6 kiat untuk memecah silo business

Inisiatif Business terpenting adalah inisiatif lintas fungsi yang melibatkan berbagai bagian. Namun, berbagai bagian sering kali kesulitan bekerja sama karena adanya sekat yang tidak disengaja. Saat setiap tim memiliki alat dan sistem sendiri, anggota tim dari berbagai bagian akan kesulitan mengetahui tempat dan cara berkolaborasi. 

Agar lebih efektif dan tangkas, setiap bagian perlu secara konsisten memikirkan cara berkolaborasi dengan tim lain dan cara mencegah terbentuknya sekat. 

Apa itu sekat dalam bisnis?

Sekat dalam bisnis adalah ketika bagian dari bisnis Anda terisolasi dari bagian lain perusahaan Anda. Silo sering terbentuk secara alami saat tim mengembangkan proses dan alur kerja masing-masing. Bagian secara alami menyimpan informasi dengan cara yang berbeda, dan ini dapat menyulitkan kolaborator silang untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk bekerja sama.

Mengatasi sekat pemisah berarti mendorong koneksi dan memungkinkan pegawai untuk berkomunikasi dengan cara yang sama di seluruh perusahaan. 

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan

Mengapa silo terjadi?

Silo biasanya terbentuk sebagai fungsi alat yang Anda gunakan—bukan orang yang menggunakannya. Sebagian besar alat diatur dalam model data kontainer, yang mengatur cara alat mengatur dan menyimpan informasi. Pada dasarnya, alat-alat ini mengharuskan kita untuk mengatur informasi dalam hubungan satu lawan satu.

Dalam model data kontainer, alur informasi hanya ada di satu tempat, dan anggota tim secara individu bertanggung jawab untuk menemukan di mana informasi itu berada. Meskipun model kontainer adalah cara paling umum untuk menata dan menyimpan informasi, model ini tidak kondusif untuk berbagi secara kolaboratif. Itu karena pekerjaan tidak beroperasi secara individual, melainkan dalam hubungan satu-ke-banyak. Ini berarti bahwa satu bagian informasi dalam pekerjaan lintas kolaboratif terhubung ke beberapa tim, dengan gol berbeda, pada berbagai proyek.

Gejala silo

Jika Anda melihat adanya miskomunikasi dan pertanyaan balik yang konstan di antara tim kolaboratif Anda, ini mungkin merupakan indikator masalah yang lebih besar. Jika Anda tidak berhati-hati, silo dapat menyebabkan masalah yang makin serius, seperti:

• Pembaruan status dan rapat yang tidak perlu: Jika tim tidak dapat mengakses informasi yang dibutuhkan, mereka selalu perlu berkomunikasi dengan tim lain untuk mendapatkan informasi. Ini menghasilkan lebih banyak rapat, yang membuat anggota tim tersebut memiliki lebih sedikit waktu untuk pekerjaan penting yang membantu mencapai gol bisnis.

• Pekerjaan yang berulang: Jika tim kolaboratif lintas fungsi tidak berkomunikasi secara efektif, ada kemungkinan kedua tim melakukan pekerjaan yang sama. Ini adalah pemborosan waktu, energi, dan sumber daya yang dapat menghabiskan banyak uang perusahaan Anda.

• Daya saing tim: Meskipun kompetisi yang bersahabat dapat membantu meningkatkan produktivitas, daya saing yang tidak perlu dapat menyebabkan tim menjadi antagonis satu sama lain. Hal ini dapat menyebabkan ketegangan dan konflik, yang menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat.

• Fondasi yang tidak terukur: Jika hambatan terus muncul karena proses tim individu, sangat mungkin silo departemen menyebabkan masalah ini. Jika ingin menskalakan alur kerja, tim perlu bekerja secara kolaboratif dan saling mendukung sehingga kedua tim memiliki visi yang sama tentang inisiatif tertentu.

6 cara menghilangkan sekat

Meruntuhkan sekat pemisah berarti mendorong kolaborasi lintas fungsi yang lebih efektif. Berikut enam strategi berbeda untuk membantu memecah sekat dan mendorong lebih banyak kolaborasi dalam organisasi Anda.

1. Menggunakan formulir komunikasi yang transparan

Saat setiap tim menggunakan perangkat lunaknya sendiri—terutama perangkat lunak yang dibangun dalam model data kontainer—hampir tidak mungkin untuk berkomunikasi lintas fungsi. 

Langkah pertama dalam meruntuhkan sekat-sekat organisasi adalah menstandarkan formulir komunikasi yang transparan di seluruh perusahaan Anda. Dengan menerapkan teknologi standar atau alat business terintegrasi di seluruh bagian, Anda dapat memastikan anggota tim mengetahui tempat dan cara berkomunikasi secara efektif. 

Jika belum, pertimbangkan untuk meluncurkan teknologi tingkat perusahaan guna mendorong komunikasi yang transparan. Gunakan manajemen perubahan untuk mengedukasi tim Anda tentang praktik terbaik dan cara menggunakannya secara efektif di perusahaan Anda.

Menggunakan alat terpusat yang mendokumentasikan keputusan penting dan informasi proyek kontekstual memungkinkan anggota tim untuk merujuk kembali dengan cepat saat mereka mengerjakan proyek. Baik Anda meluncurkan teknologi baru atau menstandarkan proses pada alat yang ada, pastikan anggota tim Anda tahu tempat menemukan informasi yang dibutuhkan, dan cara berkomunikasi dengan anggota tim lainnya sesuai kebutuhan. Dengan membuat proses untuk percakapan langsung dan komunikasi asinkron, Anda dapat mengurangi waktu rapat dan meningkatkan produktivitas. 

Demikian pula, mencari teknologi yang menghubungkan proyek dan tugas individu dengan gol perusahaan yang lebih besar dan menyeluruh. Dengan membagikan gol yang lebih besar, hal ini mencegah tim individu menjadi terlalu fokus pada tugas mereka sendiri, bukan pada gol gambaran besar.

2. Buat sistem pencatatan terpusat

Ketika setiap tim memiliki cara kerjanya sendiri, informasi tersebar di berbagai alat dan dokumen. Proyek yang tidak tertata dapat menyebabkan Sekat Informasi, miskomunikasi, dan waktu yang terbuang untuk mengejar informasi. Cara termudah untuk mencegah hal ini adalah dengan membangun sistem pencatatan terpusat yang tertata.

Saat Anda membuat sistem pencatatan terpusat ini, tim dapat melihat kembali proyek sebelumnya untuk mengetahui progres proyek, cara penyelesaian masalah, atau cara pengambilan keputusan tertentu. Ini memberi mereka kesempatan untuk menggunakan proyek-proyek terdahulu sebagai inspirasi dan pencegahan. Mulailah dengan membangun sistem pencatatan terpusat. Dokumentasikan semua jenis pengambilan keputusan, diskusi, atau percakapan seputar proyek di lokasi terpusat ini. Menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana membantu menghemat waktu tim sehingga mereka tidak perlu meminta informasi kepada anggota tim, atau menghabiskan waktu untuk mencoba mencari informasi sendiri. Ini memungkinkan anggota tim untuk mencari informasi secara mandiri dan menggunakan proyek sebelumnya sebagai inspirasi, tanpa harus terhubung dengan anggota tim lainnya.

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan

3. Standarkan praktik komunikasi

Tetapkan praktik standar untuk tim Anda, seperti cara terbaik menjalankan rapat, mengirim pesan, dan membagikan informasi dengan anggota tim lainnya. Jauh lebih mudah bagi anggota tim untuk saling memahami saat semua orang memiliki kerangka kerja yang sama untuk berkomunikasi. Cara terbaik untuk mulai melakukannya adalah dengan menetapkan rencana komunikasi untuk proyek baru. Rencana komunikasi menguraikan cara tim berkomunikasi selama proyek, termasuk cara dan waktu membagikan informasi kepada pemangku kepentingan utama. Membuat rencana komunikasi itu mudah—yang perlu Anda lakukan adalah menentukan metode komunikasi, menyelaraskan frekuensi komunikasi, mengidentifikasi pemangku kepentingan utama, dan membagikan rencana komunikasi kepada semua orang di tim.

4. Tentukan cara anggota tim lintas fungsi akan bekerja sama

Beberapa proyek (seperti peluncuran produk) adalah inisiatif lintas fungsi yang dilakukan satu kali. Ini adalah proyek dengan batas waktu yang melibatkan beberapa Bagian yang bekerja sama untuk menyelesaikan pekerjaan. Meskipun pekerjaan itu sendiri bersifat lintas fungsi, timnya sering kali lebih tradisional dan tertutup, karena pekerjaan tersebut dibagi berdasarkan jenis pekerjaan yang perlu diselesaikan sebelum batas waktu tertentu. Inilah saatnya menentukan cara tim bekerja sama, jadi mereka yang berada di tim yang lebih tradisional tidak kembali ke mentalitas silo. 

Tim lintas fungsi dibuat untuk mengerjakan inisiatif jangka panjang atau proses yang sedang berjalan. Tim ini dapat berfungsi efektif jika Anda memiliki inisiatif berkelanjutan yang memerlukan interaksi lintas fungsi yang sering, seperti tim manajemen deal desk atau pengadaan. Tim lintas fungsi dapat dengan mudah menjembatani Sekat Informasi dengan menentukan cara mereka akan berkolaborasi satu sama lain dengan membuat proses dan Alur Kerja bersama-sama.

5. Jika memungkinkan, singkirkan penghalang fisik

Jika tim Anda bekerja di kantor, pertimbangkan untuk menghilangkan hambatan fisik yang dapat menghalangi komunikasi ad hoc. Ini berarti menerapkan tata letak lantai terbuka dan menambahkan ruang khusus untuk momen kolaborasi, seperti ruang bersama selain ruang konferensi. Ini membantu menumbuhkan komunikasi yang lebih alami saat sesuatu terjadi dan memberikan interaksi tatap muka yang lebih organik. Rekan tim Anda akan menjadi lebih nyaman satu sama lain, dan bersedia mengobrol lebih bebas saat membahas hal-hal penting terkait pekerjaan.

6. Luangkan lebih banyak waktu bersama (di luar pekerjaan)

Anggota tim lintas fungsi dapat bekerja sama dengan lebih baik jika mereka menghabiskan lebih banyak waktu bersama di luar pekerjaan. Makan siang, minum kopi, atau berjalan-jalan rutin untuk menjalin ikatan dengan kolaborator di luar tim Anda. Ini akan membantu mempererat ikatan antar-bagian dan membangun rasa kebersamaan dan persahabatan dalam tim Anda. 

Hancurkan sekat untuk menciptakan tim yang lebih efisien

Mendorong kolaborasi silang antar-tim membawa Anda selangkah lebih dekat untuk menciptakan tenaga kerja yang lebih efisien. Ciptakan kesempatan bagi anggota tim untuk lebih fokus pada pekerjaan penting yang diperlukan untuk mencapai gol mereka daripada pada komunikasi yang tidak penting terkait manajemen proyek.

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan