Suggerimenti di Asana: tutto quello che c’è da sapere sulla gestione delle risorse

Quanta chiarezza ha sul carico di lavoro del suo team? Se hai risposto “non molto”, non sei l’unico. In effetti, 1 azienda su 4 afferma di non avere un processo in atto o di fare affidamento sull’“istinto” per distribuire il lavoro. Di conseguenza, ben l’80% dei dipendenti riferisce di sentirsi sovraccarico di lavoro e vicino al burnout. La gestione del carico di lavoro offre una panoramica dei progetti del team, in modo da poter garantire che non rientri in quell’80% e aiutarlo a raggiungere l’equilibrio, invece del burnout.

Quindi, come si inizia a gestire la mole di lavoro? Se utilizzi Asana, hai già tutto ciò che ti serve: la gestione delle risorse è disponibile per tutte le aziende Business ed Enterprise. Con la funzionalità Gestione delle risorse, puoi visualizzare il carico di lavoro del tuo team e riequilibrare facilmente il lavoro quando necessario.

Come iniziare a usare la gestione delle risorse

Puoi utilizzare Gestione delle risorse senza alcuna configurazione: tutto ciò che devi fare è aggiungere un progetto o un gruppo di progetti a un portfolio, quindi accedere alla scheda Gestione delle risorse. Lì vedrai il lavoro di ogni membro del team, in tutti i progetti del tuo portfolio, in un unico posto.

Puoi anche aggiungere impegno e capacità in Gestione delle risorse, per capire meglio quanto lavoro deve svolgere il tuo team. Dalla scheda Gestione delle risorse, clicca su Aggiungi impegno per impostare un campo personalizzato per l’impegno in base a ore o punti.

Quindi, imposta una capacità massima per ogni membro del team. Se i membri del team superano tale capacità, verrà visualizzata una linea rossa in Gestione delle risorse, che indica che hanno troppo lavoro.

Bilancia i carichi di lavoro del team in pochi clic

Se noti che un membro del team ha troppo da fare, puoi intervenire rapidamente e riassegnare le attività dalla scheda Gestione delle risorse. Clicca sul menu a discesa per aprire la vista approfondita, quindi trascina le attività per riprogrammarle o riassegnarle ad altri membri del team. Puoi anche riequilibrare le date di scadenza e modificare le priorità per assicurarti che nessuno si esaurisca.

💡Suggerimento: assicurati di utilizzare le date di inizio e di fine, in modo da avere una visione accurata dell’impegno necessario per una determinata attività.

Monitora il lavoro del tuo team in un progetto centralizzato

Per assicurarti di avere visibilità su ogni incarico del tuo team, e che tali attività siano rappresentate accuratamente in Gestione delle risorse, crea un progetto centralizzato per acquisire tutto il lavoro del tuo team. Puoi anche impostare una regola per aggiungere un'attività al progetto principale del tuo team, in modo che nessun lavoro venga trascurato.

💡Suggerimento: ricorda che le sottoattività non verranno visualizzate in Gestione delle risorse, proprio come non vengono visualizzate in Cronologia o nella vista calendario. Se tu o un membro del team avete un'attività con diverse sottoattività che rappresentano grandi quantità di lavoro, prendete in considerazione la possibilità di convertire quell'attività in un progetto.

Previeni il burnout con la gestione delle risorse

La gestione del carico di lavoro è una parte fondamentale della promozione dell'equilibrio per il tuo team. Quando hai una visione chiara del lavoro del tuo team in tutti i diversi progetti e iniziative, puoi riequilibrare al meglio il lavoro e spostare le priorità per supportare il tuo team. Usa la gestione delle risorse come punto di partenza per parlare con il tuo team della sua capacità durante la prossima riunione individuale.

Se sei un'azienda cliente di Asana Business, accedi ad Asana per provare subito la gestione delle risorse. Oppure, per saperne di più, registrati per una prova gratuita dell’azienda.