7 alat perencanaan acara yang dibutuhkan setiap manajer acara

Perencanaan acara adalah bisnis yang membuat stres. Faktanya, dalam daftar tahunan CareerCast tentang pekerjaan paling menegangkan, koordinator acara berada tepat setelah petugas polisi, pilot maskapai, dan pemadam kebakaran. Terutama pada 2020, ketika begitu banyak perencana acara harus mengubah sebagian besar acara tatap muka menjadi acara virtual karena pandemi, bekerja di bidang acara tidak pernah membosankan.

Menyelenggarakan acara—baik secara langsung maupun virtual—membutuhkan kemampuan multitasking yang serius dan tingkat organisasi yang ahli. Itulah sebabnya ada begitu banyak aplikasi di pasaran saat ini—alat yang dapat membantu Anda menangani hampir setiap aspek penyelenggaraan, pelaksanaan, dan tindak lanjut acara.

Sebenarnya, jumlahnya terlalu banyak.

Anda ingin menghabiskan waktu untuk berfokus melakukan pekerjaan yang luar biasa, bukan pada kerja tentang kerja yang terkait dengan mengelola alat yang rumit atau melacak informasi. Golnya adalah mencari tahu masalah yang Anda coba pecahkan, dan menggunakan alat yang tepat (dan hanya alat tersebut) untuk mewujudkannya.

Berikut tujuh alat yang dapat Anda andalkan untuk menyederhanakan manajemen acara dan menjadi lebih produktif.

Alat manajemen hubungan pelanggan (CRM)

Tidak ada alat yang lebih penting daripada CRM (alat manajemen hubungan pelanggan) untuk bisnis yang peduli dengan pelanggan, yaitu setiap bisnis yang menyelenggarakan acara. CRM membantu Anda mengatur informasi peserta dan menjaga hubungan yang erat sebelum dan sesudah acara.

Mengumpulkan informasi peserta secara efisien dan akurat sangat penting. Setelah Anda memiliki informasi peserta, prospek, atau pelanggan yang disimpan di CRM, Anda dapat melacak dan mengelola perjalanan setiap orang dari waktu ke waktu—semoga mencapai "penutupan yang sukses". Melacak perjalanan mereka adalah kunci untuk menunjukkan ROI setiap acara yang Anda selenggarakan dan dampak tim Anda terhadap pendapatan.

Berikut dua opsi terbaik:

1. Salesforce: Salesforce adalah CRM canggih yang juga terintegrasi dengan banyak alat lain. Ini akan membantu Anda membuat, menindaklanjuti, dan memelihara prospek dengan mulus sebelum dan sesudah acara Anda.

2. Hubspot: Meskipun bukan raksasa teknologi seperti Salesforce, Hubspot memiliki CRM yang andal, banyak integrasi, dan Hubspot Academy. Selain itu, mereka memiliki versi gratis jika Anda ingin mencoba sebelum berkomitmen atau memiliki kendala anggaran.

Cara mengelola registrasi peserta

Ada dua sisi dari koin ini: sisi peserta dan sisi Anda, sebagai manajer acara.

Untuk peserta, guna mendapatkan jumlah pendaftar terbanyak, Anda perlu memiliki proses pendaftaran yang lancar dan mulus bagi pengguna. Di pihak Anda, Anda memerlukan perangkat lunak dengan back-end yang memungkinkan Anda mengelola pendaftaran tanpa stres atau kejutan dan mengatur semua data berharga yang telah Anda kumpulkan dengan cara yang dapat digunakan dan bermakna.

Alat yang Anda pilih harus lebih dari sekadar transaksi sederhana dan membantu Anda mengelola acara dari awal hingga akhir. Alat ini juga harus memberi Anda data dan pelaporan berharga yang dapat digunakan untuk membuat keputusan strategis pada waktu yang tepat. Berikut dua alat yang kami rekomendasikan:

3. Eventbrite: Dengan Eventbrite, Anda akan mendapatkan wawasan mendetail tentang orang-orang yang menghadiri acara Anda dengan akses ke analitik visual, bagan, dan laporan. Selain itu, Eventbrite Organizer app membantu Anda melacak penjualan tiket di ponsel secara real-time, memfasilitasi check-in acara seluler, dan terus mendapatkan informasi terbaru dengan pelacakan kehadiran langsung.

4. Bevy: Bevy adalah alat yang memungkinkan Anda menyelenggarakan acara komunitas, baik secara langsung maupun virtual. Ini adalah platform lengkap yang membantu Anda merencanakan, mempromosikan, dan melaksanakan semua jenis acara. Platform ini juga memiliki analitik untuk memberi Anda gambaran lengkap dan terintegrasi dengan alat lain yang Anda gunakan.

Keterlibatan email untuk peserta

73% profesional acara mengatakan email adalah strategi pemasaran terbaik untuk ditingkatkan pada 2019, menurut survei Eventbrite terbaru. Untuk berkomunikasi (dan tetap berkomunikasi) dengan calon peserta, tidak ada saluran yang lebih baik.

Pada saat yang sama, 52% profesional acara mengatakan mereka merasa akan lebih sulit untuk mendorong penjualan melalui email pada 2019. Itulah sebabnya platform pemasaran email sangat penting untuk melacak upaya Anda dan meningkatkan penjualan Anda.

Berikut dua opsi andal untuk berkomunikasi dengan peserta melalui email:

5. Marketo: Marketo adalah pemain dominan di dunia pemasaran email. Keunggulan Marketo adalah kemampuan untuk melacak perilaku dan mendorong kampanye ke orang-orang tertentu. Jika Anda menjalankan acara untuk prospek yang ingin Anda tindak lanjuti, rawat, dan kemudian serahkan ke penjualan, Marketo adalah pilihan yang tepat.

6. Iterable: Iterable adalah alat pemasaran email yang bagus untuk menjangkau banyak orang yang sudah menjadi pengguna produk Anda. Jika Anda menyelenggarakan acara pelanggan, Iterable mungkin alat yang ideal untuk Anda.

Perencanaan proyek acara

Saat acara berjalan lancar, peserta dapat menikmatinya dengan mudah, baik di ballroom di pusat konvensi atau duduk di sofa sambil menonton webinar. Namun, agar hal itu terjadi, perencana acara harus menyusun semua strategi untuk terus memegang kendali atas setiap detail dan Batas waktu.

Di situlah platform manajemen kerja, seperti Asana, berperan.

7. Asana: Gunakan Asana untuk membuat proyek untuk setiap acara yang Anda kelola dan isi dengan setiap langkah dalam jadwal workback Anda. Kemudian, bagikan proyek (dan alur kerja, peran, dan batas waktu) kepada siapa saja dalam organisasi yang terlibat dalam acara tersebut, sehingga mereka tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa dan tenggatnya, serta dapat memantau progres saat Anda merencanakan.

Dari sesi curah pendapat pertama hingga menetapkan tugas kepada pemangku kepentingan dan melacak milestone, platform manajemen kerja memungkinkan Anda untuk melacak setiap detail di satu tempat. Dengan berbagai cara memvisualisasikan pekerjaan, Anda dapat dengan mudah beralih antara daftar dan kalender atau linimasa, atau menyiapkan templat kalender acara untuk mengatur milestone dan batas waktu selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan.

Agar setiap isyarat dan transisi tetap terlihat pada hari acara, pertimbangkan untuk menambahkan templat jadwal acara atau templat run-of-show di samping templat perencanaan acara yang dapat disesuaikan. Ini memberi tim Anda linimasa bersama untuk pembicara, tugas, dan detail produksi.

Alat perencanaan acara hanyalah permulaan

Saat memilih alat perencanaan acara yang terintegrasi dengan baik, Anda mendapatkan lebih dari nilai uang Anda dari masing-masing alat. Makin sedikit hal yang perlu Anda khawatirkan terkait alat dan tech stack, makin banyak waktu yang Anda miliki untuk berkonsentrasi pada penyelenggaraan acara yang luar biasa.