Beste projectbeheersoftware en -tools

Als je werk beheert, ben je een projectmanager. Maar dat was niet altijd het geval. Jarenlang waren de enige mensen die verantwoordelijk waren voor het beheren van projecten (niet verrassend) projectmanagers. Deze zeer gespecialiseerde rollen gebruikten verouderde tools die uitgebreide training en kennis vereisten om te gebruiken. 

Nu wordt van bijna iedereen verwacht dat ze hun eigen projecten beheren en deze verouderde tools zijn niet langer praktisch. En hoewel projectmanagerrollen en verouderde software nog steeds bestaan, is moderne projectbeheersoftware aangepast om te voldoen aan de behoeften van een meer dynamisch, samenwerkend personeelsbestand.

Of je nu een gloednieuw bedrijfseigenaar bent die alleen hulp nodig heeft bij het factureren of een multinational runt, er is een projectbeheersoftware die bij jou past. Lees verder om te zien welke projectbeheersoftware past bij de behoeften van jouw bedrijf.

Wat is projectbeheersoftware?

Projectbeheersoftware is een tool die teams helpt bij het organiseren, bijhouden en uitvoeren van werk. In zijn eenvoudigste vorm kun je projectbeheersoftware zien als een interactieve werkruimte, waar je de manier waarop je werkt, samenwerkt en communiceert met anderen coördineert. Maar de beste projectbeheersoftware gaat veel verder dan dat - het verbindt je meest geavanceerde workflows in het hele bedrijf en helpt je je grootste, meest gedurfde doelen te bereiken. 

Het is een brede categorie en kan zo eenvoudig zijn als digitale checklists of zo geavanceerd als een volledig werkbeheerplatform. Het type projectbeheersoftware dat je kiest - en de manier waarop je het gebruikt - hangt af van de grootte, behoeften en overkoepelende doelen van je organisatie.

Waarom zou je projectbeheersoftware gebruiken?

Tegenwoordig beheert iedereen projecten, maar ze hebben niet altijd de tools die ze nodig hebben om projecten effectief te beheren. Dit leidt er vaak toe dat teams een spreadsheet gebruiken, wat geweldig is voor het organiseren van werk, maar geen realtime updates toont. Spreadsheets zijn extreem handmatig en kunnen cross-functional samenwerking zelfs belemmeren. Kortom, ze missen de mogelijkheden van projectbeheersoftware. 

Daarom is projectbeheersoftware zo cruciaal voor de werkomgeving van vandaag. Een van de vele voordelen is dat projectbeheersoftware dient als connector voor werk, teams, belanghebbenden, doelen en alles daartussenin.

De voordelen van projectbeheersoftware

• Focus je werk. Je krijgt meer gedaan, maar nog belangrijker, je krijgt het juiste werk gedaan. Met projectbeheersoftware is de kans kleiner dat je werk dubbel doet of tijd verspilt aan het zoeken naar materialen.

• Verminder tijdrovend werk. Met projectbeheersoftware kun je elke taak koppelen aan doelen die de grootste, breedste visie van het bedrijf ondersteunen, zodat iedereen weet hoe ze het succes van het bedrijf met elk project stimuleren. Wanneer werknemers begrijpen hoe hun dagelijkse taken het bedrijf beïnvloeden, zijn ze nog meer gemotiveerd om hun best mogelijke werk te produceren.

• Verbind je tech stack. Bedrijven hebben talloze tools nodig om in de werkplaats van vandaag te werken. Met dynamische projectbeheersoftware kun je al je tools op één platform verbinden (denk aan Slack-communicatie, Dropbox-bestanden en Google Drive-bijlagen op één plek).

• Een registratiesysteem maken. Projectbeheersoftware dient als een registratiesysteem voor al je projecten en de bijbehorende taken. Met als resultaat dat je tegelijkertijd informatie kunt opslaan en het voor belanghebbenden en teams gemakkelijker kunt maken om die informatie te openen en te gebruiken.

• Cross-functional samenwerking verbeteren. Projectbeheersoftware is in de kern een tool voor teamsamenwerking. Door werk, doelen en mensen in projecten, teams en afdelingen samen te brengen, helpt projectbeheersoftware je een onderling verbonden, bloeiende cross-functional organisatie op te bouwen.

• Werk veilig opslaan. Heb je ooit per ongeluk een cel in je spreadsheet verwijderd? Of ben je vergeten waar je je laatste takenlijst hebt opgeslagen? Door alles cloud-gebaseerd te houden, blijf je georganiseerd en verklein je de kans dat je werk kwijtraakt - en dat alles met behoud van je privacy. 

De 11 beste projectbeheersoftware en -tools 

Er is een breed scala aan projectbeheersoftware beschikbaar in de huidige markt - het kiezen van slechts één kan overweldigend aanvoelen. Daarom hebben we deze lijst samengesteld van de beste producten in de branche van vandaag, en de soorten bedrijven die ze het meest waarschijnlijk zullen helpen. Bekijk hoe elk van hen zich verhoudt en de verschillende manieren waarop projectbeheersoftware je werk kan stroomlijnen en verbeteren.

1. Asana: het beste voor ondernemingen

Asana gaat verder dan traditionele projectbeheersoftware om een volledige werkbeheeroplossing te bieden die de dynamische, veranderende behoeften van ondernemingen ondersteunt. Asana helpt je niet alleen bij het beheren van je taken (hoewel je dat ook kunt doen), het verbindt al het werk dat je bedrijf doet met je doelen en bedrijfsstrategie op het hoogste niveau. Met Asana krijg je zoveel meer dan projectbeheersoftware, waaronder:

• Integraties met al je favoriete tools en systemen, zodat je je werk op één platform kunt organiseren.

• Doelen die verbinding maken met iedereen en elke taak in je bedrijf, zodat je ervoor kunt zorgen dat het werk dat wordt gedaan altijd het belangrijkste is.

• Automatiseringen voor taken, planning, het toewijzen van werk en nog veel meer - allemaal ontworpen om de hoeveelheid tijd die je besteedt aan tijdrovend werk met een lage prioriteit te verminderen.

• Kant-en-klare projectsjablonen zodat je meteen aan de slag kunt met je belangrijkste taken.

• Rapportagedashboards die belanghebbenden automatisch bijwerken en statusupdate-vergaderingen elimineren.

• Beveiligings-, privacy- en nalevingsfuncties die je gegevens veilig houden.

Ontdek nog meer van wat Asana kan doen.

2. Trello: het beste voor eenvoudig projectbeheer

Trello is een projectbeheersoftware in Kanban-bordstijl, eigendom van Atlassian. In Trello nest je projecttaken onder borden met een overkoepelend thema. Je kunt bijvoorbeeld een bord hebben voor 'Niet gestart', 'In behandeling' en 'Voltooid'. De opstelling maakt het gemakkelijk om de voortgang van het project van bord tot bord bij te houden, wat handig is wanneer je een eenvoudige tool nodig hebt voor kleine projecten.

3. Smartsheet: het beste voor liefhebbers van spreadsheets

Beschouw Smartsheet als een geavanceerde versie van een spreadsheet, met meer mogelijkheden. Dit systeem kan intuïtief zijn voor bedrijven die traditioneel spreadsheets gebruikten voor projectbeheer, zoals tijdregistratie met urenstaten. 

4. Jira: het beste voor Agile-specifiek projectbeheer

Jira is speciaal ontworpen voor softwareontwikkeling en is klaar voor lancering voor teams die de Agile-methodologie gebruiken om hun werk te doen. Jira is eigendom van het moederbedrijf Atlassian en wordt vaak gebruikt voor veelvoorkomende ontwikkelingsprojecten zoals het bijhouden van bugs, evenals projecten die het Scrum-proces gebruiken.

5. Monday: het beste voor kleine bedrijven

Monday biedt een breed scala aan apps die het gemakkelijk maken om te implementeren en meteen aan de slag te gaan. Dit werkt voor kleine bedrijven die nieuw zijn in projectbeheersoftware, maar zodra je je werk, bedrijfsgrootte of samenwerking tussen teams hebt opgevoerd, bereik je misschien een drempel voor wat mogelijk is.

6. Clickup: het beste voor kleine teams of startups

De intuïtieve en kleurrijke interface van Clickup maakt het gemakkelijk om te begrijpen en aan te nemen. Clickup is een populaire keuze voor startups met beperkte middelen en kleinere teams die misschien niet zoveel mogelijkheden nodig hebben. 

7. Notion: het beste voor notulisten

Notion is een geavanceerd systeem om dynamische documenten, bladen en notities te maken en op te slaan. Dit werkt het beste voor bedrijven of individuen die gewoon een meer georganiseerde ruimte nodig hebben voor gedachten en ideeën, hoewel Notion beperkt kan aanvoelen in hoe je met anderen in de tool zelf kunt werken.

8. Airtable: het beste voor degenen die het zelf willen bouwen

Airtable biedt een flexibele no- en low-code database die je kunt gebruiken om je eigen op maat gemaakte projectbeheersysteem (of andere aangepaste applicatie) te bouwen. Voor degenen die liever toezicht houden op de backend-ontwikkeling van hun projectbeheersoftware, biedt Airtable die optie.

9. Wrike: het beste voor klantenbeheer

Wrike biedt stapelbare opslag en beveiliging in een gebruiksvriendelijk formaat, zodat zowel klanten als interne teams veilig toegang hebben tot informatie. Dit kan nuttig zijn wanneer je met externe partners werkt, zoals klanten, naast het beheren van werk als een bedrijf.

10. Workfront: het beste voor teams die alleen marketing doen

Workfront (eigendom van Adobe) is een projectbeheersoftware die oorspronkelijk werd ontwikkeld voor marketeers. Ze hebben hun platform uitgebreid tot een tool voor alle teams, maar omdat het zo gericht is, kunnen gebruikers moeite hebben om te coördineren met andere teams buiten de marketingafdeling. 

11. Microsoft: het beste voor persoonlijke tools

Microsoft Office wordt vaak bestempeld als een Pojectbeheertool, maar dat komt vooral omdat hun producten een hoofdbestanddeel zijn van elk bedrijf. Omdat we al weten en begrijpen hoe we ze moeten gebruiken, zijn Microsoft Office-producten vaak de eerste tool waar managers naar toe gaan wanneer ze beginnen te experimenteren met projectbeheer. Maar de realiteit is dat Excel-spreadsheets en documenten niet zijn gebouwd voor samenwerking, dus je kunt ze beter gebruiken in combinatie met volwaardige projectbeheersoftware. 

Functies om naar te zoeken in je pojectbeheertool

Klaar om te kopen? Elk projectbeheersysteem heeft verschillende functies en functionaliteit, maar we raden je aan om een platform met deze functies als minimum te kiezen:

• Samenwerkingsfuncties die het mogelijk maken om tussen teamleden, afdelingen en het hele bedrijf te werken, inclusief het delen van bestanden, het bijhouden van projecten en middelenbeheer.

• Een platform dat mogelijkheden voor portfoliomanagement biedt en de mogelijkheid om doelen te verbinden met uitvoerbare taken, zodat het hele bedrijf kan zien hoe al het werk met elkaar verbonden is.

• Een mobiele app zodat je goedkeuringen kunt verzenden, tijdige meldingen kunt ontvangen en projecten kunt beheren terwijl je onderweg bent.

• Project- en rapportagedashboards die gemakkelijk toegankelijk en te bekijken zijn.

• Verschillende projectweergavestijlen die al je projecttypes en -activiteiten ondersteunen, waaronder Gantt-grafieken, Kanbanborden, lijsten en agenda's (zodat je weet dat je software de mogelijkheid heeft om mee te groeien naarmate je bedrijf groeit).

• Verbeterde projectplanning om vervaldatums in te stellen, belangrijke mijlpalen te maken en eenvoudig tijd bij te houden, zodat alles op schema blijft.

• Projectbeheer-app-integraties die passen bij de behoeften van jouw bedrijf.

• Automatisering en afhankelijkheden die jou en belanghebbenden in realtime op de hoogte houden.

De beste projectbeheersoftware is de software die met je meegroeit

Veel projectbeheersoftware beweert vergelijkbare functies te hebben, en op een basisniveau zijn veel van hen hetzelfde. Maar wanneer je een projectbeheeroplossing kiest, moet het niet zomaar een andere tool zijn. Het moet een volwaardig projectbeheerplatform zijn waarmee jij en je Team hun beste werk kunnen leveren, met minder inzet. 

Dit betekent dat je een platform nodig hebt dat blijft groeien, uitbreiden en aanpassen naarmate je bedrijf dat doet. Het laatste wat je nodig hebt, is een plafond te bereiken wanneer je in je ideale workflow terechtkomt. Asana is gebouwd voor bedrijfsteams, wat betekent dat het je projectbeheerwerk vanaf het begin kan ondersteunen - wanneer je een eenmans team bent met een idee - helemaal tot je Fortune 100-groei. Meer dan 80% van de bedrijven uit de Fortune 100 gebruiken Asana*.

Met Asana gaat het niet alleen om het uitbrengen van meer deliverables. In plaats daarvan richt Asana zich op hoe je elk aspect van het werk, de doelen en de middelen van je bedrijf kunt verbinden en benutten om het juiste werk te produceren. 

Veelgestelde vragen over projectbeheersoftware 

Welke software is het beste voor projectbeheer?

De beste projectbeheersoftware is de software met de functies die je nodig hebt. Zoek naar een tool zoals Asana, een volledig werkbeheerplatform waar je de apps die je al gebruikt kunt integreren, doelen kunt koppelen aan werktaken, silo's tussen teams kunt afbreken en tijdrovend werk kunt automatiseren.

Wat voor soort software is projectbeheersoftware?

Projectbeheersoftware is een type software dat wordt gebruikt voor elk aspect van projectbeheer. Vaak omvat dit alles, van de projectplanningsfasen (middelen toewijzen, vervaldatums instellen en takenlijsten maken en toewijzen) tot projectplanning, -opvolging en -rapportage. De beste projectbeheersoftware helpt je bij het coördineren en automatiseren van werk, niet alleen tussen projecten, maar ook tussen portfolio's, teams en afdelingen.

Wat is het verschil tussen projectbeheersoftware en taakbeheersoftware?

Taakbeheersoftware wordt strikt gebruikt om taken te beheren en is gericht op productie. Vaak lijkt dit op een digitale takenlijst met meer mogelijkheden. Projectbeheersoftware gaat verder dan taakbeheer naar de daadwerkelijke planning, coördinatie en doelen van een project. Dit omvat het grotere geheel, het werk met een grote impact en de uitvoerbare taken die je nodig hebt om daar te komen. Goede projectbeheersoftware zal ook taakbeheermogelijkheden hebben, maar het omgekeerde is niet altijd waar.

Hoe werkt projectbeheersoftware?

Projectbeheersoftware is een tool om je te helpen alles te coördineren wat je nodig hebt voor projectbeheer. Vaak omvat dit mogelijkheden om taken te maken en toe te wijzen, alle aspecten van een project te plannen en te coördineren met anderen in je projectteam. Met de beste projectbeheersoftware kun je ook cross-functional werken in alle teams, afdelingen en projecten binnen je organisatie.

Is projectbeheersoftware de moeite waard?

Het korte antwoord: ja. Projectbeheersoftware heeft een bijna eindeloze lijst met voordelen. De meeste mensen denken meteen aan productiviteit als de reden om projectbeheersoftware aan te schaffen, maar de juiste projectbeheersoftware kan meer doen dan je output verhogen. Als je investeert in de beste projectbeheersoftware, kun je silo's afbreken en je hele bedrijf verbinden met je grootste visies en doelen. Hierdoor kan iedereen beter werken aan de projecten die er het meest toe doen.

*Correct op 7 september 2022. Asana biedt geen garanties met betrekking tot het bijwerken van dit aantal.