Collaborazione e coordinamento sono due cose diverse: ecco quando usarle

Più collaborazione non è sempre sinonimo di risultati migliori. In effetti, una ricerca di The Work Innovation Lab, un think tank di Asana, mostra che troppa collaborazione può effettivamente ostacolare i lavoratori. In un sondaggio su oltre 1.500 lavoratori, il 29% dei leader ha affermato che le aspettative riposte sui dipendenti per collaborare hanno impedito loro di completare il proprio lavoro. 

Ma sebbene troppa collaborazione sia un male, i team devono comunque lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi aziendali. Il fattore principale è incorporare un coordinamento che faccia risparmiare più tempo, invece di concentrarsi sulla collaborazione.

Coordinamento: il fratello più efficiente della collaborazione

Il coordinamento consente ai team di lavorare in modo indipendente utilizzando framework e metodi di lavoro predefiniti. Ad esempio, l’invio di una richiesta di progettazione è un atto di coordinamento. Esiste già un processo che semplifica la collaborazione tra i team. 

D'altra parte, la collaborazione richiede molto più tempo. Implica lo sviluppo di qualcosa di completamente nuovo e spesso richiede agli stakeholder di fare brainstorming, discutere potenziali soluzioni e decidere un percorso da seguire. Per continuare con l'esempio precedente, determinare il processo ottimale per la gestione delle richieste di progettazione in tutta l'azienda è un atto di collaborazione.

In poche parole, la collaborazione richiede molto tempo ed energia, e non è sempre necessaria. Affidandosi invece al coordinamento, è possibile liberare tempo prezioso per i dipendenti, che possono concentrarsi sul proprio lavoro. 

Quando usare la collaborazione e quando il coordinamento: lezioni da aziende ad alte prestazioni

Secondo una ricerca di The Work Innovation Lab, le aziende più performanti utilizzano strategicamente il coordinamento per alcune attività e la collaborazione per altre. Questo aiuta a evitare il temuto sovraccarico collaborativo, che si verifica quando i team sono bloccati da comunicazioni continue, come aggiornamenti di stato, partecipazione a riunioni e risposte a email e messaggi. 

Ecco come le aziende di successo suddividono le attività. 

Quando usare il coordinamento 

Il Work Innovation Lab ha scoperto che le aziende più performanti tendono a fare affidamento sul coordinamento per le attività che possono essere in gran parte specificate in anticipo ed eseguite in modo indipendente utilizzando i processi esistenti. come nei seguenti casi: 

• Trasferimento di informazioni

• passaggi di consegne 

• Pianificazione dei progetti

• Processo decisionale

Anche se può sembrare strano utilizzare la coordinazione per il processo decisionale, The Work Innovation Lab ipotizza che le aziende ad alte prestazioni si affidino a framework decisionali come RACI e RAPID, che coordinano i ruoli decisionali e li specificano in anticipo. 

Quando usare la collaborazione

Quando entra in gioco la collaborazione? Secondo la ricerca, le aziende ad alte prestazioni utilizzano la collaborazione per due attività molto importanti: il brainstorming e la risoluzione dei problemi. 

• Brainstorming: l'obiettivo del brainstorming è produrre qualcosa di nuovo. Se eseguito correttamente, il processo di brainstorming produce idee che una singola persona non avrebbe potuto trovare da sola. Affinché il brainstorming funzioni, sono necessari alti livelli di comunicazione e collaborazione tra i partecipanti. 

• Risoluzione dei problemi: la ricerca mostra che i team risolvono i problemi in modo più rapido ed efficace quando sono diversificati a livello cognitivo. E per sfruttare la diversità cognitiva, i dipendenti devono sentirsi psicologicamente al sicuro, in grado di esprimere idee senza timore di punizioni o umiliazioni. Come il brainstorming, anche la promozione di questo tipo di ambiente richiede alti livelli di comunicazione e cooperazione. 

Suggerimenti per scegliere l’approccio giusto

Il Work Innovation Lab definisce la collaborazione come “costosa”, nel senso che richiede molta comunicazione e scambi tra i dipendenti. Ciò significa che vale la pena scegliere attentamente quando utilizzare la collaborazione e quando invece risparmiare risorse e utilizzare il coordinamento. 

Ecco alcune domande da porsi quando si prende questa decisione. 

1. Che tipo di attività lavorative sono coinvolte? Se hai bisogno di trovare nuove idee o processi, è probabilmente necessaria la collaborazione. Ma per attività più semplici come passaggi di consegne e approvazioni, il coordinamento è una scelta migliore. 

2. I componenti principali del lavoro sono in linea con i team o le funzioni esistenti? Se c’è allineamento, punta al coordinamento. In caso contrario, è probabile che sia necessaria la collaborazione per assicurarsi che i team siano sulla stessa lunghezza d’onda in merito ad aspettative, processi e responsabilità prima di iniziare.

3. Hai bisogno di una nuova serie di obiettivi condivisi o metriche di prestazione per raggiungere i risultati? Se sono necessari nuovi obiettivi e metriche di prestazione, dovrai fare molto affidamento sulla collaborazione. Ma se riesci a raggiungere i risultati utilizzando i team, gli obiettivi e le metriche esistenti, allora dovresti concentrarti sul coordinamento. 

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Una guida per i dirigenti alla collaborazione di alto valore

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