Stand.earth voedt milieu-verdediging en fondsenwerving met Asana

Vorig jaar werden meer dan zes miljard Starbucks-bekers weggegooid, gebruikte de textielindustrie meer dan 378 miljard liter water en stootten cruiseschepen bijna tien keer meer zwaveloxide uit rond de Europese kusten dan alle auto's in Europa. Deze gevolgen voor het milieu zijn enorm, maar ze zijn ook een enorme kans. Stand.earth is een non-profitorganisatie voor milieubescherming die bedrijven en overheden in staat stelt en aanmoedigt om het milieu op de eerste plaats te zetten. Voor hen bieden zaken als koffiekopjes, cruiseschepen en jeans een kans om industrieën te veranderen en de impact die zowel individuen als bedrijven op het milieu hebben te minimaliseren. Ze werken aan bewustwording, zodat iedereen beter geïnformeerde, duurzame keuzes kan maken.

Een groot deel van het werk van een non-profitorganisatie is fondsenwerving. Bij Stand.earth richt bijna 80% van hun fondsenwervingsinspanningen zich op stichtingen. De Director of Development van Stand.earth, Stephen Danner, houdt toezicht op hun subsidieteam, dat verantwoordelijk is voor het opstellen van voorstellen en pitches om subsidies en financiering voor de organisatie te verkrijgen. Dit is een tijdgevoelig en detailgericht proces, waarbij het team moet jongleren met aanvraagdeadlines, nalevingsbehoeften en lange lijsten met vereiste documenten. En als een middelgrote non-profitorganisatie die concurreert om financiering tegen grote organisaties die 10 keer zo groot zijn, is het van cruciaal belang dat ze aanvragen indienen vóór de deadlines met behulp van de meest overtuigende verhalende, fiscale en visuele verhalen die beschikbaar zijn. Maar naarmate meer mensen zich bij het team aansloten en meer projecten en financieringsmogelijkheden op hun pad kwamen, worstelden ze om:

• Iedereen in het team op één lijn te houden omdat informatie verspreid was

• Voorstellen op tijd in te dienen om aan strikte subsidiedeadlines te voldoen

• Reageren op dringende kansen en informele verzoeken, die bijdroegen aan een toch al volledige werkdruk van 15+ formele inzendingen per maand omdat details door de mazen van het net vielen

Als gevolg hiervan moesten ze een gecentraliseerd werkbeheersysteem implementeren dat de hele organisatie zou opzetten voor schaalbare groei.

Eén tool vinden om effectiever samen te werken

Het leiderschapsteam van Stand.earth vond dat de organisatie met te veel projectbeheertools aan het jongleren was en één samenhangende manier nodig had om samen te werken. Bovenop die frustratie misten teams verantwoordelijkheid en eigenaarschap zonder een bron van waarheid. Dit had invloed op de interne cultuur omdat teamgenoten niet opvolgden zoals teamleiders verwachtten en teams de eerste tekenen van de erosie van vertrouwen begonnen te ervaren.

Het centraliseren van de hele organisatie op één tool zou een grote onderneming zijn, maar ook een grote, positieve impact hebben op de planning, samenwerking en het moreel. Stephen begon met het verzamelen van de behoeften en vereisten van elk team, zodat ze een duidelijke set evaluatiecriteria hadden. De lijst met vijfendertig items omvatte alles: projectbeheerfunctionaliteit, kosten, integraties en automatiseringen, verschillende projectweergavenen gasttoegang.

Vervolgens verzamelden ze aanbevelingen van het team en bekeken ze vijftien verschillende mogelijkheden. Na het evalueren van elke tool kwam Asana naar voren als de beste. Het voldeed aan alle criteria die de teams nodig hadden en de eenvoud en interface wonnen mensen voor zich. Naast de functionaliteit van Asana konden ze de non-profitkortingvan Asana krijgen.

Terwijl ze zich voorbereidden om Asana te implementeren, stelde Stephen trainingsmateriaal samen voor werknemers om te leren hoe ze Asana moeten gebruiken, waaronder een opgenomen training die nu verplicht is voor iedereen om te bekijken. Stephen deelde ook aanvullende middelen, zoals Asana-artikelen en video's. Ten slotte, om nieuwe werknemers te helpen onboarden en op te schalen, nemen ze Asana-training op in hun onboardingproces voor nieuwe werknemers.

Processen verbeteren om meer financiering te genereren

Met Asana heeft Stand.earth workflows in de hele organisatie gestroomlijnd. Werk dat veel vergaderingen en deliverables, complex tijdlijnbeheer en extreem hoge werkvolumes omvat, is nu gemakkelijker voor het hele team om te beheren.

Stephen en zijn team beheren nu hun end-to-end subsidiebeheerproces in Asana. Met behulp van een Salesforce-integratie kunnen ze een hoge donortevredenheid behouden en een grotere financieringsgroei bereiken door ervoor te zorgen dat ze altijd contact opnemen met donoren. En met behulp van sjabloonprojecten kan Stephen er zeker van zijn dat ze aan alle deliverables voldoen. Ten slotte gaan hun teamvergaderingen sneller omdat ze ieders verantwoordelijkheden en deadlines kunnen zien met de teamagendaweergave.

Een pijn die Stephen voor Asana ervoer, was een behoefte aan gecentraliseerde communicatiekanalen om zijn team te helpen weten waar te focussen en wat te prioriteren. Nu maakt hij driemaandelijkse werkplannen in Asana met zijn directe ondergeschikten en heeft hij een model gemaakt voor de afdeling Human Resources en andere leidinggevenden om te gebruiken. Als gevolg hiervan is iedereen meer gericht op resultaten, heeft hij duidelijkheid over de gewenste resultaten en weet hij waar hij verantwoordelijk voor is. Door minder te focussen op kleine administratieve details, kunnen Stand.earth-medewerkers meer strategische gesprekken voeren. Naast het hebben van ruimte om strategisch te denken, is iedereen ook in staat om het werk in eigen hand te nemen en projectmanager te worden.

Stephen en zijn team kunnen nu ook naadloos samenwerken met hun externe partners, zoals aannemers of ontwerpers, met behulp van Asana. In plaats van te vertrouwen op e-mail en gedeelde documenten, kan Stephen externe medewerkers binnenhalen met behulp van de privacy- en gastfuncties van Asana zonder extra papierwerk. Asana bespaart hem tijd door de administratieve taken in verband met het onboarden van externe partners en de overhead van zich zorgen te maken of iemand iets zou kunnen zien wat ze niet zouden moeten zien, te elimineren.

Wanneer verantwoordelijkheid leidt tot groei - en een gezondere planeet

Asana heeft niet alleen Stand.earth en het team van Stephen geholpen om meer verantwoordelijk, resultaatgericht en deadlinegedreven te zijn, het heeft hen ook in staat gesteld om 10% meer nieuwe prospects te identificeren omdat hun proces is gestroomlijnd en informatie is gecentraliseerd. Met deze subsidieleads hebben ze in slechts één jaar een toename van 17% in financiering ervaren, omdat hun teams voor investeerdersbetrokkenheid en leadverzoeken beter gecoördineerd zijn. Ze zijn in staat om relaties op te volgen en te cultiveren in plaats van alleen maar te proberen het hoofd boven water te houden.

Als we uitzoomen van de dagelijkse bezigheden van Stephen en zijn team, zien we dat ze financiering krijgen om een enorme impact op het milieu te hebben. Door duidelijkheid te bieden op het fundamentele niveau - door kleine dingen zoals taken en agenda's - zijn ze in staat om grote veranderingen aan te brengen. Net zoals de kleine details in ons leven een grote impact hebben op het milieu, van koffiekopjes tot jeans, heeft het dagelijkse werk dat Stephen en zijn team doen een enorme impact op hoe Stand.earth hun missie bereikt.