loanDepot menavigasi pergeseran industri hipotek dengan Asana

loanDepot merevolusi industri hipotek dengan platform pinjaman digitalnya, mendanai lebih dari $500 miliar untuk pembiayaan rumah baru dan pembiayaan kembali hipotek sejak diluncurkan pada tahun 2010 serta membantu jutaan pelanggan mencapai tujuan finansial dan kepemilikan rumah mereka.

Tim Teknologi SDM & Penggajian loanDepot melayani sekitar 5.000 karyawan loanDepot di lebih dari 200 cabang lokal di Amerika Serikat. Tim ini menyederhanakan alur kerja SDM, mendukung mitra bisnis SDM, dan membantu perusahaan menavigasi transisi bisnis yang kompleks, seperti go public pada 2021 dan mendesain ulang organisasi karena perubahan pasar pada 2022.

Tim ini menggunakan Asana untuk menyederhanakan proses SDM dan memberi staf akses cepat ke informasi dengan cara yang aman dan sesuai aturan. Dengan operasi yang lebih lancar, personel SDM dapat berfokus untuk mendukung karyawan daripada mengejar data atau melakukan pekerjaan manual. Tim loanDepot menggunakan Asana sebagai ruang kerja pusat untuk berkolaborasi lintas fungsi dalam perekrutan, tunjangan, penggajian, TI, kepatuhan, dan kepemimpinan, dan melalui efisiensi ini, SDM dapat memenuhi semakin banyak proyek dan audit, serta menerapkan perubahan kepegawaian yang kompleks dengan jelas dan penuh keyakinan.

Dokumentasi dan penyimpanan informasi yang sesuai dengan SOX

Tim Teknologi SDM & Penggajian telah menyebarkan pekerjaan di berbagai alat manajemen proyek. Mereka memutuskan untuk memusatkan pekerjaan ke satu platform, dan memilih Asana karena mudah digunakan tetapi sangat dapat disesuaikan untuk melayani banyak tim dan alur kerjanya.

Mike Wartenberg, VP Teknologi SDM & Penggajian, juga menghargai kemampuan Asana untuk memberikan tampilan linimasa dan dependensi tingkat tinggi kepada pimpinan dan mitra lintas fungsi, serta memberikan visibilitas untuk audit dan keamanan untuk kepatuhan SOX. Mike mengatakan, “Sebagai perusahaan publik, kami perlu menunjukkan rantai persetujuan untuk kepatuhan. Asana membantu kami mencatatnya ." KPMG menyetujui loanDepot menggunakan Asana dengan sign-on tunggal melalui Azure untuk lapisan autentikasi dan keamanan tambahan.

Mengubah loanDepot melalui tim SDM terkoordinasi

Saat ini, program SDM loanDepot dipusatkan di Asana, dengan otomatisasi, informasi yang mudah diakses, dan langkah-langkah yang ditentukan untuk memastikan proses dijalankan dengan benar — semuanya untuk menghemat waktu karyawan SDM sehingga mereka dapat mengalokasikan kembali energi mereka dari pekerjaan manual ke strategis. 

Tim Teknologi SDM: Manajemen permintaan SDM swalayan

Tim Teknologi SDM, yang mengawasi sejumlah platform dan sistem termasuk Asana dan Workday (sistem SDM inti loanDepot), menggunakan Asana untuk mengelola penyebaran proyek untuk alur kerja swalayan pada permintaan dan persetujuan SDM. Sebelum menggunakan Asana, tim mengandalkan email dan persetujuan verbal. Saat ini, mereka memiliki alur swalayan bagi manajer untuk mengirimkan perubahan pekerjaan bagi tim mereka dan meminta jumlah karyawan, dan karyawan dapat memperbarui informasi dalam sistem SDM, seperti informasi tunjangan.

Proyek Asana berfungsi sebagai ruang kerja tempat tim lintas fungsi seperti keamanan, perekrutan, dan penggajian dapat menerima dan memenuhi permintaan yang masuk. Setiap permintaan memiliki tugas Asana yang sesuai, yang dibuat dari berbagai templat yang disesuaikan dengan alur kerja tim yang berbeda-beda. Permintaan berjalan di sepanjang papan proyek dari yang baru hingga yang sedang berlangsung hingga selesai.

Kepemimpinan memiliki visibilitas tingkat tinggi dari semua permintaan SDM yang sedang berjalan. Dysiree Villalvazo, Manajer Teknologi SDM, mengatakan, "Kami berhasil menyelesaikan proyek jauh lebih cepat di Asana tanpa ada yang mengelola proyek secara penuh waktu."

Asana untuk audit

Setelah loanDepot menawarkan sahamnya ke publik, frekuensi auditnya meningkat dan menjadi lebih komprehensif. Asana membantu tim menanggapi audit dengan menyimpan catatan historis tentang siapa yang menyelesaikan tugas, kapan, dan caranya.

Contohnya, saat Dysiree mengonfigurasi grup keamanan baru di Workday, ia membuka permintaan tugas Asana untuk mencatat tugas, mengunggah tangkapan layar, dan menetapkan subtugas. Tugas ini menunjukkan rekam jejak rekan tim mana yang menyelesaikan persetujuan, konfigurasi, produksi, dll. Nantinya, jika audit meminta informasi tentang grup keamanan tersebut, Dysiree dapat menggunakan pencarian lanjutan Asana untuk menemukan tugas dan menjawab pertanyaan dengan cepat.

Tim Operasional SDM: Melaksanakan proyek dengan prioritas tinggi

Tim Operasional SDM menggunakan Asana untuk mengelola operasional dengan prioritas tinggi seperti perubahan kepegawaian, serta proses harian seperti orientasi karyawan, pengujian kepatuhan, dan pengorganisasian sumber daya karyawan yang ramah lingkungan.

Tim Operasional SDM menggunakan proyek Asana untuk merencanakan dan menyelaraskan grup secara internal termasuk kepemimpinan bisnis, PR perusahaan, mitra bisnis SDM, dan perusahaan konsultan pihak ketiga. Tim merancang proses ujung-ke-ujung di Asana, yang mencakup langkah-langkah untuk berkomunikasi dengan karyawan dan melacak perubahan yang terkait dengan penggajian, akses sistem dengan TI, dan pembaruan data di Workday.

David Magana, Direktur Operasional SDM, mengatakan, “Kami membutuhkan proses yang dapat dilacak dan terdokumentasi dengan baik untuk proyek SDM dengan banyak dependensi dan langkah untuk berbagai manajer dan karyawan, dan membutuhkan konfirmasi bahwa karyawan telah menerima pesan yang tepat dan kami menjalankan rencana sesuai jadwal. Kami memutuskan alat yang tepat untuk pekerjaan tersebut adalah Asana."

Mengurutkan dan mengotomatisasi di Asana untuk komunikasi karyawan tepat waktu

Untuk mengomunikasikan perubahan SDM, setiap karyawan terkait memiliki tugas Asana yang sesuai yang mendokumentasikan semua informasi unik yang diperlukan untuk mengomunikasikan perubahan mendatang. Perubahan ini dilacak melalui serangkaian langkah yang ditetapkan dalam subtugas, dan ditugaskan ke karyawan SDM. Ketika Langkah 1 dalam urutan ditandai selesai — misalnya, percakapan dengan manajer karyawan saat ini — Aturan Asana secara otomatis menetapkan Langkah 2 kepada anggota tim SDM berikutnya yang bertanggung jawab, dan seterusnya. Langkah-langkah tersebut memicu tindakan penggajian dan bagian TI sambil menyampaikan komunikasi secara strategis melalui perusahaan.

Mengatur semua informasi perubahan di Asana membantu mengurangi respons karena anggota tim SDM dapat melihat tugas karyawan, memahami detail situasi karyawan, dan memberikan dukungan 1:1 secara instan tanpa menggali informasi. David mengatakan, "Mengoperasionalkan proses ini di Asana membantu kami menemukan kembali waktu untuk berkomunikasi antar manusia dan memastikan kami dapat menangani perubahan sebaik mungkin dari perspektif hubungan dan kepatuhan karyawan."

Memberikan pengawasan manajemen perubahan kepada kepemimpinan dan menyinkronkan tim SDM

Berbagai tahap inisiatif diwakili oleh berbagai proyek Asana, yang semuanya terhubung ke portofolio dan dasborutama. Kepemimpinan dapat melihat progres peluncuran di seluruh divisi, dan data penting disimpan di bidang kustom pada tugas setiap karyawan, beserta informasi, komunikasi, dan progres.

Memiliki urutan langkah yang jelas dengan pemberitahuan otomatis membantu tim SDM menerapkan perubahan secara terkoordinasi. "Hal yang menghabiskan waktu beberapa jam untuk diselesaikan dalam proses kami sebelumnya — mengomunikasikan status, memberi tahu tim SDM kapan harus menjalankan tugas — sekarang dapat dilakukan secara instan," kata David. "Karena status penyelesaian ada di Asana, kami tidak harus mengejarnya secara manual, dan kami memahami dengan jelas tentang apa yang harus dilaporkan ke tim yang berbeda-beda dan mematuhi bagian operasional secara tepat waktu."

Memberdayakan karyawan SDM untuk melayani karyawan

loanDepot berencana untuk mengotomatiskan lebih banyak alur kerja SDM dengan Asana, membuat proses swalayan tambahan, dan mengintegrasikan Asana dengan sistem SDM inti loanDepot. Tim Penggajian Teknologi SDM akan terus mendukung mitra bisnis SDM dengan mengeksplorasi efisiensi dan optimalisasi baru di Asana, mengupayakan infrastruktur yang mulus untuk membantu karyawan SDM melayani karyawan loanDepot dengan lebih baik — dan akhirnya, melayani lebih banyak konsumen yang menginginkan kepemilikan rumah mereka.