Asana telah secara fundamental meningkatkan kolaborasi di seluruh Kantor Pusat Montblanc. Dengan Alur Kerja yang transparan dan distribusi tugas yang jelas, kami telah mengurangi rapat, meningkatkan efisiensi, dan membuat tim kami lebih dekat. Platform ini adalah landasan transformasi digital kami - alat yang sangat diperlukan untuk perusahaan modern dan tangkas. Keberhasilan ini dibangun berdasarkan kemitraan yang kuat dan hubungan personal dengan kolega kami di Asana Eropa.

Oliver Gebien, CIO / Direktur TI & Organisasi, Montblanc

Transparansi maksimal di semua proyek TI

Setiap tahun, Tim TI Montblanc yang terdiri dari 40 orang mengerjakan sekitar 120 proyek besar, seperti pengenalan perangkat lunak SDM baru, proyek transformasi data – dan pengembangan portal Montblanc Limited Edition.

Sebelumnya, rencana dan informasi proyek tidak selalu disimpan secara terpusat, tetapi disimpan dalam file SharePoint dan didistribusikan melalui email. Informasi penting terkadang hanya dibagikan dalam rapat, yang menyulitkan perencanaan.

Asana kini memberikan gambaran umum. Pegawai Montblanc mendapatkan level visibilitas baru, karena seluruh portofolio proyek dan status proyek apa pun kini dapat dilihat oleh semua orang, kapan saja, dan langkah-langkah pekerjaan dapat dengan mudah dilacak.

• Bersama dengan tim manajemen, formulir proyek, Alur Kerja, dan proses ditetapkan, tampilan proyek dan papan dibuat, dan Asana terintegrasi secara mulus dengan Microsoft Teams, Outlook, dan SharePoint. 

• Berkat Asana API, Montblanc mengembangkan antarmuka ke sistem SAP-nya, yang memungkinkan pegawai mengakses perencanaan anggaran dan pesanan internal di SAP langsung dari Asana.

Integrasi SAP benar-benar inovatif. Fakta bahwa tim dapat mengakses semua informasi yang dibutuhkan dari antarmuka Asana tanpa harus terlebih dahulu beralih platform membuat pekerjaan sehari-hari mereka jauh lebih mudah. Begitulah cara kami benar-benar memulai Asana.

Jenny Jockheck, Kepala Kolaborasi Digital, Montblanc

Memperlancar proses di Montblanc Academy

Montblanc Academy, yang bertanggung jawab atas pelatihan pegawai, terus berinteraksi dengan beberapa bagian internal termasuk penjualan, pemasaran, dan SDM, serta dengan mitra eksternal seperti pelatih.

Sebelum menerapkan Asana, Tim Academy kesulitan untuk terus melacak proyek, tugas, dan progres peserta individu.

• Asana secara fundamental mengubah cara Academy mengelola proyek, membantu mengoordinasikan sesi pelatihan, mengumpulkan umpan balik, dan mengoptimalkan pelacakan proyek, memastikan kelancaran operasi.

• Dengan Asana, tim Academy dapat mengoordinasikan pelatihan dengan lebih baik, mengumpulkan umpan balik dari peserta, dan menyederhanakan pelacakan proyek agar semuanya berjalan lancar.

• Asana memfasilitasi kolaborasi komprehensif dan terbukti sebagai alat manajemen proyek yang efisien. Bahkan dengan beban kerja yang berat, Asana memungkinkan pendekatan yang lebih santai dan membantu mendistribusikan tugas secara lebih merata di antara anggota tim. Penggantian saat liburan dan cuti sakit juga lebih mudah ditata.

Asana memberikan tampilan akurat tentang progres proyek, jadi kami dapat dengan cepat mengidentifikasi langkah mana yang dapat menyebabkan kemacetan dan mengambil tindakan proaktif untuk menghindari penundaan.

Alexia Bourdon-Morvan, Montblanc Academy

Manajemen Kampanye Pemasaran yang efisien dan transparan

Tim pemasaran Montblanc membutuhkan kalender konten dinamis untuk mengelola kampanye dan berkolaborasi secara efisien dengan e-commerce dan agensi eksternal. Asana memberikan peta jalan proyek yang jelas, menyederhanakan proses persetujuan, dan meningkatkan keselarasan dalam perencanaan konten, mulai dari postingan Instagram hingga buletin CRM.

Di Montblanc, bagian pemasaran membutuhkan kalender komunikasi yang terperinci, lintas fungsi, dan terkini untuk merencanakan dan mengelola kampanye dan konten. 

Penyebaran Asana memungkinkan Montblanc untuk mengelola proyek mendatang dengan lebih baik dan mempermudah keselarasan dengan bagian e-commerce serta kolaborasi dengan agensi eksternal. 

Proyek yang ditangani tim pemasaran Montblanc di platform Asana berkisar dari perencanaan konten bulanan hingga pengeditan, penyesuaian, atau pembuatan konten berdasarkan spesifikasi kreatif. Peta jalan memberikan ikhtisar yang jelas tentang semua proyek dan persyaratan masing-masing.

• Dengan Asana, pemasar dapat mengatur semua langkah dan tugas proyek yang diperlukan, sehingga pelaksanaan kampanye mereka menjadi lebih efisien.

• Linimasa yang jelas memungkinkan koordinasi konten pemasaran yang tepat di seluruh Instagram dan buletin CRM, mendorong pertumbuhan audiens.

• Selain perencanaan, Asana juga memberikan ikhtisar semua aktivitas pemasaran utama, seperti periklanan atau toko pop-up, dan membantu mengukur keberhasilannya. 

Dengan Asana, saya dapat dengan mudah melacak progres proyek dan berkolaborasi dengan semua orang di satu tempat. Risiko kehilangan informasi dihilangkan. Ini berfungsi sebagai pusat komunikasi, berbagi umpan balik, mengambil informasi, dan perencanaan proyek.

Victoria Creatore Alj, Manajer Media Sosial

Sekitar 300 pegawai Montblanc sudah menggunakan Asana, dan perusahaan berencana memperluas akses ke semua orang yang dapat memperoleh manfaat. Seiring dengan terus munculnya kasus penggunaan baru, Asana membantu menyederhanakan tugas harian dan Alur Kerja. Tim secara rutin membagikan pengalaman mereka, menumbuhkan budaya belajar dan peningkatan berkelanjutan, yang mendorong penggunaan platform yang terus berkembang.

Montblanc sudah membuat rencana konkret untuk lebih mengintegrasikan Asana ke dalam operasinya. Misalnya, menghubungkan Asana dengan SAP Project System (PS) akan meningkatkan pekerjaan tim pengembangan produk pada alat tulis baru.

Selain itu, di bagian pelatihan, Asana diatur untuk membantu mengelola rencana pelatihan 20 peserta magang Montblanc dan memfasilitasi komunikasi dengan berbagai bagian. App Asana interaktif akan memungkinkan peserta magang untuk melacak tugas mereka di berbagai area produksi, memastikan pengalaman belajar yang lebih mulus dan terstruktur.

Seiring Montblanc terus memadukan keahlian tradisional dengan teknologi modern, Asana tetap menjadi pendorong utama strategi kolaborasi digital mereka, yang membantu tim di seluruh organisasi bekerja sama dengan lebih efektif.