Ma affinché The Education Trust–West possa essere promotore degli studenti, ha anche bisogno di un promotore per il proprio lavoro. Entra in scena Elizabeth Calmeyer, Manager of Operations and Talent di Ed Trust–West. Elizabeth gestisce le attività di reclutamento e la distribuzione dei software, nonché le esigenze della filiale, dal trasferimento delle sedi degli uffici alle riunioni del personale. È un compito impegnativo per chiunque, soprattutto senza un sistema unificato per tenere tutto sotto controllo.

Dalle sfide al cambiamento

Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, quasi la metà dei lavoratori negli Stati Uniti ha difficoltà a capire in che modo il proprio lavoro contribuisce alla missione. Le organizzazioni no-profit guidate da una mission, come The Education Trust–West, hanno particolarmente bisogno di avere obiettivi, strategie e tattiche chiari non solo per raggiungere tali mission, ma anche per aiutare il proprio team a capire in che modo contribuisce alla soluzione. Prima di Asana, The Education Trust–West aveva difficoltà con:

• Collaborazione tra team. I passaggi di consegne disorganizzati costringevano i responsabili a supervisionare l’intero processo dall’inizio alla fine e riducevano la fiducia.

• Processi non registrati o poco pratici. Il lavoro veniva duplicato o risultava obsoleto, e si dedicava troppo tempo a ripetere attività di routine.

• Uno strumento di gestione del lavoro poco intuitivo. L’interfaccia poco accattivante e la curva di apprendimento troppo ripida non hanno permesso di soddisfare le esigenze di gestione dei progetti di molti dipendenti.

• Programmi poco chiari. Le programmazioni dei dipendenti e le date chiave a livello di organizzazione non erano visibili a tutti, causando intoppi e una scarsa pianificazione.

Sebbene il team di Education Trust–West disponesse di uno strumento di gestione del lavoro, questo semplicemente non funzionava. Avevano bisogno di una soluzione migliore.

Migliore collaborazione senza uniformità

Quando Elizabeth ha iniziato a lavorare per The Education Trust–West, l’organizzazione aveva appena scelto uno strumento di gestione del lavoro, per il quale lei ha contribuito all’onboarding del team. Nonostante alcuni vantaggi iniziali che hanno contribuito a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda, questi non sono riusciti a compensare le crescenti difficoltà quotidiane.

“Non volevo cambiare strumento, soprattutto perché avevo appena completato l’onboarding del mio team. Eppure continuavo a dover fornire spiegazioni complicate alle persone su come fare le cose e a pensare che non dovesse essere così”, afferma Elizabeth. Poi si è unita a un gruppo pilota interno per trovare una soluzione di gestione del lavoro migliore per l’organizzazione.

Abbiamo provato diversi strumenti, ma il gruppo continuava a rifiutarli. O non erano intuitivi, oppure non corrispondevano ai nostri modelli mentali. Con Asana, abbiamo potuto adattarla al nostro metodo di lavoro, non il contrario.

Mentre il team provava Asana, diversi aspetti hanno attirato la sua attenzione, tra cui:

• È stato facile iniziare con una prova

• Potevano adattare Asana al proprio stile di lavoro, invece di dover si adeguare a un sistema rigido

• Una riduzione delle email grazie ad attività ben definite e a conversazioni più semplici nel contesto appropriato

• Era visivamente accattivante, il che rendeva più stimolante iniziare a usarlo e a collaborare

Coinvolgere il team

Una volta che il team pilota di The Education Trust ha deciso di utilizzare Asana, Elizabeth ha guidato l’implementazione per l’ufficio di Ed Trust–West. Alla ricerca di risorse che la aiutassero a farlo, si è imbattuta in un corso di formazione Asana Together a San Francisco, a cui ha partecipato.

“Ho prestato molta attenzione al modo in cui il team di Asana ci ha formato durante l’evento, che mi ha fornito un modello per la formazione del nostro personale.” Poi è arrivato il momento di trasmettere ciò che aveva imparato al suo team. “Ho creato un progetto di evento e ho chiesto a tutti i presenti di creare attività e aggiungere sezioni. Potevano vedere come i piani si sarebbero integrati e come i loro elementi si sarebbero incastrati.”

Elizabeth ha iniziato a usare Asana per gestire le riunioni, mostrando i progetti affinché tutti potessero vedere l’ordine del giorno e monitorare le azioni da intraprendere durante la riunione. Per continuare a migliorare il percorso di apprendimento, The Education Trust ha anche collaborato con un responsabile del successo dei clienti (CSM) di Asana, che li ha aiutati a creare altri progetti, a progettare processi e a scoprire le best practice.

Creare i migliori playbook

Con l’aiuto di un CSM e di un team che ha completato l’onboarding, The Education Trust ora si affida ad Asana per gestire tantissimi progetti e processi:

• Richieste di lavoro: invece di rispondere a tutto ciò che arriva tramite email o conversazioni, il team di Elizabeth si affida alle attività di richiesta e imposta attività ricorrenti per il lavoro che svolge regolarmente in ufficio.

• Ordini del giorno delle riunioni: condividere l’ordine del giorno in anticipo e visualizzarlo durante una riunione rende le conversazioni più mirate. Elizabeth può registrare meglio le attività di follow-up e le idee che emergono.

• Segnalazioni di opportunità di intervento: non appena qualcuno viene a conoscenza di un’opportunità di intervento, può compilare un modulo e fornire tutte le informazioni di cui Elizabeth ha bisogno per agire di conseguenza. Niente più lunghe comunicazioni su idee dell’ultimo minuto.

• Reclutamento: grazie ai modelli di progetto, Elizabeth può avviare nuove posizioni in pochi clic e chiarire le responsabilità di tutti, in modo che i candidati vivano un’esperienza senza intoppi.

• Onboarding dei neoassunti: con un modello di progetto per l’onboarding dei neoassunti, i nuovi dipendenti possono lavorare più velocemente e i manager hanno la certezza di disporre delle informazioni più aggiornate.

Il massimo dei voti al lavoro e nelle comunità che servono

Da quando è passata ad Asana, The Education Trust–West ha abbandonato tutti i vecchi strumenti, i documenti scoraggianti di più pagine e i lunghissimi fogli di calcolo.

Abbiamo eliminato il nostro documento di onboarding di otto pagine. I dipendenti iniziano con più serenità, avendo a disposizione le informazioni aggiornate di cui hanno bisogno.

Asana ha anche contribuito a “creare maggiore fiducia e trasparenza”, spiega Elizabeth. “Ora incarniamo il principio di assicurarci che ci sia un responsabile chiaro per ogni attività, in modo che il lavoro venga effettivamente svolto.”

The Education Trust–West ha anche migliorato il proprio lavoro strategico. Quest’anno, sono riusciti a pianificare, monitorare e svolgere le loro iniziative per l’accessibilità economica dell’istruzione universitaria con cronologie complete e un modo semplificato di comunicare gli aggiornamenti, riducendo al contempo le email e le riunioni. Uno di questi risultati è stato l’utilizzo di Asana per gestire la pianificazione del California College Affordability Summit. Questo evento ha riunito quasi 600 professionisti ed educatori per identificare le opportunità di aumentare l’accesso agli aiuti finanziari per gli studenti della California e ha dimostrato che il team di The Education Trust–West è pronto a gestire altri eventi.

Sebbene tutto questo sia fantastico per The Education Trust–West, i veri vincitori sono gli studenti e le famiglie che assiste, che ora possono contare su maggiori risorse e su una migliore tutela dei loro interessi. In definitiva, ciò significa che gli studenti e i sostenitori dell’istruzione sono dotati degli strumenti di sensibilizzazione necessari per garantire che le scuole e i distretti della California si adoperino per soddisfare le esigenze dei nostri studenti di colore, a basso reddito e che stanno imparando l’inglese.