비즈니스 사일로를 해체하기 위한 6가지 팁
요약
가장 중요한 비즈니스 이니셔티브는 다양한 부서가 참여하는 교차 기능 이니셔티브입니다. 그러나 부서 간에 의도치 않은 사일로 현상이 발생하여 서로 협력하기가 어려울 때가 많습니다. 각 팀마다 고유한 툴과 시스템을 사용하는 경우, 여러 부서의 팀원들이 어디서 어떻게 협업해야 하는지 파악하기가 어렵습니다.
보다 효과적이고 민첩하기 위해서는 부서가 다른 팀과 협업하는 방법과 사일로 형성 방지 방법을 지속적으로 고려하는 것이 중요합니다.
비즈니스에서 사일로란 무엇인가요?
비즈니스의 사일로 문제는 비즈니스의 일부가 회사의 다른 부분과 격리되어 있을 때 발생합니다. 팀이 개별 프로세스와 워크플로를 개발할 때 사일로는 자연스럽게 형성되는 경우가 많습니다. 부서마다 정보를 저장하는 방식이 다르기 때문에 부서 간 협업자가 협업에 필요한 정보를 얻는 것이 어려울 수 있습니다.
사일로를 허물기란 연결을 장려하고 직원들이 회사 전체에서 동일한 방식으로 소통할 수 있도록 하는 것입니다.
더 이상 사일로가 필요 없음: 팀 간 협업을 강화하기 위한 조직 구조 최적화
이 전자책에서 조직을 구조화하여 사일로를 방지하고 더 빠르게 움직이며 변화에 대응하는 방법을 알아보세요.
사일로 현상이 발생하는 이유는 무엇인가요?
사일로는 일반적으로 사용하는 도구의 기능으로 양식되며, 도구를 사용하는 사람이 아닙니다. 대부분의 툴은 툴이 정보를 구성하고 저장하는 방식을 관리하는 컨테이너 데이터 모델이라고 하는 방식으로 구성됩니다. 본질적으로 이러한 툴은 일대일 관계로 정보를 정리해야 합니다.
컨테이너형 데이터 모델이란?
컨테이너 데이터 모델에서는 정보의 흐름이 한 곳에만 존재하며, 해당 정보가 어디에 있는지 찾는 것은 개별 팀원의 책임입니다. 컨테이너 모델은 정보를 정리하고 저장하는 가장 일반적인 방법이지만, 협업 간 공유에는 도움이 되지 않습니다. 업무가 일대일 관계가 아니라 일대다 관계로 운영되기 때문입니다. 이는 교차 협업에서 하나의 정보가 다양한 프로젝트에서 서로 다른 목표를 가진 여러 팀과 연결됨을 의미합니다.
사일로의 징후
협업 팀 간에 오해가 발생하고 끊임없이 의견을 주고받는다면 이는 더 큰 문제의 징후일 수 있습니다. 주의하지 않으면 사일로로 인해 다음과 같은 심각한 문제가 발생할 수 있습니다.
불필요한 상태 업데이트 및 미팅: 팀이 필요한 정보에 액세스할 수 없는 경우, 정보를 얻기 위해 항상 다른 팀과 연결해야 합니다. 이로 인해 미팅이 늘어나고, 팀원들이 비즈니스 목표 달성에 도움이 되는 중요한 업무에 할애할 시간이 줄어듭니다.
중복 업무: 교차 협업 팀이 효과적으로 소통하지 못하면 두 팀이 동일한 업무를 수행할 가능성이 있습니다. 이는 시간, 에너지, 리소스를 낭비하는 일이며, 이로 인해 회사에 많은 비용이 발생할 수 있습니다.
팀 경쟁력: 일부 우호적인 경쟁은 생산성을 높이는 데 도움이 될 수 있지만, 불필요한 경쟁은 팀이 서로 적대적으로 대처하는 원인이 될 수 있습니다. 이로 인해 긴장과 갈등이 발생하여 적대적인 업무 환경이 조성될 수 있습니다.
확장 불가능한 기반: 개별 팀 프로세스로 인해 장애물이 계속 생겨난다면 부서 간 사일로로 인해 이러한 문제가 발생했을 가능성이 매우 높습니다. 워크플로를 확장하려는 경우, 팀은 교차 협업으로 서로를 지원하여 두 팀이 특정 이니셔티브에 대해 통합된 비전을 가질 수 있도록 해야 합니다.
사일로 문제를 해결하는 6가지 방법
사일로 분해를 위해서는 더 효과적인 교차 기능 협업을 촉진해야 합니다. 다음은 사일로를 해체하고 조직 내에서 더 많은 협업을 장려하는 데 도움이 되는 6가지 전략입니다.
1. 투명한 커뮤니케이션 양식 채택
각 팀이 자체 소프트웨어, 특히 컨테이너 데이터 모델 내에서 구축된 소프트웨어를 사용하는 경우, 부서 간에 소통하는 것은 거의 불가능합니다.
조직의 사일로를 허무는 첫 번째 단계는 기업 전체에서 투명한 커뮤니케이션 양식을 표준화하는 것입니다. 부서 간에 표준화된 기술이나 통합된 비즈니스 툴을 도입하면 팀원들이 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 장소와 방법을 알 수 있습니다.
아직 도입하지 않았다면 투명한 커뮤니케이션을 촉진하기 위해 전사적 기술을 도입하는 것을 고려하세요. 변경 관리를 사용하여 팀에 모범 사례와 이를 회사에서 효과적으로 사용하는 방법을 교육하세요.
주요 의사 결정과 맥락에 맞는 프로젝트 정보를 문서화하는 중앙 집중식 툴을 사용하면 팀원이 프로젝트를 수행할 때 이를 빠르게 참조할 수 있습니다. 새로운 기술을 도입하든 기존 도구에서 프로세스를 표준화하든, 팀 멤버들이 필요한 정보를 어디서 찾을 수 있는지, 필요에 따라 다른 팀 멤버들과 어떻게 소통할 수 있는지 파악할 수 있도록 하세요. 실시간 대화와 비동기식 커뮤니케이션을 위한 프로세스를 모두 만들면 미팅 시간을 줄이고 생산성을 높일 수 있습니다.
마찬가지로, 개별 프로젝트와 작업을 더 크고 포괄적인 회사 목표에 연결하는 기술을 찾는 것도 중요합니다. 더 큰 목표를 공유하면 개별 팀이 큰 그림 목표 대신 자신의 작업에 너무 집중하는 것을 방지할 수 있습니다.
2. 중앙 기록 시스템 구축
각 팀이 고유한 업무 방식을 가지고 있을 때, 정보는 다양한 툴과 문서에 흩어져 있게 됩니다. 프로젝트가 체계적으로 정리되지 않으면 정보 사일로 현상, 의사소통 오류, 정보 추적으로 인한 시간 낭비가 발생할 수 있습니다. 이를 방지하는 가장 쉬운 방법은 체계적인 중앙 기록 시스템을 구축하는 것입니다.
이 중앙 집중식 기록 시스템을 만들면 팀은 과거 프로젝트를 되돌아보고 프로젝트의 진행 상황, 문제 해결 방법 또는 특정 결정이 내려진 방식을 확인할 수 있습니다. 이를 통해 과거 프로젝트를 영감과 예방에 활용할 수 있습니다. 먼저 중앙 기록 시스템을 구축하세요. 프로젝트와 관련된 모든 유형의 의사 결정, 논의 또는 대화를 중앙 집중식으로 문서화하세요. Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 팀이 시간을 절약할 수 있으므로 팀원에게 정보를 요청하거나 직접 정보를 찾기 위해 시간을 할애할 필요가 없습니다. 이를 통해 팀원은 다른 팀원과 소통할 필요 없이 독립적으로 정보를 찾고 과거 프로젝트를 참고할 수 있습니다.
더 이상 사일로가 필요 없음: 팀 간 협업을 강화하기 위한 조직 구조 최적화
이 전자책에서 조직을 구조화하여 사일로를 방지하고 더 빠르게 움직이며 변화에 대응하는 방법을 알아보세요.
3. 커뮤니케이션 관행을 표준화합니다
회의를 가장 잘 운영하고, 메시지를 보내고, 다른 팀원과 정보를 공유하는 방법과 같이 팀을 위한 표준 관행을 수립하세요. 모든 팀원이 동일한 커뮤니케이션 프레임워크를 사용하면 서로를 훨씬 쉽게 이해할 수 있습니다. 이를 위한 좋은 방법은 신규 프로젝트를 위한 커뮤니케이션 계획을 수립하는 것입니다. 커뮤니케이션 계획 은 주요 이해관계자와 정보를 공유하는 방법과 시기를 포함하여 팀이 프로젝트 기간 동안 커뮤니케이션하는 방법을 간략하게 설명합니다. 커뮤니케이션 계획 수립은 간단합니다. 커뮤니케이션 방법을 결정하고, 커뮤니케이션 빈도를 조정하고, 주요 이해관계자를 식별하고, 커뮤니케이션 계획을 팀의 모든 구성원과 공유하기만 하면 됩니다.
4. 교차 기능 팀이 협업하는 방식 정의
일부 프로젝트(예: 제품 출시)는 일회성 교차 기능 이니셔티브입니다. 이는 여러 부서가 협력하여 업무를 완료하는 시간 제한 프로젝트입니다. 업무 자체는 교차 기능적이지만, 특정 마감일 전에 완료된 업무 유형별로 나뉘어 있기 때문에 팀은 종종 더 전통적이고 사일로화되어 있습니다. 이때는 팀이 함께 일하는 방식을 정의하는 것이 매우 중요합니다. 그래야 더 전통적인 팀의 구성원이 다시 사일로화된 사고방식으로 돌아가지 않을 수 있습니다.
교차 기능 팀은 장기적인 이니셔티브나 진행 중인 프로세스를 수행하기 위해 만들어집니다. 딜 데스크나 조달 관리 팀과 같이 교차 기능 팀 간의 상호 작용이 빈번하게 필요한 지속적인 이니셔티브가 있는 경우 이러한 팀이 효과적일 수 있습니다. 교차 기능 팀은 프로세스와 워크플로를 함께 생성하여 서로 협업하는 방식을 정의함으로써 정보 사일로를 쉽게 연결할 수 있습니다.
5. 가능하다면 물리적 장벽을 없애세요
팀이 사무실에서 근무하는 경우, 단발성 커뮤니케이션을 방해할 수 있는 물리적 장벽을 없애는 것을 고려하세요. 이는 개방형 평면도를 수용하고 회의실 이상의 공용 공간과 같은 협업 순간을 위한 의도적인 공간을 추가하는 것을 의미합니다. 이는 문제가 발생할 때 보다 자연스러운 커뮤니케이션을 촉진하고 보다 유기적인 대면 상호작용을 제공하는 데 도움이 됩니다. 팀원들은 서로에게 더 편안해지고 중요한 업무와 관련하여 더 자유롭게 대화를 나누고자 할 것입니다.
6. (업무 외적으로) 함께 더 많은 시간을 보내기
교차 기능 팀은 업무 외적으로 서로 더 많은 시간을 보내면 더 잘 협력할 수 있습니다. 점심을 먹거나, 커피를 마시거나, 정기적으로 산책을 하며 팀 외부 협업 참여자와 교류하세요. 이렇게 하면 부서 간 유대감을 강화하고 팀 내에 공동체 의식과 우정 을 형성하는 데 도움이 됩니다.
사일로를 허물고 더 효율적인 팀을 만드세요
팀 간의 교차 협업을 장려하면 보다 효율적인 인력을 만드는 데 한 걸음 더 다가갈 수 있습니다. 팀원들이 프로젝트 관리의 앞뒤에 덜 집중하고 목표 달성에 필요한 중요한 업무에 더 집중할 수 있는 기회를 만드세요.
더 이상 사일로가 필요 없음: 팀 간 협업을 강화하기 위한 조직 구조 최적화
이 전자책에서 조직을 구조화하여 사일로를 방지하고 더 빠르게 움직이며 변화에 대응하는 방법을 알아보세요.
