Morningstar, Asana AI 스튜디오의 AI 기반 워크플로로 연간 60만 달러 절감

하이라이트

해결 과제

• 운영상의 비효율성과 복잡한 기술 스택으로 인해 공격적인 성장 목표에 맞춰 업무 규모를 신속하게 확장하기가 어려웠습니다.

• 직원들이 업무를 관리하기 위해 서로 다른 툴을 사용했기 때문에 정보가 사일로화되고 우선순위가 명확하지 않았습니다.

• 리더십은 팀의 전체 로드맵에 대한 가시성을 확보하지 못했기 때문에 위험을 관리하고 정보에 입각한 의사 결정을 내리기 어려웠습니다.

• 리소스를 관리하고, 프로젝트를 추적하고, 새로운 업무를 수신하는 표준화된 방법이 없어 리소스 과다 사용과 마감일 미준수가 발생했습니다.

• 리서치 팀은 내부 콘텐츠를 관리하기 위해 오래된 시스템을 사용하고 있었으며, 이로 인해 배포 속도가 느려지고 콘텐츠 확산이 저해되었습니다.

솔루션

• Morningstar의 핵심 비즈니스 부서는 Asana를 도입하여 업무를 관리하고, 데이터를 연결하고, 비즈니스 프로세스를 표준화했습니다.

• 일부 팀은 Asana AI 스튜디오를 사용하여 업무 수신 자동화, 요청 평가 간소화, 콘텐츠 제작 가속화를 지원함으로써 더 높은 가치를 창출하는 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보했습니다.

• 여러 툴과 워크플로를 Asana로 통합함으로써 팀은 수동 작업량을 줄이고 중복되는 시스템을 없앴습니다.

• 업무 요청과 진행 중인 프로젝트에 대한 명확한 가시성을 확보함으로써, 리더는 계획 및 전략 수립에 도움이 되는 데이터 기반의 결정을 내릴 수 있습니다.

• AI를 활용한 일부 프로세스를 포함하여 표준화된 수신 프로세스는 여러 부서에서 로드맵 수립, 우선순위 지정, 납품 일정을 개선했습니다.

결과

• 리서치 팀의 AI 기반 콘텐츠 파이프라인은 연간 약 14,976시간을 절약하며, 이는 추가로 60만 달러를 절감하는 것을 의미합니다.

• 퇴직 팀은 Asana AI Studio를 통한 자동화된 업무 수신 및 우선순위 지정으로 요청 검토 일정에서 2주를 단축했습니다 .

• Morningstar의 중앙 기술 팀은 Asana를 사용하여 워크플로를 간소화하고 효율성을 높임으로써 연간 1,972근무일을 절약합니다. 이는 약 $758,600의 비용 절감에 해당합니다.

• 조직 전체에서 팀은 부분적으로는 AI 기반 워크플로 덕분에 우선순위 지정 개선, 더 명확한 납품 일정, 더 정확한 리소스 예측을 통해 데이터 기반의 결정을 더 빠르게 내립니다.

• 수동 작업량과 우선순위가 낮은 업무를 줄임으로써 팀은 영향력이 큰 이니셔티브에 집중하고 대규모로 더욱 효과적으로 협업할 수 있습니다.

2025년 업무 혁신 어워드 수상자

Morningstar는 대규모 업무 실행을 촉진하기 위해 AI를 전략적으로 활용한 공로로 Asana의 AI 비전어 워크 이노베이션 어워드를 수상했습니다. 복잡성과 수요가 증가하는 상황에 직면한 이 조직은 Asana AI 스튜디오를 전략적으로 활용하여 리서치 콘텐츠 파이프라인부터 제품 접수 및 우선순위 지정에 이르기까지 교차 기능 업무를 간소화했습니다. AI 기반의 자동화, 라우팅, 보고 기능을 통해 팀은 수동 작업량을 줄이고, 일정을 단축하며, 상당한 비용 절감 효과를 거두었습니다. 이제 팀은 가치가 낮은 업무를 줄이고 가장 중요한 일에 집중할 수 있도록 지원하는 통합 시스템 내에서 업무를 수행합니다. Morningstar의 혁신은 단순히 AI를 사용하는 것뿐만 아니라, AI를 현명하게 활용하여 실질적인 비즈니스 가치를 창출하는 것입니다.

Asana helps us drive efficiencies that scale and foster the growth that’s needed. We’ve broken down barriers for collaboration across the organization.”

요청 추적을 위한 Asana

AI 기반 업무 요청 접수를 통해 분산된 요청을 전략적 로드맵으로 전환하기

Morningstar의 Retirement 제품 팀은 원래 수동적이고 단발성인 프로세스를 통해 제품 요청을 추적했습니다. 업무 요청 접수 프로세스가 표준화되지 않아 이메일, 채팅, 복도 대화 등 모든 방향에서 요청이 들어왔으며, 가치를 평가하는 데 필요한 배경 정보가 부족한 경우가 많았습니다. 모든 요청에 '예'라고 답하는 것은 과도한 업무 부담, 분산된 로드맵, 진정한 비즈니스 가치를 평가할 수 없는 상황을 초래했습니다. 

이 문제를 해결하기 위해 Retirement 팀은 AI 스튜디오를 활용하여 요청 수신부터 영향 측정까지 전체 제품 수명 주기를 관리하는 구조화된 프레임워크를 도입했습니다. 이제 요청은 일관된 기준에 따라 평가되고, 작업 수용량은 정확하게 예측되며, 로드맵은 중앙 집중화되어 현재 상태를 반영합니다. 그 결과, 팀은 검토 일정에서 2주를 줄이고 사후 대응적 실행 방식에서 벗어나 가치 중심의 전략적 계획 수립 방식으로 전환했습니다.

Our roadmapping process was reactive and manual. Our ultimate goal with Asana AI is to make the process more strategic, so we can quickly prioritize work that will drive revenue and speed to market.”

AI로 강화된 업무 요청 접수 및 워크플로를 통해 우선순위 지정과 계획 수립 개선

• 모든 요청은 중앙 집중식 Asana 수신 시스템을 통해 제출되며, AI 스튜디오가 자동으로 요청에 이름을 지정하고, 정보 누락을 파악하고, 평가하기 쉽도록 표준화된 요약을 생성합니다.

• 복잡한 요청은 특수 워크플로를 따르며, 비즈니스 가치, 복잡성, 비용에 대해 체계적으로 점수가 매겨져 제품 팀이 데이터에 기반하여 요청을 승인, 연기 또는 반려할 수 있습니다. 

• 요청이 승인되면 규칙에 따라 데이터의 완전성이 확인되고 해당 항목이 적절한 로드맵으로 자동으로 전달됩니다.

자동화된 문서화 및 결과 추적을 통해 효율성과 책임감을 높입니다

• 로드맵 항목이 완료된 후, AI 스튜디오는 작업 정보를 기반으로 릴리스 노트를 생성합니다. 세부 정보가 더 필요한 경우, 제품 관리자에게 세부 정보를 추가하라는 알림이 자동으로 전송됩니다.

• 자동화된 규칙은 각 로드맵 항목의 성공을 예상 결과와 비교하여 측정하기 위해 후속 작업과 하위 작업을 자동으로 생성합니다.

Previously, it took two weeks to review a request and gather the information we needed to proceed. Now we can eliminate time spent on manual back and forth because Asana AI identifies and captures the information we need right off the bat.”

콘텐츠 계획을 위한 Asana

AI 기반 자동화로 리서치 콘텐츠 워크플로 간소화

이전에는 Morningstar의 부서 간 내부 리서치 콘텐츠 관리가 느리고, 정보가 고립되어 있으며, 비용이 많이 들었습니다. 리서치 팀은 구식 시스템을 사용하여 내부 콘텐츠를 추적했으며, 서로 연결되지 않은 워크플로와 툴 간에 수동으로 조율해야 했습니다. 이메일이나 채팅을 통해 업데이트가 자주 공유되어 유료, 획득형, 자체 채널 전반에 걸쳐 지연이 발생하고 영향력을 확대할 기회를 놓치게 되었습니다.

이 조직은 업무 방식을 현대화하기 위해 기존 시스템을 AI 스튜디오가 지원하는 Asana에서 일원화된 리서치 콘텐츠 파이프라인으로 대체했습니다. 이제 리서치, 편집, 카피에디팅, 미디어, 마케팅 부문에 걸쳐 거의 300명의 이해관계자가 하나의 플랫폼에서 협업하며, 모든 단계에서 공유된 가시성과 자동화가 적용됩니다. 그 결과, 간소화되고 확장 가능한 시스템을 통해 연간 약 15,000시간과 60만 달러를 절약할 수 있게 되었으며, 팀은 전략적인 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.

Morningstar is all in on AI—it’s a company goal for us to continue to leverage advances in AI to drive innovation for both our customers externally and our employees internally. The Asana workflows our teams are building are achieving that goal while helping us drive efficiencies and break down barriers to collaboration across the organization. ”

AI가 내장된 일원화된 파이프라인으로 속도와 일관성 보장

• 작성자는 표준화된 양식을 통해 콘텐츠를 제출하면 콘텐츠 파이프라인 프로젝트에 작업이 자동으로 생성됩니다.

• AI Studio는 양식에 입력된 내용을 분석하여 이해관계자를 배정하고, 편집 작업의 마감일을 설정하고, 누락된 정보를 표시합니다.

• 추가 정보가 필요한 경우 AI 스튜디오가 작성자를 위한 후속 댓글과 하위 작업을 생성하여 지연과 수동 후속 조치를 최소화합니다.

• 콘텐츠가 '준비됨'으로 표시되면 AI 스튜디오는 편집자를 위한 다음 단계를 시작하고, 편집 작업의 오고 가는 과정을 관리하며, 편집이 준비되었을 때, 반송되었을 때 또는 완료된 경우 이해관계자에게 알립니다.

• 이해관계자는 수동으로 후속 조치를 취할 필요 없이 게시 날짜를 포함하여 주요 마일스톤에 대한 알림을 받습니다. 

• 제출된 모든 콘텐츠는 Asana에서 중앙 집중식으로 관리되는 프로젝트로 전달되어 리서치 팀, 편집 팀, 마케팅 팀, 운영 팀 간에 단일 정보 소스를 제공합니다.

자동화는 결과물과 영향력을 증폭시킵니다

• 콘텐츠 완료가 가까워지면 AI 스튜디오가 작업을 적절한 마케팅 및 미디어 프로젝트 보드로 전달하여 효과를 증폭시킵니다.

• 이해관계자에게 콘텐츠 상태에 대한 알림이 자동으로 전송되어 예정된 출시 일정을 확인할 수 있습니다.

Asana keeps my team’s global thought-leadership content coordinated across a cross-functional team of editors, marketers, and product leaders. It’s our single source of truth and helps eliminate the costs that occur when the left hand doesn’t know what the right hand is doing.”

업무 수신에 Asana 사용

간소화된 프로세스로 효율성 확장

Asana를 사용하기 전에는 Morningstar의 중앙 기술 팀에 업무를 수신하거나 시작하는 표준화된 방법이 없었습니다. 이 팀은 매년 조직 전체에서 접수되는 수백 건의 요청을 추적하기 위해 Word 문서를 사용했습니다. 이 수동 프로세스는 프로젝트 요청의 범위, 리소스, 예산, 승인을 적절히 관리하는 데 필요한 구조를 제공하지 못했기 때문에 백로그가 넘쳐나고 프로젝트의 범위와 목표가 명확하지 않은 상태로 이어졌습니다.

Asana에서 표준화된 프로세스를 생성함으로써 팀은 업무 접수를 자동화하고 우선순위 정정을 간소화합니다. 이 접근 방식 덕분에 비즈니스가 확장됨에 따라 증가하는 업무량을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

업무 요청 접수 표준화로 팀의 업무 속도 향상

• Asana에서 업무 수신 프로세스가 표준화되고 자동화되어 요청을 더 일관되게 신속하게 평가하고, 우선순위를 지정하고, 승인할 수 있습니다.

• 새로운 업무 요청은 Asana 양식을 사용하여 제출되고 공유 프로젝트에 자동으로 입력되므로, 필요한 모든 정보를 즉시 확인하고 조치를 취할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드는 표준화된 평가 기준을 추적하여 이해관계자가 승인 및 우선순위 결정에 대해 더 빠르고 일관된 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

Our intake process in Asana helps us harness our action-driven culture in a more productive and organized way, so we spend our time in the right way and on the right things.”

우선순위 지정과 계획 수립을 촉진하는 명확성

• 모든 업무가 연결된 프로젝트와 포트폴리오 내에서 체계적으로 정리되므로, 리더는 워크플로의 모든 단계를 완벽하게 파악할 수 있습니다.

• 업무 데이터를 유연하게 분석할 수 있으므로, 팀은 업무의 위험성과 가치를 더 잘 평가하여 더 많은 정보에 입각한 우선순위 결정을 내릴 수 있습니다.

• 포트폴리오에 승인된 프로젝트가 있으면 팀은 진행 상태를 쉽게 보고하고 해당 프로젝트가 높은 수준의 목표와 어떻게 연결되는지 보여줄 수 있습니다. 이를 통해 리더는 작업 수용량, 계획, 부서 간 조율을 더 효과적으로 평가할 수 있습니다.

Prior to Asana, we were kicking off projects left and right without management. Now we’re able to effectively funnel work as it comes in, which allows us to do more work as we grow.”

리소스 관리를 위한 Asana

더 현명한 리소스 배정 결정으로 팀의 영향력 극대화

Asana로 전환하기 전에는 Morningstar의 팀에게 업무 우선순위를 명확하게 정할 방법이 없었으며, 팀은 모든 요청에 '예'라고 답했습니다. 이로 인해 팀은 과도한 업무량을 맡고, 과로하며, 성과가 저조해졌습니다.

Asana를 사용하면 팀은 프로젝트 수명 주기와 진행 중인 업무를 전체적으로 파악할 수 있어 작업 수용량을 더 쉽게 이해하고 우선순위가 높은 프로젝트에 리소스를 전략적으로 할당할 수 있습니다. 또한, 이러한 결정을 뒷받침할 수 있는 데이터를 보유하고 있습니다.

리소스 관리를 위한 전략적 시스템으로 업무 간소화

• 포트폴리오를 사용하면 경영진이 진행 중인 모든 프로젝트, 프로젝트 상태, 배정된 리소스를 전반적으로 파악할 수 있습니다.

• 무엇을, 누가, 왜 해야 하는지를 더 잘 이해하면 팀은 영향력이 큰 이니셔티브에 ‘예’라고 말하는 데 집중할 수 있습니다.

• 또한, 이러한 가시성 향상은 팀이 작업 수용량 관련 위험을 식별하고, 업무를 다시 계획대로 진행하고, 프로젝트가 지연될 경우 이해관계자에게 미리 알리는 데도 도움이 됩니다.

Before we migrated our projects to Asana, we were overcommitting all of the time. Now we have more intelligence and we have more data. We know what we can and can’t take on—and we can have the right conversations about prioritization and how projects align to our strategic plan.”

목적 의식을 가진 계획을 위한 실시간 데이터

• 리더는 작업 수용량 계획을 사용하여 업무 흐름 전반에 걸쳐 인력이 어떻게 배치되어 있는지 전반적으로 파악하고 리소스 배정 결정을 최적화합니다.

• 정확한 업무 데이터와 보고서에 액세스할 수 있으면 팀이 어떤 프로젝트가 비즈니스 목표와 연관되어 있는지, 또는 연관되어 있지 않은지 확인하는 데 도움이 됩니다.

• 예정된 업무와 진행 중인 업무가 작업 수용량에 미치는 영향을 명확하게 파악할 수 있으므로, 리더는 데이터에 기반한 명확한 토대를 바탕으로 이해관계자와 균형 잡힌 논의를 진행할 수 있습니다.

You don't have a strategy until you also say what you're not doing. Now, we have a process that allows us to say no. And we have stats on why we’re saying no, which helps us drive home the point—we have things that are priorities and things that aren’t.”

결론

구조, 명확성, AI를 통해 더 스마트한 성장을 촉진합니다

Morningstar는 빠르게 변화하는 환경에서 계속 발전하면서 미래에 대비한 혁신을 위한 기반을 구축하고 있습니다. Asana를 사용하면 팀은 더 효율적이고 일관되게 업무를 수행할 수 있으며, 엄선된 AI 기반 워크플로를 통해 복잡한 프로세스를 간소화하고, 우선순위 정정을 개선하고, 결과물 제공 속도를 높일 수 있습니다. Morningstar는 조직이 적절한 안전 장치를 갖추고 AI를 전략적으로 활용하여 생산성, 품질, 참여도를 높이는 미래를 구상하고 있습니다. Morningstar가 성장함에 따라 Asana와 AI Studio는 업무 처리 방식을 혁신하는 데 핵심적인 역할을 할 것입니다. 즉, 더 스마트한 의사결정, 더 빠른 실행, 비즈니스 전반에 걸쳐 더 의미 있는 영향력을 창출할 수 있도록 지원할 것입니다.

Leveraging Asana and its capabilities have completely transformed the way our team works and the way we work with our stakeholders. Everyone knows the who, what, when, where, why and how—and that’s been a critical component of driving success for us today and building the foundation of our success tomorrow and beyond.”