더 많은 업무를 더 빠르게 수행하기 위한 8가지 시간 절약 팁

누가 시간을 조금 더 쓸 수 없을까요? 

실제로 생각하고 계획할 시간을 가지는 것은 고사하고 일상적인 우선순위를 위한 캘린더 공간을 확보하기가 어렵습니다. 하지만 Asana가 도와드릴 수 있습니다. 시간을 절약하는 팁을 활용하면 단순 반복 작업을 지능적으로 제거하고 더 큰 영향을 더 빠르게 미칠 수 있습니다. 단 몇 분만 읽고 연습하면 향후 몇 시간의 작업을 절약할 수 있습니다.

이제 시작하겠습니다.

1. 정보를 즉시 요약하세요

Asana AI가 팀에 합류하여 더 스마트하고 빠르게 업무를 수행할 수 있도록 지원합니다. 스마트 요약은 작업 설명과 댓글에서 하이라이트와 핵심 실행 과제를 자동으로 가져오는 개인 비서와 같은 기능을 갖추고 있습니다. 긴 대화 스레드를 살펴보는 데 시간을 할애하는 대신 AI를 사용하여 중요한 요점을 즉시 요약하고 다음 단계를 문서화하여 모든 정보를 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 

스마트 요약을 사용하려면 작업의 오른쪽 상단 모서리에 있는 점 세 개 메뉴를 클릭합니다. 그런 다음 ‘작업 요약’ 또는 ‘하위 작업 생성’을 선택합니다. 

2. AI 편집자 등록

완벽한 답변을 작성하는 데 너무 많은 시간을 보낸 적이 있나요? AI가 시간을 절약하는 데 도움이 될 수 있습니다. Asana의 스마트 편집은 원하는 방식으로 글을 조정할 수 있어 포함할 세부 정보의 수준과 원하는 어조를 지정할 수 있습니다.

대략적인 댓글을 입력하기만 하면 됩니다. 그런 다음 버튼을 클릭하여 수정된 응답을 자동으로 생성하고 세부 정보와 어조를 조정합니다. 

3. 업무를 자동으로 정리합니다

프로젝트를 정리할 때 어떻게 시작해야 할지 알기 어려울 수 있습니다. 업무에 레이블을 어떻게 붙여야 하나요? 각 작업에 대해 어떤 세부 정보를 기록해야 하나요? 어떤 핵심 정보를 한눈에 확인할 수 있어야 하나요? 

Asana의 스마트 영역은 프로젝트에 추가할 최상의 사용자 지정 필드 (작업을 정렬, 필터링하고 자동으로 보고하는 데 도움이 되는 레이블)를 제안하여 이 문제를 해결합니다. 그런 다음 제안을 구현하려는 경우, Asana는 전체 프로젝트에 해당 필드를 즉시 적용하고 채울 수 있습니다. 

4. 작업을 프로젝트로 변환하기

하위 작업 목록이 끝없이 이어지는 작업을 만든 적이 있다면, 저희가 도와드리겠습니다. 

클릭 몇 번만으로 작업을 프로젝트로 변환할 수 있습니다. 작업의 오른쪽 상단 모서리에 있는 점 세 개 메뉴를 선택하고 '변환'을 클릭한 다음 '프로젝트'를 클릭하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 작업과 동일한 제목, 설명, 마감일을 가진 프로젝트가 생성되고 하위 작업이 해당 프로젝트 내의 작업으로 전환됩니다. 이렇게 하면 업무를 정리하고, 이해관계자와 소통하고, 진행 상태를 보고할 수 있는 더 큰 공간을 확보할 수 있습니다. 

5. 작업 복사본 배정하기

동일한 유형의 작업을 여러 사람에게 한 번에 배정해야 할 때가 있나요? 회사 전체가 보안 교육을 완료된 것을 확인하고 싶거나 여러 사람이 블로그 게시물을 검토해야 할 수도 있습니다. 각 작업을 수동으로 복사하여 붙여넣는 대신, 작업 담당자 필드에서 클릭 몇 번만으로 여러 팀원이나 팀 전체에 복사본을 배정할 수 있습니다. 

작업의 복사본을 배정하려면 작업에서 담당자 필드를 클릭한 다음 '복사본 배정' 아이콘을 선택합니다. 그런 다음, 복사본을 배정할 팀원이나 팀의 이름을 입력합니다. 

6. 다중 선택을 통한 작업 일괄 편집

다른 프로그램에서 다중 선택 기능을 사용해 본 적이 있을 것입니다. Asana에서도 다중 선택을 유용하게 활용할 수 있습니다. 이 기능은 한 번에 여러 개의 작업을 변경해야 하며 각 작업을 수동으로 업데이트하고 싶지 않을 때 유용합니다. 

여기에서 방법을 확인하세요. 

1. 목록 보기로 전환합니다

2. 작업을 클릭합니다

3. Shift 키를 누른 상태에서

4. 다른 작업을 클릭하거나 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 누릅니다

작업을 여러 개 선택하면 한꺼번에 다음과 같은 동작을 실행할 수 있습니다. 

• 한 사람에게 모두 할당

• 여러 작업에 모두 같은 마감일 지정

• 어딘가로 끌어다 놓기

• 모든 작업에서 사용자 지정 필드 업데이트

• 프로젝트에 모두 추가하기

• 모든 작업을 완료된 또는 미완료로 표시합니다

• 협업 참여자 추가하기

7. 수신함에서 후속 작업 생성하기

받은 편지함이 비어 있는 것만큼 만족스러운 것은 없습니다. 이 팁은 받은 편지함을 비워두는 데 도움이 될 수 있습니다. 수신함에서 알림을 북마크하는 대신(후속 조치를 취해야 할지 여부를 기억하지 못할 수 있음), 몇 번의 클릭으로 후속 작업을 생성하여 해당 알림을 다시 확인하라는 구체적인 리마인더를 설정하세요. 이렇게 하면 중요한 업데이트를 놓칠 걱정 없이 수신함을 정리할 수 있습니다. 

후속 작업을 생성하려면 수신함에서 알림을 열고 오른쪽 상단 모서리에 있는 점 세 개 메뉴를 클릭합니다. 그런 다음 ‘후속 작업 생성’을 선택하세요. 이렇게 하면 원래 알림으로 이동하는 링크와 함께 작업이 배정됩니다.

8. 단축키로 빠르게 이동하기

Asana에서 시간을 절약하는 방법 중 하나는 단축키를 익히는 것입니다. 단축키를 사용하면 몇 개의 버튼을 누르면 즉시 작업을 수행할 수 있습니다. 여기에서 모든 바로 가기를 확인하거나 Asana에서 Cmd+/또는 Ctrl/을 입력하여 확인할 수 있습니다. 

시간을 절약할 수 있는 몇 가지 단축키는 다음과 같습니다. 

• Tab+Q: 작업 빠른 추가

• Tab+M: 나에게 배정

• Tab+X: 집중 모드(한 작업만 확대하고 다른 모든 작업을 차단)

• Tab+S: 하위 작업 추가

• Tab+N: 섹션 생성

• Tab+P: 프로젝트에 추가

• Tab+↵: 작업 목록/메인 창으로 이동

시간을 되찾으세요

시간을 절약하는 팁을 활용하여 하루를 되찾고 가장 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. AI 기반 요약 및 스마트 편집 도구부터 단축키까지, Asana는 워크플로를 간소화할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 요금 페이지 에서 자세한 내용을 확인하고 무료 체험에 가입하세요. 

끝없는 작업과 메시지의 혼란에 휘말리지 마세요. 잠시 시간을 내어 이러한 전략을 살펴보세요. 미래의 내가 고마워할 것입니다.