Gunakan papan ide untuk kolaborasi tim yang efektif

Saat tim berkumpul untuk menghasilkan ide-ide baru, banyak ide cemerlang dapat muncul—tetapi mencatat ide dengan benar dengan cara yang masuk akal setelahnya adalah tantangan baru. Mencatat ide di stiker catatan mungkin menyenangkan dan efisien untuk saat ini. Namun, apa yang terjadi setelahnya saat Anda perlu mengubah kertas berwarna merah muda dan hijau neon menjadi item yang dapat ditindaklanjuti yang dapat dipresentasikan kepada tim kepemimpinan Anda?

Menggunakan papan ide digital bukan hanya cara efektif untuk bertukar pikiran dengan tim virtual, tetapi juga alat yang sempurna untuk menyimpan semua ide luar biasa (dan tidak begitu luar biasa) Anda di satu tempat. 

Baca terus untuk mempelajari selengkapnya tentang berbagai jenis papan ide, manfaat menggunakan papan digital, dan integrasi papan ide Asana yang harus diketahui semua orang.

Apa itu papan ide?

Papan ide adalah kumpulan visual pemikiran yang dipilih oleh tim Anda. Papan ide adalah tempat yang sangat baik untuk mencatat, menata, dan mengedit ide sebelum mengubahnya menjadi rencana tindakan.

Papan ini memiliki berbagai bentuk dan ukuran sesuai ide yang tercakup di dalamnya—Anda dapat menuliskannya di selembar kertas kosong, membuat kumpulan stiker catatan di dinding, atau mengumpulkan semua pemikiran tim di papan digital. 

Kapan menggunakan papan ide

Papan ide adalah cara terbaik untuk membahas ide-ide segar dan kreatif. Biasanya, itu terjadi selama sesi brainstorming. 

Papan ide dapat digunakan untuk mencatat ide saat tim melakukan curah pendapat untuk hal berikut:

• Nama produk

• Konsep kreatif

• Solusi 

• Retrospektif atau post-mortem

• Ide desain

• Konsep periklanan

• Ide acara

• Peningkatan produk atau proses

Setiap jenis proses ideasi dapat memperoleh manfaat dari papan ide.

Cara membuat papan ide

Baik menggunakan papan tulis fisik atau papan ide online, langkah-langkah membuatnya cukup mirip. Untuk inspirasi dan penetapan gol jangka panjang, banyak tim juga beralih ke templat papan visi yang menggabungkan visual dengan langkah-langkah terstruktur untuk mempertahankan momentum.

Langkah 1: Tetapkan gol dan timer

Sesi curah pendapat hanya dapat berorientasi pada gol jika semua orang tahu apa golnya. Kumpulkan rekan tim dan beri tahu mereka hal yang Anda cari. Bergantung pada sifat curah pendapat, akan sangat membantu untuk memberi tim Anda informasi terkini sebelum rapat sehingga mereka dapat meneliti dan mempertimbangkan ide-ide sebelumnya. 

Kemudian, setelah Anda siap memulai sesi brainstorming, atur timer. Curah pendapat yang efektif harus berlangsung antara 15 dan 45 menit. Mengatur timer akan membantu tim tetap fokus pada tugas yang ada.

Tergantung pada gol spesifik Anda, sering kali akan sangat membantu untuk membagi sesi Anda menjadi beberapa bagian yang lebih kecil guna membantu tim tetap bekerja sesuai rencana.

Dalam curah pendapat tim baru-baru ini untuk ide salinan, tim pemasaran kami menghabiskan sepuluh menit pertama untuk menghasilkan tema dan sepuluh menit berikutnya untuk menghasilkan ide salinan spesifik untuk tema tersebut. Jika Anda menambahkan batasan waktu ke curah pendapat, tim Anda lebih mungkin untuk langsung bekerja dan tetap fokus—daripada menunggu untuk merasa terinspirasi.”

Langkah 2: Ciptakan lingkungan yang terbuka dan positif

Rekan tim akan jauh lebih terbuka untuk menyumbangkan ide saat mereka tidak merasa terintimidasi atau takut untuk mengajukan ide yang buruk. Sebenarnya, ada baiknya untuk meminta tim menyampaikan "ide-ide buruk" di awal curah pendapat untuk menghilangkan tekanan dan membuat alur kreatif tetap mengalir. Siapa tahu, mungkin salah satu dari "ide buruk" ini ternyata ide yang brilian.

Langkah 3: Tetapkan notulis atau berkolaborasi secara virtual

Saat Anda mengumpulkan anggota tim di ruang fisik yang sama, tugaskan seorang pencatat untuk menuliskan semua ide selama sesi curah pendapat. Akan sangat membantu jika menggunakan alat curah pendapat digital yang memungkinkan Anda untuk segera membagikan ide setelah rapat tanpa harus menyalinnya terlebih dahulu. 

Jika Anda menggunakan papan ide dalam lingkungan jarak jauh, bagikan templat curah pendapat virtual kepada rekan tim. Dengan begitu, mereka dapat berkolaborasi di papan ide secara real time atau secara asinkron sesuai jadwal mereka sendiri.

Langkah 4: Diskusikan ide

Setelah semua ide dicatat, bahas satu per satu. Tergantung pada jumlah ide yang dihasilkan tim, akan sangat membantu jika memilih yang terbaik terlebih dahulu dan mengurangi jumlah ide yang akan Anda diskusikan secara detail.

Beri kesempatan kepada dalang di balik setiap ide untuk menjelaskan lebih lanjut tentang apa yang mereka pikirkan, ajukan pertanyaan untuk memperjelas pemikiran mereka, dan undang orang lain untuk menambahkan ide. Terus catat semua tambahan ini untuk membuat kumpulan ide yang menyeluruh.

Langkah 5: Edit papan ide

Terakhir, edit papan ide dengan mengarsipkan atau menghapus ide yang tidak akan masuk ke tahap akhir dan menyoroti ide yang ingin Anda ubah menjadi item tindakan. Papan ide digital akan mempermudah langkah ini bagi tim Anda karena Anda dapat menarik dan melepas item bolak-balik dan membuat dokumen yang lebih tertata dan terstruktur. Ini juga memungkinkan Anda untuk menyimpan ide untuk sesi curah pendapat berikutnya tanpa risiko kehilangan ide tersebut.

Jenis papan ide

Untuk memulai, ada papan ide fisik dan digital. Anda dapat mengumpulkan ide dan informasi di kertas, papan tulis, stiker catatan, dinding kaca—atau Anda dapat menggunakan cara digital, yang membuat berbagi ide dengan anggota tim di berbagai kantor atau bahkan negara jauh lebih mudah.

Papan ide memiliki berbagai bentuk dan desain:

• Bagan atau papan: Papan ide ini memungkinkan Anda untuk menata ide ke dalam berbagai kategori saat melakukan curah pendapat. Salah satu alat yang paling populer adalah Papan Kanban yang menyortir ide Anda ke dalam tugas. Misalnya, Papan Kanban Anda mungkin memiliki kolom yang menunjukkan tugas terbuka, tugas yang sedang berlangsung, dan tugas yang selesai.

• Peta konsep atau klaster: Diagram ini adalah cara terbaik untuk  memvisualisasikan hubungan antaride. Anda dapat menggunakan koneksi ini untuk lebih menyoroti prioritas melalui hierarki.

• Papan mood: Jika Anda mengerjakan sesuatu yang lebih kreatif, seperti desain produk baru atau kampanye iklan, buat papan ide yang berisi gambar, warna, dan ilustrasi untuk mengumpulkan ide-ide baru.

Manfaat papan ide digital

Menggunakan papan ide digital atau virtual, bukan fisik, dapat bermanfaat bagi tim Anda dalam banyak hal.

• Inklusivitas: Semua orang dalam tim Anda dapat terlibat. Karena papan ide diisi secara digital, bahkan anggota tim yang lebih pendiam memiliki kesempatan untuk menyumbangkan ide tanpa merasa menjadi pusat perhatian.

• Kemudahan berbagi: Baik Anda melakukan sesi curah pendapat virtual atau rapat dengan tim di ruang fisik yang sama, Anda dapat dengan mudah membagikan papan ide kepada semua orang. Tidak perlu lagi memotret papan tulis dan mencoba menguraikan tulisan tangan yang tidak jelas—berbagi dan mengedit ide kini menjadi sangat mudah.

• Pengeditan tanpa batas: Berbicara tentang pengeditan, karena papan ide Anda bersifat digital, Anda dapat menambahkan, menghapus, dan menata ulang papan sebanyak dan sesering yang Anda inginkan tanpa membuat kekacauan stiker catatan. 

• Fleksibilitas: Terkadang, anggota tim tidak selalu punya waktu yang sama. Jika Anda mengelola tim yang tersebar secara geografis atau jarak jauh, papan ide digital memungkinkan rekan tim untuk menambahkan ide kapan saja.

• Organisasi: Dengan papan ide digital, Anda tidak perlu mengkhawatirkan desain atau urutan sebelum menuliskan ide. Pilih templat papan ide yang sesuai dengan visi Anda dan mulai curah pendapat. Semua ide tim akan disimpan secara real time dan dapat diatur dengan mengklik tombol. Ide yang tidak Anda butuhkan saat ini, tetapi ingin disimpan untuk referensi di masa mendatang dapat diarsipkan dan muncul kembali di lain waktu.

• Detail: Anda dapat menambahkan tautan, gambar, video, atau dokumen ke papan ide digital untuk mendukung poin Anda lebih lanjut. Ini mempermudah Anda menyimpan semua ide di satu tempat dan menghubungkan informasi yang relevan.

• Implementasi yang mudah: Setelah memilih ide favorit, Anda hanya perlu menyalin dan menempelkannya ke kalender, alat Papan Kanban, atau perangkat lunak manajemen kerja.

Menggunakan papan ide digital di Asana

Asana dapat membantu Anda membagikan papan ide digital kepada tim menggunakan integrasi seperti Lucidchart. Satukan semua alat dan ide Anda di satu tempat agar Anda dapat berfokus pada hal yang benar-benar penting: terhubung dengan tim untuk melakukan curah pendapat terkait ide-ide inovatif.

Lucidchart 

Lucidchart memungkinkan Anda membuat diagram virtual dan papan ide. Dengan rangkaian kolaborasi visual Lucid, Anda dapat memetakan curah pendapat, proses, sistem, dan orang-orang di organisasi dengan cepat dan mudah. Berkat integrasi dengan Asana, Anda dapat dengan mudah membagikan diagram dan papan ide kepada tim.

Ambil tindakan berdasarkan ide

Papan visualisasi tidak hanya membantu saat Anda melakukan curah pendapat untuk ide-ide baru. Papan ini juga dapat membantu Anda menata daftar tugas dengan menyortir item tindakan ke dalam kategori yang membantu melacak progres setiap tugas. 

Papan Kanban virtual adalah tempat yang sempurna untuk membuat ikhtisar dinamis tentang pekerjaan proyek Anda sehingga tim Anda dapat terus mengetahui hal yang perlu diselesaikan, yang sedang berlangsung, dan yang telah selesai.