Indeks Anatomi Kerja menunjukkan bahwa para manajer kehilangan 62% hari kerjanya akibat 'kerja tentang kerja'. Dengan tanggung jawab atas efisiensi operasional, Sjoerd memanfaatkan kecakapan teknologi perusahaan untuk menghindari masalah manajemen seiring peningkatan skala bisnis. Utamanya, perusahaan membutuhkan kapabilitas untuk menstandarkan cara kerja seiring bergabungnya akuisisi baru, serta mengetahui cara terus meningkatkan untuk mendorong efisiensi operasional dari waktu ke waktu. 

“Kami memilih Asana karena alat ini memungkinkan pengguna untuk mengatur alur kerja dan mengelola beban kerja mereka tanpa memerlukan keahlian teknis,” jelas Sjoerd. “Dan dengan kemampuan untuk menambahkan tugas ke beberapa proyek, kami dapat menggabungkan tugas dari berbagai bagian ke dalam ikhtisar proyek umum, jadi kami selalu memiliki gambaran umum atas semua informasi yang kami perlukan.” 

Memulai Asana itu sangat mudah

Dengan memanfaatkan API Asana, Sjoerd mengotomatiskan migrasi. Dan melalui pemberdayaan, ia mendapatkan dukungan budaya untuk membuat perubahan bertahan. “Kami menghabiskan waktu dua minggu bersama tim manajemen kampanye untuk mengidentifikasi proyek aktif, tetapi Migrator.xyz membuat kami tidak perlu memindahkan pekerjaan secara manual ke Asana,” ujar Sjoerd. “Kami membentuk help desk untuk dukungan teknis, tetapi menyerahkannya kepada para manajer untuk memutuskan cara terbaik melibatkan tim mereka dan meluncurkannya. Fakta bahwa Asana memiliki antarmuka yang sangat ramah pengguna sangat membantu - ini membuat transisi menjadi sangat mudah.” 

Work Management yang disederhanakan memberikan kejelasan

Tim yang lebih besar dan beban kerja yang lebih berat membuat Leads.io berisiko mengalami sekat operasional, yang dapat berdampak buruk pada bisnis - menurut Indeks Anatomi Kerja, 22% pegawai melewatkan batas waktu karena ketidakpastian terkait prioritas, sementara 129 jam terbuang sia-sia untuk pekerjaan duplikat setiap tahun.

Dengan memberikan kejelasan dan transparansi yang lebih baik atas apa yang sedang dikerjakan setiap orang, Asana menyediakan sumber informasi terpusat yang memungkinkan Leads.io mempertahankan kendali atas bisnisnya seiring dengan perkembangannya. Sjoerd menjelaskan, "Untuk menghasilkan prospek bagi klien, kami mungkin perlu menyiapkan beberapa halaman arahan – dan setiap halaman diperlakukan sebagai proyek tersendiri. Opsi Portofolio di Asana membantu kami menata proyek-proyek terpisah ini dan terus melacak status kampanye saat ini per klien.

“Kami menautkan tugas di berbagai proyek sehingga saat kami mencentang suatu tindakan – misalnya, mengerjakan materi kreatif baru – statusnya diperbarui di mana pun proyek tersebut berada. Lalu, Tugas Saya adalah cara yang sangat praktis untuk memastikan karyawan kami mengetahui prioritas mereka, dapat menata Alur Kerja harian mereka, dan memberikan tugas ke orang lain."

Perubahan ini juga menghilangkan kebutuhan untuk mengadakan rapat tentang ‘kerja tentang kerja’ – aktivitas yang menurut Indeks Anatomi Kerja menghabiskan 129 jam per tahun. Seperti yang dijelaskan Sjoerd, “Dengan Asana, kami tidak lagi mengadakan rapat-rapat tertentu. Manajer kami tidak perlu menghabiskan satu jam setiap pagi untuk menetapkan prioritas, dan kami tidak mengadakan pembaruan status kampanye besar–siapa pun dapat memeriksa Asana kapan saja. Ini cara kerja yang jauh lebih efisien.”

Dengan menghilangkan email grup yang panjang, Asana telah menyederhanakan manajemen kerja kami.

Sjoerd Knol, Direktur Proses, Leads.io

Wawasan cerdas membuka jalan bagi peningkatan berkelanjutan

Mengambil data secara manual untuk belajar dari proyek sebelumnya akan membebani Leads.io lebih besar daripada penghasilan dari proyek tersebut. Ini membuat bisnis berjalan tanpa arah, tidak dapat mengetahui di mana atau bagaimana mengoptimalkan kinerja. Namun, Asana juga memberikan kejelasan pada proses, yang menurut Indeks Anatomi Kerja dapat menghemat 257 jam per tahun.

Mampu mengekstraksi data tentang kinerja operasional, Leads.io akhirnya memiliki akses ke informasi berkelanjutan yang menentukan di mana peningkatan berkelanjutan akan berdampak paling besar. “Keuntungan terbesar yang diberikan Asana kepada kami adalah tingkat keterisian yang lebih baik,” jelas Sjoerd. “Dengan mengintegrasikan Asana dengan alat Kecerdasan Bisnis kami, Tableau, kami dapat melihat jumlah pekerjaan yang diselesaikan, waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan menyelesaikannya, serta durasi setiap tahap dalam proses dan alasannya. Ini memberi kami pemahaman yang jauh lebih baik tentang setiap bagian karena kami dapat melihat bagaimana beban kerja mereka berkembang - dari minggu ke minggu, dari bulan ke bulan, dari tahun ke tahun - untuk mengidentifikasi waktu sibuk dan mengetahui kapan harus merekrut dukungan tambahan.”

Asana mengurangi waktu penyiapan produk kami sebesar 35% – termasuk persetujuan klien.

Sjoerd Knol, Direktur Proses, Leads.io

Alur kerja standar menetapkan ekspektasi di awal

Meskipun merupakan cara yang efektif untuk menskalakan, strategi membeli dan membangun dapat menambah kompleksitas operasional yang tidak perlu, kecuali Leads.io menerapkan cara kerja yang konsisten di seluruh akuisisi. Asana menyediakan cara mudah untuk membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama dengan cepat, yang menurut Indeks Anatomi Kerja dapat menghemat 5,4 jam per minggu.

“Asana menstandarkan proses kami dan membuatnya mudah diikuti,” kata Sjoerd. “Orang-orang cukup menyalin templat ke kampanye klien mereka, yang berisi semua tugas yang harus diselesaikan dan memungkinkan pekerjaan diberikan kepada orang lain. Seluruh proyek disusun dengan jelas, dan semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka.

“Dan karena kami menyiapkan templat kami sebagai daftar periksa besar berisi tindakan yang harus diselesaikan, kami tidak perlu lagi menulis prosedur operasi standar – semuanya terintegrasi ke dalam alur kerja.”

Dulu, manajer kampanye membutuhkan setidaknya dua jam untuk menyelesaikan rencana produk – Asana melakukannya dalam satu detik.

Sjoerd Knol, Direktur Proses, Leads.io

Mempercepat lintasan pertumbuhan

Sebagai pelaku utama, Leads.io menghasilkan lebih dari 5 juta lead setiap tahun untuk 2600 klien di seluruh dunia. Namun, perusahaan masih berupaya keras mewujudkan visinya untuk menjadi pemimpin global dalam lead generation – berkembang jauh melampaui 250 spesialis dan 11 kantor globalnya saat ini untuk membantu lebih banyak bisnis menjangkau audiens mereka dan mendapatkan ROI terbaik dari lead mereka.

Memanfaatkan kapabilitas Asana adalah kunci pertumbuhan di masa depan ini. “Saat kami mengerjakan strategi kampanye antardepartemen yang berbeda, diperlukan waktu untuk secara manual menempatkan informasi yang tepat di tempat yang tepat guna mencapai kesimpulan yang tepat,” jelas Sjoerd. “Namun, jika kami menghubungkan API Asana ke sistem kami yang sudah ada - seperti alat kinerja pemasaran pengembangan mandiri kami, BERT, Portal Klien, dan Google Ruang Kerja - kami menghindari duplikasi upaya dan meningkatkan kualitas data kami, karena bidang kustom diisi secara otomatis. 

“Ada juga lebih banyak hal yang bisa kami lakukan saat menautkan tugas di berbagai proyek. Misalnya, jika kami menerapkan aturan otomatis untuk memastikan tugas baru yang ditambahkan ke templat diekstraksi dari back end. Ini tidak hanya menghemat lebih banyak upaya manual, tetapi juga mencegah bagian baru dari proses hilang atau terlupakan saat kami berkembang.

“Pada akhirnya, Asana memberi kami cara yang lebih baik untuk mencapai visi kesuksesan kami.”