6 kiat menggunakan portofolio, rahasia terbaik Asana untuk perencanaan lintas proyek

Jadi, Anda mengerjakan banyak proyek, dan membutuhkan cara untuk mengelola serta melacak progres di seluruh inisiatif. Terdengar familier? Jika ya, Anda beruntung. Fitur portofolio Asana yang praktis—dan terlalu sering kurang dimanfaatkan—dirancang khusus untuk membantu mengatasi masalah ini. Ini seperti folder untuk proyek Anda, dengan fungsi tambahan yang memberi Anda tampilan menyeluruh dari setiap inisiatif. Portofolio memungkinkan Anda memantau pekerjaan terkait secara sekilas, menunjukkan hal yang sesuai rencana dan yang berisiko, jadi Anda dapat dengan cepat menelusuri informasi selengkapnya saat proyek membutuhkan perhatian Anda. 

Selamat datang di dunia portofolio, rahasia Asana yang tersimpan dengan baik. Berikut lima kiat untuk memulai, jadi Anda tidak melewatkan fitur yang sangat berguna ini. 

1. Selalu beri tahu pemangku kepentingan dan akuntabel, di satu tempat

Sudah berapa kali orang bertanya kepada Anda tentang status suatu inisiatif, atau di mana mereka dapat menemukan informasi? Jika Anda secara rutin mengelola proyek, hal itu mungkin sering terjadi. Portofolio memecahkan masalah ini dengan ruang terpusat tempat setiap orang dapat mengakses pembaruan progres untuk semua proyek dalam portofolio tersebut, sehingga memudahkan untuk menjawab pertanyaan dan terus memberi kabar kepada pemangku kepentingan. Artinya, tidak ada lagi pembaruan yang tersebar—sebaliknya, orang dapat dengan mudah menemukan informasi yang dibutuhkan di satu tempat. 

Berikut cara portofolio dapat menyederhanakan komunikasi pemangku kepentingan: 

• Buat pembaruan status lebih cepat. Alih-alih membuat pembaruan yang memakan waktu dari awal, Asana mempercepat prosesnya dengan menyarankan bagian, tugas, dan milestone yang perlu disebutkan. Tarik dan lepas sorotan yang disarankan, buat bagan secara otomatis, dan banyak lagi. 

• Lihat pembaruan status sebelumnya, jadi Anda memiliki catatan konkret tentang progres yang telah dibuat. 

• Menghubungkan pekerjaan portofolio ke gol perusahaan. Tampilkan gol bisnis menyeluruh yang didukung portofolio Anda, jadi pemangku kepentingan tetap akuntabel dan memahami alasan pentingnya pekerjaan mereka. 

• Tambahkan deskripsi portofolio, pemilik, dan tenggat agar detail penting selalu diingat. Dan saat pemangku kepentingan baru bergabung ke portofolio Anda, mereka memiliki konteks yang dibutuhkan untuk segera memahami situasi terkini. 

2. Dapatkan tampilan umum—seketika

Apakah Anda menggunakan bidang kustom untuk melacak data tugas dalam proyek, seperti waktu yang dihabiskan atau anggaran yang tersedia? Jika demikian, Anda dapat merangkum informasi tersebut secara otomatis dalam portofolio untuk mendapatkan ikhtisar umum yang instan di semua proyek Anda. 

Berikut adalah contoh cara kerjanya: 

1. Lacak data dalam proyek: Bayangkan Anda melacak pekerjaan vendor dalam proyek. Tambahkan bidang pelacakan waktu kustom untuk menghitung secara tepat berapa lama vendor menghabiskan waktu untuk setiap tugas. 

2. Kemudian, tambahkan proyek ke portofolio: Tambahkan proyek manajemen vendor Anda ke portofolio eksekutif, tempat Anda melacak pekerjaan di seluruh perusahaan. 

3. Selanjutnya, rangkum data di seluruh proyek: Tambahkan bidang pelacakan waktu "rollup" ke portofolio eksekutif Anda. Ini merangkum data pelacakan waktu dalam setiap proyek, jadi Anda dapat memantau waktu yang dihabiskan secara sekilas, di seluruh perusahaan.

Voilà —ringkasan otomatis data pelacakan waktu di seluruh proyek, hanya dengan beberapa klik. 

3. Mengatur pekerjaan sesuai keinginan Anda

Hal yang luar biasa tentang portofolio adalah Anda dapat menata sesuai keinginan, tanpa memengaruhi cara orang lain melihat atau mengakses pekerjaan. Itu karena tugas, proyek, dan portofolio dapat berada di beberapa tempat sekaligus, yang berarti Anda dapat menambahkan inisiatif ke portofolio tanpa mengubah tempat penyimpanan semula.  

Berikut ringkasan cara kerja organisasi portofolio: 

• Tambahkan proyek ke portofolio untuk menata pekerjaan terkait di satu tempat. 

• Tambahkan portofolio di dalam portofolio untuk menjaga inisiatif tetap tertata pada tingkat tinggi, seperti folder bertingkat di dalam folder. 

• Tambahkan pekerjaan (proyek atau portofolio) ke beberapa portofolio sekaligus, jadi Anda dapat membuat metode organisasi yang dipersonalisasi tanpa memengaruhi rekan tim. 

Contohnya, bayangkan Anda ingin menambahkan proyek "anggaran lepas" ke portofolio "pelacakan anggaran tahunan" Anda. Saat ini proyek itu sudah ada di dua portofolio lain, yang dimiliki orang lain. Anda masih dapat menambahkannya ke portofolio Anda tanpa mengubah lokasi aslinya.

4. Lacak progres dengan dasbor portofolio

Jika Anda secara rutin menarik data untuk memeriksa progres pekerjaan, Anda tahu betapa memakan waktunya. Namun, dengan portofolio, pelaporan tidak harus menghabiskan banyak waktu. Alih-alih mengumpulkan dan merangkum data di seluruh proyek secara manual, Anda dapat menggunakan fitur dasbor untuk membuat bagan kustom secara otomatis dan memvisualisasikan kinerja inisiatif Anda. 

Apa pun data yang Anda lacak dalam proyek, Anda dapat melaporkannya dengan dasbor portofolio. Dan dengan berbagai opsi bagan, Anda dapat memvisualisasikan informasi menggunakan grafik garis, bagan donat, bagan burnup, dan banyak lagi. Berikut beberapa contohnya: 

• Melacak biaya: Buat grafik garis untuk menunjukkan perubahan biaya dari waktu ke waktu, di setiap proyek dalam portofolio Anda. 

• Memantau status proyek: Visualisasikan tugas mendatang, terlambat, belum terjadwal, dan selesai dengan bagan donat. 

• Memeriksa kinerja: Lacak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas di seluruh proyek. 

5. Memantau beban kerja tim

Secara historis, mengatur staf untuk banyak proyek yang berbeda adalah tugas yang menantang—dan memakan waktu. Portofolio memecahkan masalah ini dengan fitur beban kerjanya, yang memungkinkan Anda melacak bandwidth untuk setiap orang di tim, di setiap proyek dalam portofolio Anda. Artinya, Anda bisa mendapatkan gambaran lengkap tentang cara tim menghabiskan waktu, meskipun mereka mengerjakan proyek yang berbeda. 

Selain melacak bandwidth, Anda juga dapat:

• Tarik dan lepas tugas dalam tampilan beban kerja untuk menugaskan ulang dan menjadwalkan ulang pekerjaan dengan mudah.

• Memindahkan sumber daya antarproyek dalam satu tampilan, tanpa perlu bolak-balik mengeklik. 

• Memvisualisasikan bandwidth mendatang untuk memastikan proyek mendatang memiliki staf yang tepat dan mencegah hambatan sebelum terjadi. 

Catatan: Fitur beban kerja tersedia jika portofolio Anda hanya berisi proyek. Jika portofolio Anda berisi portofolio lain, fitur ini akan berwarna abu-abu.

6. Mengoordinasikan linimasa di berbagai proyek

Saat Anda mengoordinasikan beberapa proyek sekaligus, linimasa dapat dengan mudah membingungkan. Anda mungkin perlu mengatur pekerjaan agar tim tidak kelebihan beban, menyinkronkan hasil akhir di sekitar tanggal peluncuran, atau menyesuaikan beberapa linimasa proyek sekaligus karena adanya penghambat. Tampilan linimasa di portofolio memberi Anda cara untuk memvisualisasikan setiap linimasa proyek di panel yang sama, jadi Anda dapat melihat gambaran lengkap dan dengan mudah melakukan penyesuaian.

Dengan tampilan linimasa, Anda dapat: 

• Melihat linimasa umum setiap proyek dalam portofolio Anda. Melihat tanggal mulai dan akhir proyek, serta milestone penting di semua inisiatif Anda. Dengan tampilan gambaran besar ini, Anda dapat melihat bagaimana jadwal tumpang tindih dan apakah hasil akhir sesuai rencana. 

• Tarik dan lepas milestone dan proyek di linimasa Anda untuk menyesuaikan tenggat secara otomatis dengan sekali klik. 

• Klik setiap proyek untuk tampilan linimasa yang lebih detail dengan tugas dan dependensiindividu—tugas yang tidak dapat dimulai sampai tugas lain selesai. Ini memungkinkan Anda melihat gambaran besar terlebih dahulu, lalu menyelami detail yang lebih kecil sesuai kebutuhan. 

Catatan: Fitur linimasa tersedia jika portofolio Anda hanya berisi proyek. Jika portofolio Anda berisi portofolio lain, fitur ini akan berwarna abu-abu. 

Jangan lewatkan—hemat waktu dan upaya dengan portofolio

Portofolio adalah fitur andalan yang tidak boleh Anda lewatkan, terutama jika Anda mengelola beberapa proyek sekaligus. Kunjungi halaman harga kami untuk mempelajari selengkapnya tentang portofolio, serta cara mendaftar uji coba gratis. 

Ingin menggali lebih dalam? Jelajahi seluk beluk portofolio dengan kursus Asana Academy kami.