ABUS 借助 Asana 之力，將工作提升到嶄新層次

ABUS Kransysteme 擁有 27,000 位客戶和每日 500,000 位使用者，是歐洲最重要的室內起重機系統 (例如工廠使用的起重機系統) 製造商之一。 這家家族企業於 1965 年在北萊茵-威斯特法倫州的古默斯巴赫成立，目前在其生產基地以及國際銷售和服務網絡中擁有 1,100 多名員工。 ABUS 起重機系統和吊車是為工業和工廠車間精密設計的，最多可吊起 120 噸的重物。 全球客戶來自鋼鐵加工、汽車和造船等產業。 除了製造和安裝起重和輸送系統之外，公司還提供全面的諮詢和組裝服務。

作為一家家族企業，ABUS 堅持持續性策略和一致的客戶導向。 這也代表公司不斷發展並適應新的市場需求。 例如，透過數位化和最佳化工作流程。 Asana 在此方面扮演了重要的角色。

目標：提高日常營運的透明度

數位化專案是由人力資源部 (HR) 發起頭，其要求是提高複雜流程的透明度，並提高工作效率。 在 ABUS，人力資源部 (HR) 管理中涵蓋許多任務，例如建立證書、招聘和新員工入職、員工發展和時間管理。 雖然團隊能夠使用特殊的軟體解決方案來處理這些事務，但沒有工具能將所有人力資源部 (HR) 流程整合在一起。

ABUS 股東兼顧問公司 Keravonos 創始人及董事總經理 Rainer Bühne 回憶道：「我們使用了多個獨立的解決方案。」Keravonos 專門協助公司進行數位轉型。 「這些解決方案可以處理個別任務，但並非針對工作流程。 因此，人力資源部 (HR) 幾乎無法掌握個別專案處於哪個階段。 許多流程仍然是紙本的；很難追蹤哪份文件目前在哪個辦公桌上。」 這造成了混淆和非必要的延誤。

單一平台彙整各種工作流程

需要一個更好的工具，讓人力資源部 (HR) 團隊能夠在一個平台上整合和組織其眾多工作流程。 由於 Rainer Bühne 之前在氣候和能源解決方案專家 Viessmann 任職時已經使用過 Asana，因此使用工作管理平台的決定很容易作出。

ABUS 於 2022 年開始採用 Asana，最初是提供給人力資源部 (HR) 的十名員工。 在初始階段，其使用重點放在三個典型流程：引導新員工、聘用臨時工，以及訓練和進一步教育現有專家。 Keravonos 和 ABUS 已經分析、最佳化並簡化了許多工作流程，作為整體轉型專案的一部分，因此在 Asana 中以數位方式對應這些流程很容易。

我們需要擺脫辦公桌上的紙本管理。 藉助 Asana，我們得以在日常工作中建立透明度。”

ABUS 尤其欣賞 Asana 可靈活適應不同要求的特點。 「我們舊的人力資源部 (HR) 工具非常死板，其功能通常不符合我們的流程。 藉助 Asana，我們可以在平台上自由建立完全符合我們需求的流程。 我們甚至不必為此麻煩 IT 部門。」Rainer Bühne 高興地解釋道。

在整個組織中快速擴展

人力資源部 (HR) 員工現在使用 Asana 來組織其整個日常工作、指派任務並管理職責，同時也將其用作數位協作工具，以促進與其他部門的合作。 從最初的十名員工開始，使用範圍迅速擴展到其他領域，例如設施管理、行銷和生產。 ABUS 目前有 360 位 Asana 使用者，預計還會有更多人加入。

Keravonos 建立了一套培訓材料，向新使用者介紹系統。 由於 Asana 的大部分內容都很直觀，因此初學者的基本訓練只需大約三個小時。 然而，與此同時，ABUS 也在培訓進階使用者，以減輕支援團隊的部分壓力。 目標是讓公司的每個事業處都有一位進階使用者，他們對 Asana 的進階功能有詳細的瞭解，並且可以自行建立自動化規則、表單或專案專案集。

人力資源部 (HR) 是核心，因為此部門負責所有領域。 從那時起，Asana 便自然而然地迅速蔓延開來。”

到目前為止，實施工作主要是由每個團隊的日常工作流程和需求所推動。 藉助 Asana，ABUS 支援了全公司的數位化，並將先前無數的類比流程最佳化。 對於許多員工來說，Asana 是日常管理自己任務和待辦清單、專案協作、跨部門協作，以及將此工作連結至公司目標的主要介面。

在所有使用者中，大約 115,000 個個人任務已記錄在 Asana 中。 現在，ABUS 希望將其使用提升到一個新的水平，並且還要繪製複雜的專案，例如起重機開發。 生產員工已經可以直接在 Asana 中提交和編輯持續改進流程的提案；ABUS 希望透過這種方式提高產品開發流程的透明度。 資源和部署規劃的使用案例也是可以想像的。

結果：節省大量時間

Rainer Bühne 期望透過擴大 Asana 的使用，獲得新的效益。 僅在人力資源部 (HR) 部門，Asana 就已經因為更簡便的工作管理而帶來可衡量的時間節省。 例如，招聘廣告或合約延期等日常請求的前置時間已從四週縮短至幾天。 由於與現有的參考資料產生器整合，主管可以直接在 Asana 中協調員工考評，這也節省了時間。 透過在 Asana 中新近優化的招聘流程，ABUS 還能夠在 12 個月內招聘比以往更多的新人才。

透明度的提高也使人力資源部 (HR) 能夠更具策略性且更主動地採取行動。 由於 ABUS 即將慶祝成立 60 週年，部分員工將在未來幾年內退休。 為了主動填補空缺，已經使用 Asana 制定了繼任規劃。

由於人力資源部 (HR) 團隊能夠透過 Asana 更快地回應請求，因此 Asana 的受歡迎程度也有所提升：其他部門正在積極尋求協作。

總的來說，根據 Rainer Bühne 所述，整個公司都受益匪淺：

我們使用 Asana 實現了高度自動化。 我們已縮短回饋循環、消除手動作業錯誤，並消除瓶頸。 此工具已經帶來了極佳的附加價值，我們很期待看到我們還能實現哪些目標。”