Asana 如何使用 AI 隊友將創意製作簡介從一週縮短為當日執行

當 Asana 的創意營運與製作負責人 Aubrey Rogers 啟動一項新的創意活動時，她並不會從執行開始。 首先，她需要瞭解正在發生的事情及其原因。 這通常意味著團隊啟動會議、上市投影片組，以及在多個平台上進行的無數次來回對話。

理論上，Rogers 在啟動後應該具備所需的一切。 她已確定策略並讓專案關係人達成共識。 但實際上，這些並非她開始工作所需的所有資訊。

這是因為執行所需的詳細資料（例如交付項目、時間軸和所有權）仍然分散在其他投影片組、記錄和對話中。 在將這些資訊整理成一份清晰的簡介之前，工作會停滯不前。

很有趣的是，人們認為行銷活動工作從創意啟動開始，但許多延誤其實早在更早的階段就發生了。”

建立簡介是否需要花這麼多時間？

Aubrey 的角色是橋接新進資訊與可執行工作之間的斷層。 她從各個團隊獲取策略，並將其轉化為創意團隊可以立即據以採取行動的內容，以創意簡報的形式呈現。 此流程至關重要，但也可能非常耗時。

傳統上，這意味著從多個來源擷取資訊、與專案關係人進行後續追蹤，並驗證所有資訊的準確性和完整性。 光是達到可用的起點，可能就需要好幾天的時間。

多年來，像 Aubrey 這樣的製作人就是這樣工作的。 但人工智慧的進步 (例如 Asana 的 AI Teammates) 改變了這一點。 現在，他們可以將繁瑣的手動任務自動化，並專注於他們所熱愛的創意工作。

AI 隊友如何改變 Asana 的創意製作

為了加快進度，Aubrey 以在 Asana 中與她的團隊一起工作的 AI 隊友為中心，建立了自己的工作流程。

她無需從空白頁面開始，而是將包含啟動會議資訊的任務指派給 AI 隊友。 接著，AI 隊友會負責將該資訊轉換為結構化的簡介。

以下介紹其運作方式：

步驟 1：吸收並理解所有背景資訊和輸入內容

Aubrey 建立了一個 AI 隊友，並為其提供了完成工作所需的所有背景資訊，例如我們的品牌語調和風格指南，以及她希望簡介採用的結構化範本。 接著，她為該隊友指派一項任務，其中包含啟動會議的逐字稿、上市投影片組，以及任何其他對話或相關的 Asana 任務。 在執行任務的過程中，隊友可以參考過去的行銷活動、範本和團隊目標，以瞭解如何組織其輸出內容。

步驟 2：整理資訊並產生結構化的簡介

AI 隊友使用團隊的創意簡介範本，將非結構化輸入內容對應至團隊已在使用的格式。 隊友會建立一份完整的簡介草稿，包括訊息傳遞、交付項目、推廣渠道以及關鍵里程碑。 

步驟 3：標記差距和缺少的詳細資料

在建立簡介的過程中，AI 隊友會主動標記缺少的內容，例如未定義的 KPI 或不完整的時間軸。 接著，它會將後續追蹤指派給正確的專案關係人，直接在專案中標記他們，並提示他們新增缺少的詳細資料。 由於隊友在團隊層級上運作，而不僅僅是為 Aubrey 工作，因此任何參與活動的人都可以與其互動、提供背景資訊並回應其請求。 如此一來，就能產生一份共用且持續改善的簡介，在缺口導致執行速度變慢之前，及早解決這些問題。

步驟 4：提供可立即使用的簡介

最終的結果是一份結構化、可執行的簡介。 在這種情況下，是一份已完整填寫的 Google 文件，其中包含所有內容，供團隊開始使用。 

從零散的輸入到明確的行動

過去分散在對話和文件中的內容，現在都集中在單一事實來源中。 Aubrey 無需忙於追蹤詳細資料，而是可以專注於完善工作並推動其向前發展。

對 Aubrey 來說，最大的變化是能夠開始工作的速度。

過去需要一週的協調工作，現在幾分鐘內就能完成。 團隊可以直接從規劃階段進入製作階段，不會失去工作動力。 這種轉變提高了整個團隊的工作量，並減少了每個活動的延遲。

這就是舉行啟動通話和當天就能實際取得簡介以開始工作的區別。”

為每個專案注入動力

對 Aubrey 和團隊來說，使用 AI 隊友改變的並不僅僅是流程中的一個步驟，而是徹底改變了他們推進工作的方式。

她的團隊不再需要在啟動後暫停以收集資訊，而是可以充滿信心地推進工作。 他們花費在收集資訊上的時間更少，從而將更多時間用於執行工作。

這就是計劃和進度之間的差異所在。