Kolaborasi dan koordinasi itu berbeda—berikut kapan sebaiknya menggunakannya

Lebih banyak kolaborasi tidak selalu lebih baik. Faktanya, riset dari The Work Innovation Lab, think tank milik Asana, menunjukkan bahwa terlalu banyak kolaborasi justru dapat menghambat pekerja. Dalam survei terhadap lebih dari 1.500 pekerja, 29% pemimpin mengatakan bahwa ekspektasi yang diberikan kepada pegawai untuk berkolaborasi menghalangi mereka untuk menyelesaikan pekerjaan. 

Namun, meskipun terlalu banyak kolaborasi itu buruk, tim tetap harus bekerja sama untuk mencapai gol bisnis. Kuncinya adalah menggabungkan koordinasi yang lebih hemat waktu alih-alih berfokus pada kolaborasi.

Koordinasi: Kolaborasi yang lebih efisien

Koordinasi memungkinkan tim bekerja secara mandiri dengan menggunakan kerangka kerja dan cara kerja yang telah ditentukan. Misalnya, mengajukan permintaan desain adalah tindakan koordinasi. Sudah ada proses yang memudahkan tim untuk bekerja sama. 

Di sisi lain, kolaborasi jauh lebih memakan waktu. Ini melibatkan pengembangan sesuatu yang benar-benar baru dan sering kali mengharuskan pemangku kepentingan untuk melakukan curah pendapat, membahas solusi potensial, dan memutuskan langkah selanjutnya. Untuk melanjutkan contoh di atas, menentukan proses optimal untuk menangani permintaan desain di seluruh perusahaan Anda adalah tindakan kolaborasi.

Sederhananya, kolaborasi membutuhkan banyak waktu dan energi—dan itu tidak selalu diperlukan. Dengan berfokus pada koordinasi, Anda dapat meluangkan waktu yang sangat dibutuhkan bagi pegawai untuk fokus pada pekerjaannya. 

Kapan menggunakan kolaborasi vs. koordinasi: Pelajaran dari perusahaan berkinerja tinggi

Menurut riset dari The Work Innovation Lab, perusahaan berkinerja tinggi secara strategis menggunakan koordinasi untuk aktivitas tertentu dan kolaborasi untuk aktivitas lainnya. Ini membantu menghindari beban kerja kolaboratif yang berlebihan, saat tim terhambat dengan komunikasi yang tidak efisien—seperti pembaruan status, menghadiri rapat, dan menanggapi email dan pesan. 

Berikut cara perusahaan terbaik menguraikannya. 

Kapan menggunakan koordinasi 

The Work Innovation Lab menemukan bahwa perusahaan berkinerja tinggi cenderung mengandalkan koordinasi untuk aktivitas yang sebagian besar dapat ditentukan sebelumnya dan dilakukan secara mandiri menggunakan proses yang ada. Ini termasuk: 

• Transfer informasi

• Serah terima 

• Perencanaan proyek

• Pengambilan keputusan

Meskipun mungkin aneh menggunakan koordinasi untuk pengambilan keputusan, The Work Innovation Lab berhipotesis bahwa perusahaan berkinerja tinggi mengandalkan kerangka kerja pengambilan keputusan seperti RACI dan RAPID, yang mengoordinasikan peran pengambilan keputusan dan menentukannya sejak awal. 

Kapan menggunakan kolaborasi

Jadi, kapan kolaborasi berperan? Menurut penelitian, perusahaan berkinerja tinggi menggunakan kolaborasi untuk dua aktivitas yang sangat penting: curah pendapat dan pemecahan masalah. 

• Curah pendapat: Gol dari curah pendapat adalah menghasilkan sesuatu yang baru. Jika dilakukan dengan benar, proses curah pendapat menghasilkan ide-ide yang tidak dapat ditemukan oleh satu orang sendiri. Agar curah pendapat berhasil, Anda memerlukan tingkat komunikasi dan kolaborasi yang tinggi antar peserta. 

• Pemecahan masalah: Riset menunjukkan bahwa tim memecahkan masalah lebih cepat dan lebih efektif saat mereka memiliki keragaman kognitif. Dan untuk memanfaatkan keragaman kognitif, pegawai perlu merasa aman secara psikologis—dapat menyuarakan ide tanpa takut akan hukuman atau penghinaan. Seperti curah pendapat, membina lingkungan semacam ini juga membutuhkan tingkat komunikasi dan kerja sama yang tinggi. 

Kiat memilih pendekatan yang tepat

The Work Innovation Lab menyebut kolaborasi sebagai sesuatu yang "mahal", artinya membutuhkan banyak komunikasi dan interaksi antara pegawai. Artinya, Anda perlu memilih dengan cermat antara waktu yang tepat untuk menggunakan kolaborasi dan waktu yang tepat untuk menghemat sumber daya serta menggunakan koordinasi. 

Berikut beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri saat membuat keputusan itu. 

1. Jenis aktivitas kerja apa yang terlibat? Jika Anda perlu menghasilkan ide atau proses baru, kolaborasi mungkin diperlukan. Namun, untuk tugas yang lebih sederhana, seperti penyerahan dan persetujuan, koordinasi adalah pilihan yang lebih baik. 

2. Apakah komponen utama pekerjaan selaras dengan tim atau fungsi yang ada? Jika ada keselarasan, fokuslah pada koordinasi. Jika ada kurangnya keselarasan, kolaborasi mungkin diperlukan untuk memastikan tim memiliki pemahaman yang sama tentang ekspektasi, proses, dan tanggung jawab sebelum Anda memulai.

3. Apakah Anda memerlukan serangkaian gol bersama atau metrik kinerja baru untuk mencapai hasil? Jika gol dan metrik kinerja baru diperlukan, Anda harus sangat mengandalkan kolaborasi. Namun, jika Anda dapat mencapai hasil menggunakan tim, gol, dan metrik yang ada, maka Anda harus berfokus pada koordinasi. 

Unduh laporan lengkap

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara membedakan antara kolaborasi dan koordinasi di perusahaan Anda, unduh laporan lengkapnya.

Panduan eksekutif untuk kolaborasi bernilai tinggi

Dalam pedoman yang didukung riset ini, dapatkan wawasan tentang kapan harus menggunakan kolaborasi vs. koordinasi (dan mengapa perbedaan itu penting)

Dapatkan laporan lengkapnya