HubSpot 的亞太區 PR 團隊透過 Asana 實施計劃集中管理，實現工作效率的突破

HubSpot 是一個領先的成長平台，由行銷、銷售和客戶服務軟體以及強大的免費 CRM 組成。100 多個國家/地區的 60,500 多名客戶使用 HubSpot 屢獲殊榮的軟體、服務和支援，以期改變他們吸引、接觸客戶並使其滿意的方式。

Elissa Hudson 在 2018 年成為 HubSpot 的亞太地區公關主管時，她的任務非常繁重。她在澳洲雪梨工作，作為區域行銷團隊的一員，負責透過推動亞太地區主要國家的媒體報導，為 HubSpot 建立品牌知名度。

手動追蹤任務帶來了管理噩夢

Elissa 與三家公關機構以及來自不同大洲的同事合作，直接向新加坡的地區總監匯報，從事著大量來自不同時區的任務。任何時候，她都可以處理 30 多個不同的媒體故事，每個故事都附帶了許多任務，例如從發言人處取得引語、撰寫內容、提供圖片、與各種專案關係人聯絡等。

Elissa 使用筆和紙記錄日常待辦事項，並使用試算表管理專案，但這種手動追蹤系統遠非理想方式，而且導致嚴重問題：

• 媒體刊登的重要行動項目和待辦事項發生遺漏，導致錯失機會。

• 由於任務完成速度不夠快，他們的機構速度不斷放慢。

• 沒有單一檢視能夠顯示每個媒體刊登位置的進展情況，難以預測每個月的報導目標是否達成。

從混亂到集中管理

團隊需要一個能夠順暢管理故事管線、個人待辦事項以及與經理協作的工具。任務需要單獨進行，以免被忽視，但他們也需要一個能夠全面瞭解專案進度的系統。

Asana 提供直觀且易於使用的介面、可隨時規劃的行動應用程式，以及兩種對團隊工作至關重要的工具的整合：Gmail 和 Slack。最重要的是，Asana 讓流程得以標準化，並將任務整合至特定專案和看板中。這樣可以輕鬆完成任務，並有效追蹤每個地區的發展。

效率更高，洞察力更強

Asana 讓團隊的日常生活大不相同。對 Elissa 而言，一切從她的早晨通勤開始，她可以使用 Asana 行動應用程式輕鬆規劃和排定一天的事務優先順序。Gmail 和 Slack 整合讓她能夠將來自海外同事的請求轉變成可追蹤的任務，而需要經理輸入的項目則可以輕鬆指派並新增至他們的一對一日程。

需要處理媒體機會時，團隊會以看板檢視方式充分利用 Asana 的專案。所有機會均按地區顏色編碼，並根據其發展階段進行分類。團隊可以輕鬆將正在進行的故事可視化，並將子任務新增至專案，確保較細微的步驟不會發生遺漏，而致使專案停滯不前。

可視化還能幫助 Elissa 和團隊深入瞭解他們如何追蹤目標。以前團隊不得不依賴試算表，但現在可以快速查看每個機會處於哪個階段。這樣就能夠輕鬆預測特定故事的發展程度，或稿件何時上線，從而進行更準確的規劃和報導預測。如果在涵蓋範圍的管線中發現遺漏，團隊可以負責處理並主動推銷故事，以確保達成目標。

擴展規模變得輕鬆簡單

Elissa 正擴大她的內部團隊，以便在其關鍵地區推動更多的媒體報導，她將使用 Asana 作為引導和協作的基礎。她的第一個員工是一名公關專業人士，負責領導亞洲地區。這名員工將直接向 Elissa 匯報，而 Asana 則作為連結其工作的紐帶，這樣他們就可以輕鬆地跨辦公室和時區進行協作。

專案和流程的完整可視度也能使引導流程順暢無虞，讓 Elissa 和她不斷壯大的團隊能夠繼續在亞太地區擴展 HubSpot 業務。