Tim Teknologi SDM & Penggajian loanDepot melayani sekitar 5.000 Pegawai loanDepot di lebih dari 200 cabang lokal di Amerika Serikat. Tim ini menyederhanakan Alur Kerja SDM, mendukung mitra bisnis SDM, dan membantu perusahaan menavigasi transisi bisnis yang kompleks, seperti go public pada 2021 dan mendesain ulang organisasi karena perubahan pasar pada 2022.

Tim ini menggunakan Asana untuk menyederhanakan proses SDM dan memberi staf akses cepat ke informasi dengan cara yang aman dan sesuai aturan. Dengan operasi yang lebih lancar, personel SDM dapat berfokus untuk mendukung pegawai daripada mengejar data atau melakukan pekerjaan manual. Tim loanDepot menggunakan Asana sebagai Ruang Kerja pusat untuk berkolaborasi lintas fungsi dalam perekrutan, tunjangan, penggajian, TI, kepatuhan, dan kepemimpinan, dan melalui efisiensi ini, SDM dapat memenuhi semakin banyak proyek dan audit, serta menerapkan perubahan kepegawaian yang kompleks dengan kejelasan dan penuh keyakinan.

Asana membantu kami bekerja lebih cepat dan memfokuskan waktu dan energi kami pada hubungan pegawai, bukan pekerjaan remeh manual.

David Magana, Direktur, Operasi SDM

Dokumentasi dan penyimpanan informasi yang sesuai dengan SOX

Tim Teknologi SDM & Penggajian telah menyebarkan pekerjaan di berbagai alat manajemen proyek. Mereka memutuskan untuk memusatkan pekerjaan ke satu platform, dan memilih Asana karena mudah digunakan tetapi sangat dapat disesuaikan untuk melayani banyak tim dan Alur Kerjanya.

Mike Wartenberg, VP Teknologi SDM & Penggajian, juga menghargai kemampuan Asana untuk memberikan tampilan linimasa dan dependensi tingkat tinggi kepada kepemimpinan dan mitra lintas fungsi, serta memberikan visibilitas untuk audit dan keamanan untuk kepatuhan SOX. Mike mengatakan, “Sebagai perusahaan publik, kami perlu menunjukkan rantai persetujuan untuk kepatuhan. Asana membantu kami mencatatnya.” KPMG menyetujui loanDepot menggunakan Asana dengan sign-on tunggal melalui Azure untuk lapisan autentikasi dan keamanan tambahan.

Saya menginginkan kustomisasi dan kesederhanaan. Kerangka Kerja dasar Asana sederhana dan jelas, dan kami dapat membuat mekanisme tambahan untuk berbagai fungsi dan Alur Kerja.

Mike Wartenberg, VP Teknologi SDM & Penggajian

Mengubah loanDepot melalui tim SDM terkoordinasi

Saat ini, program SDM loanDepot dipusatkan di Asana, dengan automasi, informasi yang mudah diakses, dan langkah-langkah yang ditentukan untuk memastikan proses dijalankan dengan benar — semuanya untuk menghemat waktu karyawan SDM sehingga mereka dapat mengalokasikan kembali energi mereka dari pekerjaan manual ke strategis. 

Tim Teknologi SDM: Manajemen permintaan SDM swalayan

Tim Teknologi SDM, yang mengawasi sejumlah platform dan sistem termasuk Asana dan Workday (sistem SDM inti loanDepot), menggunakan Asana untuk mengelola penyebaran proyek untuk Alur Kerja swalayan pada permintaan dan Persetujuan SDM. Sebelum menggunakan Asana, tim mengandalkan email dan persetujuan verbal. Saat ini, mereka memiliki alur swalayan bagi manajer untuk mengirimkan perubahan pekerjaan bagi tim mereka dan meminta jumlah karyawan, dan bagi pegawai untuk memperbarui informasi dalam sistem SDM, seperti informasi tunjangan.

Proyek Asana berfungsi sebagai Ruang Kerja tempat tim lintas fungsi seperti keamanan, perekrutan, dan penggajian dapat menerima dan memenuhi permintaan yang masuk. Setiap permintaan memiliki Tugas Asana yang sesuai, yang dibuat dari berbagai templat yang disesuaikan dengan Alur Kerja tim yang berbeda-beda. Permintaan berjalan di sepanjang papan proyek dari yang baru hingga yang sedang berlangsung hingga selesai.

Kepemimpinan memiliki visibilitas tingkat tinggi dari semua permintaan SDM yang sedang berjalan. Dysiree Villalvazo, Manajer Teknologi SDM, mengatakan, "Kami berhasil menyelesaikan proyek jauh lebih cepat di Asana tanpa ada yang mengelola proyek secara penuh waktu."

Asana membuat cross training menjadi lebih mudah. Kami dapat menampilkan proses langkah demi langkah untuk suatu konfigurasi atau Tugas karena itu ada di Asana, dan kami tidak perlu membuatnya lagi setiap saat.

Dysiree Villalvazo, Manajer, Teknologi SDM

Asana untuk audit

Setelah loanDepot menawarkan sahamnya ke publik, frekuensi auditnya meningkat dan menjadi lebih komprehensif. Asana membantu tim menanggapi audit dengan menyimpan bukti proses tentang siapa yang menyelesaikan tugas, kapan, dan caranya.

Contohnya, saat Dysiree mengonfigurasi grup keamanan baru di Workday, ia membuka permintaan tugas Asana untuk mencatat tugas, mengunggah tangkapan layar, dan menetapkan subtugas. Tugas ini menunjukkan bukti proses rekan tim mana yang menyelesaikan persetujuan, konfigurasi, produksi, dll. Nantinya, jika audit meminta informasi tentang grup keamanan tersebut, Dysiree dapat menggunakan Pencarian Lanjutan Asana untuk menemukan Tugas dan menjawab pertanyaan dengan cepat.

Asana membantu kami mengamankan proses dan dokumentasi SDM dengan prioritas tinggi melalui sign-on tunggal dan tetap mematuhi peraturan sebagai perusahaan publik.

Mike Wartenberg, VP Teknologi SDM & Penggajian

Tim Operasional SDM: Melaksanakan proyek dengan prioritas tinggi

Tim Operasional SDM menggunakan Asana untuk mengelola operasional dengan prioritas tinggi seperti perubahan kepegawaian, serta proses harian seperti orientasi pegawai, pengujian kepatuhan, dan pengorganisasian sumber daya pegawai yang ramah lingkungan.

Tim Operasional SDM menggunakan proyek Asana untuk merencanakan dan menyelaraskan grup secara internal termasuk kepemimpinan bisnis, PR perusahaan, mitra bisnis SDM, dan perusahaan konsultan pihak ketiga. Tim merancang proses ujung-ke-ujung di Asana, yang mencakup langkah-langkah untuk berkomunikasi dengan pegawai dan melacak perubahan yang terkait dengan penggajian, akses sistem dengan TI, dan pembaruan data di Workday.

David Magana, Direktur Operasional SDM, mengatakan, “Kami membutuhkan proses yang dapat dilacak dan terdokumentasi dengan baik untuk proyek SDM dengan banyak dependensi dan langkah untuk berbagai manajer dan pegawai, dan membutuhkan konfirmasi bahwa pegawai telah menerima pesan yang tepat dan kami menjalankan rencana sesuai jadwal. Kami memutuskan alat yang tepat untuk pekerjaan tersebut adalah Asana.”

Mengurutkan dan mengotomatisasi di Asana untuk komunikasi pegawai tepat waktu

Untuk mengomunikasikan perubahan SDM, setiap pegawai terkait memiliki Tugas Asana yang sesuai yang mendokumentasikan semua informasi unik yang diperlukan untuk mengomunikasikan perubahan mendatang. Perubahan ini dilacak melalui serangkaian langkah yang ditetapkan dalam Subtugas, dan ditugaskan ke karyawan SDM. Ketika Langkah 1 dalam urutan ditandai selesai — misalnya, percakapan dengan manajer pegawai saat ini — Aturan Asana secara otomatis menetapkan Langkah 2 kepada anggota tim SDM berikutnya yang bertanggung jawab, dan seterusnya. Langkah-langkah tersebut memicu tindakan penggajian dan bagian TI sambil menyampaikan komunikasi secara strategis melalui perusahaan.

Mengatur semua informasi perubahan di Asana membantu mengurangi respons karena anggota tim SDM dapat melihat tugas pegawai, memahami detail situasi pegawai, dan memberikan dukungan 1:1 secara instan tanpa menggali informasi. David mengatakan, "Mengoperasionalkan proses ini di Asana membantu kami menemukan kembali waktu untuk berkomunikasi antar manusia dan memastikan kami dapat menangani perubahan sebaik mungkin dari perspektif hubungan dan kepatuhan pegawai."

Memberikan pengawasan manajemen perubahan kepada kepemimpinan dan menyinkronkan tim SDM

Berbagai tahap inisiatif diwakili oleh berbagai proyek Asana, yang semuanya terhubung ke portofolio dan dasbor utama. Kepemimpinan dapat melihat progres peluncuran di seluruh divisi, dan data penting disimpan di bidang kustom pada tugas setiap pegawai, beserta informasi, komunikasi, dan progres.

Memiliki urutan langkah yang jelas dengan pemberitahuan otomatis membantu tim SDM menerapkan perubahan secara terkoordinasi. "Hal yang menghabiskan waktu beberapa jam untuk diselesaikan dalam proses kami sebelumnya — mengomunikasikan status, memberi tahu tim SDM kapan harus menjalankan tugas — sekarang dapat dilakukan secara instan," kata David. "Karena status penyelesaian ada di Asana, kami tidak harus mengejarnya secara manual, dan kami memahami dengan jelas tentang apa yang harus dilaporkan ke tim yang berbeda-beda dan mematuhi bagian operasional secara tepat waktu."

Memiliki tempat terpusat untuk mengelola semua informasi, komunikasi, dan progres yang sensitif membantu kami menghabiskan lebih banyak waktu pada aspek manusiawi dan interpersonal pada desain ulang organisasi kami serta memberikan visibilitas kepada pimpinan tentang kelangsungan proses tersebut.

David Magana, Direktur, Operasi SDM

Memberdayakan staf SDM untuk melayani pegawai

loanDepot berencana untuk mengotomatiskan lebih banyak Alur Kerja SDM dengan Asana, membuat proses swalayan tambahan, dan mengintegrasikan Asana dengan sistem SDM inti loanDepot. Tim Penggajian Teknologi SDM akan terus mendukung mitra bisnis SDM dengan mengeksplorasi efisiensi dan optimalisasi baru di Asana, mengupayakan infrastruktur yang mulus untuk membantu staf SDM melayani pegawai loanDepot dengan lebih baik — dan akhirnya, melayani lebih banyak konsumen yang menginginkan kepemilikan rumah mereka. 

Automasi Asana meyakinkan saya bahwa setiap langkah dalam setiap inisiatif penting bisnis akan dilakukan dengan benar. Tidak ada satu pun yang luput. Setiap orang memiliki kejelasan tentang siapa yang mengerjakan apa, kapan, dan di mana letak dependensinya.

David Magana, Direktur, Operasi SDM