In het nationale kantoor van Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA) met 80 werknemers vertegenwoordigen de teams Foundation Grants en Federal Grants ongeveer een derde van alle werknemers. Samen is het hun functie om fondsen te verdelen onder lokale agentschappen uit zakelijke, particuliere filantropische en federale bronnen. Ze maken impactrapporten, monitoren de naleving van subsidieovereenkomsten door agentschappen en ontwikkelen nieuwe jeugdprogramma's voor het netwerk.

Al meer dan een decennium gebruikte het nationale kantoor spreadsheets, e-mail en chat om deze projecten te beheren. Toen ze in januari 2020 overstapten naar Asana, brachten ze informatie op één plaats samen voor zichtbaarheid tussen afdelingen. Ze bouwden ook standaardworkflows om hen te helpen betrouwbaar te voldoen aan nalevingsvereisten en deadlines voor rapportage te halen.

Dankzij de operationele efficiëntie van gevestigde en gedocumenteerde workflows genereerde BBBSA meer vertrouwen bij financiers en meer verlengingen van financiering. BBBSA  verhoogde de financiering en de verdeling van subsidies zonder het personeelsbestand te vergroten, waardoor ze meer middelen konden besteden aan de jongeren die de kern van hun organisatie vormen.

Asana heeft ons geholpen om subsidieverlengingen van financiers te genereren omdat we tijdig communiceren en rapporteren.

Tim Pehlke, Directeur van Foundation Grants

Asana leren kennen tijdens de lunch

Toen BBBSA Asana introduceerde bij het nationale kantoor, leidde Tim Pehlke, directeur van Foundation Grants, een reeks goed bezochte "lunch-and-learns", waarbij werknemers 15-20 minuten Asana-training kregen voordat ze de kans kregen om te socialiseren. De sessies werden opgenomen en beschikbaar gesteld voor doorlopende training en onboarding van nieuwe medewerkers, samen met Asana-trainingsartikelen en andere middelen.

Toen teams overstapten van e-mail en chat naar Asana, liet Tim individuen klein beginnen door een eenvoudige persoonlijke takenlijst te maken om te zien hoe Asana hen tijd bespaart. "Ik ben dol op de bordweergave voor persoonlijke taken", zegt Tim. “Het was ook erg nuttig om met een Asana-klantsuccesmanager met een non-profitorganisatieachtergrond te werken toen we workflows en sjablonen maakten.”

Het is veel gemakkelijker om teamgenoten te onboarden met Asana, omdat we solide processen hebben die gemakkelijk te volgen zijn met weinig begeleiding.

Tim Pehlke, Directeur van Foundation Grants

Gegevens op één plaats voor alle subsidies, rapporten en bureaus

Tegenwoordig gebruikt het nationale kantoor van BBBSA Asana om de verdeling van subsidies en de rapportage te beheren, en heeft het het gebruik van Asana uitgebreid naar organisatiebrede strategische planning en kennisuitwisseling.

Subsidiebeheersjabloon: voor elke nieuwe ontvangen subsidie dupliceert BBBSA een projectsjabloon in Asana om de informatie en uitvoeringstaken van de subsidie bij te houden, zodat er geen stappen worden gemist en aan de nalevingsvereisten wordt voldaan. Het sjabloon verdeelt taken in secties voor subsidieovereenkomsten, budgettering, tijdlijnen voor goedkeuringen door het senior leiderschap en optionele secties voor consultants of speciale partnerschappen met bureaus. 

Actieve projecttracker: het team haalt tijdlijnen uit alle subsidierapporten in één Asana-project door taken aan meerdere projecten toe te voegen. Deze overzichtelijke weergave helpt hen proactief te plannen om deadlines te halen. 

Tracker voor risico's en problemen: een ander Asana-project helpt bij het bijhouden van risicovolle subsidies, het documenteren van informatie over problemen en het afstemmen van actiepunten. Stappen worden toegewezen aan specifieke teamgenoten in Asana om een oplossing te garanderen.

Informatielogboek en tijdregistratie voor subsidies : een project geeft kerninformatie over alle subsidies weer met behulp van aangepaste velden (bijv. naam, aandachtsgebied, deadlines voor rapporten, gefinancierd bedrag, belanghebbenden). Werknemers gebruiken het ook om de tijd te coderen die aan elke subsidie is besteed, ter vervanging van een spreadsheet voor het bijhouden van tijd.

Dashboard agentschapsgezondheid: het Federal Grants-team verdeelt jaarlijks $ 13,5 miljoen onder lokale agentschappen en gebruikt een Asana-project om de agentschapsgezondheid bij te houden. Wanneer ze een agentschap ontmoeten, kunnen ze de Asana-taak ervan openen om de meest recente status en historische context te zien, zoals wijzigingen in het contactpunt, open en opgeloste problemen, prestatienotities en voltooide audits. Het is gemakkelijk om een agentschap te markeren als ze te laat zijn met het indienen van een financiële audit of als ze niet voldoen aan de doelstelling voor match-uitgaven; subtaken leggen de details vast voor toekomstige referentie. 

Verzamelen van Positive Match Stories: Het Federal Grants-team verzamelt Positive Match Stories van agentschappen om in subsidierapporten te accentueren. Ze gebruiken een Asana-formulier om inzendingen te ontvangen en organiseren automatisch alle foto's, toestemmingsformulieren en tekst in een centraal Asana-project. Wanneer het tijd is om een rapport te maken, kan het team zoeken naar trefwoorden om gemakkelijk verhalen over specifieke onderwerpen te vinden, zoals politie-instanties of kinderen op het platteland.

Informatie centraliseren met geïntegreerde tools: Met de Sharepoint-integratie kan het team documenten beheren en links delen met het senior leiderschap ter beoordeling, terwijl de Outlook-integratie e-mails van externe partners omzet in interne Asana-taken om actie op te ondernemen. 

Verenigd als één: Asana helpt afdelingen te communiceren op één platform voor strategische planning. Toen de COVID-19-pandemie begon en BBBSA overstapte van fysieke kantoren naar een team op afstand, hielp Asana hen om verbonden te blijven, VPN-beperkingen te omzeilen en snel nieuwe aanbiedingen te lanceren om schoolkinderen van internet en voedsel te voorzien.

Teamcapaciteit verhogen door middel van strategische planning en workflows

De mogelijkheid om snel informatie te vinden en standaardprocessen te volgen, heeft het Foundation Grants-team van Tim geholpen om de tijd die aan subsidierapportage wordt besteed met 80% te verminderen - en ze besteden 50% minder tijd aan het opstarten van nieuwe subsidieprojecten met sjablonen en duidelijke workflows.

De Anatomie van werk-index meldt dat onduidelijke processen een veelvoorkomende oorzaak zijn van gemiste deadlines voor kenniswerkers. Met Asana haalt BBBSA de deadlines voor rapporten en communiceert het tijdig met donateurs. Door de tijdlijnen voor het opstellen van rapporten op het platform te plannen, kunnen ze vooruit denken, buffertijd toevoegen en anticiperen op uitdagingen.

Dit heeft het vertrouwen bij donateurs vergroot, waardoor BBBSA financieringsverlengingen heeft kunnen garanderen en tijd heeft kunnen vrijmaken die eerder werd besteed aan het vinden van nieuwe subsidiebronnen. Het Foundation Grants-team heeft de financiering met 50% verhoogd en verdeelt nu elk jaar 2,5 keer het aantal subsidies, terwijl de teamgrootte stabiel blijft.

Asana houdt het nationale kantoor van BBBSA onder één dak, zelfs nu ze een verspreid team zijn geworden. Leiderschap heeft nu meer inzicht in de projectstatus, risico's en financiële audits, en het is gemakkelijker om lessen te verspreiden over het hele netwerk van het agentschap. 

Het verzamelen van institutioneel geheugen in Asana doorbreekt afdelings-silo's en zorgt voor continuïteit in de loop van de tijd. Tim zegt: "Naarmate teamleden veranderen, blijven we functioneren omdat we een systematische manier hebben om onze projecten te beheren. Ik kan een project overdragen van de ene persoon naar de andere en alles is al toegewezen met context."

Meer capaciteit betekent meer ondersteuning voor jongeren in de VS

Naarmate BBBSA de productiviteit verhoogt met Asana, kunnen ze tijd die eerder werd besteed aan het beheren van werk, herbestemmen voor uitvoering en innovatie. Verschillende lokale agentschappen hebben Asana geadopteerd als hun Werkbeheerplatform, waardoor de verbinding binnen het BBBSA-netwerk verder wordt versterkt.

Met een verbonden team, stabiele financieringsgroei en processen om aan de compliance-eisen te voldoen, kan BBBSA meer middelen steken in haar missie om elk kind te helpen zijn volledige potentieel te realiseren.

Asana heeft ons een platform gegeven om in verschillende teams te werken en de communicatie tussen afdelingen te verbeteren, zodat BBBSA-agentschappen hebben wat ze nodig hebben om elk kind te helpen zijn volledige potentieel te bereiken.

Tim Pehlke, Directeur van Foundation Grants