Sedang tidak di tempat: 4 cara mempersiapkan liburan Anda dengan Asana
Apa ada yang lebih baik daripada berlibur setelah bekerja keras? Ini saatnya Anda beristirahat, bersantai, dan beristirahat dari tanggung jawab pekerjaan Anda sehari-hari. Namun, mempersiapkan liburan bisa membuat stres. Anda mencoba menyelesaikan tugas, menyerahkan proyek, dan memastikan semua orang tahu siapa yang harus dihubungi jika ada pertanyaan sehingga tidak ada yang luput saat Anda pergi. Namun, dengan sedikit perencanaan pra-liburan, tidak harus seperti ini.
Berikut empat cara menggunakan Asana agar Anda dapat bersantai dan menikmati waktu istirahat yang layak, karena Anda tahu pekerjaan Anda berjalan lancar di kantor:
1. Buat proyek tidak di tempat untuk tim Anda
Memblokir Kalender saat Anda akan berlibur adalah praktik umum. Namun, kalender Anda tidak selalu terkait dengan daftar tugas tim sehingga mudah dilupakan saat merencanakan pekerjaan atau memberikan tugas. Solusi mudah? Buat proyek tidak di tempat di Asana untuk dijadikan referensi Anda dan tim.
Dengan melacak kapan rekan tim tidak ada, Anda dapat memasukkan hal ini ke dalam perencanaan pekerjaan dan penugasan permintaan. Karena tugas dapat berada di beberapa proyek di Asana, tambahkan tugas di luar kantor Anda ke proyek utama, seperti permintaan kreatif atau peluncuran produk, Anda adalah bagian dari proyek sehingga semua orang mengetahui informasi terkini. Dengan cara ini, mereka dapat merencanakan pekerjaan mendatang dengan mempertimbangkan waktu libur Anda.
Cara membuat kalender tidak di tempat tim di Asana:
Klik tombol Tambah Cepat di navigasi atas dan pilih Proyek.
Buat proyek baru untuk jadwal cuti tim Anda.
Buka tab Kalender dan klik ikon filter di kanan atas untuk menyimpannya sebagai tampilan default untuk semua orang.
Tambahkan rekan tim sebagai anggota proyek sehingga mereka dapat menambahkan tugas untuk waktu liburan mereka.
Saat menambahkan tugas baru, gunakan tanggal mulai dan tenggat sehingga durasi waktu istirahat Anda jelas.
Pastikan tugas diberikan kepada siapa saja yang akan berlibur.
Sertakan detail penting dalam deskripsi tugas, seperti informasi kontak darurat.
Tambahkan tugas ke proyek lain yang mungkin terpengaruh oleh liburan Anda sehingga semua orang tahu saat Anda pergi.
2. Buat rencana tidak di tempat
Saat waktu libur Anda makin dekat, pikirkan semua pekerjaan yang saat ini sedang berjalan atau perlu diselesaikan saat Anda pergi. Buat rencana yang menguraikan siapa yang akan mengambil alih setiap bagian pekerjaan dan mencakup tanggung jawab utama saat Anda tidak ada. Dengan cara ini, semua orang akan tahu siapa yang harus dihubungi untuk pertanyaan dan pembaruan.
Untuk liburan singkat, Anda dapat mendokumentasikan rencana Anda langsung di tugas tidak di tempat. Untuk cuti yang lebih panjang, seperti perjalanan beberapa minggu atau cuti keluarga, Anda mungkin ingin membuat proyek khusus untuk rencana Anda. Sertakan informasi tentang pekerjaan utama yang melibatkan Anda, siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu, dokumen yang mungkin dibutuhkan rekan tim, dan cara menghubungi Anda jika terjadi sesuatu. Tambahkan rekan tim dan siapa pun yang perlu mengetahui rencana OOO Anda ke tugas atau proyek sehingga semua orang mendapatkan informasi terkini.
3. Berikan ulang tugas yang masuk tenggat saat Anda tidak ada
Pasti akan ada pekerjaan yang tidak dapat Anda selesaikan sebelum Anda pergi, seperti memposting pembaruan status mingguan atau meninjau pekerjaan yang belum siap. Berdasarkan tanggung jawab yang Anda uraikan dalam rencana, tugaskan ulang tugas-tugas ini kepada rekan tim yang tepat agar mereka dapat menanganinya saat Anda tidak ada. Kemudian, beri komentar pada tugas tersebut agar rekan tim lain tahu siapa yang akan bertanggung jawab atas pekerjaan itu sehingga mereka dapat melanjutkan saat Anda pergi.
4. Perbarui profil Asana Anda menjadi Tidak di tempat
Anda telah membuat rencana tidak di tempat dan semua pekerjaan Anda selesai atau dialihkan. Sekarang, Anda hanya perlu mengatur status menjadi "tidak di tempat" sebelum berangkat. Ini akan menampilkan avatar Anda sebagai tidak di tempat sehingga semua orang tahu Anda tidak tersedia. Jika ingin membuat informasi mudah diakses, Anda juga dapat memperbarui profil dengan detail tentang siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak di tempat, mirip dengan pesan tidak di tempat biasa.
Untuk mengatur status Anda sebagai Tidak di Tempat di Asana:
Klik avatar Anda di sudut kanan bilah atas dan pilih Pengaturan Profil Saya dari menu drop-down.
Perbarui bagian Tentang Saya dengan tautan ke tugas atau proyek OOO, atau sertakan siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada. Jangan lupa untuk memperbarui ini saat Anda kembali.
Aktifkan Indikator Liburan dan tetapkan tanggal Anda akan kembali.
Klik Perbarui Profil untuk memperbarui status Anda menjadi tidak di tempat.
Bonus: Dapatkan info terkini dengan Kotak Masuk dan tugas pengingat
Semoga Anda kembali dari liburan dengan perasaan santai dan segar. Agar perasaan baik itu tetap terjaga, buka Pengaturan Profil Saya, lalu tab Hack. Aktifkan Tugas pengingat dari Kotak Masuk dan Tugas tindak lanjut dari Panel Kanan sehingga Anda dapat dengan mudah membuat tugas pengingat saat membaca pemberitahuan.
Saat menelusuri Kotak Masuk, arsipkan pembaruan yang tidak memerlukan tindak lanjut setelah Anda membacanya, atau buat tugas lanjutan untuk diri sendiri dengan mengeklik Buat Tugas pengingat di sudut kiri bawah pemberitahuan. Dengan cara ini, Anda dapat menindaklanjuti semua hal yang terlewat terlebih dahulu, lalu menindaklanjuti tugas nanti saat Anda kembali bekerja.
Persiapan sebelum perjalanan adalah kunci liburan yang menenangkan
Dengan melakukan perencanaan sebelum liburan, Anda akan merasa tenang karena pekerjaan Anda sudah ditangani saat Anda pergi. Dan jika sesuatu terjadi (karena kita tidak dapat merencanakan setiap skenario), Anda selalu dapat mengakses pekerjaan dari aplikasi seluler kami (tersedia di iOS dan Android). Sekarang, saatnya berlibur. Anda layak mendapatkannya.
Bagaimana Anda bersiap sebelum meninggalkan kantor? Bagikan kiat Anda di komentar di bawah ini!
