Personalizza la tua lista di attività: quattro configurazioni di Le mie attività per adattarle al tuo stile di lavoro

C’è un superpotere di Asana proprio sotto il vostro naso, e si chiama Le mie attività. Le mie attività è più di una checklist giornaliera. Mostra tutte le attività che ti sono state assegnate in un unico posto, indipendentemente dal progetto in cui si trovano. Ciò significa che puoi organizzare le cose da fare a modo tuo e assicurarti che nessun dettaglio venga tralasciato. 

Se riesci a padroneggiare la sezione Le mie attività, sarai sulla buona strada per concentrarti meglio, definire le priorità e avere la certezza di aver completato tutte le attività e svolto al meglio il tuo lavoro. E sapete qual è la parte migliore? Le mie attività è completamente personalizzabile. Quindi, indipendentemente da come preferite lavorare, c’è un modo per adattare la sezione Le mie attività alle vostre esigenze. 

Per aiutarti a iniziare, abbiamo delineato le migliori configurazioni di Le mie attività, provate e testate dai dipendenti di Asana, per quattro stili di lavoro comuni. Quindi, tutto ciò che devi fare è rispondere a questa domanda: qual è il tuo stile di lavoro? 

• Il responsabile delle priorità: sei spietato, efficiente e sempre pronto. 

• Il pianificatore: il calendario è il tuo migliore amico.

• Il pianificatore quotidiano: ti piace affrontare le cose un giorno alla volta. 

• Il lavoratore interfunzionale: le tue responsabilità sono varie e ogni team sa chi sei.  

Continua a leggere per esplorare ogni stile in modo più dettagliato, oppure combina e abbina i suggerimenti per personalizzare completamente la tua lista di cose da fare. 

Stile di lavoro: il definitore di priorità

Caratteristiche principali: lavori su molte attività ogni giorno e ne arrivano costantemente di nuove. Hai bisogno di un modo per definire le priorità e concentrarti sul lavoro di maggior impatto, non solo sulle ultime cose da fare. 

Funzionalità da utilizzare: campi personalizzati, sezioni personalizzate, regole, vista bacheca Kanban

La sezione Le mie attività è progettata per la definizione delle priorità, quindi ci sono molti modi diversi per etichettare e ordinare il tuo lavoro. Di seguito elenchiamo alcuni modi per iniziare.

• Etichetta le attività in base alla priorità con i campi personalizzati. Per definire le priorità in modo efficace, è necessario organizzarsi. Crea campi personalizzati speciali in Le mie attività in modo da poter etichettare le attività in arrivo, ad esempio "P0", "P1" o "P2". 

• Ordina le attività in sezioni personalizzate in base alla loro priorità. Si è tentati di passare all'attività più recente, ma se sei un responsabile della definizione delle priorità, sai che non è il modo migliore di lavorare. Crea invece una sezione "priorità alta", in modo da vedere sempre il lavoro più urgente. 

• Organizza automaticamente le attività con le regole. Invece di ordinare manualmente le cose da fare, lascia che sia la sezione Le mie attività a farlo per te. Crea automazioni per ordinare immediatamente il lavoro in sezioni in base al progetto, all'incaricato, ai campi personalizzati e altro ancora. 

• Visualizza le cose da fare su una Bacheca Kanban. A volte è necessario vedere tutte le attività disposte in ordine per scegliere quelle più importanti. Passa da una vista all'altra per visualizzare le tue assegnazioni come elenco, Bacheca Kanban o calendario, quindi trascina le attività per ordinarle in base alla priorità.

Stile di lavoro: il pianificatore

Caratteristiche principali: molte delle tue attività richiedono un notevole impegno in termini di tempo, come scrivere un blog o codificare una pagina web. Non puoi programmarne troppe nello stesso giorno e hai bisogno di un modo per visualizzare e pianificare tutto. 

Funzionalità da utilizzare: vista calendario, monitoraggio del tempo, integrazione con Clockwise

La sezione Le mie attività può svolgere un duplice ruolo come strumento di pianificazione, con funzionalità di calendario che ti consentono di scegliere una scadenza ideale per ogni attività. Ecco come funziona. 

• Scopri come viene distribuito il tuo lavoro nel corso di una settimana o di un mese passando alla vista calendario. Quindi trascina le attività per modificare le date di scadenza, in modo da non lavorare mai su troppe cose contemporaneamente. 

• Registra la durata di ogni attività e stima i requisiti di tempo con la funzionalità di monitoraggio del tempo di Asana. Con dati migliori, puoi pianificare la giusta quantità di tempo per ogni incarico. 

• Pianifica automaticamente i blocchi di tempo per ogni attività con l'integrazione Clockwise di Asana, che si sincronizza con il tuo Google Calendar. Ciò ti consente di riservare il tempo necessario per ogni incarico, senza lasciare che le riunioni riducano il tuo tempo di concentrazione.

Stile di lavoro: pianificazione quotidiana

Caratteristiche principali: hai molti incarichi, ma le date di scadenza variano ampiamente, da oggi a mesi da oggi. Hai bisogno di un modo per restringere il campo di azione a ciò che è in scadenza oggi, domani e questa settimana. 

Funzionalità da utilizzare: sezioni personalizzate, regole

Non è necessario pianificare molto in anticipo per ottenere il massimo da Le mie attività. Ecco come configurarla se preferisci affrontare il lavoro un giorno alla volta. 

• Raggruppa le attività in base alla data di scadenza. Crea sezioni personalizzate per “oggi”, “domani” e “questa settimana”, in modo da vedere sempre cosa c’è di più urgente e cosa c’è in programma. Puoi anche creare una sezione "scadute" per assicurarti di visualizzare e concludere il lavoro importante. 

• Ordina automaticamente le attività con le regole. Invece di riorganizzare manualmente la tua lista di cose da fare ogni giorno, lascia che siano le regole a farlo per te. Usale per organizzare e aggiornare istantaneamente le attività mentre lavori, in modo da dedicare meno tempo alla gestione dell'elenco delle attività e più tempo al lavoro. 

• Usa le regole per inviare notifiche a te stesso quando le date di scadenza si avvicinano o le attività vengono sbloccate. In questo modo, non sarai mai preso alla sprovvista quando ci sono nuove attività importanti all’orizzonte. 

Stile di lavoro: il lavoratore interfunzionale

Caratteristiche principali: lavori su molti progetti diversi e hai bisogno di un modo per visualizzare e acquisire le tue responsabilità all'interno di ciascuno di essi. 

Funzionalità da utilizzare: ordinamento, sezioni personalizzate, integrazione di Zoom, integrazione di Slack

Ammettiamolo: il lavoro interfunzionale è una parte fondamentale di molte mansioni. Ecco perché abbiamo creato Le mie attività, per aiutarti a ottimizzare il tuo carico di lavoro, indipendentemente dal numero di progetti su cui stai lavorando contemporaneamente. Di seguito ti spieghiamo come fare. 

• Ordina le tue attività per progetto, per vedere come il tuo lavoro è suddiviso tra le diverse iniziative interfunzionali. Con una migliore visibilità, puoi assicurarti di affrontare tutte le tue responsabilità. 

• Crea sezioni personalizzate per i diversi tipi di lavoro, come "email", "pagine web" ed "e-book". Questo ti aiuta a visualizzare tutti i diversi tipi di lavoro che hai a disposizione, in modo che niente possa sfuggirti.

• Acquisisci automaticamente le azioni da attuare dalle conversazioni degli stakeholder con l'integrazione Slack di Asana. Assegnale a te stesso in modo che appaiano in Le mie attività, così che nulla ti sfugga. 

• Crea azioni dalle riunioni con l'integrazione di Asana per Zoom, in modo da poter sempre essere responsabile dei passaggi successivi. 

Lavora in modo più intelligente con Le mie attività

A prescindere dal tuo stile di lavoro, la sezione Le mie attività può aiutarti a organizzarti al meglio. Scopri di più su come personalizzare l’elenco delle attività, risparmiare tempo con le automazioni e gestire il lavoro senza problemi su diversi strumenti. 

Vuoi approfondire l’argomento? Per informazioni dettagliate su come utilizzare le mie attività, consulta l'articolo della nostra guida.