Elementi in evidenza

• Tempi di risposta più rapidi: i tempi di risposta dell'assistenza interna sono scesi da 5 giorni a 12 ore, migliorando la soddisfazione dei dipendenti. 

• Onboarding dei clienti più rapido: la conclusione delle trattative e l'onboarding dei nuovi clienti sono più rapidi e privi di errori, con conseguente maggiore soddisfazione dei clienti.

• Niente più lavoro perso: progetti e moduli eliminano le attività perse e le scadenze non rispettate, consentendo un rapido completamento del progetto. 

• Meno lavoro amministrativo: l'eccesso di email, riunioni e chat di lavoro è ridotto, lasciando più tempo per il deep work. 

Athena è il servizio ideale per i leader impegnati, che li mette in contatto con assistenti virtuali altamente qualificati in grado di organizzare calendari, lanciare podcast, pianificare compleanni e molto altro. La mission dell'azienda è quella di fornire a persone straordinarie un aiuto esperto, in modo che possano vivere una vita più significativa. 

L'azienda, che privilegia il lavoro da remoto, ha migliaia di clienti in tutto il mondo e oltre 1.500 dipendenti negli Stati Uniti e nelle Filippine. Quando Athena stava attraversando una fase di rapida crescita, sono emerse difficoltà nella gestione dei progetti. Spesso le attività critiche venivano trascurate, poiché il lavoro veniva gestito tramite fogli di calcolo, email e chat. Ciò ha comportato ritardi nel servizio di assistenza, discrepanze nella creazione dei contratti e tempo trascorso a decifrare gli stati dei progetti. 

Per affrontare queste sfide, il team finanziario ha adottato Asana per centralizzare e gestire le richieste relative alle buste paga. I tempi di risposta sono migliorati così rapidamente che Athena ha implementato Asana in tutta l'azienda come soluzione di gestione del lavoro. 

Scoprire i vantaggi di Asana 

Inizialmente, il team finanziario ha scelto Asana per gestire le richieste relative alle buste paga riguardanti operazioni bancarie, date di pagamento e imposte. Monitorare queste richieste via email era difficile: molte venivano trascurate e il team era sovraccarico di lavoro. 

L'utilizzo di Asana ha trasformato il lavoro del team finanziario: 

• Offrire una panoramica chiara degli stati delle richieste per monitorarle e definire le priorità con facilità

• Ridurre lo scambio di email e messaggi di chat, liberando tempo per le richieste di azione   

• Semplificare i flussi di lavoro in modo che attività, responsabilità e scadenze siano chiare a tutti i membri del team

Ispirati dal successo del team finanziario, Maribeth Villon, cofondatrice e Head of Administration, e Ben Organ, Director of Engineering, sono stati i promotori dell’implementazione di Asana a livello aziendale. 

Il nostro team finanziario ha iniziato a utilizzare Asana per gestire le richieste relative alle buste paga, accelerando i tempi di risposta. Abbiamo quindi esteso l'utilizzo a tutta l'azienda per migliorare la gestione dei progetti e la collaborazione, in modo da poter velocizzare l'esecuzione.

Maribeth Villon, cofondatrice e Head of Administration di Athena 

Nuovo modo di lavorare

L'impegno di Athena per una cultura dinamica e incentrata sull'apprendimento ha portato a una rapida implementazione di Asana. Leader come Maribeth e Ben hanno presentato la piattaforma ai loro team, sottolineando l'importanza di gestire il lavoro in un unico posto per aumentare l'efficienza. L'Indice dell'anatomia del lavoro 2023 evidenzia che il 62% della giornata lavorativa viene perso in attività ripetitive, ma il miglioramento dei processi può far risparmiare 4,9 ore alla settimana. I dipendenti hanno riconosciuto che Asana ha reso le attività più facili da gestire e li ha aiutati a completare il lavoro più rapidamente. Esperti nell'uso della tecnologia, i dipendenti hanno trovato facile usare Asana senza molta formazione formale, perché il Centro assistenza Asana ha risposto alle loro domande. 

Operiamo a un ritmo veloce. Grazie all'interfaccia intuitiva di Asana, tutti hanno adottato rapidamente la piattaforma e hanno iniziato a usarla per gestire il proprio lavoro quotidiano.

Maribeth Villon, cofondatrice e Head of Administration di Athena

La vita con la gestione centralizzata dei progetti 

Tutti i dipendenti di Athena ora utilizzano Asana per gestire il lavoro, dall'onboarding e offboarding dei dipendenti allo sviluppo del prodotto. Ora che i loro flussi di lavoro sono organizzati in un unico posto, i team lavorano più velocemente e sono più efficienti. 

Ecco un'anteprima di come i team di Athena utilizzano Asana:

• I processi di onboarding e offboarding dei dipendenti sono semplificati grazie ai modelli di Asana, in modo che nessun passaggio venga dimenticato. Ogni attività viene registrata, dalla creazione di email all'assegnazione delle risorse. Gli assistenti virtuali sono ora pronti a lavorare fin dal primo giorno senza problemi tecnologici o amministrativi. 

• La creazione dei contratti ora richiede la metà del tempo grazie all'automazione. Tramite un'integrazione HubSpot, le trattative concluse attivano immediatamente un'attività di creazione del contratto assegnata al team di assistenza di Athena. Prima di Asana, la creazione dei contratti richiedeva 48 ore e talvolta i contratti venivano dimenticati. Ora, il processo richiede meno di un giorno e nessun contratto viene mai trascurato. 

• Inizialmente, le richieste interne all'help desk venivano gestite esclusivamente su Asana, riducendo i tempi di risposta da 5 giorni a meno di 12 ore. Recentemente, Zendesk è stato introdotto e integrato con Asana, migliorando la sofisticazione del servizio di assistenza di Athena per i dipendenti. 

• Lo sviluppo del prodotto è gestito utilizzando le bacheche Kanban di Asana. Ogni prodotto ha una bacheca che elenca le correzioni di bug e gli obiettivi di sviluppo. Inoltre, c'è una bacheca principale che mostra lo stato di ogni progetto tecnologico in corso. Questo aiuta il team di progettazione a pianificare gli sprint, a distribuire meglio le risorse e a completare i progetti più velocemente. 

• La delega dei clienti viene gestita utilizzando Asana. L'app Athena si integra con Asana trasformando immediatamente le nuove attività per gli assistenti virtuali in attività di Asana. Questa integrazione garantisce che agli assistenti non sfugga mai una richiesta.  Molti clienti preferiscono anche utilizzare Asana direttamente con i loro assistenti virtuali. 

Asana ci ha permesso di essere più reattivi. Siamo in grado di dare la priorità a importanti correzioni di bug e richieste di funzionalità. Con una visione chiara di tutto il lavoro in fase di sviluppo, posso facilmente capire la nostra capacità e pianificare in modo più efficace.

Ben Organ, Director of Engineering, Athena

Aumentare l'efficienza con Asana 

I team di Athena continueranno a utilizzare Asana per gestire il proprio lavoro e collaborare, sia internamente che con i clienti. Leader come Maribeth e Ben mirano a semplificare ulteriormente i flussi di lavoro introducendo i portfolio, perfezionando le automazioni ed esplorando i miglioramenti delle integrazioni. Si tratta di accelerare i flussi di lavoro e garantire che tutti, dai dipendenti ai clienti, ottengano il massimo dal loro lavoro.