Sorotan

• Waktu respons yang lebih cepat: Waktu respons bantuan teknis internal berkurang dari 5 hari menjadi 12 jam, meningkatkan kepuasan pegawai. 

• Onboarding klien lebih cepat: Menutup kesepakatan dan melakukan onboarding klien baru lebih cepat dan bebas dari kesalahan, yang menghasilkan klien yang lebih bahagia.

• Menghilangkan pekerjaan yang luput: Proyek dan formulir menghilangkan tugas yang luput dan batas waktu yang terlewat sehingga proyek dapat diselesaikan dengan cepat. 

• Mengurangi pekerjaan admin: Email, rapat, dan obrolan kerja yang berlebihan berkurang sehingga menciptakan lebih banyak waktu untuk deep work. 

Athena adalah layanan impian bagi para pemimpin yang sibuk, yang memasangkan mereka dengan asisten virtual yang sangat terlatih yang dapat mengatur kalender, meluncurkan podcast, merencanakan ulang tahun, dan banyak lagi. Misi perusahaan adalah memberdayakan individu luar biasa dengan bantuan ahli sehingga mereka dapat menjalani kehidupan yang lebih bermakna. 

Perusahaan yang mengutamakan kerja jarak jauh ini memiliki ribuan klien di seluruh dunia dan lebih dari 1.500 staf di Amerika Serikat dan Filipina. Ketika Athena mengalami fase pertumbuhan pesat, muncul tantangan manajemen proyek. Tugas penting sering terlewatkan karena pekerjaan dikelola di berbagai spreadsheet, email, dan obrolan. Hal ini mengakibatkan keterlambatan dukungan pusat bantuan, perbedaan dalam pembuatan kontrak, dan waktu yang dihabiskan untuk memahami status proyek. 

Untuk mengatasi tantangan ini, tim keuangan menggunakan Asana untuk memusatkan dan mengelola pertanyaan tentang penggajian. Waktu respons mereka meningkat begitu cepat sehingga Athena menerapkan Asana di seluruh perusahaan sebagai Solusi manajemen kerja mereka. 

Menemukan manfaat Asana 

Tim keuangan awalnya memilih Asana untuk mengelola permintaan penggajian terkait perbankan, tanggal pembayaran, dan pajak. Melacak permintaan ini melalui email sulit dilakukan–banyak yang luput dan tim menjadi kewalahan. 

Menggunakan Asana mengubah pekerjaan tim keuangan dengan: 

• Menawarkan ikhtisar yang jelas tentang status permintaan untuk kemudahan pelacakan dan penentuan prioritas

• Mengurangi email dan pesan obrolan bolak-balik, sehingga ada waktu untuk menindaklanjuti permintaan   

• Menyederhanakan alur kerja sehingga tugas, tanggung jawab, dan batas waktu jelas bagi semua anggota tim

Terinspirasi oleh kesuksesan tim keuangan, Maribeth Villon, Pendiri dan Kepala Administrasi, dan Ben Organ, Direktur Teknik, mendukung implementasi Asana di seluruh perusahaan. 

Tim keuangan kami mulai menggunakan Asana untuk mengelola permintaan penggajian, mempercepat waktu tanggapan. Kemudian, kami meluncurkannya di seluruh perusahaan untuk meningkatkan manajemen proyek dan kolaborasi agar kami dapat mengeksekusi lebih cepat.

Maribeth Villon, Pendiri dan Kepala Administrasi di Athena 

Memperkenalkan cara kerja baru

Komitmen Athena terhadap budaya yang serba cepat dan berfokus pada pembelajaran menghasilkan implementasi Asana yang cepat. Pemimpin seperti Maribeth dan Ben memperkenalkan platform ini kepada tim mereka, menekankan pentingnya mengelola pekerjaan di satu tempat untuk mendorong efisiensi. Indeks Anatomi Kerja 2023 menyoroti bahwa 62% hari kerja terbuang untuk tugas-tugas berulang, tetapi proses yang lebih baik dapat menghemat 4,9 jam per minggu. Pegawai menyadari bahwa Asana membuat tugas lebih mudah dikelola dan membantu mereka menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Mahir menggunakan teknologi, pegawai merasa mudah menggunakan Asana tanpa banyak pelatihan formal karena Pusat Bantuan Asana menjawab pertanyaan mereka. 

Kami beroperasi dengan ritme yang cepat. Berkat Antarmuka Asana yang intuitif, semua orang dengan cepat mengadopsi platform dan mulai menggunakannya untuk mengelola pekerjaan sehari-hari mereka.

Maribeth Villon, Pendiri dan Kepala Administrasi di Athena

Hidup dengan manajemen proyek terpusat 

Semua pegawai di Athena kini menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan, mulai dari onboarding dan offboarding pegawai hingga pengembangan produk. Sekarang setelah Alur Kerja mereka tertata di satu tempat, tim bekerja lebih cepat dan lebih efisien. 

Berikut cuplikan singkat tentang cara tim di Athena menggunakan Asana:

• Proses onboarding dan offboarding pegawai disederhanakan menggunakan templat Asana sehingga tidak ada langkah yang terlupakan. Setiap item tindakan dicatat, mulai dari pembuatan email hingga alokasi sumber daya. Asisten virtual sekarang siap bekerja sejak hari pertama tanpa masalah teknologi atau administratif. 

• Pembuatan kontrak kini membutuhkan waktu yang lebih singkat berkat automasi. Melalui integrasi HubSpot, kesepakatan yang diselesaikan segera memicu tugas pembuatan kontrak yang diberikan kepada tim dukungan Athena. Sebelum Asana, pembuatan kontrak memakan waktu 48 jam dan terkadang kontrak terlupakan. Sekarang, prosesnya membutuhkan waktu kurang dari satu hari, dan kontrak tidak pernah diabaikan. 

• Permintaan bantuan teknis internal awalnya dikelola secara eksklusif di Asana, meningkatkan waktu respons dari 5 hari menjadi kurang dari 12 jam. Baru-baru ini, Zendesk diperkenalkan dan diintegrasikan dengan Asana, meningkatkan kecanggihan dukungan pusat bantuan Athena untuk pegawai. 

• Pengembangan produk dikelola menggunakan Papan Kanban Asana. Setiap produk memiliki papan yang mencantumkan perbaikan bug dan gol pengembangan. Selain itu, ada papan master yang menunjukkan status setiap proyek teknologi yang sedang berjalan. Ini membantu tim bidang teknik merencanakan sprint, mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik, dan menyelesaikan proyek lebih cepat. 

• Delegasi klien dikelola menggunakan Asana. App Athena terintegrasi dengan Asana dengan segera mengubah tugas baru untuk asisten virtual menjadi tugas Asana. Integrasi ini memastikan asisten tidak pernah melewatkan permintaan.  Banyak klien juga lebih suka menggunakan Asana secara langsung dengan asisten virtual mereka. 

Asana memungkinkan kami menjadi lebih responsif. Kami dapat memprioritaskan perbaikan bug penting dan permintaan fitur. Dengan tampilan yang jelas tentang semua pekerjaan yang sedang dikembangkan, saya dapat dengan mudah memahami kapasitas kami dan membuat rencana dengan lebih efektif.

Ben Organ, Direktur Teknik di Athena

Menciptakan efisiensi lebih tinggi dengan Asana 

Tim di Athena akan terus menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan mereka dan berkolaborasi, baik secara internal maupun dengan klien. Pemimpin seperti Maribeth dan Ben bertujuan untuk menyederhanakan Alur Kerja lebih lanjut dengan memperkenalkan portofolio, menyempurnakan automasi, dan mengeksplorasi peningkatan integrasi. Ini semua tentang mempercepat Alur Kerja dan memastikan semua orang, mulai dari pegawai hingga klien, mendapatkan manfaat maksimal dari pekerjaan mereka.