Sejak didirikan pada 2019, Techqueria telah berkembang menjadi dua Pegawai dan meningkatkan penggalangan dana menjadi $250.000 per tahun, dan mereka melakukannya sebagai staf paruh waktu: Setiap Pegawai Techqueria juga memiliki pekerjaan penuh waktu di bidang teknologi. Ini bahkan lebih mengesankan mengingat komunitas Techqueria memiliki lebih dari 15.000 anggota dan pendukung di tujuh cabang. Anggota bergabung untuk merasakan kebersamaan—mereka mungkin satu-satunya orang Latinx di tempat kerja mereka—dan untuk mencari peluang kerja.

Frances Coronel adalah anggota Dewan Penasihat Techqueria dan bertindak sebagai Direktur Teknologi organisasi, selain menjadi insinyur perangkat lunak penuh waktu di Slack. Dia telah membantu mengembangkan organisasi, mengawasi operasi sehari-hari dan pertumbuhan. Saat pertama kali mulai bekerja sama, Frances dan tim kecilnya mengandalkan Slack untuk berkomunikasi dan Google Docs untuk mengelola acara. Seiring pertumbuhan mereka, Frances menyadari bahwa alat manajemen kerja akan sangat penting. Dengan lebih banyak acara, mitra, sponsor, dan relawan—organisasi ini memiliki lebih dari 40 orang—yang terlibat, serta tim yang berkembang, dia tahu bahwa Techqueria membutuhkan cara kerja sama yang lebih baik untuk mencapai potensi penuh mereka.

Kami menyadari perlunya alat untuk menyatukan tim, karena kami tahu kami akan dirugikan nantinya jika tidak menerapkan solusi sebelum mengalami pertumbuhan yang cepat.

Frances Coronel, Direktur Teknologi

Fokus pada skalabilitas dan kesederhanaan

Ketika Frances mulai mencari solusi untuk organisasi mereka yang terus berkembang, dia tahu Techqueria membutuhkan hal berikut:

• Platform yang akan meningkat seiring pertumbuhan organisasi nirlaba.

• Kemampuan untuk mengundang mitra, sponsor, dan relawan untuk berkolaborasi secara langsung dalam platform.

• Platform yang tidak akan menghabiskan anggaran Techqueria saat organisasi berkembang.

Setelah mencoba beberapa opsi, Frances memilih Asana karena skalabilitas dan kemudahan penggunaannya di seluruh organisasi yang sedang berkembang, harga untuk organisasi nirlaba, dan UI yang ramah. Sebagai insinyur yang bekerja di bidang pengembangan frontend, ini adalah nilai jual yang besar bagi Frances—dan akan membantunya melakukan onboarding tim yang ada dan pegawai baru dengan mulus.

Karena Techqueria menggunakan Asana saat timnya masih kecil, Frances membuat peluncurannya tetap sederhana. Dia mengundang setiap anggota tim untuk bergabung dengannya di Asana dan membagikan sumber daya kepada mereka, seperti Asana Academy dan beberapa artikel Panduan. Dia membantu timnya memulai dengan cepat dengan membuat templat untuk proyek yang sering mereka kerjakan, seperti acara. Menggunakan templat membantu timnya memahami cara menggunakan Asana untuk Alur Kerja umum sejak awal dan menerapkannya ke proyek lain.

Templat adalah sumber daya yang luar biasa bagi tim kami saat kami meluncurkan Asana karena orang-orang langsung memahami kasus penggunaannya dan dapat segera mulai bekerja.

Frances Coronel, Direktur Teknologi

Seiring waktu, Frances mulai mengadakan onboarding pegawai baru dan anggota dewan ke Asana agar mereka mengenal platform ini sejak hari pertama. Sekarang, saat orang memiliki pertanyaan tentang cara melakukan sesuatu di Asana, mereka mengirim pesan ke saluran Slack dukungan teknis internal dan mendapatkan kiat atau artikel Panduan dari rekan tim.

Menyederhanakan Alur Kerja untuk Memaksimalkan Hasil

Acara adalah komponen inti Techqueria dan diadakan di semua 7 chapter. Pada 2019, mereka menyelenggarakan 60 acara dan meningkatkan jumlahnya menjadi lebih dari 100 pada 2020. Untuk acara seperti panel, resume office hours, dan konferensi tahunan mereka, Frances dan para pemimpin cabang—yang merupakan relawan—menggunakan Asana untuk merencanakan dan mengoordinasikan logistik dan pemasaran acara. Dengan dimulainya pandemi COVID-19 pada 2020, tim segera memperbarui templat acara mereka untuk mengoptimalkannya bagi acara virtual, yang membuat transisi lebih mudah dikelola oleh semua orang.

Dengan menggunakan Asana untuk mengelola acara, ada satu sumber kebenaran di seluruh proses perencanaan dan pelaksanaan. Begitu acara dijadwalkan, proyek dibuat dan tim mengetahui beban kerja yang terlibat. Ini memungkinkan pimpinan acara untuk mendistribusikan ulang pekerjaan atau memindahkan acara di kalender sehingga tidak ada anggota tim yang kelebihan beban. Jika acara melibatkan sponsor atau mitra, kolaborator eksternal diundang sebagai tamu ke proyek untuk menyederhanakan perencanaan dan komunikasi. Memiliki visibilitas tentang beban kerja acara dan jalur komunikasi yang jelas dengan mitra dan sponsor sangat penting karena Techqueria mengandalkan tim kecil dan tidak ingin mereka mengalami kelelahan.

Kami dapat mengelola beban kerja acara karena kami memiliki sumber kebenaran tunggal untuk seluruh kalender kami—Asana.

Frances Coronel, Direktur Teknologi

Frances dan timnya juga menggunakan Asana untuk mengelola kemitraan dengan penyelenggara acara, sponsor, dan donatur—termasuk kemitraan mereka dengan Asana. Mereka mengundang mitra mereka ke proyek Asana sehingga mereka memiliki Ruang Kerja bersama untuk berkolaborasi dan melacak item tindakan. Menggunakan Asana merampingkan komunikasi antara Techqueria dan mitra sehingga hasil akhir tidak luput dan kedua belah pihak dapat memaksimalkan dampaknya.

Bekerja dengan mitra selalu lebih efektif ketika mereka memiliki akses ke alat yang sama dengan tim Anda. Asana memudahkan dengan memungkinkan kami mengundang mitra sebagai Tamu ke proyek.

Frances Coronel, Direktur Teknologi

Sebagai organisasi yang sedang berkembang, pelacakan OKR dan pertumbuhan sangat penting untuk memahami dampaknya pada komunitas LatinX. Dengan menggunakan Gol, Frances dan timnya tahu apa yang sedang dicapai dan area yang perlu lebih diperhatikan. Mereka juga dapat melihat keterkaitan pekerjaan dengan gambaran umum dan misi organisasi. Terakhir, menggunakan Asana untuk melacak OKR membantu Frances dan timnya menyederhanakan kecepatan proyek dan memahami cara mereka dapat meningkatkan pelaksanaan.

Techqueria melacak beberapa metrik untuk menentukan keberhasilan, seperti kehadiran acara, hibah yang diberikan, dan jumlah anggotanya. Penggunaan Asana telah berdampak langsung pada dua metrik inti organisasi: kehadiran acara dan hibah yang diberikan. Dengan mengelola semua pemasaran acara mereka di Asana, mereka meningkatkan kehadiran di acara—lagipula, tidak ada yang akan hadir jika acara tidak dipasarkan. Dengan menggunakan Asana untuk melacak tugas pengajuan hibah, mereka memastikan pengajuan hibah diajukan tepat waktu dan dengan seluruh dokumen yang diperlukan.

Secara keseluruhan, Techqueria kini memiliki visibilitas dan transparansi di seluruh organisasi. Dengan membantu anggota tim memahami apa yang sedang dikerjakan orang lain, semua orang mempertahankan komitmen dan momentum bersama menuju misi mereka. Selain itu, tim telah mengidentifikasi transparansi sebagai nilai organisasi nirlaba, yang Asana bantu untuk dipertahankan dan diwujudkan oleh seluruh tim dalam pekerjaan mereka.

Nilai kemitraan

Karena sebagian besar pekerjaan di bidang teknologi diperoleh melalui rujukan, kemitraan adalah langkah penting untuk meningkatkan modal sosial bagi komunitas LatinX. Bagi organisasi seperti Techqueria, memperoleh dan mengelola kemitraan dengan lancar membantu membuka jalur antara talenta LatinX dan perusahaan teknologi. Sebagai mitra korporat Techqueria, Asana bangga mendukung mereka dengan menyelenggarakan acara, seperti acara bimbingan teknik. Bermitra dalam acara membantu anggota Techqueria membangun modal sosial dan jaringan, menemukan mentor dan mentee, serta menemukan peluang kerja baru.

Ini juga bermanfaat bagi tim di Asana dengan memupuk koneksi komunitas dan mendorong proses perekrutan. Menurut Dan Ubilla, Manajer Teknik Asana, “Berperan dalam menciptakan forum bagi orang-orang LatinX untuk mengungkapkan minat mereka bekerja di Asana dan mengenal tim kami benar-benar bermanfaat—dan membantu komunitas serta tim kami untuk berkembang.”

Menurut Frances, mitra menyediakan jaringan, bimbingan, dan koneksi komunitas—semuanya adalah bagian dari cara Techqueria bekerja untuk mengisi kesenjangan modal sosial yang dihadapi komunitas LatinX. Itu sebabnya acara dan kemitraan dengan perusahaan seperti Asana sangat penting bagi kesuksesan mereka. Pada akhirnya, mereka ingin orang-orang naik dalam karier mereka, mendapatkan promosi, dan mendapatkan pekerjaan baru—dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan terpapar pada perusahaan teknologi.

Karena kami masih dalam tahap awal sebagai organisasi nirlaba, memiliki akses ke versi Business Asana melalui Program Dampak Sosial adalah anugerah. Kami diberdayakan untuk memberikan lebih banyak manfaat bagi komunitas kami karena kami memiliki akses ke alat yang sangat canggih.

Frances Coronel, Direktur Teknologi

Bab berikutnya untuk Techqueria

Seiring dengan penambahan mitra perusahaan dan pertumbuhan basis anggotanya, Techqueria juga mengembangkan Timnya. Pada tahun mendatang, mereka berharap dapat membentuk dewan direksi baru yang diperluas serta merekrut direktur eksekutif penuh waktu pertama mereka. Mereka juga meluncurkan fitur baru untuk komunitas, termasuk papan lowongan kerja, bank resume, dan situs web yang disempurnakan. Semua proyek ini dilacak di Asana dari awal hingga penyelesaian untuk mendorong visibilitas, efisiensi, dan hasil bagi organisasi.

Kami tidak bermaksud agar semua proyek terbesar kami di tahun 2021 berlangsung pada saat yang sama, tetapi proyek-proyek tersebut memuncak dalam apa yang terasa seperti babak baru bagi Techqueria. Kami tidak akan dapat menyelesaikan semuanya tanpa Asana.

Frances Coronel, Direktur Teknologi