我們如何建立數位成熟度架構以擴展功能和成果

數位工作是一個不斷變動的目標。 新技術不斷出現，優先事項不斷演變，讓人很想一次嘗試所有內容。 但我學到的是，追逐每一個趨勢並不能讓您更接近目標，只會產生噪音。

作為 Asana 的數位主管，我一直在問自己，我們如何才能在日益加速的技術變革中保持領先地位。 為了解決這個問題，我建立了一個數位成熟度架構，這對於評估我們的現狀並決定什麼值得我們投入時間和資源來說至關重要。 這是一種評估我們所處位置的方法，確定我們可以產生最大影響的地方，並規劃一條整個團隊都能理解並團結在後面的前進道路。

為什麼數位北極星很重要

在數位趨勢不斷演變、新技術每週不斷出現、趨勢不斷變化的環境中，團隊很容易在沒有連貫計劃的情況下凍結或追逐每一個新工具。 第一種方法會導致分析癱瘓。 第二種可能導致投入量分散和重複工作。 擁有數位北極星可以解決這兩個問題，為您提供一個鏡頭，根據您的長期目標評估機會，同時保持足夠的彈性，以納入有價值的創新。

它無法解決所有挑戰，但確實回答了一個關鍵問題：「我們現在應該將時間和資源集中在哪裡？」

數位成熟度架構介紹

對我們來說，這顆北極星以數位成熟度架構的表單出現，這是一種評估我們所處位置、找出重要差距並設定實際改進目標的方法。 

此架構可幫助我們：

• 使用明確的成功指標測試新方法

• 從成功和失敗中快速學習

• 投入資源以擴展有效的內容

• 建立團隊未來成熟度所需的技能

• 建立與我們的目標一致的清晰學習路徑

以下是我們將此架構付諸實踐的方法：

步驟 1：評估您的所在位置

我們從誠實評估我們目前的能力、找出具體差距並設定現實的改進目標開始。 為了具體化，我們定義了五個成熟度等級：

• 新手

• 探索者

• 參與者

• 變革者 

• 破壞者 

這些成熟度等級有助於我們確定當前的狀況，突顯重要的差距，並根據我們的核心目標、優先事項和我們正在努力實現的未來狀態，為我們想要達到的目標設定一個現實的目標。

步驟 2：圍繞關鍵功能達成一致

我們圍繞六個核心維度構建了架構：這些是對我們的數位團隊發展至關重要的領域。 這些不僅關乎 Business 版的需求，也關乎我們如何幫助人們建立新技能並在其角色中成長。 當您在兩者之間取得平衡時，就能獲得最佳成果：提升團隊的專業知識，同時專注於推動 Business 版發展的優先事項。

我們關注的六個面向是：

• 進階數位技能：從臨時訓練轉變為結構化的技能提升計劃，並提供關鍵數位能力的認證途徑。

• 個人化：從一體適用的體驗演變為資料驅動的個人化，並有明確的治理準則。

• 實驗：從基於直覺的決策文化轉變為假設驅動的測試文化。

• AI 驅動的自動化：從手動工作流程發展到智慧流程，讓我們的團隊能夠專注於高價值工作。

• 分析與深入解析：從脫節的報告發展到推動策略決策的統一深入解析。

• 平台績效：從僵化的系統轉向能夠實現快速創新的彈性架構。

步驟 3：將功能和評估結合起來

在我們評估了自己的立場並確定了我們想要建立的關鍵能力後，我們將它們整合在一起。 這意味著將我們團隊在每個成熟度層級的位置進行對應，瞭解定義這些層級的里程碑，並確定我們接下來要前往的方向。

例如，在 AI 驅動的自動化中，「數位新手」的自動化流程可能不到 10%，而「數位顛覆者」的自動化流程則超過 75%。 透過為每項功能定義具體的里程碑和指標，您可以輕鬆評估團隊目前的狀況、從「新手」轉變為「玩家」或「顛覆者」意味著什麼，以及接下來要投資的地方。

對我們來說，這些是可行的優先事項。 我們意識到自己在個人化方面是「數位探險家」，主要依賴基於廣泛區隔的基本區隔，但我們需要發展到「數位參與者」層級，並擁有統一的客戶個人檔案和跨通路個人化。 透過使這些差距可見化，我們為團隊提供了一條清晰的路徑來縮小差距。

帶領人們踏上旅程

若要讓數位成熟度投入量發揮作用，就不能只是自上而下的指令。 在流程的早期，我讓團隊參與對話，首先審查架構的草稿，然後協助完善它。 最終的藍圖反映了他們的專業知識和優先事項。

這種協作方法帶來了很大的影響。 這意味著團隊不僅僅是瞭解我們的目標，他們在塑造這個目標的過程中也發揮了作用。 它還為優先順序安排提供了一個共同的視角，使日常投入量如何融入更大的藍圖更加清晰。

同樣重要的是，它為團隊提供了一種衡量自身成長的具體方法。 這並不是說「去學習 AI」或「更好地進行實驗」。 而是要讓技能培養變得具體、可行，並且可以追蹤。 透過將熟練度與明確的指標和里程碑聯繫起來，我們幫助人們了解他們的能力如何發展，以及這種發展如何融入他們的角色、職業生涯以及我們共同建設的未來。

使其可行動化，並使其成為我們的

最好的架構不會存在於投影片組中。 它們存在於每天發生工作的地方。 在 Asana 中，這意味著讓數位成熟度架構在 Asana 中可行。 透過利用 Asana 的功能，以可視化我們轉型旅程的方式建立連結的系統，我們讓每個團隊成員都能輕鬆瞭解我們的現狀、我們的目標，以及他們的日常工作如何使我們更接近長期目標。

我們正在利用的主要功能包括：

• 目標：我們為每個成熟度維度定義了明確的目標，並設定了可衡量的目標和截止日期。

• 專案：每個目標都有特定的專案和任務支援，這些專案和任務將目標分解為實現目標所需的具體步驟，使每個團隊成員都能輕鬆瞭解他們的日常工作如何與長期成長連結。

• 專案狀態更新：我們每月審查和更新狀態，定期檢查進度。 這些狀態更新有助於團隊保持一致、取得成功，並快速發現需要關注的領域，從而可以在發生挫折之前輕鬆調整優先順序。

• 自訂欄位：我們使用自訂欄位追蹤成熟度、Business 版影響和資源需求，從而實現豐富的篩選和報告。

• 報告儀表板：我們的領導團隊使用儀表板來監控各項計劃的進度、識別阻礙，並做出明智的資源分配決策。 我們可以追蹤我們在哪些方面取得最大的進步，例如部署 AI 驅動的助手或對齊個人化指標，並找出我們停滯不前的地方。

我喜歡這種方法的原因是它將策略願景與日常執行連結起來。 我們的團隊成員可以看到他們的個人任務如何直接促進我們的成熟度進步。 進度變得清晰可見並受到讚揚，而潛在問題可以在破壞我們的動能之前得到識別和解決。

成功的樣貌

如今，這種方法已經取得了成果：

• 我們將在關鍵層面從「數位探索者」進步到「數位參與者」，在某些領域，我們將在本會計年度內將目標設定為「數位變革者」狀態。

• 團隊已採用基於角色的 AI 認證，100% 的團隊工作流程專家、AI Studio 基礎和AI 技能徽章均已獲得認證。

• 我們已部署五個 AI 助理，並隨著我們建立動能，將目標提高到 15 個。

• 團隊更清楚瞭解應該將投入量集中在哪裡、如何平衡日常優先事項與長期技能培養，以及他們的貢獻如何融入更大的藍圖。

其他數位領導者的經驗教訓

如果您正在為您的團隊建立數位成熟度藍圖，有幾個經驗教訓值得注意：

• 讓人們及早參與：共同建立架構，以便反映您的策略和團隊的實際經驗。

• 使其可行：將您的架構放在工作已經發生的地方：在您的團隊每天使用的工具和平台中。

• 公開追蹤和衡量進度：使進度可見，以便團隊可以圍繞勝利集結，並找出需要更多關注的領域。

• 保持彈性：隨著您對可能性的深入瞭解，目標也會隨之演變。 目標是進步，而非完美。

共同打造數位未來

數位轉型絕不僅僅是技術。 這關乎將人員、流程和工具與共同願景保持一致。 在 Asana，我們的數位成熟度架構已不僅僅是一個藍圖。 這是團隊瞭解我們的立場、我們的方向以及每個人如何幫助我們實現目標的方式。

透過在 Asana 中將架構轉化為可行動項目，我們將一項龐大而抽象的計劃轉化為協作、具體的實踐。 這比任何單一工具或趨勢都更重要，是我們保持專注和領先的方式。