7 penyebab kekacauan kalender konten—dan cara mengatasinya
Ringkasan
Mulai postingan blog yang berwawasan hingga kampanye media sosial yang menarik, setiap konten yang dibuat merek Anda berfungsi sebagai landasan identitasnya. Namun, makin banyak konten yang dibuat organisasi, makin rumit tugas mengelola kalender konten.
Jika Anda mengalami kekacauan konten, Anda tidak sendirian. Dengan alat dan teknik yang tepat, Anda dapat mengubah kekacauan itu menjadi kejelasan. Mari kita telusuri tantangan umum dalam manajemen kalender konten—dan solusinya—agar Anda dapat menyederhanakan strategi konten dan memperkuat dampaknya.
Jangkau pelanggan dengan konten yang mereka sukai
Pelajari cara Asana dapat membantu tim Anda memetakan corong penjualan, membuat konten yang relevan, dan meluncurkan kampanye yang efektif.
1. Anda kurang memiliki visibilitas ke konten yang dipublikasikan dan yang akan datang
Dalam hal mengelola kalender konten, tim kesulitan mempertahankan tampilan yang jelas tentang apa yang dipublikasikan dan apa yang akan datang. Dengan begitu banyak jenis konten yang harus dilacak—seperti artikel blog, buku pedoman, postingan media sosial, webinar, konten acara, dan banyak lagi—memahami bagaimana semuanya cocok, dan posisi semua hal dalam hal proses dan progres, bukanlah tugas yang mudah. Selain itu, alat dan platform yang terputus-putus dapat menyebabkan silo, sehingga tim sulit untuk mendapatkan tampilan terpadu dari jadwal konten. Semua ini menyebabkan konten tumpang tindih, peluang terlewatkan, dan kurangnya keselarasan secara umum.
Solusinya
Pusatkan informasi konten. Sederhanakan manajemen kampanye konten dengan menggabungkan semua informasi konten ke dalam satu hub yang mudah diakses. Buat repositori konten yang menampung semua proyek konten yang sudah dipublikasikan dan yang akan datang, lengkap dengan informasi penting seperti tanggal tayang, status konten, pemilik konten, jenis aset, dan tautan ke lokasi tayang konten. Pendekatan ini akan memastikan visibilitas di seluruh siklus konten, jadi setiap anggota tim tahu apa yang telah dipublikasikan dan apa yang ada di Dek.
Berikan visibilitas singkat kepada tim Anda. Berikan tampilan menyeluruh tentang semua aktivitas konten terjadwal dan yang sedang berlangsung kepada tim, jadi mereka dapat dengan cepat melakukan sinkronisasi dan menghindari tumpang tindih atau kesenjangan. Siapkan kalender konten Anda di alat dengan tampilan kalender sehingga tim dapat dengan mudah melihat hal yang telah diselesaikan dan yang akan datang. Pendekatan ini memudahkan perencanaan konten sejak awal untuk jadwal publikasi yang konsisten. Selain itu, fitur seret dan lepas yang memungkinkan tim memperbarui tenggat secara otomatis mempermudah penataan ulang linimasa konten, bahkan saat penyesuaian cepat diperlukan.
2. Sulit mengelola sumber daya
Menyeimbangkan sumber daya yang tersedia dengan tuntutan produksi konten bisa rumit. Ada banyak hal yang harus dikoordinasikan—termasuk ahli strategi dan pemangku kepentingan yang merencanakan konten, penulis yang mengembangkannya, desainer dan pengembang yang memasukkannya ke dalam formulir visual. Jenis konten yang lebih kompleks, seperti webinar, acara live, dan kampanye multichannel, dapat melibatkan lebih banyak tim dan tugas. Dengan begitu banyak hal yang harus dikelola, manajemen sumber daya yang efektif sangat penting.
Solusinya
Visualisasikan beban kerja tim Anda. Pantau kapasitas tim dengan tampilan beban kerja semua orang yang jelas. Gunakan alat dengan fitur visualisasi beban kerja yang memungkinkan Anda untuk melihat proyek dan tugas tim saat ini dengan cepat, jadi Anda dapat dengan mudah menyeimbangkan kembali pekerjaan, merencanakan proyek mendatang, dan memperkirakan kebutuhan sumber daya di masa mendatang.
Manfaatkan AI untuk perencanaan yang lebih cerdas. Manfaatkan kejelasan yang hadir dengan pembaruan dan rekomendasi yang digerakkan oleh AI. Gunakan alat atau fitur AI yang terintegrasi dengan sistem yang ada, memungkinkan tim Anda untuk memantau progres proyek, menemukan penghambat, dan membuat penyesuaian sumber daya dengan cepat. Dengan begitu, tim dapat dengan cepat mengalihkan tugas dan mendistribusikan ulang pekerjaan sesuai kebutuhan, mengurangi kemungkinan melewatkan batas waktu dan membebani staf.
3. Anda kesulitan memprioritaskan proyek konten
Mereka mengatakan konten adalah raja—tetapi tidak semuanya dibuat sama. Membuat konten hanya untuk membuatnya cenderung berujung pada sumber daya yang terbuang sia-sia (paling baik) dan pengalaman merek yang buruk serta ketidakselarasan dengan gol strategis (paling buruk). Tantangannya adalah memprioritaskan proyek dan tugas yang selaras dengan gol utama perusahaan Anda untuk memastikan setiap bagian konten memiliki tujuan dan memberikan dampak positif.
Hubungkan inisiatif konten dengan tujuan perusahaan. Konten yang dibuat tim Anda perlu mendorong pencapaian tujuan perusahaan. Pastikan Anda memprioritaskan proyek dengan nilai tertinggi dengan menautkan konten ke gol perusahaan Anda. Misalnya, cari Platform manajemen kerja yang menghubungkan tujuan perusahaan dengan pekerjaan yang mendukungnya. Dengan cara ini, Anda dapat memperjelas prioritas dan memastikan sumber daya dialokasikan ke proyek dengan potensi dampak terbesar.
Berikan visibilitas yang mudah ke detail konten. Jangan hanya mengatur; susun strategi. Kategorikan konten tim dengan detail penting, seperti audiens target, kanal, tahap, dan tanggal peluncuran. Menambahkan label kustom ini ke konten membantu tim menyortir, memfilter, dan memprioritaskan pekerjaan berdasarkan hal terbaik yang mendukung gol perusahaan Anda.
Mengembangkan strategi konten Anda. Gunakan templat strategi konten untuk membantu tim menghubungkan kampanye dengan gol jangka panjang, menetapkan pemilik ke tugas, dan mencapai gol publikasi tersebut.
Jangkau pelanggan dengan konten yang mereka sukai
Pelajari cara Asana dapat membantu tim Anda memetakan corong penjualan, membuat konten yang relevan, dan meluncurkan kampanye yang efektif.
4. Alur Kerja dan proses penerbitan Anda tidak efisien
Mengelola kalender konten tanpa alur kerja yang jelas dan telah ditentukan sebelumnya sama seperti menavigasi labirin tanpa peta. Proses ini dapat dengan cepat terjerat dalam penundaan dan kemacetan yang disebabkan oleh miskomunikasi, kesenjangan informasi, proses persetujuan yang membingungkan, dan kesalahan manusia. Masalah ini memperlambat produksi dan dapat menyebabkan kelalaian serta inkonsistensi dalam strategi konten Anda.
Solusinya
Kumpulkan informasi di awal. Pastikan tim memiliki semua detail yang dibutuhkan sebelum pekerjaan dimulai. Gunakan alat seperti formulir permintaan standar untuk menyederhanakan pengumpulan informasi. Setiap pemohon cukup mengisi Formulir dengan bidang dan persyaratan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan begitu, Tim memiliki informasi yang dibutuhkan sejak awal.
Mulai dengan proses bebas kesalahan. Hilangkan asumsi saat melakukan perencanaan konten. Standarkan praktik terbaik tim untuk alur kerja tertentu, seperti menulis konten media sosial atau membuat artikel blog, jadi Anda dapat yakin tim mengikuti langkah-langkah yang sama untuk setiap proyek. Misalnya, buat templat yang menguraikan langkah-langkah ujung ke ujung yang diperlukan untuk membuat laporan tertutup. Kemudian, gunakan templat itu setiap kali tim memulai proyek serupa. Pendekatan ini juga akan membantu mengurangi kebutuhan akan revisi dan menjamin setiap konten konsisten dalam hal kualitas, suara merek, dan pesan.
Buat alur kerja standar yang kustom. Kurangi komunikasi yang tidak efisien antar-tim dan buat semuanya berjalan lancar dari awal hingga akhir. Buat proses yang berjalan sendiri dengan mengotomatiskan alur kerja dan tugas rutin. Dengan begitu, setelah tim memulai proyek, langkah selanjutnya—seperti memberikan pekerjaan kepada anggota tim atau memindahkan tugas ke tahap berikutnya—terjadi secara otomatis. Ini membuat konten bergerak dengan mulus dari satu tahap proses ke tahap berikutnya—tanpa harus mengelola setiap detail secara mikro.
5. Sulit untuk berkolaborasi lintas tim
Ini berlaku untuk semua Alur Kerja: makin banyak tim yang terlibat, makin besar kemungkinan terjadinya miskomunikasi dan kesalahan. Dan banyak tim dan bagian berkontribusi pada kalender konten perusahaan, termasuk kreatif, pemasaran, produk, dan penjualan. Banyaknya bagian yang bergerak mengakibatkan upaya yang digandakan, kesenjangan konten, dan masalah keselarasan—terutama saat tim menggunakan alat berbeda untuk menyelesaikan pekerjaan.
Solusinya
Bagikan pembaruan rutin. Jangan membuat pemangku kepentingan mencari informasi—atau lebih buruk lagi, mengandalkan info yang sudah usang. Terus beri tahu semua orang dengan pembaruan status berkala tentang progres proyek dan hal yang akan datang. Lakukan langkah lebih lanjut dengan menggunakan AI untuk membagikan pembaruan status otomatis. Dengan begitu, semua orang selalu memiliki pemahaman yang sama tentang progres real-time dan milestone mendatang.
Sederhanakan kolaborasi lintas tim. Hancurkan dinding digital agar proyek terus berjalan. Pusatkan informasi seperti komunikasi, aset konten, linimasa proyek, dan alur kerja persetujuan dalam platform manajemen kerja. Hasilnya, semuanya, mulai curah pendapat dan pembuatan konten hingga peninjauan, revisi, dan persetujuan dapat dilakukan di satu tempat.
Menjembatani kesenjangan antara alat yang terputus. Sering kali, tim mengandalkan alat yang terputus-putus sehingga menghambat kolaborasi. Dengan tugas penting seperti umpan balik, tinjauan, dan persetujuan yang terjadi di beberapa tempat, tim terus-menerus berpindah antarplatform—dan berisiko melewatkan hal-hal penting. Selesaikan hal ini dengan integrasi yang disinkronkan dengan penyiapan tim Anda saat ini dan memungkinkan kolaborasi yang lebih mudah. Ubah email Outlook dan pesan Slack menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti atau lampirkan file Google Drive langsung di tempat proyek berada.
Jangkau pelanggan dengan konten yang mereka sukai
Pelajari cara Asana dapat membantu tim Anda memetakan corong penjualan, membuat konten yang relevan, dan meluncurkan kampanye yang efektif.
6. Anda kesulitan menyimpan dan menindaklanjuti umpan balik
Selalu ada anggota tim yang terlibat dalam proses umpan balik pembuatan konten. Dengan mempertimbangkan editor yang meninjau konten tertulis, direktur seni yang memberikan umpan balik tentang desain, dan ahli strategi yang memastikan keselarasan dengan gol, proses peninjauan dapat dengan cepat menjadi berlebihan dan tidak efisien. Dengan banyak pemangku kepentingan yang mengelola umpan balik di berbagai saluran komunikasi—seperti email, rapat, dan komentar dokumen—miskomunikasi, saran yang diabaikan, dan revisi yang tidak konsisten adalah hal yang umum terjadi.
Solusinya
Pastikan umpan balik Anda dapat ditindaklanjuti. Perjelas langkah selanjutnya dengan memberikan umpan balik yang menunjukkan langsung hal yang perlu dilakukan selanjutnya. Saat Anda memberikan tugas kepada anggota tim, gunakan arahan yang jelas dan tetapkan tenggat tertentu sehingga semua orang dapat dengan mudah melihat hal yang perlu dilakukan dan tenggatnya. Dengan cara ini, tidak ada permainan tebak-tebakan—semua orang tahu bagian mereka dan linimasanya.
Gerakkan pekerjaan melalui proses dengan mulus. Pastikan proyek tidak terhambat karena menunggu izin. Siapkan aturan otomatis yang memberi tahu anggota tim saat pekerjaan siap untuk ditinjau, mengirimkan pengingat saat tenggat mendekat, dan meneruskan tugas setelah persetujuan diterima. Pendekatan ini mengurangi penundaan dan memastikan bahwa konten bergerak dari draf ke selesai tanpa jeda yang tidak perlu.
7. Anda tidak mengukur kinerja secara akurat
Setelah tim Anda membuat dan menerbitkan konten, mengukur kinerjanya sangat penting untuk mengevaluasi dampak dan menginformasikan strategi mendatang. Namun, jika metrik tidak jelas atau tersebar di berbagai platform, mungkin sulit untuk menggabungkannya ke dalam analisis yang koheren, sehingga sulit untuk menentukan efektivitas konten, mengidentifikasi area untuk peningkatan, atau membenarkan pengeluaran untuk konten.
Solusinya
Mulailah dengan KPI yang jelas. Sebelum mendalami data, pahami indikator kinerja utama (IKU) dengan jelas. Artinya, tentukan seperti apa kesuksesan untuk konten tim Anda. Apakah lebih banyak lalu lintas situs web, keterlibatan yang lebih tinggi di media sosial, atau lebih banyak prospek yang dihasilkan? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan menetapkan KPI spesifik sejak awal akan memastikan tim Anda mengumpulkan wawasan yang benar-benar penting.
Lacak kinerja konten terhadap gol. Tentukan cara pekerjaan tim Anda mendukung tujuan perusahaan. Hubungkan pekerjaan dengan gol perusahaan dan pantau secara real-time saat gol diperbarui berdasarkan sub-gol atau proyek yang mendukungnya. Buat dasbor untuk memantau progres gol dan membagikan pembaruan. Ini bukan sekadar tenggelam dalam data; ini tentang memastikan semua upaya tim Anda memberikan dampak nyata.
Cara Asana menggunakan Manajemen Kerja untuk pemasaran konten
Pelajari cara Kepala Merek & Periklanan Asana mengoordinasikan pekerjaan lintas tim untuk membuat konten yang berdampak.
Sederhanakan proses manajemen kalender konten dengan platform manajemen kerja
Ucapkan selamat tinggal pada kekacauan konten. Ubah proses manajemen kalender konten Anda dari berantakan menjadi terkoordinasi dengan platform manajemen kerja seperti Asana. Dengan memanfaatkan alat dan wawasan yang diperlukan untuk mengelola kalender konten secara efisien, Anda dapat memastikan setiap bagian konten yang dibuat tim didorong oleh tujuan dan selaras dengan gol strategis perusahaan.
Jangkau pelanggan dengan konten yang mereka sukai
Pelajari cara Asana dapat membantu tim Anda memetakan corong penjualan, membuat konten yang relevan, dan meluncurkan kampanye yang efektif.
