Morningstar, Asana AI 스튜디오의 AI 기반 워크플로로 연간 $600,000 절감

하이라이트

해결 과제

• 운영 비효율성과 복잡한 기술 스택으로 인해 공격적인 성장 목표에 맞춰 업무 규모를 확장하기가 어려웠습니다.

• 직원들은 서로 다른 툴을 사용하여 업무를 관리했기 때문에 정보가 사일로화되고 우선순위가 불분명했습니다.

• 리더십은 팀의 엔드투엔드 로드맵을 파악할 수 없었기 때문에 위험을 관리하고 정보에 입각한 의사 결정을 내리기 어려웠습니다.

• 리소스를 관리하고, 프로젝트를 추적하고, 새로운 업무를 수신하는 표준화된 방법이 없어 리소스가 과도하게 사용되고 마감일이 놓치는 상황이 발생했습니다.

• 리서치 팀은 내부 콘텐츠를 관리하는 데 오래된 시스템을 사용하고 있었기 때문에 배포 속도가 느려지고 확산이 저해되었습니다.

솔루션

• Morningstar의 핵심 비즈니스 부서는 Asana를 도입하여 업무를 관리하고, 데이터를 연결하고, 비즈니스 프로세스를 표준화했습니다.

• 일부 팀은 Asana AI 스튜디오를 사용하여 업무 수신을 자동화하고, 요청 평가를 간소화하고, 콘텐츠 제작을 가속화하여 더 높은 가치를 지닌 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보했습니다.

• 여러 툴과 워크플로를 Asana로 통합함으로써 팀은 수동 작업량을 줄이고 중복 시스템을 제거했습니다.

• 업무 요청과 진행 중인 프로젝트에 대한 명확한 가시성을 확보한 리더는 계획 및 전략을 이끄는 데이터 기반의 결정을 내릴 수 있습니다.

• AI 기반 프로세스를 포함하여 표준화된 수신 프로세스는 여러 부서에서 로드맵 작성, 우선순위 지정, 납품 일정을 개선했습니다.

결과

• 리서치 팀의 AI 기반 콘텐츠 파이프라인은 연간 약 14,976시간을 절약하며, 이는 추가로 600,000달러를 절감하는 것을 의미합니다.

• 퇴직 팀은 Asana AI Studio를 통한 자동화된 접수 및 우선순위 지정으로 요청 검토 일정에서 2주를 줄였습니다 .

• Morningstar의 중앙 기술팀은 Asana로 워크플로를 간소화하고 효율성을 확장하여 연간 1,972일의 근무일을 절약합니다. 이는 약 $758,600의 비용 절감에 해당합니다.

• 조직 전체에서 팀은 AI 기반 워크플로 덕분에 우선순위 지정 개선, 더 명확한 납품 일정, 더 나은 리소스 예측을 통해 데이터 기반의 결정을 더 빠르게 내립니다.

• 수동 작업량과 우선순위가 낮은 업무를 줄임으로써 팀은 영향력이 큰 이니셔티브에 집중하고 대규모로 보다 효과적으로 협업할 수 있습니다.

2025년 업무 혁신 어워드 수상자

Morningstar는 대규모 실행을 추진하기 위해 AI를 전략적으로 사용한 공로로 Asana의 AI Visionary Work Innovation Award를 수상했습니다. 복잡성과 수요가 증가하는 상황에 직면한 이 조직은 Asana AI 스튜디오를 전략적으로 활용하여 연구 콘텐츠 파이프라인부터 제품 접수 및 우선순위 지정에 이르기까지 교차 기능 업무를 간소화했습니다. AI 기반 자동화, 라우팅, 보고를 통해 팀은 수동 작업량을 줄이고, 일정을 단축하고, 상당한 비용을 절감했습니다. 이제 팀은 통합된 시스템 내에서 업무를 수행하여 가치가 낮은 업무를 줄이고 가장 중요한 일에 집중할 수 있습니다. Morningstar의 혁신은 단순히 AI를 사용하는 것에 그치지 않고, AI를 현명하게 사용하여 실질적인 비즈니스 가치를 창출하는 것입니다.

Asana는 확장 가능한 효율성을 높이고 필요한 성장을 촉진하는 데 도움이 됩니다. 조직 전체의 협업에 대한 장벽을 허물었습니다.”

요청 추적을 위한 Asana

AI 기반 접수를 통해 분산된 요청을 전략적 로드맵으로 전환

Morningstar의 Retirement 제품팀은 원래 수동적이고 단발성인 프로세스를 통해 제품 요청을 추적했습니다. 표준화된 수신 프로세스가 없었기 때문에 이메일, 채팅, 복도 대화 등 모든 방향에서 제출이 들어왔으며, 종종 가치를 평가하는 데 필요한 배경 정보가 부족했습니다. 모든 요청을 수락하는 것은 과도한 업무 수용, 분산된 로드맵, 진정한 비즈니스 가치 평가의 부재로 이어졌습니다. 

이 문제를 해결하기 위해 Retirement 팀은 AI 스튜디오를 사용하여 구조화된 프레임워크를 구현하여 수신부터 영향 측정까지 전체 제품 수명 주기를 관리했습니다. 이제 요청은 일관된 기준에 따라 평가되고, 작업 수용량은 정확하게 예측되며, 로드맵은 중앙 집중화되고 현재 상태를 반영합니다. 그 결과, 팀은 검토 일정에서 2주를 줄이고 대응적 실행에서 가치 중심의 전략적 계획 수립으로 전환했습니다.

로드맵 작성 프로세스는 대응적이며 수동적이었습니다. Asana AI를 통한 궁극적인 목표는 프로세스를 더욱 전략적으로 만들어 매출을 창출하고 시장 출시 속도를 높일 수 있는 업무를 신속하게 우선적으로 처리하는 것입니다.”

AI로 강화된 접수 및 워크플로로 우선순위 지정 및 계획 수립 개선

• 모든 요청은 중앙 집중식 Asana 수신 시스템을 통해 제출되며, AI 스튜디오가 자동으로 요청에 이름을 지정하고, 정보 격차를 식별하고, 표준화된 요약을 생성하여 평가를 용이하게 합니다.

• 복잡한 요청은 특수 워크플로를 따르며 비즈니스 가치, 복잡성, 비용에 대해 체계적으로 점수가 매겨져 제품 팀이 데이터를 기반으로 요청을 승인, 연기 또는 거부할 수 있습니다. 

• 요청이 승인되면 규칙에 따라 데이터의 완전성이 검증되고 항목이 적절한 로드맵으로 자동 전달됩니다.

자동화된 문서화 및 결과 추적을 통해 효율성과 책임감을 높입니다

• 로드맵 항목이 완료되면 AI 스튜디오는 작업 정보를 기반으로 릴리스 노트를 생성합니다. 세부 정보가 더 필요한 경우, 제품 관리자에게 세부 정보를 추가하라는 알림이 자동으로 전송됩니다.

• 자동화된 규칙은 후속 작업과 하위 작업을 자동으로 생성하여 예상 결과에 대한 각 로드맵 항목의 성공을 측정합니다.

이전에는 요청을 검토하고 진행에 필요한 정보를 수집하는 데 2주가 필요했습니다. 이제 Asana AI가 필요한 정보를 즉시 식별하고 수집해주기 때문에 수동으로 주고받는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.”

콘텐츠 계획을 위한 Asana

AI 기반 자동화로 리서치 콘텐츠 워크플로 간소화

이전에는 Morningstar의 부서 간 내부 리서치 콘텐츠 관리가 느리고, 고립되어 있었으며, 비용이 많이 들었습니다. 리서치 팀은 오래된 시스템을 사용하여 내부 콘텐츠를 추적했으며, 서로 연결되지 않은 워크플로와 툴 전반에 걸쳐 수동으로 조율해야 했습니다. 이메일이나 채팅을 통해 자주 업데이트가 공유되어 지연이 발생하고 유료, 획득, 소유 채널 전반에 걸쳐 증폭 기회를 놓치게 되었습니다.

이 조직은 접근 방식을 현대화하기 위해 기존 시스템을 AI 스튜디오가 제공하는 Asana에서 일원화된 리서치 콘텐츠 파이프라인으로 교체했습니다. 이제 리서치, 편집, 카피에디팅, 미디어, 마케팅 부문에 걸쳐 거의 300명의 이해관계자가 하나의 플랫폼에서 협업하며, 모든 단계에서 공유된 가시성과 자동화가 적용됩니다. 그 결과, 매년 약 15,000시간과 60만 달러를 절약할 수 있는 간소화되고 확장 가능한 시스템을 구축하여 팀이 전략적인 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.

Morningstar는 AI에 전력을 다하고 있습니다. AI의 발전을 지속적으로 활용하여 외부 고객과 내부 직원 모두를 위한 혁신을 추진하는 것이 회사 목표입니다. 우리 팀이 구축하는 Asana 워크플로는 그 목표를 달성하는 동시에 효율성을 높이고 조직 전체의 협업에 대한 장벽을 허물도록 도와줍니다. ”

AI가 내장된 일원화된 파이프라인으로 속도와 일관성 보장

• 작성자는 표준화된 양식을 통해 콘텐츠를 제출하면 콘텐츠 파이프라인 프로젝트에 작업이 자동으로 생성됩니다.

• AI Studio는 양식에 입력된 내용을 분석하여 이해관계자를 배정하고, 카피 에디팅 마감일을 설정하고, 누락된 정보를 표시합니다.

• 추가 정보가 필요한 경우 AI 스튜디오가 작성자를 위한 후속 댓글과 하위 작업을 생성하여 지연과 수동 후속 조치를 최소화합니다.

• 콘텐츠가 준비된 것으로 표시되면 AI 스튜디오는 편집자를 위한 다음 단계를 트리거하고 편집의 오고 가는 과정을 관리하여 편집이 준비되었거나 반환되었거나 완료된 경우 이해관계자에게 알립니다.

• 이해관계자는 수동으로 후속 조치를 취할 필요 없이 게시 날짜를 포함한 주요 마일스톤에 대한 알림을 받습니다. 

• 제출된 모든 콘텐츠는 Asana에서 중앙 집중화된 프로젝트로 전달되어 리서치, 편집, 마케팅, 운영 팀 전반에 걸쳐 단일 정보 소스를 생성합니다.

자동화로 결과물과 영향력 증폭

• 콘텐츠가 완료에 가까워지면 AI 스튜디오는 작업을 적절한 마케팅 및 미디어 프로젝트 보드로 전달하여 증폭합니다.

• 이해관계자는 콘텐츠 상태에 대한 알림을 자동으로 받아 예정된 출시를 확인할 수 있습니다.

Asana는 편집자, 마케터, 제품 리더로 구성된 교차 기능 팀 전체에서 우리 팀의 글로벌 사고 리더십 콘텐츠를 조율합니다. Asana는 단일 정보 소스이며, 서로의 업무에 대한 정보를 제대로 파악하지 못하여 발생하는 비용을 없애는 데 도움이 됩니다.”

업무 수신에 Asana 사용

간소화된 프로세스로 효율성 확장

Asana를 사용하기 전에는 Morningstar의 Central Technology 팀에 업무 수신이나 업무 시작을 위한 표준화된 방법이 없었습니다. 이들은 매년 조직 전체에서 접수되는 수백 건의 요청을 추적하기 위해 Word 문서를 사용했습니다. 이 수동 프로세스는 프로젝트 요청의 범위, 리소스, 예산, 승인을 적절하게 수행하는 데 필요한 구조를 제공하지 못하여 백로그가 막히고 범위와 목표가 불분명한 프로젝트가 발생했습니다.

Asana에서 표준화된 프로세스를 생성함으로써 팀은 업무 접수를 자동화하고 우선순위 정리를 간소화합니다. 이 접근 방식을 통해 비즈니스 규모가 확장됨에 따라 증가하는 업무량을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

업무 요청 접수 표준화로 팀의 업무 속도 향상

• Asana에서 업무 수신 프로세스가 표준화되고 자동화되어 요청을 더 일관되게 신속하게 평가하고, 우선순위를 지정하고, 승인할 수 있습니다.

• 새로운 업무 요청은 Asana 양식을 사용하여 제출되고 공유 프로젝트에 자동으로 채워져 필요한 모든 정보가 수집되어 즉시 확인하고 조치를 취할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드는 표준화된 평가 기준을 추적하여 이해관계자가 승인 및 우선순위 지정과 관련하여 더 빠르고 일관된 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

Asana에서 진행하는 수신 프로세스를 통해 행동 중심의 문화를 보다 생산적이고 체계적인 방식으로 활용할 수 있으므로 적절한 방식으로 적절한 일에 시간을 할애할 수 있습니다.”

우선순위 지정과 계획 수립을 촉진하는 명확성

• 모든 업무가 연결된 프로젝트와 포트폴리오 내에서 체계적으로 정리되므로 리더는 워크플로의 모든 단계를 완벽하게 파악할 수 있습니다.

• 업무 데이터를 유연하게 분석할 수 있으므로 팀은 업무의 위험과 가치를 더 잘 평가할 수 있으며, 이에 따라 더 많은 정보에 입각한 우선순위 결정을 내릴 수 있습니다.

• 포트폴리오에 승인된 프로젝트가 있으면 팀은 진행 상황을 쉽게 보고하고 높은 수준의 목표와 어떻게 연결되는지 보여줄 수 있으므로 리더는 작업 수용량, 계획, 부서 간 조정을 보다 효과적으로 평가할 수 있습니다.

Asana를 사용하기 전에는 관리 없이 프로젝트를 마구잡이로 시작했습니다. 이제 업무가 들어오는 대로 효과적으로 전달할 수 있으므로 성장함에 따라 더 많은 업무를 처리할 수 있습니다.”

리소스 관리를 위한 Asana

더 현명한 리소스 배정 결정으로 팀의 영향력 극대화

Asana로 이전하기 전에는 Morningstar의 팀에 업무의 우선순위를 명확하게 지정할 수 있는 방법이 없었으며, 모든 요청에 '예'라고 답했습니다. 이로 인해 팀은 과도한 업무량을 감당하고, 과로하며, 성과가 저조해졌습니다.

Asana를 사용하면 팀은 프로젝트 수명 주기와 진행 중인 업무를 전체적으로 파악할 수 있어 작업 수용량을 더 쉽게 파악하고 우선순위가 높은 프로젝트에 리소스를 전략적으로 할당할 수 있습니다. 또한, 이러한 결정을 뒷받침하는 데이터를 보유하고 있습니다.

리소스를 관리하기 위한 전략적 시스템으로 업무 간소화

• 포트폴리오를 사용하면 리더는 진행 중인 모든 프로젝트, 프로젝트 상태, 할당된 리소스를 전반적으로 파악할 수 있습니다.

• 무엇을, 누가, 왜 해야 하는지 더 잘 이해하면 팀은 영향력이 높은 이니셔티브에 '예'라고 말하는 데 집중할 수 있습니다.

• 이렇게 가시성이 향상되면 팀이 작업 수용량 관련 위험을 식별하고, 업무를 다시 계획대로 진행하고, 프로젝트가 지연될 때 이해관계자에게 미리 알리는 데도 도움이 됩니다.

프로젝트를 Asana로 마이그레이션하기 전에는 항상 과도한 작업을 맡고 있었습니다. 이제 더 많은 정보와 더 많은 데이터를 확보하게 되었습니다. 우리는 맡을 수 있는 것과 맡을 수 없는 것을 알고 있으며, 우선순위와 프로젝트가 전략적 계획에 어떻게 부합하는지에 대해 적절한 대화를 나눌 수 있습니다.”

목적 있는 계획을 위한 실시간 데이터

• 리더는 작업 수용량 계획을 사용하여 업무 흐름 전반에 걸쳐 인력이 어떻게 배치되어 있는지 전반적으로 파악하고 리소스 배정 결정을 최적화합니다.

• 정확한 업무 데이터와 보고서에 액세스하면 팀이 비즈니스 목표와 연관된 프로젝트와 연관되지 않은 프로젝트를 확인하는 데 도움이 됩니다.

• 예정된 업무와 진행 중인 업무가 작업 수용량에 미치는 영향을 명확하게 파악하면, 리더는 이해관계자와 명확하고 데이터에 기반한 절충안을 논의할 수 있습니다.

하지 않을 일을 명시하기 전까지는 전략이 없습니다. 이제 우리는 ‘아니요’라고 말할 수 있는 프로세스를 갖추게 되었습니다. 또한, 우리가 ‘아니요’라고 말하는 이유에 대한 통계가 있으므로, 우선순위가 높은 업무와 그렇지 않은 업무가 있다는 점을 명확히 전달하는 데 도움이 됩니다.”

결론

구조, 명확성, AI로 더 스마트한 성장을 촉진

Morningstar는 빠르게 변화하는 환경에서 계속 발전하면서 미래에 대비한 혁신을 위한 기반을 구축하고 있습니다. Asana를 사용하면 팀은 복잡한 프로세스를 간소화하고, 우선순위 지정을 개선하고, 결과물을 더 빠르게 전달하는 데 도움이 되는 엄선된 AI 기반 워크플로를 통해 더 효율적이고 일관되게 작업할 수 있습니다. Morningstar는 조직이 적절한 안전 장치를 갖추고 AI를 전략적으로 사용하여 생산성, 품질, 참여도를 높이는 미래를 구상합니다. Asana와 AI Studio는 비즈니스 확장에 따라 업무 처리 방식을 혁신하는 데 핵심적인 역할을 하며, 비즈니스 전반에 걸쳐 더 스마트한 의사결정, 더 빠른 실행, 더 의미 있는 영향력을 창출할 것입니다.

Asana와 Asana의 기능을 활용함으로써 우리 팀의 업무 방식과 이해관계자와의 협업 방식이 완전히 바뀌었습니다. 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게 하는지 모두가 알고 있으며, 이는 오늘날 우리의 성공을 이끄는 데 있어 중요한 요소이자 미래의 성공을 위한 기반을 구축하는 데 있어 중요한 요소입니다.”