전체의 IT, 운영 및 교차 기능 팀은 어디에 있든 동일한 업무 데이터에 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 팀은 메시지를 주고받는 횟수를 줄이면서도 스스로 정보를 얻고 더 효율적으로 협업할 수 ��습니다.

Asana로 유연하게 대처할 수 있는 것이 핵심적이었습니다. 표준화와 사용자 지정 사이에는 항상 매우 미세한 경계가 있으며, 모든 회사에는 둘 다 필요합니다.”

결론

데이터 공유와 투명성은 Palo Alto Networks와 같은 글로벌 기업에 필수적입니다. 앞으로는 AI 기능을 활용하여 팀이 업무 데이터를 사용하는 방식의 효율성을 높일 계획입니다. 이들은 더 많은 팀에 Asana를 계속 도입하고 있으며, 효율성을 높이고 고객에게 동급 최고의 보안 솔루션을 제공하기 위해 추가적인 교차 기능 워크플로를 도입하고 있습니다.