Monitorare le iniziative e gestire le risorse

I responsabili di un progetto devono poter accedere facilmente ai resoconti, agli aggiornamenti di stato e al piano di gestione delle risorse del team, per garantire che il lavoro proceda secondo programma e per prendere le decisioni giuste in merito alla pianificazione. Per fare ciò, possono fare affidamento su diverse funzionalità, quali portfolio, dashboard e gestione delle risorse, e ottenere informazioni in tempo reale in un unico posto.

Come utilizzare i portfolio

I portfolio sono il modo migliore per organizzare, monitorare e creare resoconti su più progetti in un unico posto. Aiutano anche a trovare le risposte a diverse domande come:

  • Quali progetti procedono secondo programma, quali sono a rischio e perché?
  • Quando iniziano o finiscono i progetti?
  • Il lavoro è ben distribuito tra i colleghi del team e/o i progetti?
  • Quali sono le priorità del mio team?
  • Dove devo concentrare maggiormente la mia attenzione?

Come i progetti, i portfolio offrono diverse viste (riportate di seguito) che consentono di ottenere informazioni diverse sui progetti.

I portfolio sono il modo migliore per monitorare tutti i progetti relativi a un'iniziativa specifica o a un team in un unico posto

  • Progetti: vista principale per gli aggiornamenti su tutti i progetti, che è possibile ordinare e organizzare.
  • Cronologia: trascina i progetti per visualizzare piani e programmi annuali/trimestrali/mensili.
  • Avanzamento: pubblica aggiornamenti sullo stato per fare il punto su tutto l'impegno profuso nella realizzazione della tua iniziativa.
  • *Gestione delle risorse: monitora la disponibilità del team e apporta modifiche trascinando e spostando le attività in base al lavoro già assegnato nei vari progetti del portfolio.

Esempi di utilizzo dei portfolio

I portfolio sono ideali per project manager e team leader, ma chiunque può utilizzarli in vari modi. Ecco alcuni esempi.

Ruolo Esempio
Product manager Monitorare i lanci dei prodotti o determinare la disponibilità del product manager o dei tecnici per ogni lancio
Dirigenti/Leader Monitorare i progetti chiave per raggiungere gli OKR del team o dell'azienda ed esportare PNG dei progressi da utilizzare nelle presentazioni
Manager e Agile Scrum Master Monitorare il lavoro degli sprint di un portfolio e usare la gestione delle risorse per bilanciare la distribuzione delle attività e definire punti di lavoro agili
Event planner Gestire più eventi e visualizzarli in una cronologia utilizzando la dashboard per controllare i traguardi con priorità elevata
Direttori creativi o creatori di contenuti Controllare i principali progetti e usare la dashboard per riferire sui progressi ai partner interfunzionali o per richiedere più risorse
Responsabili delle campagne Monitorare le campagne in corso e gestire la disponibilità del team in tutte le fasi della campagna con la gestione delle risorse
Responsabili del successo del cliente Mantenere attivi gli account dei clienti in un unico posto e monitorarne l'attività attraverso gli aggiornamenti sullo stato
Responsabile informatico Visualizzare nella cronologia tutte le distribuzioni in corso e i programmi di implementazione dei software.

vuoi un modello di uno dei progetti descritti sopra? Dai un'occhiata alla nostra galleria dei modelli per essere operativo in pochi clic.

Suggerimenti per la gestione di progetti e risorse con i portfolio e la gestione delle risorse

  • L'aggiornamento dello stato del progetto è obsoleto? Clicca sul pulsante Richiedi aggiornamento e al responsabile verrà assegnata un'attività per aggiornare lo stato del progetto.
  • Un collega del team è oberato di lavoro? Puoi spostare le attività trascinandole per riassegnarle o riprogrammarle, oppure aggiungere un commento a un'attività per controllare prima con l'incaricato. Definisci l'impegno necessario per ogni attività in tutti i progetti nel tuo portfolio, in modo da valutare con maggiore precisione le ore o l'impegno richiesti da ciascuna attività.
  • Ordina i dati per accedere ai dettagli che ti servono. Ordina il tuo portfolio per campi personalizzati, in modo da assicurarti che le priorità siano rispettate, o raggruppare progetti simili. I dati relativi alla gestione delle risorse vengono ordinati automaticamente per incaricato.
  • [Condividi il link del portfolio]](/guide/help/premium/portfolios#gl-share) o aggiungi membri allo stesso in modo che gli altri possano vedere i progressi.

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