這絕非易事， Morning Coworking的營運主管 Tania Boros 已經深知這一點。 Tania 與她的四人團隊合作，協調所有 20 個據點以及駐在那裡的員工。 他們努力建立完美的流程，以開設新地點，並確保這些地點蓬勃發展。

他們的任務是快速行動，同時仍要關注人員、流程和目的，因此他們仰賴 Asana 來確保這三者和諧運作，讓來自城市 (或世界) 各地的任何人都能仰賴 Morning Coworking 所創造的協同工作、富有生產力的空間。

成功空間的關鍵

要營造一個讓優秀人才 (以及他們的想法) 互動和工作的空間，需要大量的協調和信任。 Morning Coworking 團隊在取得空間、配置人員和成功營運空間時，需要保持資訊同步，同時盡可能快速推進。 Tania 手上有很多工作，但幸運的是，Asana 讓她能夠安心。

使用範本快速推動

大多數公司都需要迅速行動，以便在競爭中保持領先地位，並實現其宏大目標，但對 Morning Coworking 而言，速度尤其重要，並會影響其財務底線。 Tania 表示：「有些空間只租給我們兩到三年，因此我們需要盡快讓這些空間投入營運，以便開始創造收入。」

為了開設空間，Tania 和她的團隊需要取得許可證、簽署租約、協調施工、選擇家具、安裝技術配置等。 「有了 Asana，我們將開設新空間的整個流程縮短至一到三個月。 現在，多虧有 Asana 以及我們的建築合作夥伴和供應商 (他們甚至縮短了交付時間！)，我們可以一次開放多個空間。 我們現在可以一次開放四個空間，而不再是一次開放一個空間。」

需要追蹤的獨立且重要的部分如此之多，Morning Coworking 如何在短短幾週內完成這項工作？ 一切都與範本有關。

Tania 的團隊為每個新地點使用相同的範本，以確保不會遺漏任何事項，因此他們只需複製範本，即可快速開始新專案。 每個專案區段都會將行政、IT、建築、物流等相關任務進行分組。 這樣一來，專案進行後，就可以更輕鬆地找到資訊，而毋須在電子郵件和文件中苦苦挖掘資訊。

Morning Coworking 團隊還使用自訂欄位顯示任務處於哪個階段，因此 Tania 可以快速瀏覽專案，而無需針對數十個任務要求狀態更新。 搭配任務相依性，每個人都能輕鬆瞭解何時該進行哪些任務。 「Asana 確實有助於我們確信每個人都在正確的時間執行計劃中的正確部分。」

Tania 的團隊負責的建築物通常在 Morning Coworking 接手之前已經空置了數月或數年。 有時候，物業在改造之前狀況不佳。 以下是他們幾個空間的前後對比：

在每個辦公室引導員工到職並賦予其能力

但一旦空間開放，步調就不會放慢。 每個空間只有一名員工，因此有無數任務需要完成，以確保從 IT 需求到社群參與度的一切事務都得到妥善處理。 Morning Coworking 還希望確保每位員工都能感受到自己已做好準備，能夠處理任何情況，並且有能力在自己的角色中改善空間，而 Asana 幫助他們實現了這兩點。

空間推出後，Morning Coworking 成功的關鍵組成部分之一是「Morning 經理」的到職流程。 Morning 經理負責處理指定工作空間中出現的任何需求和問題。 Tania 表示：「我們的 Morning 經理是將空間結合在一起並協助發展社群的黏合劑。」 範本再次派上用場。

「Asana 在員工訓練方面非常有幫助，因為我們可以建立一個範本，確保我們已經對他們進行了全面的訓練，而且經理在有問題時可以再次參考專案。」

範本使流程和最佳作法變得清晰，而且因為它們都在 Asana 中，因此很容易找到。 範本還有助於 Morning 協同工作快速推進，因此他們不必為每位新經理重新造車，也不必冒著忘記某些事情的風險。 經理能夠更好地應對任何情況，並知道自己做得正確，這有助於他們承擔更多責任，同時減輕壓力。

當確實出現問題和疑問時，經理可以向 Asana 尋求解決方案。 例如，經理可能會想知道購買設備的流程是什麼，或該向誰取得預算資訊。 Morning Coworking 團隊為每個獨特的協同工作空間設有專案，以便追蹤行動項目、新客戶的接待流程以及即將舉行的活動。

他們還使用 Asana 追蹤和管理預算及發票，以便每個月更順利地進行結算。 這有助於 Tania 專注於關鍵優先事項，以便快速回答問題並找到解決方案，而這是透過電子郵件和聊天無法做到的。

「Asana 使追蹤任何詳細資料變得簡單，而不增加一絲複雜度。 我們使用它來管理發票，並確保沒有不一致之處。 我們每個月都能按時提交報告和費用，而且知道沒有錯誤。」

持續追蹤首要目標

由於在任何工作空間都有新的問題需要處理，因此很容易陷入日常的詳細資料中，而忽視更大的目標。 這可能意味著冒著失去 Morning Coworking 以之著稱的舒適性和一致性的風險，或者最終導致 Morning 經理們因為看不到自己的工作如何為大局做出貢獻而感到缺乏參與感。

Morning Coworking 致力於建立一個出色的社群，並確保人們在協同工作空間中獲得絕佳體驗。 這不僅適用於我們的客戶，也適用於我們自己的員工。 Asana 幫助我們確保能同時滿足兩者。

幸運的是，Tania 和她的團隊在 Asana 中使用目標與關鍵結果 (OKR) 目標追蹤專案，因而領先一步。 該專案追蹤公司的更宏大目標，例如認證空間為 100% 綠色 (基於能源使用、回收等)，以及在 2019 年每月開設一個共同工作空間，同時也追蹤個人的重大目標。

團隊大約每個月都會審查 OKR，瞭解其進展情況，並在有任何偏離進度或需要更新的情況下提出解決方案。 他們還會審查員工的目標，並提出可能與員工成長有關的即將到來的專案。

快速且有意義的成功

短短幾年內，Morning Coworking 就為工作空間樹立了新的標準，提供舒適的空間、關懷的員工，以及相信其社群的客戶。 隨著更多據點的開設，Tania 的團隊已準備好快速行動，同時仍然仔細考慮流程中的每個步驟，並著眼於遠大的目標。

多虧有 Asana，Morning Coworking 可以專注於正確的細節，同時著眼於大局，確保他們成為巴黎增長最快、最受歡迎的協同工作空間。