Gojek mengoperasikan 20+ layanan mereka dengan Asana

Gojek adalah platform terkemuka yang paling diminati di Asia Tenggara yang menyediakan akses bagi jutaan pengguna ke lebih dari 20 layanan. Dari layanan transportasi, pengiriman makanan, hingga pembayaran digital dan logistik, Gojek menyediakan itu semua. Pada 2010, perusahaan ini merintis pusat panggilan yang menghubungkan pengemudi ojek dengan pelanggan. Kini, Gojek telah berkembang pesat dan memiliki banyak sekali pelanggan yang menggunakan beragam layanannya sejak aplikasi diluncurkan pada Januari 2015. Ini pencapaian sangat besar, tapi bukan tanpa tantangan pengelolaan karena perusahaan semakin besar.

Dian Rosanti menjabat sebagai Kepala Manajemen Produk, Platform Konsumen di Gojek. Ia memiliki berbagai peran dan berfokus pada manajemen produk, menentukan program, dan berkolaborasi lintas fungsi dengan kepemimpinan dan divisi, seperti teknik dan pemasaran. Ketika Dian bergabung dengan Gojek pada awal 2018, ia mengenali adanya tantangan utama: tim menggunakan alat berbeda untuk mengelola pekerjaan. Akibatnya, tim bekerja sendiri-sendiri dan memperlambat eksekusi.

Selain itu, merencanakan proyek dan memulai inisiatif sulit dilakukan karena minimnya wawasan tentang peta jalan produk dan jadwal pengiriman. Agar dapat tumbuh cepat dan strategis, perusahaan perlu melacak output dengan benar dan menyelaraskan tujuan yang jelas. Dian dan seluruh tim kepemimpinan tahu bahwa mereka membutuhkan alat manajemen kerja yang terpusat agar hal ini terjadi.

Kami memerlukan lebih banyak visibilitas tentang pekerjaan yang dilakukan tim dan apa yang kami luncurkan, dan satu-satunya cara melakukannya adalah mengelola seluruh pekerjaan kami di platform yang sama.”

Memilih alat yang tepat untuk semua alur kerja

Gojek memerlukan platform yang cukup fleksibel untuk mengelola berbagai alur kerja yang berbeda dari peta jalan produk, perencanaan OKR hingga manajemen program umum. Singkatnya, semua pekerjaan non-teknis perlu dikelola di tempat yang sama. Ada banyak alat manajemen kerja yang digunakan di Gojek saat itu dan Asana adalah salah satunya. Dian merupakan penggemar Asana, setelah menggunakan Asana saat peran sebelumnya, dia tahu para tim dapat mengatur proyek dan alur kerja dengan cara mereka sendiri sambil tetap memberikan pimpinan visibilitas tingkat tinggi ke dalam progres yang mereka butuhkan. Kemampuan menambahkan tugas yang sama ke beberapa proyek berarti tidak ada informasi yang hilang di antara tim dan semua orang dapat melacak pekerjaan dengan cara yang dirasa paling cocok.

Pemimpin bisnis melihat Asana sebagai platform yang sangat fleksibel dan dapat digunakan oleh siapa saja. Karena setiap orang bisa melihat apa yang sedang terjadi, kami dapat menghilangkan pekerjaan duplikat dan menjaga semua orang tetap memiliki pemahaman yang sama.”

Mengajak ribuan karyawan bergabung dengan Asana

Asana pertama kali diperkenalkan kepada tim program dan manajemen produk di Gojek. Rekan Dian, Brandie Heinel, Kepala Manajemen Program Global, mengambil alih dan mulai menata cara mengelola pekerjaan. Ini termasuk memindahkan pekerjaan ke Asana dengan bantuan Manajer Kesuksesan Pelanggan, yang juga menjalankan sesi pelatihan untuk membantu karyawan mempelajari cara menggunakan platform. Pimpinan tim produk dan program mulai melihat betapa mudahnya menugaskan pekerjaan, merencanakan rapat, dan menciptakan kejelasan di dalam tim menggunakan Asana. Hasilnya, penggunaan Asana terus meningkat.

Selanjutnya, Asana diperkenalkan ke perusahaan yang lebih luas. Terdapat dua hal yang mendorong penggunaan Asana. Pertama, tim kepemimpinan Gojek menggunakan Asana untuk menjalankan rapat bulanan perusahaan untuk melacak OKR dan kinerja. Berkolaborasi dan menetapkan agenda untuk pertemuan ini mudah dilakukan di Asana dan ini mendorong semua orang untuk mengelola pekerjaannya di platform. Kedua, program juara Asana dibentuk untuk memimpin penggunaan dasar di perusahaan. Setiap bulan, Manajemen Kesuksesan Pelanggan Gojek bertemu dengan juara internal mereka untuk membahas fitur dan kasus penggunaan baru. Klub juara membantu semua orang terus melihat nilai di Asana dan membawa ide-ide baru kembali ke tim mereka.

Begitu orang mulai merasakan bagaimana Asana membawa kejelasan dan keselarasan ke dalam tim, kami melihat penggunaan organik dengan cepat meningkat di seluruh organisasi.”

Cara baru bekerja dengan Asana

Gojek menghemat total perkiraan 3.486 hari kerja atau 697 minggu per tahun dengan menggunakan Asana untuk mengoordinasikan dan mengelola pekerjaannya. Automasi menjadi kontributor besar untuk menghemat waktu. Setiap bulan sekitar 4.871 formulir dikirimkan untuk menyederhanakan permintaan masuk, 151 proyek dimulai dari templat, dan 21.494 aturan dijalankan untuk mengotomatiskan langkah-langkah alur kerja.

Berikut adalah beberapa cara utama tim di Gojek menggunakan Asana:

Pelacakan tujuan dan hasil utama (OKR)

OKR dilacak oleh tim kepemimpinan di dewan publik sehingga semua orang dapat melihat prioritas perusahaan. Dengan panduan ini, masing-masing tim kemudian menetapkan OKR mereka sendiri. Templat digunakan untuk mengubah setiap KR menjadi proyek dengan milestone dan tugas.

Asana memudahkan mengelola dan melacak OKR. Seluruh perusahaan tahu apa prioritas utama dan dapat merencanakan, melacak, dan melaporkan pekerjaan yang sesuai. Ini membuat kami jauh lebih efisien sehingga kami dapat mengeksekusi dan menyesuaikan lebih cepat.”

Pemimpin seperti Dian menggunakan Portofolio untuk melacak proyek KR yang penting bagi tim. Pemimpin KR membagikan pembaruan status reguler di Asana untuk menjelaskan cara melacak proyek dan apakah ada yang berisiko. Gojek juga baru-baru ini melakukan restrukturisasi internal dan memiliki OKR publik membantu semua orang tetap memiliki pemahaman dan bergerak ke arah yang sama terlepas dari semua perubahan yang terjadi.

Manajemen program

Para manajer program mengelompokkan proyek yang mereka kelola ke dalam portofolio. Dengan demikian mereka dapat melihat sekilas apa yang sedang berjalan dan dengan mudah berbagi pembaruan progres dengan para pemangku kepentingan. Pemimpin seperti Dian dapat mengakses portofolio ini kapan saja untuk melihat di mana inisiatif berada. Jika ada pertanyaan yang perlu dijawab atau hambatan yang harus diatasi, tim hanya perlu meninggalkan komentar atau menyelam lebih dalam ke sebuah proyek.

Peta jalan produk

Ketika pandemi COVID-19 dimulai, seperti perusahaan lainnya, Gojek harus segera menyesuaikan rencana produknya. Untuk melacak semuanya, kalender peluncuran produk COVID-19 dibuat di Asana. Kalender ini membantu semua orang melihat apa yang diluncurkan dan kapan mereka dapat dengan cepat membuat keputusan tingkat tim, menghapus penghambat proyek-proyek besar, dan memberikan pembaruan status secara efisien. Demikian pula, manajer produk menggunakan Asana dengan cara ini untuk melacak pekerjaan yang dilakukan setiap anggota tim untuk peluncuran dan peningkatan baru.

Masa depan penyelarasan yang lebih baik

Pekerjaan remeh yang terjadi di seluruh tim Gojek kini berkurang karena mereka mengelola pekerjaan di Asana. OKR perusahaan jelas sehingga prioritas menjadi transparan dan setiap orang memiliki pemahaman lebih baik tentang bagaimana pekerjaannya saling menyokong satu sama lain. Dengan runtuhnya sekat pemisah pekerjaan antar tim dan adanya proses yang digunakan dengan templat, tim dapat menjalankan pekerjaan lebih cepat dan sesuai proporsi masing-masing. Ini menghasilkan penghematan waktu yang signifikan sebanyak 3.486 hari kerja per tahun yang dulu dihabiskan untuk koordinasi pekerjaan. Dengan waktu ekstra ini, Gojek memiliki lebih banyak waktu berinovasi pada produk untuk menghilangkan gesekan kehidupan sehari-hari dengan menghubungkan konsumen dan penyedia barang dan jasa terbaik di pasar.