Cara Asana menggunakan Manajemen Kerja untuk mengoptimalkan perencanaan sumber daya

Inisiatif tidak akan berhasil tanpa sumber daya yang tepat. Tidak ada yang lebih paham tentang hal ini selain Rita Khayat, Kepala PMO untuk Strategi dan Operasi di Asana. Khayat bertanggung jawab untuk menjaga gol bisnis penting tetap sesuai rencana—yang ia lakukan dengan mengalokasikan sumber daya yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk pekerjaan yang paling penting. 

Tim Khayat bertanggung jawab atas empat area bisnis utama dalam organisasi CIO: 

1. Perencanaan dan pelaksanaan strategis

2. Manajemen program dan proyek

3. Manajemen operasional dan manajemen perubahan

4. Kepemimpinan dan pengembangan organisasi 

Manajemen sumber daya sangat penting untuk setiap bidang ini. "Kami harus memenuhi komitmen kami," kata Khayat. Dengan merencanakan anggaran dan kapasitas tim secara cermat, timnya dapat secara konsisten mencapai gol dan menjalankan inisiatif perusahaan. 

Berikut cara mereka melakukannya. 

Mendapatkan visibilitas ke dalam kapasitas tim

Menurut Khayat, salah satu fitur terbaik Asana adalah perencanaan kapasitas. Fitur ini memberinya visibilitas ke bandwidth tim di seluruh proyek, jadi dia dapat memastikan tim memiliki cukup anggaran dan jumlah karyawan untuk menepati peta jalan mereka dengan percaya diri. "Prioritas dan waktu dapat berubah, sehingga perlu realokasi sumber daya," kata Khayat. "Ini menggarisbawahi pentingnya menjaga visibilitas di seluruh proyek penting." 

Dengan perencanaan kapasitas, para pemimpin dapat melihat ke masa depan dan melihat apa yang ada di porsi tim mereka—kemudian mengalokasikan pekerjaan untuk bulan-bulan mendatang berdasarkan kapasitas peran. Anda dapat melihat proyek yang sedang dikerjakan orang, persentase waktu yang dibutuhkan proyek tersebut, dan siapa yang mungkin mengalami alokasi berlebih. Saat perubahan diperlukan, pemimpin dapat dengan mudah mengalihkan pekerjaan, memperpanjang linimasa, dan menyesuaikan sumber daya. 

Perencanaan kapasitas memberi pemimpin seperti Khayat gambaran umum. Dan pada saat yang sama, pimpinan tim yang lebih terspesialisasi masih dapat melihat gambaran terperinci tentang kapasitas tim mereka dan hal yang sedang dikerjakan semua orang.  Misalnya, tim Khayat memiliki satu tampilan menyeluruh di seluruh bagian serta tampilan yang lebih spesifik untuk setiap tim.

"Setiap peran membutuhkan fungsionalitas yang berbeda," jelas Khayat. "Asana memfasilitasi kedua kebutuhan ini secara efektif." 

Memastikan proyek prioritas tinggi memiliki staf yang tepat

Prioritisasi sangat penting bagi tim Khayat. "Ada permintaan yang tinggi untuk berbagai proyek," katanya. "Kami menangani permintaan dari berbagai fungsi business di seluruh organisasi, yang mencakup semua level." Dengan volume permintaan yang begitu besar, timnya membutuhkan sistem yang didukung data untuk memahami hal yang penting, hal yang harus diinvestasikan perusahaan, dan hal yang dapat diprioritaskan. 

Timnya menggunakan tiga fitur utama untuk memprioritaskan secara efektif: 

1. Formulir untuk mengumpulkan informasi tentang permintaan dan mengukurnya dengan benar

2. Portofolio untuk melacak peta jalan tim dan memastikan inisiatif utama memiliki sumber daya yang tepat

3. Proyek untuk memprioritaskan tugas yang lebih kecil dalam setiap inisiatif

Mari kita pelajari masing-masing. 

Lihat cara kerja Asana

Dengan Asana, tim operasi dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerja—semuanya di satu tempat.

Lihat demo

1. Mengatur ukuran permintaan dengan formulir 

Tim Khayat menggunakan formulir penerimaan untuk menstandarkan proses permintaan. “Formulir memungkinkan Anda mengambil data yang tidak terstruktur dan mengubahnya menjadi data terstruktur,” kata Jana Beiswenger, Kepala Manajemen Program Business di Asana dan anggota tim Khayat. Ini memberi mereka informasi yang dibutuhkan sejak awal, sehingga timnya dapat mengevaluasi dan mengukur proyek baru berdasarkan kriteria objektif.

"Kami mewajibkan pemohon untuk memberikan alasan atas permintaan mereka, detail dampak yang diharapkan pada organisasi, dan menjelaskan cara hal itu akan berkontribusi untuk mencapai gol perusahaan," kata Khayat. Setelah timnya memiliki informasi itu, mereka dapat memulai proses penilaian untuk mengukur setiap permintaan dengan benar. Ini membantu mereka menentukan 1) sumber daya yang akan dibutuhkan permintaan, dan 2) dampaknya terhadap bisnis—misalnya, menghasilkan jumlah tertentu dari pendapatan berulang tahunan. Dari sana, tim dapat memprioritaskan setiap permintaan dalam peta jalan yang lebih besar. 

2. Melacak peta jalan dengan portofolio

Khayat memiliki portofolio peta jalan untuk setiap tim guna melacak setiap inisiatif utama yang sedang mereka kerjakan. Ini memberinya gambaran besar di seluruh proyek, jadi dia memiliki informasi yang dibutuhkan untuk memprioritaskan sumber daya yang tepat, pada waktu yang tepat. Timnya menggunakan bidang kustom untuk menyimpan informasi secara sekilas, seperti prioritas proyek, tingkat upaya, dan apakah suatu inisiatif adalah "big rock"—alias item penting yang intensif sumber daya pada peta jalan. 

"Saat meninjau portofolio peta jalan, saya dapat segera mengidentifikasi inisiatif mana yang merupakan batu besar, proyek jangka panjang, dan kemenangan cepat, dan lain-lain," jelas Khayat. Informasi ini sangat penting untuk mengalokasikan orang dan sumber daya secara efektif. Misalnya, ini memungkinkan tim Khayat untuk memulai dengan tugas-tugas penting terlebih dahulu, lalu menangani tugas-tugas yang dapat diselesaikan dengan cepat. "Kategorisasi ini secara signifikan memperjelas cara kami mengelola kapasitas," kata Khayat.

3. Memprioritaskan tugas dalam proyek

Dalam setiap proyek, pemimpin juga perlu memprioritaskan tugas individu untuk memastikan sumber daya tim digunakan secara efektif. Jorge Zuniga, Head of Data Systems and Integrations Asana, menggunakan sistem pemberian tag serupa di timnya untuk mengalokasikan sumber daya pada tingkat proyek. Bidang kustom memungkinkan mereka melihat detail penting secara sekilas, seperti: 

• Prioritas tugas

• Tingkat upaya

• Perkiraan jam

• Jenis permintaan

• Status tugas (tertunda, berlangsung, daftar tugas, backlog, dll)

• Dan lainnya

Ini membantu tim Zuniga memprioritaskan tugas terpenting. Ini juga memungkinkan mereka menyesuaikan tiket prioritas yang lebih rendah saat memiliki waktu ekstra. “Selama perencanaan sprint, kami memberi tag setiap item dengan prioritas,” kata Zuniga. “Tugas dengan prioritas lebih rendah masuk ke bagian 'daftar tugas', dan orang dapat mengambilnya saat memiliki kapasitas ekstra.”

Melacak waktu yang dihabiskan di seluruh inisiatif

 Data pelacakan waktu yang akurat sangat penting untuk menjaga proyek tetap sesuai jadwal. Tim Zuniga melacak secara akurat berapa jam yang mereka habiskan untuk setiap tugas, jadi mereka dapat membandingkan dengan perkiraan linimasa awal dan memahami apakah mereka melebihi atau di bawah anggaran. “Selama perencanaan sprint, kami menghitung perkiraan jam, lalu setiap orang menambahkan jam aktualnya,” kata Zuniga. Angka-angka tersebut kemudian secara otomatis ditarik ke laporan perencanaan kapasitas, tempat Zuniga dapat melihat berapa jam yang dihabiskan anggota tim di seluruh proyek secara real time. Hasilnya, dia dapat membantu tim mengalokasikan ulang tugas untuk memastikan tidak ada yang kurang atau kelebihan beban kerja.  

"Ketika saya melihat seseorang terlalu banyak menerima alokasi, saya perlu memahami alasannya," kata Zuniga. “Pelaporan Asana memungkinkan saya melihat persis bagaimana mereka menghabiskan waktu. Misalnya, saya dapat melihat semua tiket dukungan yang selesai oleh kontraktor dalam sebulan dan melihat mana yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan." 

Memiliki data pelacakan waktu yang akurat ini telah meningkatkan efisiensi di seluruh tim Zuniga, mulai mengelola jam kontraktor hingga membantu pegawai menghindari waktu yang terbuang dari peralihan konteks—mengalihkan perhatian antara berbagai tugas, yang menurut penelitian dapat menghabiskan hingga 40% waktu produktif seseorang. 

“Dengan Asana, tim menjadi sangat efisien,” kata Zuniga. “Dengan lima pegawai purnawaktu, kami dapat dengan mudah melakukan pekerjaan 12 pegawai.” 

Manfaatkan sumber daya Anda

Dengan menyimpan semua data kerja di satu platform, tim operasi dan PMO Asana dapat memperoleh visibilitas total ke dalam prioritas bisnis dan cara tim menghabiskan waktu. Hasilnya, para pemimpin dapat menangani pekerjaan terpenting mereka setiap saat. 

Pelajari cara tim Anda dapat memastikan pekerjaan yang penting bagi bisnis memiliki sumber daya yang memadai, di setiap tingkat organisasi Anda. 

Lihat cara kerja Asana

Dengan Asana, tim operasi dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerja—semuanya di satu tempat.

Lihat demo