7 suggerimenti per aiutarti a gestire il tuo team distribuito

Con un'economia sempre più globale, nasce la necessità di team globali per servire i clienti ovunque si trovino. Questo tipo di team, con membri che lavorano in luoghi e fusi orari diversi, è noto come team distribuito. Sebbene i team distribuiti offrano diversi vantaggi, presentano anche delle sfide.

Cos’è la gestione dei team distribuiti?

La gestione dei team distribuiti consiste nel gestire i membri del team sparsi in varie sedi, senza un ufficio centrale. Ad esempio, le organizzazioni che hanno alcuni membri del team in un ufficio in una città, alcuni da remoto e altri in un ufficio diverso sono un esempio di team distribuito. 

La gestione dei team distribuiti è l’atto di gestire questi tipi di team sparsi in luoghi diversi. A causa della loro struttura unica, la gestione dei team distribuiti può essere più impegnativa rispetto a quella di un team tradizionale, che lavora in presenza in un'unica sede.

Qual è la differenza tra team distribuiti, team remoti e team ibridi?

Sebbene alcuni possano usare i termini team distribuiti e team che lavorano da remoto in modo intercambiabile, c’è una piccola differenza tra i due. Il termine team distribuiti si riferisce a team che si trovano in luoghi diversi, alcuni dei quali possono essere in uffici. I team da remoto sono team che non hanno una sede specifica e tutti i membri del team si trovano in luoghi diversi. I team ibridi sono team che fanno un po’ di entrambe le cose: hanno orari dedicati per riunirsi in uffici centralizzati e giornate flessibili in modo che i dipendenti possano scegliere di lavorare da casa o dall’ufficio.

Perché gestire i team distribuiti?

I team distribuiti sono essenziali per le aziende che hanno un pubblico internazionale. Un team distribuito offre alle aziende molti vantaggi. Di seguito elenchiamo alcuni motivi.

• Migliore accesso al mercato di riferimento. Se stai cercando di raggiungere un mercato che è al di fuori del tuo normale fuso orario, avere una presenza in quel mercato di destinazione è il modo più semplice per raggiungere quel pubblico. Per esempio, se sei un'azienda con sede in California, ma il tuo mercato di riferimento è a New York, hai solo poche ore di lavoro di sovrapposizione con i tuoi potenziali clienti. Tuttavia, se hai membri del tuo team con sede a New York, il 100% del loro orario di lavoro sarà allineato con il mercato di riferimento. 

• Espansione della ricerca di talenti. Uno dei vantaggi di avere un team che lavora da remoto o in sedi diverse è che puoi espandere la ricerca di talenti ben oltre una città. Questo ti offre l'opportunità di parlare con molte più persone di talento rispetto a quando eri limitato a trovare un candidato in una città specifica o a trasferirlo in una città di base. Inoltre, i valori dei dipendenti stanno cambiando drasticamente: molte persone ora cercano specificamente lavori che offrano opzioni di lavoro da remoto, in modo da poter trascorrere più tempo con la propria famiglia. Ampliare i vantaggi per accogliere queste persone apre il tuo team a candidati ancora più validi. 

• Può essere più conveniente (sia per il datore di lavoro che per il dipendente). Per i datori di lavoro, gestire un team distribuito potrebbe essere più conveniente rispetto a gestirlo in ufficio, perché la tua azienda non deve pagare il costo delle spese generali di base, come lo spazio ufficio. Le aziende che gestiscono team distribuiti possono risparmiare pagando i membri del team in base al costo della vita di un determinato dipendente, il che consente all’azienda di risparmiare denaro a seconda di dove si trova. I dipendenti possono risparmiare perché spendono meno per il carburante per il pendolarismo o i trasporti pubblici, oltre a risparmiare denaro non acquistando caffè e pranzi fuori.

Sette suggerimenti per gestire un team distribuito

Gestire un team decentralizzato è molto diverso dalla gestione di un team tradizionale, che lavora in presenza. Ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per gestire il tuo team distribuito.

1. Organizza riunioni coerenti

Organizzare riunioni alla stessa ora ogni settimana fornisce ai membri del team un programma regolare. In questo modo, possono spostare le attività in base alle riunioni, in modo da poter strutturare le loro giornate lavorative nel modo che preferiscono. È anche importante mantenere un contenuto coerente, in modo che i membri del team sappiano come e quando contribuire a queste riunioni periodiche, quando necessario. Se uno dei membri del tuo team non è in grado di partecipare a una riunione regolare, offri loro la possibilità di ottenere informazioni in modo asincrono. Registrare le riunioni o condividere gli appunti delle riunioni dopo il fatto è un ottimo modo per tenere tutti aggiornati.  

Aspetti da considerare

Cosa fai se nessuno dei membri del tuo team ha tempo disponibile che si sovrappone? Invece di tenere riunioni settimanali, organizza un ciclo di due settimane. Josh Zerkel, Head of Global Community di Asana, alterna due orari di riunione poiché parte del suo team ha sede in Europa e altri in Asia, mentre lui si trova a San Francisco. Una settimana si riunisce al mattino (fuso orario del Pacifico), e la successiva nel pomeriggio (fuso orario del Pacifico). Registra ogni riunione, quindi, indipendentemente da chi è in grado di partecipare, i membri del suo team possono comunque accedere alle registrazioni in modo asincrono. 

2. Definisci le aspettative durante il processo di onboarding

Sebbene sia una best practice per qualsiasi azienda, è importante definire lo standard per il modo in cui il tuo team distribuito comunica durante il processo di onboarding. Fornisci informazioni sui moduli di comunicazione accettabili durante l’orario di lavoro, su dove vengono condivise le informazioni e su come comunicare con membri specifici del team. Queste sono tutte cose da trattare all'inizio del processo di onboarding. Definire le aspettative in anticipo consente alle persone di stabilire anche i propri confini, oltre a quelli standard stabiliti dall’azienda. 

Aspetti da considerare

Sebbene sia importante formare i nuovi membri del team sulle best practice della tua azienda, è anche importante che tu, in qualità di manager, sia sempre aggiornato sia sulle best practice della tua azienda, sia sul modo in cui i membri del tuo team comunicano. Gli stili di comunicazione variano in base alla cultura, quindi una comunicazione efficace con qualcuno in Giappone potrebbe essere diversa da quella con qualcuno che si trova a New York.

Riconosci che ogni cultura è diversa: alcune sono più dirette, altre hanno più difficoltà a fornire feedback o a chiedere aiuto. Cerca di comprendere le norme culturali di ciascuno dei membri del tuo team, in modo da essere più preparato a gestirli.”

3. Rispetta i confini

È importante rispettare i confini stabiliti dall’azienda, dal team e dai singoli membri quando si lavora in un team distribuito. Non vorrai certo trovarti in una situazione in cui un membro del team di San Francisco invia un'email a un altro membro del team a Berlino alle 16:00 PST, aspettandosi una risposta immediata. Non solo è irrispettoso nei confronti del tempo del membro del team di Berlino, ma il membro del team della costa occidentale degli Stati Uniti non riceve le informazioni di cui ha bisogno in un modo che si adatti al suo flusso di lavoro. Conoscere i confini degli altri e impostare processi per allinearli a tali confini aiuta a prevenire questo tipo di situazioni.

Aspetti da considerare

A volte dovrai accettare il fatto che il tuo orario di lavoro si estenderà oltre il normale orario d’ufficio, quindi devi essere flessibile. Questo non significa necessariamente che dovresti lavorare 18 ore al giorno, ma che ci saranno giorni in cui dovrai accedere al sistema presto o rimanere online fino a tardi per venire incontro a chi lavora in fusi orari diversi.

4. Disporre di più di una piattaforma per la comunicazione

Lavorare in un team distribuito significa che gli orari possono essere un po’ più flessibili rispetto a un tradizionale lavoro dalle 9 alle 17. Per alcuni membri del team, questo può significare rispondere a chiamate o email mentre sono in viaggio. Offrire più moduli di comunicazione, come software di messaggistica come Slack,  videoconferenze come Zoom o gestione del lavoro come Asana, offre ai membri del team opzioni su come comunicare le informazioni giuste nel posto giusto. Fornire al tuo team un modo per comunicare tramite il proprio dispositivo mobile offre anche ai membri del team la possibilità di lavorare nel modo più adatto a loro e al loro programma. 

Aspetti da considerare

Sebbene sia fantastico avere diversi moduli di comunicazione, i messaggi possono essere fraintesi rapidamente. Assicurati che ci sia un sistema di registrazione centralizzato in cui si trovano tutte le decisioni finali. Questo è particolarmente utile se hai membri del team la cui lingua madre è diversa dalla tua: l’uso di video invece del linguaggio scritto può aiutare a trasmettere il tono e il contesto più facilmente rispetto alle comunicazioni testuali.

5. Stabilisci obiettivi chiari e misurabili e come il tuo team li raggiungerà

Stabilire obiettivi chiari e misurabili significa che il tuo team è in grado di sviluppare un piano d’azione per raggiungere tali obiettivi. Questo a sua volta stabilisce aspettative chiare per il lavoro che i membri del team devono completare per raggiungere tali obiettivi. Avere queste due cose in atto fornisce ai membri del tuo team distribuito l’autonomia di svolgere il lavoro di cui hanno bisogno nel momento che preferiscono. Finché completano il lavoro entro le scadenze, hanno la possibilità di lavorare nel modo che preferiscono.

Aspetti da considerare

Raggiungere gli obiettivi è fantastico, ma celebrare i risultati del tuo team è particolarmente importante per i team distribuiti. Poiché può essere difficile per tutti trovare il tempo per incontrarsi di persona, è importante celebrare insieme i risultati raggiunti. Assicurati di pianificare incontri, virtuali o di persona, per trascorrere del tempo insieme e festeggiare.

6. Imposta un orario per i momenti di socializzazione

Uno dei principali svantaggi della gestione di un team decentralizzato è che i membri del team non hanno molte opportunità di interazione sociale, che aiuta a creare cameratismo nel team. Assicurati di dedicare un po’ di tempo per chiacchierare regolarmente con i membri del team distribuito su argomenti non lavorativi, o di organizzare sessioni di lavoro regolari in cui i membri del team si siedono e lavorano insieme da remoto. 

Aspetti da considerare

Se lavori con membri del team che si trovano nel tuo stesso ufficio, fai attenzione alle conversazioni informali. Queste conversazioni sono importanti per costruire una relazione con i membri del team, ma non vuoi creare un compartimento stagno involontario con i membri del team che non sono nello stesso ufficio.

7. Offri autonomia (ma verifica regolarmente) 

Quando lavori in un team distribuito, connetterti con i membri del tuo team potrebbe essere un po’ più impegnativo perché non hai la libertà di comunicare con loro come faresti in ufficio. Ecco perché è importante che i manager si confrontino regolarmente con i membri del team per vedere come procede l'avanzamento. I controlli regolari forniscono ai membri del team il supporto di cui hanno bisogno per portare a termine il proprio lavoro. Se si verificano ostacoli, ci sarà un momento dedicato per discutere con te su come risolverli.

Aspetti da considerare

Riunioni individuali costanti e regolari con i membri del team sono un modo semplice per garantire che i tuoi collaboratori diretti abbiano un periodo di tempo dedicato per discutere di eventuali problemi di lavoro. Inoltre, offrono al tuo team la possibilità di fornirti un feedback, sia in modo aperto che anonimo. In questo modo, possono esprimere critiche, così potrai fornire loro il supporto necessario per avere successo.

Guarda il tuo team distribuito realizzare grandi cose

Gestire un team distribuito comporta alcune sfide logistiche, ma essere in grado di guardare un team diversificato crescere è gratificante, per te e per l’azienda. Con la crescita internazionale delle aziende, sarà sempre più comune vedere membri di team provenienti da tutto il mondo collaborare e realizzare grandi cose insieme.