John Spedan Lewis 相信一種新的商業模式，該模式透過年度獎金、良好的工作條件以及在所有決策中擁有發言權，讓員工分享利潤。 如今，該公司超過 83,000 名員工（稱為「合夥人」）仍享有相同的福利。

John Lewis Partnership 人力資源部 (HR) 的解決方案開發團隊建立內部解決方案，以支援員工計劃，例如用於訓練銷售夥伴的影片平台、輔導和回饋工具，以及職業學習的報銷計劃。 在全公司重組後，人事部門內成立了一個使用者體驗團隊，以協助設計和開發這些解決方案。 根據 John Lewis Partnership 的使用者體驗設計人員 Philip Quarterman 的說法：「任何專案在設計之前都會先經過我們的團隊，以確保解決方案符合潛在的業務需求。」

使用者體驗 (UX) 團隊採用了 Asana 來簡化請求的接收流程，並釐清跨職能的協作，所有這些都是為了讓人力資源部 (HR) 能更高效地為其合作夥伴賦能。 「我們都是公司的共有者。」Philip 表示。 「在總部的任何職能部門中，我們都必須記住，如果我們沒有幫助企業賺錢，我們就是一筆淨成本。 我們所做的任何事情都必須能夠提升合作夥伴完成工作的能力，或者以某種方式節省成本。 我們不斷強調這一點。」

尋找能夠適應不同工作風格的工具

由於 UX 團隊非常新，Philip 表示：「在人們應該何時參與專案、應該在何處進行交接，或團隊間的可視度方面，都缺乏明晰度。」 因此，當 UX 團隊先前的任務管理軟體發生變更時，他們尋找了一款替代軟體，以便更輕鬆地與更廣泛的人事團隊進行協作和整合。

我們選擇 Asana 的原因之一是它有看板和清單專案。 這讓團隊成員能夠以他們偏好的專案結構進行工作。

他們還需要一款能夠適應不同工作風格的工具。 Philip 表示：「我們選擇 Asana 的原因之一是它有看板和清單專案。」他指的是任務可以以清單或工作流程看板的形式檢視。 「這讓團隊成員能夠以他們偏好的專案結構進行工作。」

在 Asana 上團結團隊

當 UX 團隊開始在 Asana 中管理其請求和專案時，他們將其網路表單與 Asana 整合，以便其他團隊能夠輕鬆提交工作請求。 正如 Philip 所說：「我們需要管理即將到來的請求，而這個工具讓我們能夠做到這一點。 使用 Asana，您可以輕鬆設定任務清單。 這就是關鍵。」

最終，與 UX 團隊協作的團隊也採用了這種工作方式。 Asana 很快就被用於管理整個解決方案開發部門的專案，其「專案集」功能有助於將各個職能部門的工作串連起來。 每個團隊都有自己的專案專案集；每個專案由一個團隊負責，他們可以透過指派任務來從其他團隊調動資源。 「這徹底改變了我們內部管理專案的方式。 我們正將此推廣至更廣泛的人事部門，並表示：「看，這就是我們的工作方式。 這就是專案推進的方式。」

從開始到終止，全程瞭解工作流程

Philip 表示，在 Asana 之前，「團隊之間沒有可視度」。但如今，任何團隊都可以查看 UX 團隊正在進行的所有專案。 每個專案都有任務和子任務，這些任務和子任務也存在於其他專案中，具體取決於哪個團隊負責這些任務。 此外，Asana 的視覺化特性為過去令人困惑的協作流程帶來了明晰度。 正如 Philip 所說：「人員非常樂於使用 Asana 的看板功能，因為它更能直覺呈現，因此能查看各項請求的狀態，交接事項也更清楚。 能夠切換任務的所有權，並瞭解誰在做什麼，這點非常有幫助。」

人員非常樂於使用 Asana 的看板功能，因為它更能直覺呈現，因此能查看各項請求的狀態，交接事項也更清楚。

Asana 還協助簡化了日常工作流程。 所有新專案請求均透過單一表單整合提出，其中包含簡短描述、聯絡人詳細資料、截止日期和專案簡介的欄位。 此請求會在每週的中央會議中進行評估，然後在 Asana 中指派給團隊成員。 在 Asana 中追蹤進度的功能以及評論功能，有助於減少內部和與外部開發人員的狀態查核會議次數。

一切都是為了合作夥伴

Philip 的使用者體驗團隊透過銷售額增長、Google Analytics 中的培訓影片觀看次數以及滿意度分數等關鍵績效指標 (KPI) 來追蹤其解決方案的成功情況。 但他們與其他人員團隊的協作方式有助於實現一個更大的目標，即有效提升業務能力。 作為一個運作良好的職能部門，團隊可以讓他們的合作夥伴順利完成出色的工作、維持低成本並共同發展業務。