Gunakan papan ide untuk kolaborasi tim yang efektif

Saat tim berkumpul untuk menemukan ide-ide baru, banyak percikan ide yang dapat muncul—tetapi mencatat ide dengan benar dengan cara yang masuk akal setelah fakta adalah tantangan baru. Menulis ide di stiker catatan dapat menyenangkan dan efisien dalam sekejap. Tetapi, apa yang terjadi setelah Anda perlu mengubah kertas berwarna merah muda dan hijau neon menjadi item yang dapat ditindaklanjuti yang dapat disajikan kepada tim kepemimpinan Anda?

Menggunakan papan ide digital bukan hanya cara yang efektif untuk bertukar pikiran dengan tim virtual, tetapi juga alat yang sempurna untuk menyimpan semua ide luar biasa (dan tidak begitu luar biasa) Anda di satu tempat. 

Lanjutkan membaca untuk mempelajari selengkapnya tentang berbagai jenis papan ide, manfaat menggunakan papan digital, dan integrasi papan ide Asana yang harus diketahui semua orang.

Apa itu papan ide?

Papan ide adalah kumpulan visual dari pemikiran yang dikurasi oleh tim Anda. Papan ide adalah tempat yang sangat baik untuk mencatat, menata, dan mengedit ide Anda sebelum mengubahnya menjadi rencana tindakan.

Papan ini memiliki berbagai bentuk dan ukuran seperti ide-ide yang dibuat—Anda dapat menuliskannya di selembar kertas kosong, membuat kumpulan stiker catatan di dinding, atau mengumpulkan semua pemikiran tim Anda di papan tulis digital. 

Kapan menggunakan papan ide

Papan ide adalah cara terbaik untuk menyampaikan ide-ide baru dan kreatif. Biasanya, ini terjadi selama sesi curah pendapat. 

Papan ide dapat digunakan untuk mencatat ide saat tim Anda melakukan curah pendapat tentang hal berikut:

• Nama produk

• Konsep kreatif

• Solusi 

• Retrospektif atau post-mortem

• Ide desain

• Konsep periklanan

• Ide acara

• Peningkatan produk atau proses

Semua jenis proses ideasi dapat memperoleh manfaat dari papan ide.

Cara membuat papan ide

Baik Anda menggunakan papan tulis fisik atau papan ide online, langkah-langkah untuk membuatnya cukup mirip. Untuk inspirasi dan penetapan gol jangka panjang, banyak tim juga beralih ke templat papan visi yang menggabungkan visual dengan langkah-langkah terstruktur untuk mempertahankan momentum.

Langkah 1: Tetapkan gol dan pengatur waktu

Sesi curah pendapat hanya dapat berorientasi pada gol jika semua orang mengetahui golnya. Kumpulkan rekan tim dan beri tahu mereka hal yang Anda cari. Tergantung pada sifat curah pendapat, mungkin berguna untuk mempercepat tim Anda sebelum rapat sehingga mereka dapat meneliti dan mempertimbangkan ide sebelumnya. 

Kemudian, setelah Anda siap memulai sesi curah pendapat, atur timer. Curah pendapat yang efektif harus berlangsung antara 15 dan 45 menit. Mengatur pengatur waktu akan membantu tim Anda tetap fokus pada tugas yang ada.

Tergantung pada gol spesifik Anda, sering kali ada baiknya untuk membagi sesi Anda menjadi beberapa bagian yang lebih kecil untuk membantu tim tetap bekerja sesuai rencana.

Dalam curah pendapat tim baru-baru ini untuk ide salinan, tim pemasaran kami menghabiskan sepuluh menit pertama untuk menemukan tema dan sepuluh menit berikutnya untuk menemukan ide salinan spesifik untuk tema tersebut. Saat Anda menambahkan batasan waktu ke curah pendapat, tim Anda cenderung langsung bekerja dan tetap fokus—daripada menunggu untuk merasakan inspirasi.”

Langkah 2: Ciptakan lingkungan yang terbuka dan positif

Rekan tim Anda akan jauh lebih terbuka untuk menyumbangkan ide mereka jika mereka tidak merasa terintimidasi atau takut untuk menyampaikan ide yang buruk. Bahkan, Anda dapat meminta "ide buruk" dari tim di awal curah pendapat untuk menghilangkan tekanan dari mereka dan membuat kreativitas mengalir. Siapa tahu, mungkin salah satu dari "ide buruk" ini adalah ide brilian yang tersamar.

Langkah 3: Tentukan notulen atau berkolaborasi secara virtual

Saat Anda mengumpulkan anggota tim di ruang fisik yang sama, tentukan seorang pencatat untuk mencatat semua ide selama curah pendapat. Ada baiknya menggunakan alat curah pendapat digital yang memungkinkan Anda untuk segera membagikan ide setelah rapat tanpa harus menyalinnya terlebih dahulu. 

Jika Anda menggunakan papan ide dalam pengaturan jarak jauh, bagikan templat curah pendapat virtual kepada rekan tim Anda. Dengan begitu, mereka dapat berkolaborasi di papan ide secara real time atau secara asinkron sesuai jadwal mereka sendiri.

Langkah 4: Diskusikan ide

Setelah semua ide dicatat, pelajari satu per satu. Tergantung pada jumlah ide yang dihasilkan tim, Anda dapat memilih yang terbaik terlebih dahulu dan mengurangi jumlah ide yang akan Anda diskusikan secara detail.

Beri kesempatan kepada dalang di balik setiap ide untuk menjelaskan lebih lanjut apa yang mereka pikirkan, ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi pemikiran mereka, dan undang orang lain untuk menambahkan ide. Terus catat semua tambahan ini untuk membuat kumpulan ide yang menyeluruh.

Langkah 5: Edit papan ide

Terakhir, edit papan ide dengan mengarsipkan atau menghapus ide yang tidak akan menjadi pilihan akhir dan menyoroti ide yang ingin Anda ubah menjadi item tindakan. Papan ide digital akan membuat langkah ini jauh lebih mudah bagi tim Anda, karena Anda dapat menarik dan melepas item bolak-balik dan membuat dokumen yang lebih tertata dan terstruktur. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengesampingkan ide dan menyimpannya untuk curah pendapat berikutnya tanpa risiko kehilangan ide tersebut.

Jenis papan ide

Untuk memulai, ada papan ide fisik dan digital. Anda dapat mengumpulkan ide dan informasi di kertas, papan tulis, stiker catatan, dinding kaca—atau Anda dapat menggunakan cara digital, yang membuat berbagi ide Anda dengan anggota tim di berbagai kantor atau bahkan negara menjadi jauh lebih mudah.

Papan ide hadir dalam berbagai bentuk dan desain:

• Bagan atau papan: Papan ide ini memungkinkan Anda untuk mengatur ide ke dalam berbagai kategori saat bertukar pikiran. Salah satu alat yang paling populer adalah Papan Kanban yang mengurutkan ide Anda menjadi tugas. Contoh, Papan Kanban Anda mungkin memiliki kolom yang menunjukkan tugas yang harus dikerjakan, tugas yang sedang berlangsung, dan tugas yang sudah selesai.

• Peta atau klaster pikiran: Diagram ini adalah cara terbaik untuk  memvisualisasikan hubungan antaride. Anda dapat menggunakan hubungan ini untuk lebih menyoroti prioritas melalui hierarki.

• Papan suasana hati: Jika Anda mengerjakan sesuatu yang lebih kreatif, seperti desain produk baru atau kampanye periklanan, buat papan ide yang berisi gambar, warna, dan ilustrasi untuk mengumpulkan ide baru.

Manfaat papan ide digital

Menggunakan papan ide digital atau virtual daripada papan fisik dapat bermanfaat bagi tim Anda dalam banyak hal.

• Inklusivitas: Semua orang di tim Anda dapat terlibat. Karena papan ide diisi secara digital, bahkan anggota yang lebih pendiam di tim Anda memiliki kesempatan untuk menyumbangkan ide tanpa merasa menjadi pusat perhatian.

• Kemampuan berbagi: Baik Anda melakukan sesi curah pendapat virtual atau rapat dengan tim di ruang fisik yang sama, Anda dapat dengan mudah membagikan papan ide kepada semua orang. Tidak perlu lagi mengambil gambar papan tulis dan mencoba menguraikan tulisan tangan yang ditulis sembarangan—membagikan dan mengedit ide Anda tidak pernah semudah ini.

• Pengeditan tanpa batas: Berbicara tentang pengeditan, karena papan ide Anda bersifat digital, Anda dapat menambahkan, menghapus, dan menyusun ulang papan sebanyak dan sesering yang Anda inginkan tanpa membuat kekacauan stiker catatan. 

• Fleksibilitas: Terkadang, anggota tim tidak selalu tersedia pada saat yang sama. Jika Anda mengelola tim yang tersebar secara geografis atau jarak jauh, papan ide digital memungkinkan rekan tim Anda untuk menambahkan ide mereka pada waktu mereka sendiri.

• Organisasi: Dengan papan ide digital, Anda tidak perlu khawatir membuat desain atau urutan sebelum menuliskan ide. Pilih templat papan ide yang sesuai dengan visi Anda dan mulai curah pendapat. Semua ide tim Anda akan disimpan secara real time, dan dapat diatur dengan mengklik satu tombol. Ide yang tidak Anda butuhkan sekarang, tetapi ingin Anda simpan untuk referensi di masa mendatang dapat diarsipkan dan muncul kembali di lain waktu.

• Detail: Anda dapat menambahkan tautan, gambar, video, atau dokumen ke papan ide digital untuk lebih mendukung poin Anda. Ini memudahkan Anda menyimpan semua ide di satu tempat dan menghubungkan informasi yang relevan.

• Implementasi mudah: Setelah Anda memilih ide favorit, yang harus Anda lakukan adalah menyalin dan menempelkannya ke kalender, alat Papan Kanban, atau perangkat lunak manajemen kerja.

Menggunakan papan ide digital di Asana

Asana dapat membantu Anda membagikan papan ide digital kepada tim menggunakan integrasi seperti Lucidchart. Satukan semua alat dan ide Anda di satu tempat sehingga Anda dapat berfokus pada hal yang benar-benar penting: terhubung dengan tim Anda untuk melakukan curah pendapat tentang ide inovatif.

Lucidchart 

Lucidchart memungkinkan Anda untuk membuat diagram virtual dan papan ide. Dengan Lucid visual collaboration suite, Anda dapat dengan cepat dan mudah memetakan curah pendapat, proses, sistem, dan orang-orang dalam organisasi. Berkat integrasi dengan Asana, Anda dapat dengan mudah membagikan diagram dan papan ide kepada tim.

Ambil tindakan berdasarkan ide

Papan visualisasi tidak hanya berguna saat Anda melakukan curah pendapat untuk ide-ide baru. Papan ini juga dapat membantu Anda mengatur daftar tugas dengan mengurutkan item tindakan ke dalam kategori yang membantu Anda melacak progres setiap tugas. 

Papan Kanban virtual adalah tempat yang tepat untuk membuat ikhtisar dinamis pekerjaan proyek Anda sehingga tim Anda dapat terus mendapatkan informasi terbaru tentang hal yang perlu diselesaikan, hal yang sedang berlangsung, dan hal yang telah selesai.