Di kantor nasional Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA) yang berisi 80 orang, Tim Hibah Yayasan dan Hibah Federal mewakili sekitar sepertiga dari seluruh pegawai. Fungsi mereka secara bersama-sama adalah mendistribusikan dana dari perusahaan, filantropi swasta, dan sumber federal kepada lembaga-lembaga lokal. Mereka membuat laporan dampak, memonitor kepatuhan lembaga terhadap perjanjian hibah, dan mengembangkan program pemuda baru untuk jaringan.

Selama lebih dari satu dekade, kantor nasional telah menggunakan spreadsheet, email, dan obrolan untuk mengelola proyek-proyek ini. Ketika mereka beralih ke Asana pada Januari 2020, mereka memasukkan informasi ke satu tempat untuk visibilitas di seluruh Bagian. Mereka juga membangun Alur Kerja standar untuk membantu mereka memenuhi persyaratan kepatuhan dan batas waktu pelaporan secara andal.

Berkat efisiensi operasi dari Alur Kerja yang ditetapkan dan didokumentasikan, BBBSA menghasilkan kepercayaan yang lebih tinggi dari penyandang dana, dan lebih banyak perpanjangan pendanaan. BBBSA meningkatkan pendanaan dan distribusi hibah tanpa meningkatkan tingkat kepegawaian, memungkinkan mereka untuk mengarahkan lebih banyak sumber daya kepada kaum muda yang menjadi inti organisasi mereka.

Asana telah membantu kami mendapatkan perpanjangan hibah dari penyandang dana karena kami tepat waktu dalam komunikasi dan pelaporan.

Tim Pehlke, Direktur Hibah Yayasan

Mengenal Asana saat makan siang

Ketika BBBSA memperkenalkan Asana ke kantor nasional, Tim Pehlke, Direktur Hibah Yayasan, memimpin serangkaian "makan siang dan belajar" yang dihadiri banyak orang, memberikan pelatihan Asana selama 15-20 menit kepada pegawai sebelum kesempatan untuk bersosialisasi. Sesi tersebut direkam dan disediakan untuk pendidikan berkelanjutan dan onboarding pegawai baru, bersama dengan artikel pelatihan Asana dan sumber daya lainnya.

Saat tim beralih dari email dan obrolan ke Asana, Tim meminta setiap orang memulai dari hal kecil dengan membuat daftar tugas personal sederhana untuk mengetahui cara Asana menghemat waktu mereka. “Saya suka Tampilan Papan untuk tugas personal,” kata Tim. “Bekerja dengan Manajemen Kesuksesan Pelanggan Asana yang memiliki latar belakang nirlaba juga sangat membantu saat kami membuat Alur Kerja dan templat.”

Bersama Asana, onboarding rekan tim jauh lebih mudah karena kami memiliki proses yang solid dan mudah diikuti dengan sedikit panduan.

Tim Pehlke, Direktur Hibah Yayasan

Data di satu tempat untuk semua hibah, laporan, dan agensi

Saat ini, kantor nasional BBBSA menggunakan Asana untuk mengelola distribusi hibah, pelaporan, dan telah memperluas penggunaan Asana untuk perencanaan strategis dan pertukaran pengetahuan di seluruh organisasi.

Templat manajemen hibah: Untuk setiap hibah baru yang diterima, BBBSA menduplikasikan templat proyek di Asana untuk menyimpan informasi hibah dan tugas pelaksanaan, sehingga tidak ada langkah yang terlewat dan persyaratan kepatuhan terpenuhi. Templat ini membagi tugas menjadi beberapa bagian untuk perjanjian hibah, penganggaran, linimasa persetujuan kepemimpinan senior, dan bagian opsional untuk konsultan atau kemitraan agensi khusus. 

Pelacak proyek aktif: Tim menarik linimasa dari semua laporan hibah ke dalam satu proyek Asana dengan menambahkan tugas ke beberapa proyek. Tampilan tingkat tinggi ini membantu mereka merencanakan secara proaktif untuk memenuhi batas waktu. 

Pelacak risiko dan isu: Proyek Asana lainnya membantu melacak hibah berisiko, mendokumentasikan informasi tentang isu, dan menyelaraskan item tindakan. Langkah-langkah ditugaskan kepada rekan tim tertentu di Asana untuk memastikan penyelesaian.

Log informasi hibah dan pelacak waktu: Proyek menampilkan informasi inti di seluruh hibah menggunakan bidang kustom (mis., nama, area fokus, batas waktu laporan, jumlah yang didanai, pemangku kepentingan). Pegawai juga menggunakannya untuk mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap hibah, menggantikan spreadsheet pelacakan waktu.

Dasbor kesehatan lembaga: Tim Hibah Federal mendistribusikan $13,5 juta kepada lembaga lokal setiap tahun dan menggunakan proyek Asana untuk melacak kesehatan lembaga. Saat bertemu dengan agensi, mereka dapat membuka tugas Asana agensi tersebut untuk melihat status terbaru dan konteks historis, seperti perubahan titik kontak, isu terbuka dan terselesaikan, catatan kinerja, dan audit yang selesai. Mudah untuk menandai agensi jika mereka terlambat mengirimkan audit keuangan atau tidak memenuhi target untuk pengeluaran yang sesuai; subtugas menyimpan detail untuk referensi di masa mendatang. 

Mengumpulkan Kisah Kecocokan Positif: Tim Hibah Federal mengumpulkan Kisah Kecocokan Positif dari agensi untuk disorot dalam laporan hibah. Mereka menggunakan formulir Asana untuk menerima pengiriman, secara otomatis mengatur semua foto, formulir persetujuan, dan teks ke dalam proyek Asana terpusat. Saat waktunya membuat laporan, tim dapat mencari kata kunci untuk menemukan cerita tentang topik tertentu dengan mudah, seperti lembaga kepolisian atau anak-anak di daerah pedesaan.

Memusatkan informasi dengan alat terintegrasi: Integrasi Sharepoint memungkinkan tim mengelola dokumen dan membagikan tautan kepada kepemimpinan senior untuk ditinjau, sementara integrasi Outlook mengubah email dari mitra eksternal menjadi tugas Asana internal untuk ditindaklanjuti. 

Bersatu sebagai satu kesatuan: Asana membantu bagian-bagian berkomunikasi di satu platform untuk perencanaan strategis. Ketika pandemi COVID-19 dimulai, dan BBBSA beralih dari kantor fisik menjadi tim jarak jauh, Asana membantu mereka tetap terhubung, mengatasi keterbatasan VPN, dan dengan cepat meluncurkan penawaran baru untuk menyediakan layanan internet dan makanan bagi anak-anak sekolah.

Meningkatkan kapasitas tim melalui perencanaan strategis dan Alur Kerja

Kemampuan untuk menemukan informasi dengan cepat dan mengikuti proses standar telah membantu Tim Hibah Yayasan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pelaporan hibah sebesar 80%—dan mereka menghabiskan waktu 50% lebih sedikit untuk memulai proyek hibah baru dengan templat dan alur kerja yang jelas.

Indeks Anatomi Kerja melaporkan bahwa proses yang tidak jelas adalah penyebab umum terlewatnya batas waktu bagi pekerja intelektual. Dengan Asana, BBBSA memenuhi batas waktu laporan mereka dan berkomunikasi dengan donor secara tepat waktu. Dengan merencanakan linimasa pembuatan laporan di platform, mereka dapat berpikir ke depan, menambahkan waktu buffer, dan mengantisipasi tantangan.

Ini telah meningkatkan kepercayaan dengan donatur, membantu BBBSA mendapatkan perpanjangan pendanaan dan menghemat waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk mencari sumber hibah baru. Tim Hibah Yayasan telah meningkatkan pendanaan sebesar 50% dan sekarang mendistribusikan 2,5x jumlah hibah setiap tahun—sembari menjaga ukuran tim tetap stabil.

Asana menjaga kantor nasional BBBSA tetap berada di bawah satu naungan, sekalipun mereka telah menjadi tim yang tersebar. Kepemimpinan kini memiliki lebih banyak visibilitas ke status proyek, risiko, dan audit keuangan, dan lebih mudah untuk menyebarkan pembelajaran ke seluruh jaringan lembaga. 

Mengumpulkan memori institusi di Asana meruntuhkan sekat departemen dan memastikan kesinambungan dari waktu ke waktu. Tim mengatakan, “Saat anggota tim berubah, kami tetap berfungsi karena kami memiliki cara sistematis untuk mengelola proyek kami. Saya dapat mentransfer proyek dari satu orang ke orang lain, dan semuanya sudah ditetapkan dengan konteks.”

Lebih banyak kapasitas berarti lebih banyak dukungan bagi kaum muda di seluruh AS

Ketika BBBSA meningkatkan produktivitas dengan Asana, mereka dapat mengalokasikan kembali waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk mengelola pekerjaan menjadi waktu untuk mengeksekusi dan berinovasi. Beberapa lembaga lokal telah memakai Asana sebagai platform manajemen kerja mereka, yang semakin memperkuat koneksi di seluruh jaringan BBBSA.

Dengan tim yang terhubung, pertumbuhan pendanaan yang stabil, dan proses untuk memenuhi persyaratan kepatuhan, BBBSA dapat menyalurkan lebih banyak sumber daya ke misinya untuk membantu setiap anak mencapai potensi penuh mereka.

Asana telah memberi kami platform untuk bekerja di berbagai tim dan meningkatkan komunikasi antar bagian sehingga lembaga BBBSA memiliki hal yang dibutuhkan untuk membantu setiap anak mencapai potensi penuhnya.

Tim Pehlke, Direktur Hibah Yayasan