In che modo Ideal Security utilizza gli AI Teammates per liberare il suo team logistico dal lavoro manuale

Tre volte a settimana, un foglio di calcolo arriva nella Posta in arrivo di Svitlana Zapolska, responsabile acquisti e logistica di Ideal Security. Contiene lo stato più recente di ogni spedizione marittima che il fornitore di ferramenta per porte speciali ha in transito dai fornitori.

Tenere sotto controllo questi aggiornamenti è fondamentale, perché informazioni accurate aiutano Ideal Security a mantenere l'inventario in movimento e la logistica senza intoppi. Ma fino a poco tempo fa, l'aggiornamento di quelle spedizioni comportava molto lavoro noioso per Svitlana. Doveva aprire manualmente ogni file di spedizione, fare un controllo incrociato degli identificativi delle spedizioni e aggiornare riga per riga un lungo elenco di campi su Asana.

Ora, un collega del team Asana AI lo fa per lei.

Quando la maggior parte delle persone pensa all'IA in questo momento, pensa all'automatizzazione del lavoro. C'è quest'altra tendenza di potenziamento del lavoro che per me è più entusiasmante.”

Il costo organizzativo del monitoraggio manuale di 20 spedizioni 

In qualsiasi momento, Ideal Security ha da 15 a 20 spedizioni in corso tra i fornitori in Asia e due magazzini in Nord America. Tre volte a settimana, lo spedizioniere dell’azienda invia un foglio di calcolo di monitoraggio aggiornato con oltre 30 colonne di informazioni per ogni spedizione attiva. Il volume di lavoro aumenta rapidamente, con un massimo di 1.200 colonne di dati in arrivo ogni settimana.

Svitlana era responsabile della lettura di ogni file, dell'abbinamento dei record in base al numero di polizza di carico (HBL) e dell'aggiornamento delle attività di Asana corrispondenti con le informazioni sullo stato corrente. Era un lavoro ripetitivo, ma importante: mantenere le informazioni sulle spedizioni accurate e aggiornate era essenziale per garantire che le operazioni procedessero senza intoppi e che le persone giuste fossero informate.

Poiché ogni campo aggiuntivo comportava un maggiore impegno manuale, il team monitorava solo le informazioni necessarie per mantenere attivi i flussi di lavoro a valle. Tutto il resto veniva tralasciato, perché nessuno aveva il tempo di occuparsene.

“Era un lavoro improduttivo che impediva a [Svitlana] di fare altre cose”, afferma Liohn Sherer, Presidente di Ideal Security. “Era molto tempo che non era davvero prezioso, ma che doveva essere dedicato a quell'attività.”

Come l'AI Teammate monitora le spedizioni marittime 

Per eliminare il lavoro manuale, Sherer ha creato un AI Teammate di Asana e lo ha messo al lavoro al fianco di Svitlana. Ora, quando arriva il file di spedizione, l'AI Teammate entra in azione, utilizzando le istruzioni memorizzate nella sua memoria per elaborare automaticamente ogni spedizione.

Passaggio 1: il file di spedizione arriva su Asana

Il file di spedizione arriva via email e viene inoltrato in un progetto Asana dedicato creato per questo flusso di lavoro.

Passaggio 2: una regola assegna automaticamente il lavoro all'AI Teammate 

Non appena l'attività viene creata, una regola di Asana la assegna all'AI Teammate, aggiunge Svitlana come collaboratrice e rimuove Sherer, che è il titolare dell'automazione di inoltro ma non ha bisogno di seguire ogni aggiornamento della spedizione.

Passaggio 3: l'AI Teammate abbina ogni spedizione

L'AI Teammate legge il foglio di calcolo, identifica ogni spedizione e la abbina all'attività di Asana corretta. Per prima cosa cerca corrispondenze esatte utilizzando i numeri HBL, ma se questi non sono disponibili, può abbinare con sicurezza le spedizioni utilizzando i numeri di ordine di acquisto, i numeri di spedizione e altre informazioni contestuali. Poiché l'AI Teammate ha le istruzioni memorizzate, sa quali informazioni aggiornare, anche quando le spedizioni vengono unite, suddivise o trasferite.

Passaggio 4: l'AI Teammate aggiorna i campi personalizzati per ogni spedizione

Una volta abbinata una spedizione, AI Teammate aggiorna i campi di monitoraggio chiave su Asana, tra cui lo stato della spedizione, la polizza di carico, il numero del container e le date stimate di partenza e arrivo. Mantenere aggiornati questi campi attiva automaticamente i flussi di lavoro a valle che avvisano le persone giuste al momento giusto.

Passaggio 5: l'AI Teammate segnala i valori anomali e pone domande nei commenti 

La maggior parte delle spedizioni viene elaborata automaticamente. Se l'AI Teammate non riesce a identificare una spedizione con sufficiente sicurezza, coinvolge un esperto umano. Il collega del team crea una sottoattività, tagga il membro del team appropriato e condivide le informazioni che non è riuscito a elaborare. Quando qualcuno risponde nei commenti dell'attività, l'AI Teammate riprende da dove aveva interrotto.

Dal monitoraggio minimo funzionante al pieno controllo sulla visibilità

Quando il lavoro veniva svolto manualmente, Ideal Security monitorava solo le informazioni necessarie per mandare avanti il lavoro. Ora il team monitora ciò che Sherer chiama i “nice-to-have”: dati aggiuntivi sulle spedizioni che offrono al team una migliore visibilità, senza creare ulteriore lavoro.

L'AI Teammate garantisce anche una coerenza difficile da ottenere con il lavoro manuale.

“Da molti punti di vista, è più affidabile ed efficace di un essere umano”, afferma Sherer, “perché non si stanca e ha una memoria perfetta”.

C'è anche un vantaggio in termini di flessibilità. Mentre gli approcci tradizionali per automatizzare le attività ripetitive  spesso si interrompono quando i fogli di calcolo cambiano, l'AI Teammate può adattarsi senza che sia necessario ricostruire il processo.

Logistica che funziona senza lavoro manuale

Il file delle spedizioni arriva ancora tre volte a settimana, ma ora Svitlana deve solo creare il record di spedizione iniziale su Asana. A questo punto, subentra l'AI Teammate, che abbina automaticamente le spedizioni e mantiene aggiornate le informazioni. Invece di aggiornare manualmente ogni campo personalizzato, Svitlana può concentrarsi sul lavoro che richiede la sua esperienza e il suo giudizio, mentre l'AI Teammate si occupa del lavoro amministrativo ripetitivo in background.

Quando mostri alle persone ciò che è possibile fare con un AI Teammate, i loro occhi si illuminano. E poi possono iniziare a implementarli da soli. E così tutti questi punti di attrito operativi possono ora iniziare a essere affrontati e risolti.”