Pusatkan permintaan untuk memprioritaskan, menyediakan sumber daya, dan memulai pekerjaan yang tepat

Templat alur kerja penerimaan pekerjaan Asana memberi tim cara sederhana untuk menerima, meninjau, dan merutekan pekerjaan yang masuk tanpa menyortir pengiriman secara manual. Setiap permintaan memasuki alur kerja yang sama, jadi tim dapat melihat hal yang perlu diperhatikan, siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah, dan progres pekerjaan. Dengan automasi bawaan dan dukungan AI, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengumpulkan informasi dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang benar-benar penting.

• Kumpulkan semua pekerjaan yang masuk ke dalam satu alur kerja penerimaan yang konsisten.

  Templat ini menyimpan detail penting melalui formulir bawaan dan menetapkan ID untuk setiap permintaan, memungkinkan tim untuk melacak item kerja dengan mudah. Tim dapat memulai tindak lanjut email dan meninggalkan komentar khusus tim untuk berkolaborasi sebelum memulai pekerjaan.

• Tinjau dan memenuhi syarat permintaan dengan cepat menggunakan AI.

  AI memberi nama pengiriman baru, meminta informasi yang belum tersedia kepada pemohon, dan membuat draf balasan untuk mengurangi komunikasi yang tidak efisien di awal proses penerimaan.

• Tata permintaan menggunakan langkah-langkah status kustom.

  Templat penerimaan menyortir permintaan kerja ke dalam jenis status kustom untuk melihat hal baru, berlangsung, diblokir, atau selesai.

• Terapkan tenggat secara otomatis.

  Aturan menetapkan batas waktu berdasarkan jenis permintaan, yang membantu tim merencanakan pekerjaan tanpa penjadwalan manual.

• Tinjau dan laporkan kinerja dari satu Dasbor.

  Dasbor menampilkan volume permintaan, kecepatan pemrosesan, dan penundaan pada berbagai tahap. Templat penerimaan memberikan metrik, wawasan, bagan, dan grafik real-time kepada tim untuk meningkatkan Alur Kerja dan menghindari penundaan.

Kapan menggunakan templat alur kerja penerimaan pekerjaan

Templat penerimaan pekerjaan paling berguna saat tim Anda membutuhkan cara yang andal untuk menangani pekerjaan yang masuk dari berbagai sumber. Templat ini menawarkan satu lokasi bagi pemohon untuk menentukan kebutuhan mereka, menyertakan detail penting, dan melacak progres tanpa check-in tambahan. Templat alur kerja membantu peninjau mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk memutuskan hal yang harus dilakukan selanjutnya dan melanjutkan pekerjaan dengan lebih sedikit penundaan.

Gunakan templat formulir penerimaan pekerjaan Asana saat tim Anda ingin:

• Mengatur permintaan yang masuk saat permintaan tersebut tiba sepanjang hari.

• Mengganti email, obrolan, atau spreadsheet yang terisolasi dengan satu alur penerimaan.

• Merencanakan beban kerja dengan menetapkan dan menjadwalkan permintaan dalam satu sistem.

• Mendukung kebutuhan layanan berulang, seperti perbaikan fasilitas, bantuan TI, atau tugas onboarding.

• Memberi visibilitas kepada pemohon tentang status pengajuan mereka.

Templat alur kerja permintaan kerja berfungsi dengan baik untuk tim yang mengelola permintaan berulang dan membutuhkan proses penerimaan yang andal agar semua orang tetap memiliki pemahaman yang sama.

Cara menggunakan templat penerimaan kerja

Templat alur kerja penerimaan pekerjaan Asana memberi tim Anda satu tempat untuk mengumpulkan, meninjau, dan mengelola perintah kerja yang masuk. Anda bergerak melalui setiap langkah alur kerja dalam urutan yang konsisten, jadi Anda selalu tahu progres permintaan baru.

Kumpulkan permintaan kerja dengan formulir

Anda mengambil pengiriman baru melalui formulir bawaan dan membuat entri standar untuk setiap permintaan. Anda dapat menyesuaikan formulir permintaan perintah kerja untuk menyertakan Deskripsi pekerjaan, informasi kontak, atau detail lain yang dibutuhkan tim. Templat menetapkan ID tersendiri untuk setiap item, dan tim Anda menambahkan tindak lanjut email atau komentar khusus tim saat kolaborasi diperlukan. Jika manajer fasilitas mengajukan permintaan perbaikan HVAC, formulir mencatat semua informasi yang diperlukan di awal.

Tinjau permintaan kerja dengan AI

AI menetapkan nama untuk setiap permintaan yang masuk, meminta detail yang hilang kepada pemohon, dan menyusun tanggapan untuk meminimalkan komunikasi awal yang tidak efisien. Jika pemohon menghilangkan detail lokasi, AI mengajukan pertanyaan tindak lanjut sebelum melanjutkan.

Atur permintaan kerja menurut status

Tim menggunakan bidang status untuk menempatkan setiap item pada tahap yang benar, seperti Permintaan baru, Memerlukan informasi, Evaluasi, Disetujui, Ditolak, atau Diimplementasikan. Jika permintaan onboarding lintas fungsi berada di "Membutuhkan informasi", status tersebut memberi tahu peninjau hal yang harus dilakukan selanjutnya.

Tetapkan tenggat secara otomatis untuk permintaan

Aturan menetapkan batas waktu berdasarkan jenis permintaan, jadi tim tidak perlu menjadwalkan pekerjaan secara manual. Automasi membuat pekerjaan tetap sesuai jadwal saat volume meningkat. Jika tim Anda selalu menyelesaikan permintaan layanan dasar dalam empat hari, aturan akan segera menerapkan tenggat.

Lacak progres dengan Dasbor

Dasbor menampilkan volume permintaan, kecepatan pergerakan, dan kemacetan alur kerja. Bagan ini membantu tim mengenali pola dan mengubah proses permintaan kerja saat diperlukan. Jika terjadi lonjakan bulanan dalam permintaan pemeliharaan, dasbor akan menyorotinya dan memandu perencanaan sumber daya.

Templat penerimaan Asana berfungsi seperti anggota tim yang menata setiap pengiriman, meminta langkah selanjutnya, dan memandu item melalui peninjauan dan eksekusi. AI membantu tugas penerimaan, aturan membuat pekerjaan terus berjalan, dan dasbor melaporkan progres di setiap tahap.

Ubah cara Anda mengelola permintaan kerja dengan Asana AI. Tinjau permintaan dengan AI.

Biarkan AI menangani pekerjaan remeh sehingga tim dapat berfokus pada keputusan, bukan entri data. Saat permintaan kerja masuk, AI membantu Anda mengatur, menentukan, dan menyelesaikan proses penerimaan, tanpa mengubah Alur Kerja Anda.

• AI menamai setiap permintaan secara otomatis. AI membaca setiap pengajuan dan memberinya judul terperinci, jadi papan penerimaan Anda tidak akan pernah dipenuhi dengan "Pertanyaan singkat" atau "Butuh bantuan" lagi.

• AI menindaklanjuti informasi yang belum tersedia. Saat detail penting seperti ruang lingkup, waktu, atau pemilik tidak ada, AI meminta informasi selengkapnya kepada pemohon. Anda mendapatkan permintaan yang selesai pada tinjauan pertama, dengan lebih sedikit pesan bolak-balik.

• AI membuat draf tanggapan. AI menyarankan teks balasan berdasarkan detail dan status permintaan, baik saat Anda menyetujui, menolak, atau meminta perubahan. Tim Anda dapat meninjau, mempersonalisasi, dan mengirimkannya hanya dengan beberapa klik.