Asana로 모기지 업계의 변화를 이끄는 loanDepot

loanDepot은 디지털 대출 플랫폼으로 모기지 업계에 혁명을 일으켰습니다. 2010년 출시 이후 5,000억 달러 이상의 신규 주택 및 재융자 모기지에 자금을 지원하고 수백만 명의 고객이 금융 및 주택 소유 목표를 달성하도록 지원했습니다.

LoanDepot HR 기술 및 급여 팀은 미국 내 200개 이상의 현지 지점에서 일하는 약 5,000명의 loanDepot 직원들에게 서비스를 제공합니다. 이 팀은 HR 워크플로를 간소화하고, HR 비즈니스 파트너를 지원하며, 2021년 상장과 2022년 시장 변화로 인해 조직을 재조직하는 등 회사가 복잡한 비즈니스 전환기를 헤쳐 나갈 수 있도록 지원합니다.

이 팀은 Asana를 사용하여 HR 프로세스를 간소화하고 직원들이 안전하고 규정을 준수하는 방식으로 정보에 빠르게 액세스할 수 있도록 합니다. 원활한 운영을 통해 HR 담당자는 데이터를 찾아 헤매거나 수작업으로 일하지 않고 직원을 지원하는 데 집중할 수 있습니다. loanDepot 팀은 Asana를 중앙 작업 공간으로 사용하여 채용, 복리후생, 급여, IT, 규정 준수 및 리더십 전반에 걸쳐 부서 간 협업을 수행합니다. 이러한 효율성을 통해 HR은 점점 더 많은 프로젝트와 감사를 수행하고 명확성과 자신감을 가지고 복잡한 인력 배치의 변경 사항을 실행할 수 있습니다.

SOX 준수 문서 및 정보 저장

HR 기술 및 급여 팀의 업무는 다양한 프로젝트 관리 툴에 분산되어 있었습니다. 그들은 업무를 하나의 플랫폼으로 중앙 집중화하기로 결정했고, 사용이 간단하면서도 고도의 사용자 지정으로 여러 팀과 워크플로에 맞게 변경할 수 있는 Asana를 선택했습니다.

HR 기술 및 급여 담당 부사장인 Mike Wartenberg는 또한 Asana로 리더 및 교차 기능 파트너가 타임라인과 종속 관계를 전반적으로 파악하고 SOX 규정 준수를 위해 감사 및 보안에 대한 가시성을 확보할 수 있다는 점을 높이 평가했습니다. Mike는 "우리는 상장 기업으로서 규정 준수에 필요한 일련의 승인 단계를 확인할 수 있어야 합니다. Asana를 사용하면 이를 파악할 수 있습니다." KPMG는 loanDepot가 추가적인 인증 및 보안 계층으로 Azure를 통한 Single Sign-On을 사용하여 Asana를 사용하는 것을 승인했습니다.

HR 팀의 조율을 통한 LoanDepot 혁신

오늘날, loanDepot의 HR 프로그램은 자동화, 쉽게 액세스 가능한 정보, 프로세스의 올바른 실행을 보장하기 위해 정의된 단계를 통해 Asana에서 중앙 집중식으로 관리됩니다. 이 모든 것이 HR 직원이 시간을 절약하여 수작업이 아닌 전략적 업무로 에너지를 쓸 수 있도록 도와줍니다. 

HR 기술팀: HR 요청 관리를 자체적으로 처리

Asana와 Workday(loanDepot의 핵심 HR 시스템)를 비롯하여 여러 플랫폼과 시스템을 관리하는 HR 기술 팀은 HR 요청과 승인을 위해 Asana를 사용하여 자체 처리 워크플로용 프로젝트 배포를 관리했습니다. Asana를 사용하기 전에는 이메일과 구두 승인에 의존하여 이를 처리했습니다. 지금은 관리자가 팀의 직무 변경 사항을 제출하고 인원을 요청하고 직원이 복리후생 정보와 같은 HR 시스템의 정보를 업데이트할 수 있는 자체적인 서비스 흐름이 마련되어 있습니다.

Asana 프로젝트는 보안, 채용, 급여와 같은 여러 교차 기능 팀이 들어오는 요청을 수신하고 처리할 수 있는 작업 공간 역할을 합니다. 각 요청에는 다양한 팀의 워크플로에 맞게 사용자 정의된 여러 가지 템플릿에서 생성된 상응하는 Asana 작업이 있습니다. 요청은 신규 단계부터 진행 중 단계까지 프로젝트 보드를 따라 이동한 후 완료됩니다.

리더는 진행 중인 모든 HR 요청에 대해 전체적인 가시성을 확보할 수 있습니다. HR 기술 매니저인 Dysiree Villalvazo는 "풀타임으로 프로젝트를 관리하는 사람이 없어도 Asana에서 프로젝트를 훨씬 빠르게 처리할 수 있었습니다." 라고 말합니다.

감사를 위한 Asana

loanDepot이 상장되면서 감사의 빈도가 증가하고 감사 범위가 더 포괄적으로 바뀌었습니다. Asana는 작업을 완료한 사람과 완료 시점에 대한 기록을 저장하여 팀이 감사에 대응할 수 있도록 지원합니다.

예를 들어, Dysiree가 Workday에서 새 보안 그룹을 구성할 때 해당 요청에 상응하는 Asana 작업으로 이동하여 작업에서 메모를 캡처하고, 스크린샷을 업로드하고, 하위 작업을 배정합니다. 이 작업에는 승인, 구성, 제작 등을 완료한 팀원의 실적이 표시됩니다. 나중에 감사에서 해당 보안 그룹에 대한 정보를 요청하면 Dysiree는 Asana의 고급 검색을 사용하여 작업을 찾고 질문에 신속하게 답변할 수 있습니다.

HR 운영팀: 우선순위가 높은 프로젝트를 실행

HR 운영 팀은 Asana를 사용하여 직원 온보딩, 규정 준수 테스트, 상시적 직원 리소스 구성과 같은 일상적인 프로세스뿐만 아니라 인력 변경과 같은 우선순위가 높은 운영을 관리합니다.

HR 운영 팀은 Asana 프로젝트를 사용하여 비즈니스 리더, 기업 PR, HR 비즈니스 파트너, 제삼자 컨설팅 회사를 포함한 그룹을 계획하고 내부적으로 조율합니다. 이 팀은 급여, IT를 통한 시스템 액세스 및 Workday의 데이터 업데이트와 관련된 변경 사항을 추적하고 직원과 소통하기 위한 단계가 포함된 엔드 투 엔드 프로세스를 Asana에서 설계했습니다.

HR 운영 이사인 David Magana는 다음과 같이 말합니다. “HR 프로젝트를 위한 추적 가능하고 잘 문서화된 프로세스가 필요했습니다. 다양한 관리자와 직원을 위한 여러 가지 종속 관계와 단계가 있어야 했고, 직원이 메시지를 잘 받았고 일정에 따라 계획이 진행 중이라는 확인을 해 주는 기능도 필요했습니다. 우리는 이런 작업에 적합한 툴이 Asana라고 판단했습니다."

시기적절한 직원 커뮤니케이션을 위해 Asana에서 순서를 지정하고 자동화

HR 변경 사항을 전달하기 위해 각 관련 직원에게는 향후 변경 사항에 대해 전달하는 데 필요한 모든 고유한 정보를 기록하는 상응하는 Asana 작업이 있습니다. 이러한 변경 사항은 하위 작업으로 표시되는 일련의 단계를 통해 추적하며 HR 직원에게 배정됩니다. 순서의 1단계(예: 직원과 현재 관리자와의 대화)가 완료로 표시되면 Asana 규칙에 따라 2단계가 다음 담당 HR 팀원에게 자동으로 배정됩니다. 이러한 여러 단계를 통해 급여 부서와 IT 부서의 조치를 트리거하는 동시에 회사의 커뮤니케이션을 전략적으로 계단식으로 전달하였습니다.

Asana에서 모든 변경 정보를 정리하면 HR 팀원이 직원의 작업을 보고, 직원이 처한 상황을 파악하고, 정보를 찾아 헤매지 않고 즉시 1: 1 지원을 제공할 수 있어 대응을 완화하는 데 도움이 됩니다. David는 이렇게 말합니다. "Asana에서 이 프로세스를 운영한 덕분에 의사소통 시간을 확보하고 최대한 직원 관계 및 규정 준수 관점에서 변경 사항을 처리할 수 있었습니다."

리더에 대한 변경 관리 감독 제공 및 HR 팀 동기화

다양한 이니셔티브 단계는 모두 마스터 포트폴리오와 대시보드에 연결된 다양한 Asana 프로젝트로 표시됩니다. 경영진은 부서 간 출시 진행 상황을 확인할 수 있으며, 중요한 데이터는 정보, 커뮤니케이션 및 진행 상황뿐만 아니라 각 직원의 작업에 대한 사용자 지정 필드에 포착됩니다.

자동 알림 기능이 있는 명확한 일련의 단계를 통해 HR 팀은 조율된 방식으로 변경 사항을 실행할 수 있었습니다. David는 "이전 프로세스라면 완료하는 데 몇 시간이 걸렸을 수도 있는 작업(상태 전달, 작업 실행 시기를 HR 팀에 알리는 것)을 이제는 바로바로 끝낼 수 있습니다."라고 말합니다. “Asana에서 완료 상태를 확인할 수 있기 때문에 수동으로 추적할 필요가 없었고, 다른 팀에 무엇을 보고해야 하는지 명확하게 파악하고 적시에 운영 규정을 준수했습니다.”

직원에게 서비스를 제공할 수 있도록 HR 직원의 역량을 강화

loanDepot은 Asana로 더 많은 HR 워크플로를 자동화하고, 추가적인 자체 처리 프로세스를 구축하고, loanDepot의 핵심 HR 시스템과 Asana를 통합할 계획입니다. HR 기술 급여 팀은 Asana의 새로운 효율 증대 기회와 최적화 기회를 모색하고, HR 직원이 LoanDepot 직원에게 더 나은 서비스를 제공하는 데 도움이 되는 원활한 인프라를 구축하기 위해 힘쓰고, 결과적으로 주택 소유의 꿈을 좇는 더 많은 소비자에게 서비스를 제공함으로써 HR 비즈니스 파트너를 계속 지원할 것입니다.