Quattro suggerimenti per usare la posta elettronica e Asana insieme

Esistono molti strumenti di comunicazione diversi, ma quando si tratta di lavoro, l’email è solitamente inevitabile. Nessun problema: possiamo aiutarti a lavorare in modo più intelligente integrando il tuo flusso di lavoro di posta elettronica con quello di Asana. Ecco quattro semplici modi per farlo.

Aggiornamenti di Asana a modo tuo

Non devi accedere ad Asana per rimanere informato sul lavoro. Usa le notifiche email per tenere sotto controllo il lavoro più importante per te. Puoi scegliere i tipi di aggiornamenti email e la frequenza con cui riceverli da Asana, tra cui: 

• Aggiornamenti sulle attività: ricevi un'email per ogni @menzione, nuove attività che ti sono state assegnate e notifiche sul completamento delle attività alle quali collabori. Se desideri aggiornamenti frequenti sul lavoro in corso su Asana, questa è l’opzione che fa per te. 

• Solo menzioni: come suggerisce il nome, riceverai un'email ogni volta che sei @menzionato in un'attività o in un thread di commenti. Inoltre, ti faremo sapere quando ricevi un messaggio diretto o ti viene assegnata un'attività.

• Riepiloghi giornalieri: ottieni una panoramica giornaliera delle nuove attività che ti sono state assegnate e delle prossime date di scadenza. Tutti questi aggiornamenti saranno raggruppati in un’unica email, così non dovrai leggerne più di una.

• Resoconti settimanali: se desideri aggiornamenti meno frequenti, ricevi un'email settimanale che include un resoconto sullo stato dei progetti nei tuoi portfolio.

Questi aggiornamenti ti consentono di rimanere informato ovunque ti trovi, soprattutto nei giorni in cui non potrai dedicare molto tempo a lavorare su Asana. E ricorda che tutte le informazioni che inviamo alla tua casella di posta elettronica sono disponibili anche nella posta in arrivo di Asana. Scopri come la posta in arrivo di Asana può fornirti gli aggiornamenti più importanti.

Invia le attività via email direttamente a Le mie attività

È facile perdere traccia di email importanti, che si tratti di file, promemoria, aggiornamenti di progetti o altro. Senza un semplice promemoria per tornare a un'email, le azioni da attuare importanti potrebbero essere trascurate.

Le attività sono il modo migliore per acquisire queste azioni, in modo da sapere sempre cosa deve essere fatto entro quando e chi deve farlo. Asana ti consente di creare facilmente nuove attività direttamente dalla tua email. Ecco come: 

• Inoltra qualsiasi email a x@mail.asana.com. In questo modo, verrà creata un’attività (assegnata a te) nello spazio di lavoro di Asana associato al tuo indirizzo email.

• Puoi anche scrivere una nuova email e trasformarla in un'attività. L’oggetto diventerà il nome dell’attività, mentre il corpo dell’email diventerà la descrizione dell’attività. Inviala a x@mail.asana.com e apparirà magicamente in Le mie attività.

La prossima volta che il tuo manager invia una richiesta alla tua email, ricorda che è facile trasformarla in un'attività di promemoria su Asana.

Lavora dalla tua casella di posta elettronica

Passare costantemente da un’app all’altra può essere un dispendio di tempo e produttività. Se sei già nella tua email, puoi rimanere lì per portare a termine il lavoro su Asana. Quando ricevi un aggiornamento di Asana nella posta in arrivo, ad esempio quando qualcuno ti assegna un'attività, puoi intervenire direttamente dall'email:

• Commentare l’attività: rispondi all’email e il tuo messaggio si trasformerà in un commento all’attività.

• Assegna l’attività a un collega del team: rispondi all’email e aggiungi l’indirizzo email del tuo collega nel campo relativo ai destinatari. L'attività verrà riassegnata al collega del team specificato.

• Aggiungere un collega come collaboratore di un’attività: rispondi all’email e aggiungi l’indirizzo email del tuo collega nel campo CC. Il tuo collega del team verrà aggiunto come collaboratore dell'attività.

Immagina di dover gestire la pianificazione annuale, con molti partner interfunzionali e attività in rapida evoluzione. Poter mettere in copia il tuo collega del team per dargli visibilità come collaboratore può aiutarti a muoverti rapidamente all'interno della tua email e a mantenere il lavoro sotto controllo. 

Integra Asana con la tua piattaforma di posta elettronica

Le integrazioni collegano gli strumenti che già utilizzi ad Asana, riducendo la necessità di passare da un'app all'altra e mantenendo il lavoro sotto controllo. Le nostre integrazioni con Gmail e Outlook ti aiutano a trasformare le email di lavoro in azioni, in modo che la tua casella di posta diventi un'estensione del tuo spazio di lavoro Asana.

Le integrazioni con Gmail e Outlook ti offrono la flessibilità di utilizzare Asana nella tua casella di posta, invece di dover inoltrare email a x@mail.asana.com. Puoi trasformare le conversazioni email in attività, che possono essere assegnate a te o a un collega del team, e puoi anche impostare una data di scadenza.

Combinare le regole con l’integrazione di Gmail consente ai team di inviare automaticamente email da un account. I team possono passare dall’inviare manualmente le email al selezionare trigger che inviano automaticamente un’email ai destinatari selezionati. Se stai lavorando a un progetto che comporta molti aggiornamenti via email, queste integrazioni sono ideali per garantire che il lavoro venga comunque acquisito e condiviso su Asana, senza dover passare da una piattaforma all'altra. Asana Academy offre corsi separati per aiutarti a scoprire le best practice per l'utilizzo di Asana con Gmail e Asana con Outlook.

Lavora in modo più intelligente con Asana e la tua email

Queste funzionalità non solo riducono il disordine nella tua email, ma portano anche la tua casella di posta a un livello superiore, assicurando che ogni azione venga acquisita e che nulla venga trascurato. Collegare i punti tra Asana e la tua email significa un flusso di lavoro più fluido, che ti consente di lavorare in modo più intelligente con maggiore chiarezza ed efficienza.