Asana ci aiuta a migliorare il coordinamento, la trasparenza e la comunicazione in tutto il college. Monitorando gli OKR e le metriche chiave, posso mantenere una visione chiara e di insieme di tutti i programmi, il che ci aiuta ad affrontare i problemi in modo proattivo e a prendere decisioni tempestive e informate per sostenere i nostri obiettivi istituzionali.

Dott.ssa Monique Umphrey, Rettore/Vicecancelliera esecutiva per gli affari accademici e studenteschi

Allineare gli obiettivi e gli approfondimenti in tempo reale per favorire il successo degli studenti

L'Office of the Provost gestisce un'ampia gamma di responsabilità, dalla supervisione degli affari accademici e studenteschi alla promozione di metriche chiave come i tassi di iscrizione e di laurea. Con così tanti elementi in evoluzione, tra cui l'accreditamento e l'integrazione tecnologica, mantenere il coordinamento può essere difficile.

Utilizzando Asana e gli obiettivi e risultati chiave (OKR), il team può ora monitorare in tempo reale i progressi verso il suo obiettivo di un tasso di completamento del 70% entro il 2030, concentrandosi su iniziative che non solo aiutano gli studenti ad avere successo, ma anche a provare un senso di appartenenza.

Organizzare progetti e risultati su Asana per aumentare l'impatto sugli studenti

• L'ACC registra i suoi OKR e le tattiche associate su Asana, consentendo un chiaro monitoraggio delle metriche chiave come l'iscrizione degli studenti, la fidelizzazione, i tassi di laurea e la conformità.

• Ogni risultato degli studenti e ogni pilastro strategico è definito come un obiettivo, con progetti allineati a ciascuno di essi per garantire la definizione delle priorità, la trasparenza e il coordinamento tra i reparti.

• Asana calcola automaticamente l'avanzamento dell'obiettivo in base agli aggiornamenti del progetto o ai traguardi chiave raggiunti, consentendo di risparmiare tempo sulla creazione di resoconti e garantendo che le risorse siano destinate a iniziative di grande impatto.

Monitorare l'avanzamento e consentire interventi proattivi attraverso il reporting sugli obiettivi

• Il team genera aggiornamenti sullo stato bisettimanali per il rettore su Asana, monitorando l'avanzamento del progetto, i risultati chiave e le aree che richiedono attenzione. Fornisce inoltre approfondimenti aggiornati sulle iniziative che influiscono sulle metriche istituzionali, come i risultati degli studenti.

• Le Dashboard e gli indicatori di stato su Asana (rosso, verde, giallo) aiutano a evidenziare le aree che richiedono un intervento, con il rosso che richiede un'azione immediata da parte del rettore.

• Questo sistema di resoconti proattivo consente al team di identificare le tendenze e affrontare i problemi in tempo reale, piuttosto che aspettare fino a metà semestre per reagire.

Asana ci aiuta a rendere operativi e a visualizzare gli obiettivi dell’ACC, collegando i progetti a livello di reparto ai nostri obiettivi generali e consentendoci di monitorare l’avanzamento in tempo reale. Questa chiarezza ci consente di vedere come tutti stiano contribuendo all'innovazione presso l'università e migliorando i risultati degli studenti.

Dott.ssa Andrea Kehoe, Head of Product, Ufficio del rettore

Fornire un percorso chiaro per la formazione continua

La divisione Teaching and Learning Excellence (TLED) dell’ACC supporta i docenti e i reparti didattici, compreso il team Articulation & University Relations, che svolge un ruolo chiave nell’aiutare gli studenti a gestire il passaggio dall’ACC alle università quadriennali. Creando accordi di articolazione e percorsi di trasferimento, la divisione garantisce che i crediti dei corsi vengano mappati senza problemi per le istituzioni partner. 

In precedenza, questo complesso processo veniva svolto manualmente, senza registri digitali centralizzati, il che rendeva evidente che il team aveva bisogno di un approccio più efficiente. È qui che entra in gioco Asana.

Semplificazione della gestione degli accordi e dei percorsi di trasferimento degli studenti

• Le nuove richieste di accordi di articolazione vengono inviate tramite un modulo Asana che acquisisce in anticipo le informazioni chiave, creando automaticamente attività per consentire un monitoraggio senza intoppi.

• L'attività passa attraverso varie fasi, con un chiaro monitoraggio visivo e una comunicazione acquisita nelle sottoattività, incluse la corrispondenza e le approvazioni dei documenti con i vicecancellieri e i docenti tramite le integrazioni di Gmail e Google Drive.

• Una volta finalizzato, le notifiche automatiche e i flussi di lavoro avvisano gli stakeholder e avviano l’implementazione dell’accordo attraverso comunicazioni di marketing coordinate.

• Per i percorsi di trasferimento degli studenti, Asana converte automaticamente gli accordi finalizzati in nuovi progetti, acquisendo ogni fase di sviluppo del percorso come sottoattività per garantire che nulla venga trascurato.

Abbiamo semplificato il nostro processo, la comunicazione e le approvazioni su Asana. Questo ha fornito al nostro rettore e agli stakeholder la trasparenza di cui hanno bisogno sull'avanzamento e sulle scadenze degli accordi, e garantisce che disponiamo di una documentazione di tutti gli accordi di articolazione e dei percorsi di trasferimento per gli studenti.

Clare Murray, Assistant Director of Articulation and University Relations

Usare Asana per supportare i docenti e migliorare l'apprendimento degli studenti

Nel TLED dell’ACC c’è anche l’Office of Faculty Communications, che mette in contatto i docenti con le risorse e le informazioni di cui hanno bisogno per sostenere il successo degli studenti. Dalle newsletter settimanali ai post su LinkedIn e ai calendari degli eventi, il team gestisce una varietà di iniziative. 

Infine, l'Academic Technology Team supporta docenti e studenti implementando e gestendo tecnologie didattiche come sistemi di apprendimento e strumenti audiovisivi. Il team produce inoltre contenuti video e gestisce l'assistenza tecnica per gli eventi interni, dal live streaming alle grandi conferenze. 

Prima di centralizzare i flussi di lavoro del team, questi dipendenti avevano difficoltà a causa di processi disconnessi, coordinamento inefficiente e trasparenza limitata nei loro numerosi progetti complessi.

Trasformare la ricezione e l'esecuzione dei progetti per migliorare la comunicazione con i docenti

• L'Office of Faculty Communications ora gestisce tutte le richieste di comunicazione tramite Asana, dalle newsletter e dai post sui social media alla pianificazione degli eventi e alle richieste di contenuti, semplificando le richieste in arrivo.

• I reparti inviano un modulo per le loro esigenze di comunicazione, che vengono assegnate e monitorate in base ai requisiti di supporto, mentre i modelli e l'automazione garantiscono che le attività cicliche procedano senza intoppi.

• I progetti più grandi, come workshop ed eventi, vengono monitorati in progetti Asana dedicati. Gli aggiornamenti di stato regolari mantengono gli stakeholder allineati e li incoraggiano a essere proattivi nell'affrontare i rischi.

Centralizzare la pianificazione di eventi e il monitoraggio del budget per fornire supporto più rapidamente

• Per migliorare l'adozione della piattaforma e la competenza, il team Academic Technology organizza corsi di formazione su Asana per docenti e personale dell'ACC, inclusi corsi per principianti e Advanced.

• Le richieste di servizi tecnologici vengono inoltrate tramite moduli Asana ai team appropriati, migliorando il coordinamento tra i reparti (come progettazione didattica, produzione video e utilizzo di centri informatici e software), che in precedenza avveniva in modo isolato.

• Gli eventi importanti, come le conferenze fuori dal campus, sono gestiti su Asana utilizzando modelli che semplificano la pianificazione e garantiscono che tutta la logistica sia coperta, dalla scelta della sede ai dettagli del giorno dell'evento.

• Il monitoraggio degli acquisti e la gestione del budget sono semplificati grazie ai moduli di Asana, che eliminano gli scambi confusi di email. Inoltre, tengono traccia di tutti gli acquisti di software e li aggiungono automaticamente per il prossimo anno fiscale, migliorando la visibilità del budget.

Il nostro lavoro di solito si svolge dietro le quinte, ma gestendo tutto su Asana, possiamo fornire supporto più velocemente e garantire che i docenti abbiano tutto il necessario per offrire esperienze di apprendimento di successo agli studenti.

Matthew Evins, Direttore della tecnologia accademica

Sostituire la comunicazione frammentata con responsabilità e collaborazione

Il team di comunicazione dei servizi agli studenti è impegnato a supportare i programmi di coinvolgimento, successo e consapevolezza per circa 70.000 studenti in tutta l'ACC. Gestisce la comunicazione su più canali, inclusi social media, segnaletica digitale, email e newsletter cartacee tradizionali. Tuttavia, senza un sistema centralizzato, l’eccessivo affidamento sulla posta elettronica ha portato a inefficienze, influendo sulla capacità del team di fornire comunicazioni coerenti e tempestive.

Con Asana, il team ha trasformato il modo in cui gestisce la produzione di creatività, migliorando l'efficienza, l'organizzazione e la visibilità e liberando tempo per il lavoro di impatto.

Flussi di lavoro semplici mantengono tutti organizzati e informati

• Per garantire che il lavoro venga esaminato e assegnato in modo efficiente, le nuove richieste di creatività vengono inviate tramite un modulo che acquisisce in anticipo tutti i dettagli necessari.

• Le sottoattività e le date di scadenza vengono generate e assegnate automaticamente in base ai dati relativi al tipo di richiesta acquisiti nei campi personalizzati, mantenendo i flussi di lavoro organizzati e nei tempi previsti.

• A ogni richiesta viene assegnato un coordinatore dedicato, garantendo ai clienti un unico referente per una comunicazione senza interruzioni (nel frattempo, tutto il lavoro dietro le quinte viene gestito e monitorato in modo efficiente su Asana).

• L’integrazione di Asana con Google Workspace centralizza i file all’interno delle attività, mentre le notifiche automatizzate mantengono gli stakeholder aggiornati sull’avanzamento dei progetti.

• Una Dashboarddi reportistica offre visibilità in tempo reale sullo stato del progetto, sulla disponibilità del team e sui rischi, consentendo una pianificazione proattiva.

Asana ci rende più efficienti. Tutti sanno di quale parte del lavoro creativo sono responsabili. Mentre con l'email non c'è modo di saperlo.

Stefanie Vermillion, Vicedirettrice, Comunicazione per gli affari studenteschi

Uno sguardo al futuro: aumentare l'efficienza e il successo degli studenti con Asana

Concentrandosi sull'efficienza operativa che alimenta l'innovazione e migliora i risultati degli studenti, l'ACC sta perseguendo il suo obiettivo di raggiungere un tasso di completamento del 70% entro il 2030. Continuando a sfruttare Asana, il College garantisce che le risorse siano allineate ai suoi obiettivi strategici, consentendo all'istituto di rispettare la tabella di marcia. In prospettiva, l’ACC sfrutterà le capacità di IA di Asana per semplificare ulteriormente i processi e risparmiare tempo prezioso che potrà dedicare al successo degli studenti.