7 tips om uw verspreide team te beheren

Met een steeds meer mondiale economie komt de behoefte aan wereldwijde teams om klanten van dienst te zijn, waar ze ook zijn. Dit type team - met teamleden op verschillende locaties en tijdzones - staat bekend als een verspreid team. Hoewel er verschillende voordelen zijn voor gedistribueerde teams, hebben ze ook hun eigen uitdagingen.

Wat is gedistribueerd teammanagement?

Distributed teammanagement is het beheren van teamleden verspreid over verschillende locaties, zonder een centrale kantoorlocatie. Organisaties die bijvoorbeeld enkele teamleden in één kantoor in één stad hebben, sommige op afstand en andere in een ander kantoor, zijn een voorbeeld van een gedistribueerd team. 

Gedistribueerd teammanagement is het beheren van dit soort teams verspreid over verschillende locaties. Vanwege de unieke structuur van gedistribueerde teams kan het beheren ervan een grotere uitdaging zijn dan een meer traditioneel, persoonlijk team op één locatie.

Wat is het verschil tussen gedistribueerde teams, teams op afstand en hybride teams?

Hoewel sommige mensen de termen gedistribueerde teams en teams op afstand door elkaar gebruiken, zit er een beetje nuance in elk van hen. Verdeelde teams verwijzen naar teams die zich op verschillende locaties bevinden, waarvan sommige zich in kantoorruimtes bevinden. Teams op afstand verwijzen naar teams die geen specifieke kantoorlocatie hebben en waarbij iedereen in het team zich op een aparte locatie bevindt. Hybride teams zijn teams die een beetje van beide doen - ze hebben speciale tijden om samen te komen op gecentraliseerde kantoorlocaties en dagen die flexibel zijn, zodat werknemers kunnen kiezen om thuis of op kantoor te werken.

Waarom gedistribueerd teammanagement?

Gedistribueerde teams zijn essentieel voor bedrijven met een internationaal publiek. Een gedistribueerd team biedt bedrijven veel voordelen. Hier zijn een paar redenen:

• Betere toegang tot je doelmarkt. Als je een markt wilt bereiken die buiten je normale tijdzone ligt, is het hebben van voeten op de grond in die doelmarkt de gemakkelijkste manier om dat publiek te bereiken. Als je bijvoorbeeld een bedrijf bent dat in Californië is gevestigd, maar je doelmarkt in New York is, heb je slechts een paar werkuren overlap met je potentiële klanten. Als je echter leden van je Team in New York hebt, zal 100% van hun werkuren overeenkomen met die doelmarkt. 

• Breid je zoektocht naar talent uit. Een van de voordelen van een team op afstand of een verspreid team is dat je je zoektocht naar talent kunt uitbreiden tot ver buiten één stad. Dit geeft je de mogelijkheid om met veel meer getalenteerde mensen te praten dan wanneer je beperkt was tot het vinden van een kandidaat in een specifieke stad, of ze te verplaatsen naar een basisstad. Bovendien veranderen de waarden van werknemers drastisch - veel mensen zoeken nu specifiek naar banen die opties op afstand bieden, zodat ze meer tijd met hun gezin kunnen doorbrengen. Door je secundaire arbeidsvoorwaarden uit te breiden om deze mensen tegemoet te komen, stelt je team zich open voor nog meer geweldige kandidaten. 

• Het kan betaalbaarder zijn (voor zowel de werkgever als de werknemer). Voor werkgevers kan het beheren van een verspreid team betaalbaarder zijn dan het beheren van een team op kantoor, omdat je bedrijf geen kosten hoeft te betalen voor algemene overheadkosten, zoals kantoorruimte. Bedrijven die verspreide teams beheren, kunnen geld besparen door hun teamleden te betalen op basis van de kosten van een specifieke werknemer, wat het bedrijf geld bespaart, afhankelijk van waar ze zijn gevestigd. Werknemers kunnen geld besparen omdat ze minder betalen voor benzine voor woon-werkverkeer of openbaar vervoer, naast het besparen van geld door geen koffie en lunches te kopen.

7 tips voor het managen van een verspreid team

Het managen van een verspreid team is heel anders dan het managen van een traditioneel, fysiek team. Hier zijn een paar tips die je kunt gebruiken om je gedistribueerde team te beheren.

1. Organiseer consistente vergaderingen

Door elke week op hetzelfde tijdstip vergaderingen te houden, krijgen je teamleden een regelmatig schema. Dit geeft hen de mogelijkheid om dingen rond die vergaderingen te verplaatsen wanneer dat nodig is, zodat ze hun werkdagen kunnen structureren op een manier die voor hen het beste werkt. Het is ook belangrijk om de inhoud van de vergadering consistent te houden, zodat teamleden weten hoe en wanneer ze moeten bijdragen aan deze regelmatige teamvergaderingen wanneer dat nodig is. Als een van je teamleden niet in staat is om een reguliere vergadering bij te wonen, bied hem dan een optie om informatie asynchroon te krijgen. Het opnemen van je vergaderingen of het delen van vergadernotities achteraf is een geweldige manier om iedereen op de hoogte te houden.  

Dingen om te overwegen

Wat doe je als geen van je teamleden beschikbare tijd heeft die overlapt? In plaats van een wekelijkse cadans te doen, werk je in een cyclus van twee weken. Josh Zerkel, Head of Global Community bij Asana, wisselt tussen twee vergadertijden, omdat een deel van zijn team in Europa is gevestigd en anderen in Azië, terwijl hij in San Francisco is gevestigd. De ene week vergadert hij 's ochtends PST, en de volgende week vergadert hij 's middags PST. Hij neemt elke vergadering op, dus ongeacht wie er aanwezig kan zijn, hebben zijn teamleden nog steeds asynchroon toegang tot de opnames. 

2. Stel verwachtingen tijdens het onboardingproces

Hoewel het een beste praktijk is voor elk bedrijf, is het belangrijk om de standaard te bepalen voor hoe je gedistribueerde team communiceert tijdens het onboardingproces. Geef informatie over aanvaardbare formulieren van communicatie tijdens werktijd, waar informatie wordt gedeeld en hoe te communiceren met specifieke teamleden. Dit zijn allemaal goede dingen om vroeg in het onboardingproces te bespreken. Door vroeg verwachtingen te scheppen, kunnen individuen ook hun eigen grenzen stellen, naast de standaardgrenzen die door het bedrijf zijn vastgesteld. 

Dingen om te overwegen

Hoewel het belangrijk is om nieuwe teamleden te trainen over de beste praktijken van je bedrijf, is het ook belangrijk dat jij als manager op de hoogte blijft van zowel de beste praktijken van je bedrijf als hoe je teamleden communiceren. Communicatiestijlen variëren op basis van cultuur, dus effectieve communicatie met iemand in Japan kan anders zijn dan met iemand in New York.

Erken dat elke cultuur anders is - sommige zijn directer, sommige hebben het moeilijker om feedback te geven of om hulp te vragen. Zorg ervoor dat je de culturele normen voor elk van je teamleden begrijpt, zodat je beter voorbereid bent om ze te beheren.”

3. Respecteer grenzen

Het is belangrijk om alle grenzen te respecteren die door het bedrijf, je team en individuele teamleden zijn vastgesteld wanneer je in een verspreid team werkt. Je wilt niet in een situatie terechtkomen waarin een teamlid in San Francisco om 16.00 uur PST een ander teamlid in Berlijn e-mailt en een onmiddellijke reactie verwacht. Dit is niet alleen respectloos voor de tijd van het Berlijnse teamlid, het teamlid aan de westkust van de VS krijgt ook niet de informatie die het nodig heeft op een manier die past bij zijn workflow. Het kennen van elkaars grenzen en het instellen van processen om die grenzen te respecteren, helpt dit soort situaties te voorkomen.

Dingen om te overwegen

Soms moet je het feit omarmen dat je werktijden verder gaan dan de normale 9 tot 5, dus je moet flexibel zijn. Dit betekent niet noodzakelijk dat je altijd 18 uur per dag moet werken, maar het betekent wel dat er dagen zullen zijn dat je vroeg inlogt of laat online blijft om tegemoet te komen aan degenen die in verschillende tijdzones werken.

4. Zorg voor meer dan één platform voor communicatie

Werken in een verspreid team betekent dat planningen iets flexibeler kunnen zijn dan een traditionele 9-tot-5-baan. Voor sommige teamleden kan dit betekenen dat ze onderweg telefoontjes aannemen of e-mails beantwoorden. Het aanbieden van meerdere vormen van communicatie, zoals berichtensoftware zoals Slack,  videoconferenties zoals Zoom of werkbeheer zoals Asana, geeft je teamleden opties om de juiste informatie op de juiste plaats te communiceren. Door je team een manier te bieden om via hun mobiele apparaat te communiceren, kunnen je teamleden ook werken op manieren die het beste bij hen en hun schema passen. 

Dingen om te overwegen

Hoewel het hebben van verschillende formulieren van communicatie geweldig is, kunnen berichten snel verkeerd begrepen worden. Zorg ervoor dat er een centraal registratiesysteem is waar alle uiteindelijke beslissingen worden genomen. Dit is vooral handig als je teamleden hebt met een andere moedertaal dan die van jou. Het gebruik van video's in plaats van geschreven taal kan helpen om de toon en context gemakkelijker over te brengen dan tekstgebaseerde communicatie.

5. Stel duidelijke, meetbare doelen vast en hoe je team deze zal bereiken

Het vaststellen van duidelijke, meetbare doelen betekent dat je team in staat is om een actieplan te ontwikkelen voor hoe die doelen te bereiken. Dit stelt op zijn beurt duidelijke verwachtingen voor welk werk je teamleden moeten voltooien om die doelen te bereiken. Als je deze twee dingen hebt, geeft dit je gedistribueerde teamleden de autonomie om het werk te doen dat ze nodig hebben op een moment dat het beste voor hen werkt. Zolang ze het werk op tijd voltooien, hebben ze de mogelijkheid om te werken op een manier die het beste voor hen is.

Dingen om te overwegen

Hoewel het bereiken van je doelen geweldig is, is het vieren van de prestaties van je team vooral belangrijk voor verspreide teams. Aangezien het voor iedereen een uitdaging kan zijn om face-to-face tijd te krijgen, is het belangrijk om samen prestaties te vieren. Zorg ervoor dat je bijeenkomsten plant, of dat nu virtueel of persoonlijk is, om samen tijd door te brengen en te vieren.

6. Plan tijd in voor regelmatige sociale uren

Een van de grootste nadelen van het managen van een verspreid team is dat teamleden niet veel kansen krijgen voor sociale interacties, wat helpt bij het opbouwen van teamgeest. Zorg ervoor dat je wat tijd vrijmaakt om regelmatig met gedistribueerde teamleden te chatten over niet-werkgerelateerde dingen, of om regelmatig werksessies te houden waar teamleden op afstand samen zitten en werken. 

Dingen om te overwegen

Als je met teamleden werkt die zich in hetzelfde kantoor bevinden als jij, wees je dan bewust van 'waterkoeler'-gesprekken. Deze gesprekken zijn belangrijk voor het opbouwen van een relatie met teamleden, maar je wilt geen onbedoelde locatie-silo creëren van die teamleden die niet in hetzelfde kantoor zitten als jij.

7. Geef autonomie (maar check regelmatig) 

Wanneer je in een verspreid team werkt, kan het een beetje uitdagender zijn om contact te leggen met je teamleden omdat je niet de vrijheid hebt om met hen te communiceren zoals je dat op kantoor zou doen. Daarom is het belangrijk dat managers regelmatig contact opnemen met hun teamleden om te zien hoe de voortgang verloopt. Regelmatige check-ins bieden teamleden de ondersteuning die ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen. Als er toch obstakels zijn, is er een speciale tijd gereserveerd om met jou te bespreken hoe ze opgelost kunnen worden.

Dingen om te overwegen

Consistente en regelmatige 1:1-gesprekken met teamleden zijn een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat je direct ondergeschikten een specifieke periode hebben om eventuele werkproblemen te bespreken. Het biedt je team ook een manier om je feedback te geven, of dat nu openlijk of anoniem is. Dit geeft hen de mogelijkheid om kritiek te leveren, zodat je hen beter de ondersteuning kunt bieden die ze nodig hebben om te slagen.

Zie hoe je verspreide team geweldige dingen bereikt

Het beheren van een gedistribueerd team brengt enkele logistieke uitdagingen met zich mee, maar het is de moeite waard om een divers team te zien groeien - voor jou en het bedrijf. Nu bedrijven internationaal groeien, zal het alleen maar gebruikelijker worden om teamleden van over de hele wereld samen te zien werken en samen geweldige dingen te bereiken.