팀 커뮤니케이션을 개선하기 위해 구축된 기술의 양을 고려할 때, 팀 간 협업은 그 어느 때보다 쉬워져야 합니다. Slack을 통해 동료와 즉시 연락할 수 있습니다. Google 드라이브를 사용하여 전 세계에서 문서를 공유할 수 있습니다. Asana에서 작업을 배정하고 프로젝트에서 협업할 수 있습니다. 그러나 팀에 새로운 소프트웨어를 도입하는 것만으로는 항상 충분하지 않습니다. 대인 관계에 있어서는 다른 장애물을 극복해야 할 수도 있습니다.
목적이 명확하지 않으면 사일로 문제로 인해 협업이 어려워집니다.
여러 부서의 팀원들과 협업하는 방법을 배우면 회사가 최고의 역량을 발휘할 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다. 그렇다면 왜 우리는 협업을 꺼려할까요? 그리고 모두가 원하는데도 불구하고 협업을 촉진하는 데 어려움을 겪는 이유는 무엇인가요? 아래에서 팀, 부서, 직능 전반에 걸친 협업의 5가지 일반적인 장벽과 각 장벽에 대한 해결책을 확인하실 수 있습니다.
팀 간 협업을 개선하기 위한 5가지 팁
간단히 말해, 교차 기능 협업은 회사 내의 서로 다른 팀이나 직능(마케팅, 영업, 엔지니어링, HR)의 사람들이 힘을 합쳐 공통의 목표, 프로젝트 또는 책임을 수행하는 것입니다.
고객 지원 및 마케팅 팀이 소셜 미디어에서 협력하는 것과 같은 일상적인 업무부터 영업 및 제품 팀이 새로운 고객 전환 기능을 개발하는 것과 같은 일회성 프로젝트에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. 그러나 이를 실현하는 것은 항상 쉬운 일이 아닙니다.
1. 관련된 팀의 목표가 서로 충돌하거나 목표가 전혀 없음
프로젝트에 다른 팀을 참여시키려 했지만, "우리에게는 우선순위가 아닙니다"라는 말을 들은 적이 있나요? 이러한 상황이 매출에 직접적인 영향을 미치거나, 상당한 수의 신규 고객을 확보하거나, 막대한 기술적 부채를 해결하거나, 비즈니스에 긍정적인 영향을 미칠 수 있다는 사실을 안다면 정말 화가 날 수 있습니다.
이 경우, 귀하와 해당 팀은 목표에 대한 조율이 부족할 가능성이 높습니다. 또는 더 나쁜 경우, 팀이나 회사의 목표를 모른다는 뜻일 수도 있습니다.
목적의 명확성이 부족하면 사일로 문제에서 벗어나 협업하려고 할 때 분명해지고 난관에 부딪힙니다.
해결책: 목표를 조율하고 모든 사람과 공유하세요
리더십 팀뿐만 아니라 모든 사람이 회사의 우선순위를 알 수 있도록 고위급 리더가 회사의 목표를 공개적으로 볼 수 있도록 격려하세요. 개인 기여자인 경우, 프로젝트가 더 넓은 목표에 어떻게 연결되는지 파악하고(명확성 피라미드 를 사용하여 이를 계획할 수 있습니다), 이니셔티브가 어떤 목표를 지원하는지 협업 참여자에게 전달하세요.
Asana를 사용하고 있다면 회사의 모든 목표와 목적을 나열하는 프로젝트를 생성하세요. 회계에서 영업에 이르기까지 모든 팀이 큰 그림을 이해할 수 있도록 회사 전체와 공유하세요. 댓글 달기만 가능한 액세스 권한을 사용하여 모든 사람이 볼 수 있지만 편집할 수는 없도록 할 수 있습니다. 자세한 지침은 Asana에서 회사 목표 및 마일스톤 프로젝트를 생성하는 방법에 대한 도움말 센터 게시글을 참조하세요.
2. 다른 팀의 프로젝트와 이니셔티브를 인지하지 못합니다
제가 참여했던 최고의 협업 중 일부는 다른 동료가 제게 “저기, 이러저러한 팀이 XYZ를 작업하고 있어요. 알고 계셨나요?"라고 말하면서 시작되었습니다.
여러분도 이런 경험을 해보셨을 것입니다. 자연스러운 협업은 빙산의 일각일 뿐입니다. 서로의 업무에 대해 적극적으로 소통함으로써 얼마나 더 많은 기회를 발견할 수 있을지 생각해 보세요.
솔루션: 부서 내외부에서 예정된 업무를 공유하세요
동료가 무엇을 하고 있는지 모른다면 효과적인 협업에 방해가 될 수 있지만, 반드시 그럴 필요는 없습니다. 이를 해결하려면 팀의 예정된 업무에 대한 요약을 회사 전체에 정기적으로 공유하거나 다른 사람들이 이 정보를 쉽게 찾을 수 있는 공간을 만드세요.
팀 간 커뮤니케이션은 최고의 역량을 발휘하고, 필요하지 않다고 생각했던 인사이트를 발견하고, 프로젝트 결과를 괜찮은 수준에서 탁월한 수준으로 끌어올릴 수 있는 잠재력을 가지고 있습니다.
단, 노이즈에 주의하세요. 회사의 각 팀이 무엇을 하고 있는지 파악하는 것이 좋지만, 모든 사람이 모든 작은 트윗, 버그 수정 또는 고객 지원 사례에 대해 알 필요는 없습니다. 공유는 간결하게 유지하되, 동료들이 더 많은 것을 알고 싶다면 Asana 프로젝트와 같은 곳으로 이동할 수 있도록 하세요.
Asana에서 상태 업데이트를 사용하여 모든 프로젝트 팔로워에게 진행 상태와 예정된 업무에 대한 빠른 업데이트를 제공하세요. 대규모 이니셔티브의 경우, 요약을 작성하여 팀 또는 직원 전체 대화에서 공유하세요. 관련 작업과 프로젝트에 대한 링크를 포함하고, 팀원이 참여할 수 있는 경우 프로젝트에 초대하세요.
3. 동료의 역할, 책임 또는 전문 용어를 이해하지 못합니다
한 번은 동료가 2개월 동안 매주 팀 미팅에서 같은 업데이트를 하는 것을 들었습니다. 저는 그것이 제 업무와 관련이 관련이 없다고 생각했습니다. 최종 결과를 보고 우리가 정말 좋은 협업 기회를 놓쳤다는 것을 깨닫기 전까지는 말이죠. 더 자세한 세부 정보에 대해 이야기했다면 중복 업무를 줄이고 프로젝트 타임라인을 단축할 수 있는 방법을 찾을 수 있었을 것입니다.
종종 직장에서 이러한 '연결이 끊어지는' 현상은 다음과 같은 이유로 발생합니다.
상대의 역할이나 책임을 완전히 이해하지 못합니다
더 많은 사람들이 쉽게 이해할 수 없는 전문 용어와 명명법을 사용합니다
다행히도 이러한 장벽을 허무는 첫 번째 단계는 바로 인식입니다.
해결 방법: 누가 무엇을 하는지, 어떻게 그들의 언어로 말하는지 배우기
가능하면 동료의 업무 스타일을 파악하고, 수행 중인 업무에 대해 자세히 질문하세요. 대기업에서는 임의의 일대일 미팅이나 회사 전체를 대상으로 한 '쇼 앤 텔'과 같이 사람들이 자신이 만든 것을 발표하거나, 시작한 일을 발표하거나, 작업한 것을 발표할 수 있는 학습 기회를 제공하세요.
Asana에서는 각 직원에게 직책 범위(AoR)를 할당하고 모든 AoR과 소유자의 실행 목록을 유지하여 이를 수행합니다. 이렇게 하면 모두가 누가 무엇을 하는지 정확히 알 수 있습니다.
4. 다른 프로젝트를 수행하는 데 너무 많은 시간이 소요되는 것 같습니다
아마도 가장 일반적인 상황일 것입니다. 팀이나 팀원을 초대하여 함께 협업합니다. 관심은 있지만 시간이 없습니다. 도움을 주기로 동의하더라도 "다음 달"이나 "다음 분기"에 도움을 주기로 합니다. 결국, 프로젝트는 무기한 연기되고, 프로젝트가 완료되리라는 모든 희망을 포기하게 됩니다.
문제는 새로운 프로젝트에 참여하는 것이 실제로 훨씬 작은 작업일지라도 종종 어렵고 시간이 많이 걸리는 작업처럼 보인다는 것입니다.
해결책: 명확한 제안, 타임라인, 예상 시간을 제시하세요
동료에게 새로운 프로젝트를 도와달라고 요청하기 전에 시간을 들여 프로젝트에 걸리는 시간을 추정하세요. 가능하면 프로젝트에 추가 시간을 할애하세요. 그런 다음 동료의 역할과 예상 시간을 간략하게 설명하세요. 동료가 자신에게 필요한 것과 소요되는 시간을 더 명확하게 이해한다면, 피칭에 대한 장벽이 줄어듭니다.
Asana에서 프로젝트를 생성하고 작업에 설명과 마감일을 추가합니다. 프로젝트 내의 작업을 개별 팀원에게 배정하세요. 그런 다음 사용자 지정 필드를 사용하여 예상 시간을 추가하세요. 작업을 배정하면 동료는 무엇을 언제까지 해야 하는지, 그리고 얼마나 걸릴지 훨씬 더 명확하게 이해할 수 있습니다.
5. 새로운 업무 방식을 도입하는 데 대한 꺼림칙이 있습니다
Stephanie Vozza는 Fast Company 에서 "습관은 뇌의 자동 조종 장치 버전입니다."라고 말합니다. 직장에서는 이것이 새로운 툴, 방법 또는 업무 방식을 도입하는 것을 꺼리는 것으로 이어지는 경우가 많습니다. '고장나지 않았다면 고칠 필요가 없다'는 생각입니다. 습관을 깨기란 모두가 아는 바 어렵습니다.
안타깝게도, 습관에 얽매여 있으면 더 효율적으로 일하고, 시간을 절약하고, 앞서 나갈 수 있는 기회를 놓치게 됩니다. (이메일을 일찍 도입한 사람들이 이메일을 사용하지 않는 사람들에 비해 가졌던 이점을 생각해 보세요!) 하루 중 더 많은 시간을 확보하고 싶은 사람은 누구나 마찬가지입니다.
해결책: 새로운 툴이나 습관을 천천히 도입하세요
팀에 새로운 프로세스나 도구 등 새로운 것을 도입하는 경우, 팀원들이 새로운 프로세스를 쉽게 이해할 수 있도록 하세요. Asana 커뮤니티의 회원인 Caisha는 "[Asana 사용에 대해 신규 입사자를 교육할 때] 주요 프로세스 개편을 추진하지 않는 것이 좋습니다."라고 말합니다. “미팅 안건이나 이벤트와 같은 간단한 프로젝트부터 시작하세요. 이상적으로는 부서의 많은 사람들이 초점에 관계없이 알아야 하거나 참여해야 하는 것입니다.”
사람들에게 "저기, 우리가 따르고 있는 새로운 프로세스를 기억하나요?"라고 부드럽게 상기시켜 주는 담당자나 챔피언을 두는 것도 좋습니다. 또는 "이것을 Asana에서 할 수 있을까요?" 다른 사람들이 새로운 업무 방식을 채택할 수 있도록 돕습니다.
팀과 함께 Asana를 사용하기 시작한 경우, Gmail 부가 기능 과 같은 연동을 사용하여 이메일을 통한 커뮤니케이션에서 Asana에서 협업하는 것으로 원활하게 전환할 수 있도록 도와주세요.
팀원과 협업 시작하기
효과적인 협업을 통해 팀의 최고의 역량을 발휘하고, 필요하지 않다고 생각했던 인사이트를 발견하고, 프로젝트 결과를 우수에서 탁월한 수준으로 끌어올릴 수 있습니다. 하지만 협업을 촉진하는 것은 쉽지 않습니다. 노력이 필요합니다. 장벽에 갇혀 사일로 문제로 얽매일지, 아니면 이를 허물고 앞으로 나아갈지는 여러분에게 달려 있습니다.
