但為了讓Education Trust–West能夠成為學生的倡議者，他們也需要一位為其工作擔任倡議者的人。 此時，Ed Trust–West 的營運與人才經理 Elizabeth Calmeyer 出場了。 Elizabeth 管理他們的招聘作業和軟體部署，以及從辦公室搬遷到員工會議等分支機構的需求。 對任何人來說，這都是一項繁重的任務，特別是在沒有統一的系統來整合所有工作的情況下。

從挑戰到變革

根據工作剖析索引，美國近半數的工作者難以瞭解他們的工作如何為使命做出貢獻。 像 Education Trust–West 這樣以使命為導向的非營利組織特別需要有明確的目標、策略和戰術，不僅要實現這些使命，還要幫助他們的團隊瞭解自己如何成為解決方案的一部分。 在使用 Asana 之前，Education Trust–West 面臨以下問題：

• 團隊之間的協作。 交接工作混亂，導致主管必須從開始到終止全程監督整個流程，並降低了信任度。

• 未記錄或難以管理的流程。 工作出現重複或過時的情況，花費過多時間在重複的瑣碎任務上。

• 不直觀的工作管理工具。 乏味的介面和陡峭的學習曲線導致許多員工的專案管理需求未獲滿足。

• 排程不清楚。 員工排程和全組織的重要日期並非所有人都可看見，導致出現問題和規劃不善。

儘管 Education Trust–West 團隊已採用工作管理工具，但該工具卻無法發揮作用。 他們需要一個更出色的解決方案。

更好的協作，無需墨守成規

當 Elizabeth 加入 Education Trust–West 時，該組織剛選定一款工作管理工具，她協助團隊完成該工具的引導流程。 儘管最初取得了一些成效，有助於讓所有人資訊同步，但這些成效無法抵消日益嚴重的日常問題。

「我不想切換工具，特別是因為我剛剛才讓我的團隊完成導入。 然而，我發現自己不斷向大家提供關於如何做事複雜的解釋，並認為事情不應該是這樣的。」Elizabeth 表示。 接著，她加入了一個內部試用小組，為組織尋找更好的工作管理解決方案。

我們嘗試了幾種工具，但群組一直拒絕。 這些工具要麼不夠直觀，要麼不符合我們的認知模式。 藉助 Asana，我們可以根據自己的工作方式來調整工具，而不是反過來。

當團隊試用 Asana 時，他們發現了幾個突出的特點，包括：

• 開始試用很簡單

• 他們可以根據自己的工作風格來塑造 Asana，而不是必須適應一個僵化的系統

• 由於任務清晰且對話更輕鬆地結合情境資訊，電子郵件數量減少

• 視覺上很吸引人，讓人更期待進入其中並開始協作

引導團隊加入

在 The Education Trust 試用團隊決定使用 Asana 後，Elizabeth 帶領 Ed Trust–West 辦公室進行了推行工作。 在尋找有助於她完成此任務的資源時，她偶然發現了在舊金山舉辦的同在 Asana 訓練課程，並參加了該課程。

「我仔細觀察了 Asana 團隊在活動中如何培訓我們，這為我提供了培訓我們員工的範本。」 接著，是時候在團隊面前傳授她所學到的知識了。 「我建立了一個活動專案，並讓會議室中的每個人建立任務並新增區段。 他們可以看到計劃如何構成一個整體，以及他們負責的部分如何融入其中。」

Elizabeth 開始使用 Asana 來主持會議，在會議期間開啟專案，讓每個人都能查看日程並追蹤後續工作。 為了持續改善學習路徑，The Education Trust 還與 Asana客戶成功經理(CSM) 合作，由對方協助他們建立更多專案、設計流程並探索最佳作法。

建立最出色的教戰手冊

在 CSM 和已完成引導的團隊的協助下，The Education Trust 現在仰賴 Asana 來管理大量專案和流程：

• 工作請求：與其透過電子郵件或對話回覆所有請求，Elizabeth 的團隊仰賴請求任務，並針對辦公室內定期執行的工作設定週期性任務。

• 會議日程：事先分享日程並在會議期間提取日程，使對話更有目的性。 Elizabeth 可以更好地掌握後續工作和提出的想法。

• 演講機會提交：一旦有人得知演講機會，就可以填寫表單，並提供 Elizabeth 採取行動所需的所有資訊。 不再因為臨時提出的想法而來回溝通。

• 招聘：藉助專案範本，Elizabeth 只需按幾下即可啟動新職位，並明確每個人的職責，讓應徵者獲得流暢的體驗。

• 新員工到職：藉助新員工到職專案範本，新員工可以更快地發揮影響力，而經理也能確保自己掌握最新資訊。

在工作和所服務的社群中表現出色

自從改用 Asana 以來，Education Trust–West 已不再使用所有舊工具、令人卻步的多頁文件和龐大的試算表。

我們不再使用那份八頁的到職文件。 員工擁有所需的最新資訊，從一開始就更開心。

Elizabeth 解釋道，Asana 還幫助「建立了更多的信任和透明度」。 「我們現在秉持的原則是確保每項任務都有明確的所有者，從而使工作確實完成。」

Education Trust–West 也提升了其策略性工作的層次。 今年，他們能夠透過全面的時間軸和簡化的最新資訊溝通方式，規劃、追蹤並執行大學負擔能力計劃，同時減少電子郵件和會議。 其中一項成就是利用 Asana 管理加州大學負擔能力峰會的規劃工作。 這場活動匯集了近 600 名從業人員和教育工作者，旨在找出為加州學生增加經濟援助機會的途徑，並證明 Education Trust–West 團隊已準備好承辦更多活動。

雖然所有這些對 Education Trust–West 來說都非常好，但真正的受益者是他們所服務的學生和家庭，他們現在可以期待獲得更多資源和更好的倡導。 最終，這意味著學生和教育倡導者具備了必要的倡導工具，以確保加州學校和學區努力滿足有色人種學生、低收入學生和英語學習學生的需求。