업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 매니저들은 근무 시간의 62%를 '일을 위한 일'에 허비하는 것으로 나타났습니다. 운영 효율성에 대한 책임을 맡은 Sjoerd는 비즈니스가 확장됨에 따라 경영상의 문제를 피하기 위해 회사의 기술적 역량을 활용했습니다. 우선, 회사는 새로운 인수 기업이 합류함에 따라 업무 방식을 표준화할 수 있는 역량이 필요했으며, 시간이 지남에 따라 운영 효율성을 높이기 위해 지속적으로 개선하는 방법을 알아야 했습니다. 

Sjoerd는 "사용자가 기술적 전문 지식 없이도 워크플로를 설정하고 워크로드를 관리할 수 있기 때문에 Asana를 선택했습니다"라고 설명했습니다. “또한 여러 프로젝트에 작업을 추가할 수 있는 기능을 통해 여러 부서의 작업을 하나의 일반적인 프로젝트 개요로 통합할 수 있으므로, 필요한 모든 정보를 항상 파악할 수 있습니다.” 

Asana 시작하기는 매우 간단합니다

Sjoerd는 Asana의 API를 활용하여 마이그레이션을 자동화했습니다. 그리고 권한 부여를 통해 변화가 지속될 수 있도록 문화적 동의를 확보했습니다. Sjoerd는 "우리는 캠페인 관리 팀과 함께 2주 동안 진행 중인 프로젝트를 파악했지만, Migrator.xyz 덕분에 업무를 Asana로 수동으로 이전할 필요가 없었습니다"라고 말했습니다. “우리는 기술 지원을 위한 헬프 데스크를 마련했지만, 팀을 가장 효과적으로 참여시키고 Asana를 배포하는 방법은 관리자들의 재량에 맡겼습니다. Asana가 사용자 친화적인 인터페이스를 갖추고 있어 도움이 되었습니다. 덕분에 전환이 정말 간단해졌습니다.” 

간소화된 업무 관리가 명확성을 가져옵니다

팀 규모와 업무량이 커짐에 따라 Leads.io는 운영상의 사일로화 위험에 직면하게 되었고, 이는 비즈니스에 부정적인 영향을 미칠 수 있었습니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 직원의 22%가 우선순위에 대한 불확실성으로 인해 마감일을 놓치고 있으며, 매년 129시간이 중복 업무에 낭비되고 있습니다.

각자가 어떤 작업을 하고 있는지에 대한 명확성과 투명성을 높여준 Asana는 Leads.io가 비즈니스를 확장하는 과정에서 비즈니스를 계속 통제할 수 있도록 해주는 원스톱 소스를 제공했습니다. Sjoerd는 "클라이언트를 위한 리드를 생성하려면 여러 개의 랜딩 페이지를 설정해야 할 수 있으며, 각 페이지는 개별 프로젝트로 취급됩니다. Asana의 포트폴리오 옵션을 사용하면 이러한 개별 프로젝트를 체계적으로 구성하고 고객별로 현재 캠페인 상태를 추적하는 데 도움이 됩니다.

“저희는 여러 프로젝트에 걸쳐 작업을 연결하므로, 예를 들어 새로운 크리에이티브 작업을 완료로 표시하면 프로젝트가 어디에 있든 상태가 업데이트됩니다. 그리고 내 작업은 직원들이 자신의 우선순위를 파악하고, 일일 워크플로를 체계적으로 구성하고, 다른 사람에게 작업을 배정할 수 있도록 하는 매우 실용적인 방법입니다."

이러한 변화로 인해 '일을 위한 일'에 대한 미팅이 더 이상 필요하지 않게 되었습니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 '일을 위한 일'은 연간 129시간을 낭비하는 활동입니다. Sjoerd는 “Asana를 사용하면서 더 이상 특정 미팅을 하지 않습니다. 저희 매니저들은 매일 아침 한 시간을 들여 우선순위를 정할 필요가 없으며, 대규모 캠페인 진행 상태 업데이트도 없습니다. 누구나 언제든지 Asana에서 확인할 수 있습니다. 훨씬 더 효율적인 업무 방식입니다.”

Asana는 긴 그룹 이메일을 없앰으로써 업무 관리를 단순화했습니다.

Leads.io 최고 프로세스 책임자 Sjoerd Knol

지능형 인사이트를 통해 지속적인 개선 실현

과거 프로젝트에서 배울 수 있도록 데이터를 수동으로 수집하는 데 드는 비용이 Leads.io가 프로젝트를 통해 얻는 수익보다 더 컸습니다. 이로 인해 비즈니스가 어디에서, 어떻게 성과를 최적화해야 하는지 파악하지 못한 채 맹목적으로 운영되었습니다. 하지만 Asana는 프로세스에 명확성을 더하며, 이는 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 연간 257시간을 절약할 수 있는 것으로 나타났습니다.

운영 성과에 대한 데이터를 추출할 수 있게 되면서 Leads.io는 마침내 지속적인 개선이 가장 큰 영향을 미칠 수 있는 부분을 파악할 수 있는 지속 가능한 인텔리전스를 확보할 수 있었습니다. “Asana가 우리에게 가져다준 가장 큰 성과는 가동률 향상입니다.”라고 Sjoerd 님은 설명했습니다. “Asana를 당사의 비즈니스 인텔리전스 도구인 Tableau와 연동하면 완료된 작업량, 설정 및 완료에 소요되는 시간, 프로세스의 각 단계에 소요되는 시간과 그 이유를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 각 부서의 업무량이 주간, 월간, 연간으로 어떻게 변화하는지 확인할 수 있으므로 각 부서를 훨씬 더 잘 파악할 수 있습니다. 이를 통해 성수기를 파악하고 언제 추가 인력을 채용해야 하는지 알 수 있습니다."

Asana를 통해 고객 승인을 포함한 제품 설정 시간을 35% 단축했습니다.

Leads.io 최고 프로세스 책임자 Sjoerd Knol

표준화된 워크플로로 기대치를 미리 설정

인수 후 통합 전략은 효과적인 확장 방법이지만, Leads.io가 모든 인수 과정에서 일관된 업무 방식을 구현하지 않는 한 불필요한 운영상의 복잡성을 가중시킬 수 있습니다. Asana는 모두가 신속하게 동일한 이해를 바탕으로 사안을 파악할 수 있는 간단한 방법을 제공했으며, 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 이를 통해 주당 5.4시간을 절약할 수 있습니다.

Sjoerd는 “Asana가 프로세스를 표준화하고 따르기 쉽게 만들었습니다”라고 말합니다. “직원들은 단순히 템플릿을 고객 캠페인에 복사하기만 하면 됩니다. 템플릿에는 완료해야 하는 모든 작업이 포함되어 있으며, 다른 사람에게 작업을 배정할 수 있습니다. 전체 프로젝트가 명확하게 구성되어 있으며, 모든 사람이 자신에게 기대되는 사항을 알고 있습니다.

"그리고 템플릿을 완료해야 할 작업의 대규모 체크리스트로 설정했기 때문에 더 이상 표준 운영 절차를 작성할 필요가 없습니다. 모든 것이 워크플로에 통합되어 있습니다."

캠페인 매니저가 제품 계획을 완료하는 데 최소 2시간이 걸렸지만, Asana에서는 1초 만에 완료됩니다.

Leads.io 최고 프로세스 책임자 Sjoerd Knol

성장 궤도 가속화

이미 주요 기업인 Leads.io는 전 세계 2,600개 고객사를 위해 연간 5백만 건 이상의 리드를 창출하고 있습니다. 하지만 이 회사는 여전히 리드 생성 분야의 글로벌 리더가 되겠다는 비전을 향해 달려가고 있습니다. 현재 250명의 전문가와 11개의 글로벌 사무소를 훨씬 뛰어넘어 더 많은 비즈니스가 타깃 고객에게 다가가고 리드로부터 최상의 ROI를 얻을 수 있도록 지원하고자 합니다.

Asana의 기능을 활용하는 것이 이러한 미래 성장의 핵심입니다. Sjoerd는 "여러 부서 간에 캠페인 전략을 수립할 때 올바른 결론에 도달하기 위해 적절한 정보를 적절한 위치에 수동으로 가져오는 데 시간이 걸립니다"라고 설명했습니다. “하지만 자체 개발한 마케팅 성과 도구인 BERT, 고객 포털, Google 작업 공간과 같은 기존 시스템에 Asana의 API를 연결하면 사용자 지정 필드가 자동으로 채워지므로 작업량 중복을 방지하고 데이터 품질을 개선할 수 있습니다. 

“여러 프로젝트에 걸쳐 작업을 연결할 때 할 수 있는 일이 더 많습니다. 예를 들어, 템플릿에 추가된 신규 작업이 백엔드에서 추출되도록 자동화된 규칙을 적용할 수 있습니다. 이렇게 하면 더 많은 수작업량을 줄일 수 있을 뿐만 아니라, 우리가 확장함에 따라 프로세스의 새로운 부분이 누락되거나 잊혀지는 것을 방지할 수 있습니다.

“궁극적으로 Asana는 성공에 대한 비전을 달성할 수 있는 더 나은 방법을 제공합니다.”