United Way of Salt Lake menanggapi pengajuan hibah 25% lebih banyak dan memperbesar dampak pada masyarakat dengan Asana

Pada tahun 2013, seorang wanita muda bernama Nour dan keluarganya meninggalkan rumah dan keluarga besar mereka di Suriah untuk mencari perlindungan—dan kehidupan yang lebih baik—di Utah. Mereka tidak bisa berbahasa Inggris atau memiliki uang. Dengan bantuan United Way of Salt Lake (UWSL), Nour mendaftar di sekolah komunitas UWSL, belajar bahasa Inggris, dan dipasangkan dengan seorang mentor untuk membimbingnya menjalani masa sekolah menengahnya. Pada tahun 2018, dia lulus SMA dan sekarang menabung untuk kuliah serta menjadi sukarelawan untuk UWSL.

“Jika Anda ingin bergerak cepat, bergeraklah sendiri. Jika Anda ingin melangkah jauh, lakukan bersama” tercantum di situs web United Way of Salt Lake sebagai pengingat bahwa melalui mitra dan masyarakat, mereka dapat membantu ribuan orang seperti Nour di wilayah mereka. Dengan bekerja sama dengan mitra dan relawan untuk meningkatkan peluang pendidikan dan hasil hidup bagi mereka yang membutuhkan, UWSL membantu ratusan ribu orang seperti Nour mencapai tingkat pendidikan yang lebih tinggi.

Bill Crim, CEO organisasi, melihat metrik tingkat tinggi seperti basis donor dan budaya perusahaan mereka, sementara anggota timnya—Katy Shoemaker, Manajer Hibah, Amy Ahrens Terpstra, VP Kemitraan Dampak Kolektif, Luis Miranda, Direktur Pengembangan Kapasitas, dan Courtney Dean, Manajer Keterlibatan Relawan—mengelola program di seluruh organisasi.

Seiring pertumbuhan tim UWSL selama beberapa tahun terakhir, mereka juga telah memperluas ruang lingkup pekerjaan mereka. Mereka telah merekrut lebih banyak relawan, menyelenggarakan lebih banyak acara, melibatkan lebih banyak mitra, dan membangun program untuk bimbingan dan komunitas di wilayah Salt Lake. Semua penambahan pekerjaan ini—dan penambahan anggota tim—menyebabkan rasa kacau di antara para pegawai serta apa yang disebut Bill sebagai “kelebihan email”. Pekerjaan di seluruh organisasi terkotak-kotak dan tersebar, yang menyebabkan kurangnya visibilitas tentang apa yang dilakukan pegawai dan mempersulit berbagi pengetahuan. Bill menyadari bahwa ini adalah cara kerja yang kurang optimal untuk mencapai gol mereka, jadi dia mulai mencari cara agar organisasi dapat bekerja lebih efektif.

Pencarian solusi

Terobsesi untuk menemukan cara kerja yang lebih baik, Bill mulai mencari solusi manajemen kerja. Dia menemukan Asana dan mengujinya dengan asistennya, kemudian dengan tim yang lebih besar. Akhirnya, ia memilih Asana karena ini adalah solusi terbaik yang memenuhi kriterianya:

• Asana sederhana dan mudah digunakan

• Fungsi Komunikasi sudah terintegrasi, sehingga tim dapat berhenti menggunakan email

• Asana terintegrasi dengan alat lain yang mereka gunakan, seperti Google Drive, Outlook, dan Slack

• Pekerjaan dapat diakses dari perangkat apa pun melalui app seluler

Setelah ia mengujinya dengan tim, UWSL mulai meluncurkan Asana di seluruh organisasi. Mereka mengidentifikasi pengguna yang didukung untuk memimpin pelatihan, dengan tujuan memiliki seorang juara dalam setiap tim. Untuk membantu pegawai baru bekerja lebih cepat, mereka juga memasukkan pelatihan Asana ke dalam proses onboarding mereka dan meminta bantuan tim Kesuksesan Pelanggan Asana untuk menjalankan beberapa pelatihan.

Dengan Asana, seluruh organisasi sangat kolaboratif. Asana menghancurkan sekat antara tim dan proyek, membantu orang menyadari di mana posisi mereka dalam ruang lingkup yang lebih besar.”

Mendorong pekerjaan—untuk tim dan komunitas mereka

Tim UWSL telah melihat banyak manfaat sejak memperkenalkan Asana di seluruh organisasi, termasuk menanggapi lebih banyak pengajuan hibah dan menghemat waktu untuk tugas rutin. Berikut caranya:

• Setiap anggota tim tahu bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap gol organisasi: Dengan melacak prioritas tim bersama gol departemen dan organisasi di Asana, semua orang melihat bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap gambaran besarnya.

• Proses untuk inisiatif besar, seperti pengajuan hibah, disederhanakan: Dengan menggunakan templat, tim dapat menangani pengajuan hibah 25% lebih banyak dan mengajukan hibah yang lebih besar karena mereka tahu tidak ada langkah yang akan luput.

Dengan Asana, kami dapat mengirimkan 25% lebih banyak permohonan dana bantuan setiap tahun dan dapat mengajukan permohonan dana bantuan yang lebih besar yang berdampak pada pekerjaan yang kami lakukan dengan cara yang lebih bermakna.”

• Mereka dapat menyediakan lebih banyak peluang sukarelawan bagi komunitas dan mitra mereka: Mengelola permintaan sukarelawan menggunakan Formulir Google membantu tim mengatur staf untuk inisiatif mereka secara lebih efisien dengan mengotomatiskan proses pengelolaan sukarelawan.

• Proses perekrutan lebih kolaboratif: Melacak proses perekrutan di Asana membuat langkah-langkah proses menjadi jelas karena setiap langkah diuraikan dalam proyek dan semua orang yang terlibat dalam proses dapat memeriksa kandidat.

• Setiap orang memiliki kejelasan tentang tanggung jawab: Dengan menggunakan Asana untuk mengelola rapat internal, item tindakan ditetapkan secara real-time sehingga langkah berikutnya jelas.

Saya menyukai kejelasan ekspektasi yang diberikan Asana pada pekerjaan yang kami lakukan. Hal ini membuat kami dapat mengomunikasikan cara mendorong kemajuan pekerjaan dengan lebih baik.”

Berkembang untuk melayani komunitas mereka dengan lebih baik

UWSL selalu berkembang untuk meningkatkan dampak dan jangkauan mereka, terus mencari cara baru untuk menciptakan kemitraan yang lebih bermakna dan mengubah komunitas mereka menjadi lebih baik. Inti dari apa yang mereka lakukan adalah tim yang terlibat dan aliran pendanaan yang stabil untuk inisiatif yang sukses. Tanpa kedua elemen ini, pekerjaan mereka tidak mungkin dilakukan. Bagi UWSL, Asana berperan penting dalam menjaga keterlibatan pegawai, memperjelas tanggung jawab, memungkinkan mereka mengejar peluang pendanaan yang lebih besar—dan pada akhirnya membantu mereka membawa komunitas mereka ke tingkat pendidikan yang lebih tinggi.

Dalam organisasi yang kompleks, Anda memerlukan cara agar semua orang tetap memiliki pemahaman yang sama. Apabila Anda membiarkan sekat berkembang karena tidak ada gambaran pada tingkat organisasi tentang hal yang sedang terjadi—itu adalah cara kerja paling buruk. Asana menyediakan platform tunggal di setiap tim untuk membagikan pekerjaan, berkomunikasi, dan menindaklanjuti satu sama lain.”