行銷主管 David Joe (DJ)、執行製作人 Anthony Smith 和影片製作與媒體專案經理 Nick Monge 登場。 這三位來自公司三個不同部門的 Insomniac 成員使用 Asana 來協調公司幾乎所有層面的專案，包括從現場面對面活動大規模轉型為強大的線上演唱會服務。 他們參與了尋找新工具的遴選流程，該工具能夠統一公司，並協助所有人更高效地協作。

從洛杉磯的夜店到 Insomniac

DJ 自 2018 年起在Insomniac工作，而 Anthony 自 2011 年起與 Insomniac 合作，兩人都在加州洛杉磯經營夜店時在娛樂產業嶄露頭角。 他們對這個行業瞭若指掌，並在近十年前公司與他們的俱樂部合作舉辦活動後，與 Insomniac 建立了關係。

當 DJ 和 Anthony 最初開始與 Insomniac 合作時，他們的工作是從上到下審視公司，並找出他們可以協助解決的效率低下問題。 他們最早注意到需要改進的方面之一是專案管理，特別是團隊之間如何協調。 舉例來說，管理一個在一個晚上有數十人甚至幾十人參與的俱樂部，與管理和規劃一個為期數天的音樂節有很大的不同。 從選擇和準備活動場地到活動當天的協調，有許多變動的部分和人員參與其中。 由於有這麼多人從夜店圈加入 Insomniac，整個組織需要重新思考他們管理專案的方式。

自 2013 年起就一直在 Insomniac 工作的 Nick 表示：「我們已經到了需要工具像我們一樣成熟的階段。」 「我們需要讓所有人聚集在一個動態、具生命力的系統中，並讓所有人開始協同合作。」

儘管每個團隊都有自己的流程和專案管理方式，從文件和試算表到帶有紙本列印的剪貼板，但這種五花八門的解決方案導致了疏漏、跨團隊溝通不暢以及資訊孤島。 隨著專案規模的擴大，這些問題變得尤為明顯。

Anthony 表示：「當我正在執行一個有上千個組成部分的專案時，我沒有時間到處跑，也沒有時間和每個人都聊聊。」

為了讓公司所有人都能夠協同合作，Insomniac 需要一款能夠處理大型專案（如為期數日的音樂節）並滿足許多部門（如製作、財務、人才和行銷）需求的工具。

讓每個人都能步調一致

當 Anthony 和 DJ 開始探索專案管理解決方案時，他們發現許多工具都有其侷限性，無法讓 Insomniac 真正將全公司的所有團隊緊密地連結起來。 他們需要一款工具，無論是哪個團隊和專案，都能讓所有人井然有序並保持同步。 此外，他們還希望找到一款外觀吸引人且使用起來直覺的工具。 此時，他們找到了 Asana。

透過允許人員在多個專案中組織任務，Asana 為 Insomniac 提供了團隊間完全協作的體驗。 Asana 讓他們能夠讓每個專案保持最新狀態，並讓每個專案關係人掌握最新資訊，而無需不斷發送訊息和電子郵件更新。 時間軸功能對於活動策劃和執行也至關重要，可確保截止日期安排得當。 此外，評論和子任務在 Insomniac 大受歡迎。 針對特定交付項目和項目的任務可以指派給特定的團隊成員，同時所有詳細資料仍保持井然有序且易於查找。

他們還發現 Asana 的視覺效果很吸引人，並且很適合與創意人員合作使用。

我們是一家娛樂公司、一家唱片公司，也是全球最大的音樂串流媒體公司之一。 我們擁有多個服裝和時尚品牌。 我們是一家非常具有創造力的公司，因此需要能夠與此完美搭配且使用起來賞心悅目的工具。

執行製作人 Anthony Smith

當 DJ 和 Anthony 準備向 Insomniac 的執行長展示 Asana 時，他非常喜歡他們找到的這款工具，並準備讓公司全面採用此工具。

Anthony 談到這個過程時表示：「我們提出了我們的論點，並詳細說明了一切。」 「我們深入瞭解了 Asana 的功能，知道要如何使用這個工具，並獲得了高層的完全支持，以實現這一目標。」

藉助 Asana 提升 Insomiac 的工作效率

儘管 Anthony 和 DJ 獲得了執行長對 Asana 的認可，但他們仍希望確保順利推行並在全公司範圍內採用。 為此，他們首先與每個部門的主管會面，從行銷到財務，以及介於兩者之間的所有部門，以建立對 Asana 的支持。

由於 Asana 將解決組織中的一個重大問題——流程和專案管理效率低下——各部門主管聽取了 DJ 和 Anthony 的意見，信任他們，並熱情地讓自己的團隊加入。 為了確保人們將 Asana 完全整合到日常工作流程中，DJ、Anthony 和 Nick 計劃為每個人提供 Asana 最佳作法的培訓。 接著，新冠肺炎疫情席捲全球。

同時引導使用 Asana 和遠距工作

由於疫情的關係，第一次 Asana 培訓課程不僅以遠距方式進行，Insomniac 也正處於將業務從面對面活動轉為直播的過渡階段。 幸運的是，他們已經開始推動使用 Asana，人們也開始使用這款新工具。

DJ 表示：「我們在一個月內將整個公司的商業模式從現場面對面活動轉變為直播。」 「老實說，沒有 Asana 的幫助，我們可能無法走到這一步。 在這次重大轉型的初期階段，Asana 扮演了至關重要的角色。」

在許多人感到孤立和孤獨的時期，Insomniac 認為直播更具意義。 自從轉換模式以來，他們收到了大量回饋，說明他們為粉絲帶來了多少歡樂和連結。

現在，Asana 已到位，其帶來的益處非常巨大，不僅限於從面對面活動轉型為直播活動。

由於新冠疫情，我們的行業被迫停擺，這迫使我們將所有工作轉移到線上，同時尋找一種方法，讓我們的員工能夠遠距保持聯繫並按部就班地工作。 Asana 讓我們得以做到這一點，解決了許多工作流程和後勤問題。 我們與 Asana 建立關係的時機至關重要，在能夠讓團隊快速進入狀況後，它就成為我們所做工作的支柱。

Insomniac 執行長暨創辦人 Pasquale Rotella。

多虧有 Asana，Anthony 可以立即瞭解哪些專案進度正常或偏離進度，以及如果需要更多資訊，應該與誰聯絡。 由於他們舉辦的活動極度依賴日期，時間軸有助於他們讓工作順利進行並按時完成。

在開始使用 Asana 之前，Nick 每天都必須詢問每位設計師的工作狀態，而現在他可以在 Asana 中自行查看專案的狀態。 經理可以查看專案，並確信專案進展順利，而無須對團隊進行微觀管理。 此外，由於現在大多數溝通都是在 Asana 中進行，Insomniac 的內部電子郵件用量大幅下降。

Nick 表示：「我們使用 Asana 所做的是將公司的專案管理提升到更高的層次，現在所有業務職能都在其中進行。」 「將所有事務集中管理一直是我們的一大進步。」

Insomniac 的下一步

當世界重新開放時，Insomniac 計劃將業務轉回現場活動和音樂節。 儘管對於新冠疫情過後的世界會是什麼樣子存在許多不確定性，但有一點是肯定的：Insomniac 的團隊將建立 Asana 範本和架構，以應對業務的又一次重大轉型。

在恢復舉辦現場活動後，公司的下一個發展階段將是在現場活動和音樂節期間使用 Asana。 Anthony 展望未來，專案經理將在活動現場手持平板電腦，透過應用程式勾選 Asana 任務，而非使用傳統的夾板紙張。 由於未來將大量使用 Asana，他們認為採用此工具是讓 Insomniac 為成功做好準備的高度優先事項。