분산된 팀을 관리하는 데 도움이 되는 7가지 팁

점점 더 글로벌화되는 경제로 인해 글로벌 팀이 어디에서든 고객에게 서비스를 제공해야 할 필요성이 대두되고 있습니다. 이러한 유형의 팀은 서로 다른 위치와 시간대에 있는 팀원으로 구성된 분산된 팀이라고 합니다. 분산된 팀에는 다양한 이점이 있지만, 고유한 문제점도 있습니다.

분산된 팀 관리란?

분산된 팀 관리는 중앙 사무실 없이 다양한 장소에 흩어져 있는 팀원을 관리하는 행위입니다. 예를 들어, 한 도시의 한 사무실에 일부 팀원이 있고, 일부는 원격으로, 다른 사무실에 있는 조직은 분산된 팀의 예입니다. 

분산된 팀 관리는 서로 다른 위치에 분산된 이러한 유형의 팀을 관리하는 행위입니다. 분산된 팀의 고유한 구조로 인해 한 곳에서 직접 대면하는 기존의 팀보다 관리하기가 더 어려울 수 있습니다.

분산 팀, 원격 팀, 하이브리드 팀의 차이점은 무엇인가요?

일부 사람들은 분산된 팀과 원격 팀이라는 용어를 서로 바꿔 사용할 수 있지만, 각각에 약간의 뉘앙스가 있습니다. 분산된 팀은 서로 다른 위치에 있는 팀을 의미하며, 일부는 사무실 공간에 있을 수 있습니다. 원격 팀 은 특정 사무실 위치가 없고 모든 팀원이 별도의 위치에 있는 팀을 말합니다. 하이브리드 팀 은 두 가지 모두를 수행하는 팀입니다. 중앙 집중식 사무실에서 함께 모일 수 있는 전용 시간이 있으며, 직원이 홈 또는 사무실에서 근무할 수 있도록 유연한 날짜를 선택할 수 있습니다.

분산된 팀을 관리해야 하는 이유는 무엇인가요?

분산된 팀은 글로벌 고객을 보유한 회사에 필수적입니다. 분산된 팀은 비즈니스에 많은 이점을 제공합니다. 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 목표 시장에 더 잘 접근할 수 있습니다. 일반적인 시간대를 벗어난 시장에 도달하려는 경우, 해당 목표 시장에 발을 들여놓는 것이 해당 잠재 고객에게 도달하는 가장 쉬운 방법입니다. 예를 들어, 캘리포니아에 본사를 둔 회사이지만 목표 시장이 뉴욕에 있는 경우 잠재 고객과 겹치는 근무 시간이 몇 시간 밖에 없습니다. 그러나 뉴욕에 팀원이 있는 경우, 근무 시간의 100%가 해당 목표 시장과 일치합니다. 

• 인재 검색 범위 확대. 원격 또는 분산된 팀을 보유하는 것의 이점 중 하나는 인재 검색을 한 도시를 훨씬 넘어 확장할 수 있다는 것입니다. 이는 특정 도시에서 후보자를 찾거나 후보자를 기반 도시로 이전하는 것에 그치는 것보다 훨씬 더 많은 인재와 대화할 수 있는 기회를 제공합니다. 또한, 직원 가치가 급격하게 변화하고 있습니다. 이제 많은 사람들이 가족과 더 많은 시간을 보낼 수 있도록 원격 근무 옵션을 제공하는 직업을 찾고 있습니다. 이러한 개인을 수용할 수 있도록 복리후생을 확대하면 팀에 더 많은 훌륭한 지원자가 참여할 수 있습니다. 

• (고용주와 직원 모두에게) 더 저렴할 수 있습니다. 고용주의 입장에서는 분산된 팀을 관리하는 것이 사무실에서 팀을 관리하는 것보다 더 저렴할 수 있습니다. 사무실 공간과 같은 기본 간접비를 지불할 필요가 없기 때문입니다. 분산된 팀을 관리하는 회사는 특정 직원의 생활비를 기준으로 팀원에게 비용을 지불하여 비용을 절감할 수 있으며, 이는 비즈니스가 위치한 지역에 따라 비용을 절감할 수 있습니다. 직원들은 커피와 점심을 사지 않음으로써 비용을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 출퇴근이나 대중교통을 이용하는 데 드는 비용을 줄일 수 있습니다.

분산된 팀을 관리하기 위한 7가지 팁

분산된 팀을 관리하는 것은 전통적인 대면 팀을 관리하는 것과는 매우 다릅니다. 다음은 분산된 팀을 관리하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 팁입니다.

1. 일관된 미팅을 개최하세요

매주 같은 시간에 회의를 개최하면 팀원들에게 규칙적인 일정을 제공할 수 있습니다. 이를 통해 팀원들은 필요할 때 미팅 일정을 변경할 수 있어 자신에게 가장 잘 맞는 방식으로 근무일을 구성할 수 있습니다. 또한 미팅 내용을 일관되게 유지하는 것이 중요합니다. 그래야 팀원들이 필요할 때 정기적인 팀 미팅에 참여하는 방법과 시기를 알 수 있습니다. 팀원 중 한 명이 정기 미팅에 참석할 수 없는 경우, 비동기적으로 정보를 얻을 수 있는 옵션을 제공하세요. 미팅을 녹화하거나 미팅이 끝난 후 미팅 메모를 공유하는 것은 모든 구성원이 최신 정보를 파악할 수 있는 훌륭한 방법입니다.  

고려해야 할 사항

팀 멤버 중 누구도 중복되는 시간을 확보할 수 없는 경우 어떻게 해야 하나요? 매주 주기를 수행하는 대신 2주 주기로 작업하세요. Asana의 글로벌 커뮤니티 책임자인 Josh Zerkel은 팀의 일부가 유럽에, 다른 팀은 아시아에, 본인은 샌프란시스코에 있기 때문에 두 번의 회의를 번갈아 가며 진행합니다. 한 주에는 오전 PST에, 다음 주에는 오후 PST에 만나게 됩니다. 그는 모든 미팅을 녹화하므로 누가 참석할 수 있든 상관없이 팀원들은 비동기적으로 녹화본에 액세스할 수 있습니다. 

2. 온보딩 프로세스에서 기대치를 설정하세요

어떤 회사에서나 모범 사례이지만, 온보딩 프로세스에서 분산된 팀이 소통하는 방식에 대한 기준을 설정하는 것이 중요합니다. 근무 시간 중 허용되는 커뮤니케이션 양식, 정보가 공유되는 곳, 특정 팀원과 커뮤니케이션하는 방법에 대한 정보를 제공하세요. 이러한 사항은 온보딩 프로세스 초기에 다루는 것이 좋습니다. 기대치를 일찍 설정하면 개인이 회사가 설정한 표준 경계 외에도 자신의 경계를 설정할 수 있습니다. 

고려해야 할 사항

신규 팀원에게 회사의 모범 사례에 대해 교육하는 것이 중요하지만, 관리자로서 회사의 모범 사례와 팀원들이 소통하는 방식에 대한 최신 정보를 파악하는 것도 중요합니다. 커뮤니케이션 스타일은 문화에 따라 다르므로 일본에 있는 사람과 효과적으로 커뮤니케이션하는 것이 뉴욕에 있는 사람과 다를 수 있습니다.

모든 문화가 다르다는 것을 인식하세요. 어떤 문화는 더 직접적이고, 어떤 문화는 피드백을 제공하거나 도움을 요청하는 데 어려움을 겪습니다. 각 팀원의 문화적 규범을 이해하는 것이 중요합니다. 이를 통해 팀원을 관리할 수 있는 역량을 갖추는 데 도움이 됩니다.”

3. 경계를 존중하세요

분산된 팀에서 일할 때는 회사, 팀, 개별 팀원이 설정한 경계를 존중하는 것이 중요합니다. 샌프란시스코에 있는 팀원이 오후 4시에 베를린에 있는 다른 팀원에게 이메일을 보내고 즉각적인 답변을 기대하는 상황을 겪고 싶지는 않을 것입니다. 이는 베를린 팀원의 시간을 무시하는 것일 뿐만 아니라 미국 서부 해안 팀원이 워크플로에 맞는 방식으로 필요한 정보를 얻지 못하는 것입니다. 서로의 경계를 파악하고 이러한 경계에 맞게 프로세스를 설정하면 이러한 유형의 상황을 방지하는 데 도움이 됩니다.

고려해야 할 사항

때로는 근무 시간이 정상적인 오전 9시부터 오후 5시까지로 연장된다는 사실을 수용해야 하므로 유연해야 합니다. 이것은 반드시 하루 18시간 일해야 한다는 의미는 아니지만, 다른 시간대에서 근무하는 사람들을 수용하기 위해 일찍 로그인하거나 늦게까지 온라인 상태를 유지해야 하는 날이 있을 것입니다.

4. 커뮤니케이션을 위한 여러 플랫폼을 갖추세요

분산된 팀에서 일한다는 것은 기존의 9시부터 5시까지 근무하는 일보다 일정이 좀 더 유연하다는 것을 의미합니다. 일부 팀원의 경우, 이동 중에도 전화를 받거나 이메일에 답장하는 것을 의미할 수 있습니다. Slack과 같은 메시징 소프트웨어, Zoom과 같은 화상 회의 또는 Asana와 같은 업무 관리와 같은 다양한 커뮤니케이션 양식을 제공하면 팀원에게 적절한 장소에서 적절한 정보를 전달하는 방법에 대한 옵션을 제공할 수 있습니다. 팀이 모바일 기기를 통해 소통할 수 있는 방법을 제공하면 팀원들이 자신과 일정에 가장 적합한 방식으로 일할 수 있습니다. 

고려해야 할 사항

다양한 커뮤니케이션 양식을 갖는 것은 좋지만, 메시지가 빠르게 교차할 수 있습니다. 모든 최종 결정이 이루어지는 중앙 기록 시스템이 있는지 확인하세요. 이는 모국어가 다른 팀원이 있는 경우 특히 유용합니다. 텍스트 기반 커뮤니케이션보다 동영상을 사용하면 어조와 맥락을 더 쉽게 전달할 수 있습니다.

5. 명확하고 측정 가능한 목표와 팀이 이를 달성할 방법을 설정하세요

명확하고 측정 가능한 목표를 설정하면 팀이 이러한 목표를 달성하는 방법에 대한 실행 계획을 수립할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀원이 이러한 목표를 달성하기 위해 완료해야 하는 업무에 대한 명확한 기대치를 설정할 수 있습니다. 이 두 가지를 갖추면 분산된 팀원들이 자신에게 가장 잘 맞는 시간에 필요한 업무를 수행할 수 있는 자율성을 가질 수 있습니다. 마감일까지 업무를 완료한 팀원은 자신에게 가장 잘 맞는 방식으로 일할 수 있습니다.

고려해야 할 사항

목표를 달성하는 것도 좋지만, 팀의 성과를 축하하는 것은 특히 분산된 팀에게 중요합니다. 모든 사람이 얼굴을 마주할 시간을 갖는 것이 어려울 수 있으므로 함께 성과를 축하하는 것이 중요합니다. 온라인이든 오프라인이든 함께 시간을 보내고 축하할 수 있도록 모임을 계획하세요.

6. 정기적인 사교 시간을 설정하세요

분산된 팀을 관리하는 데 있어 가장 큰 단점 중 하나는 팀원들이 팀의 동료애를 쌓는 데 도움이 되는 사회적 상호작용의 기회를 많이 갖지 못한다는 것입니다. 업무와 관련 없는 사안에 대해 분산된 팀원들과 정기적으로 채팅할 시간을 마련하거나, 팀원들이 함께 모여 원격으로 업무를 수행하는 정기적인 업무 세션을 갖도록 하세요. 

고려해야 할 사항

같은 사무실에 있는 팀원과 함께 일하는 경우, '급수대 옆 대화'에 주의하세요. 이러한 대화는 팀원들과 관계를 구축하는 데 중요하지만, 같은 사무실에 있지 않은 팀원들과는 부주의하게 위치 사일로 문제를 일으키면 안 됩니다.

7. 자율성을 부여하되 정기적으로 확인하세요 

분산된 팀에서 일할 때는 사무실에서처럼 팀원들과 자유롭게 소통할 수 없기 때문에 팀원들과의 소통이 조금 더 어려울 수 있습니다. 따라서 관리자는 팀원과 주기적으로 확인을 통해 진행 상황을 확인하는 것이 중요합니다. 정기적인 확인을 통해 팀원들은 업무를 완료하는 데 필요한 지원을 받을 수 있습니다. 문제가 발생하면 이를 해결하는 방법을 논의할 수 있는 시간이 따로 마련되어 있습니다.

고려해야 할 사항

팀원과 일대일 미팅을 일관되고 정기적으로 진행하는 것은 부하 직원들이 업무 문제를 논의할 수 있는 전용 시간을 확보할 수 있는 간편한 방법입니다. 또한 팀이 공개적으로든 익명으로든 피드백을 제공할 수 있는 방법을 제공합니다. 이를 통해 팀원들은 비판을 제시할 수 있는 선택지를 갖게 되므로, 리더는 팀원들이 성공을 거두�� 데 필요한 지원을 더 잘 제공할 수 있습니다.

분산된 팀이 훌륭한 성과를 내는 것을 지켜보세요

분산된 팀을 관리하는 데는 몇 가지 물류적 어려움이 수반되지만, 다양한 팀이 성장하는 것을 지켜보는 것은 당신과 비즈니스 모두에게 보람 있는 일입니다. 비즈니스가 국제적으로 성장함에 따라 전 세계의 팀원들이 협력하여 함께 훌륭한 성과를 내는 일이 점점 더 흔해질 것입니다.